L’évaluation des demandes de modification de projet

Important :  Cet article a été traduit automatiquement, voir l’avertissement. Vous pouvez consulter la version en anglais de cet article ici.

Par Suchan Jeanne, PMP

Modification non contrôlée est un des plus grands ou ennemis du responsable de projet.     C’est pourquoi un processus de gestion des changements Uni peut être meilleur ami un chef de projet. Mise en place de ce type de processus vous permet d’effectuer ce que le client a demandé, dans la barre de planning obligatoire et dans le budget convenu. Sans modifier le contrôle, l’étendue du projet devient une cible mobile et que vous êtes au risque de manque un ou plusieurs de vos facteurs de réussite du projet. La possibilité de gérer et la modification du contrôle, notamment celle de l’étendue du projet, est une clé pour atteindre les objectifs et un indicateur de performance par défaut pour un responsable de projet. Changement de projet est inévitable et si vous êtes prêt à traiter celle-ci lorsque — pas si — ce problème survient.

Équilibrage de la gestion des modifications et bureaucratie

Un problème pour les responsables de projet est l’équilibrage de la nécessité de contrôle le changement de projet tout en évitant bureaucratie excessive. La question est : où se trouve le point de basculement ? Étant donné que chaque projet est unique, le point quelle modification contrôle cesse d’ajouter la valeur et se transforme en rouge bande varient entre projets.

Certaines de vos participants, ou même membres de votre équipe, il est possible qu’estimez que mise en place de modifier le contrôle est un moyen d’éviter le glissement redoutée étendue, et que vous êtes souhaite pas être flexibles et faire le mieux à votre client et de l’entreprise. Il est important de dissiper ce sentiment. Informer que vous effectuez est exactement l’inverse : implémentation d’un processus efficace de manière cohérente à travers l’évaluation demandé des modifications. Si effectuer la modification est considéré comme recommandé, vous devez puis processus en place pour répondre à vos besoins.

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Le projet changer de plan de gestion

Pour vous aider à répondre rapidement, un plan de gestion de projet modifier décrit que se passe-t-il lorsque des écarts se produisent. Il n’a pas destiné à empêcher les modifications ; au lieu de cela, son objectif consiste à créer un plan un processus qui indique clairement comment modifier sera communiqué, comment les décisions seront prises et comment le projet s’adaptent en conséquence.

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Mise en place de contrôle des modifications

Vous devez placer votre processus de contrôle des modifications en vigueur dès que vous créez un planning de référence des livrables clés, tels que les besoins professionnels et du calendrier. L’équipe de projet et les parties prenantes — et toute autre affectées par les modifications du projet — doit vérifier et approuver le plan de gestion des modifications avant de mettre en jeu.

Les modifications mineures qui ont peu d’impact sur le succès global du projet ne doit pas entraîner contraintes mêmes en tant que toutes celles apportées aux exigences ou jalons de planification du chemin critique. Le plan de gestion de projet modifier doit indiquer quand une demande de modification de projet formel (PCR) est requise. Par exemple :

  • Quelles sont les seuils des modifications de programme et le budget ?

  • Existe-t-il des modifications qui requièrent toujours une demande de modification ?

  • Quelles modifications pouvez ignorer le processus de gestion des changements ?

Un avertissement ici : souvent il s’agit de nombreuses modifications petite étendue qu’effectuer les dommages, plutôt que ceux qui sont volumineux, évidentes. Point à considérer lors de la définition de vos critères de PCR. Par exemple, votre plan de gestion des modifications doit définir les catégories de demande de modification, comme qu’est principal ou secondaire :

  • Principaux changements    Elles doivent être présentées sous la forme d’un PCR. Modifications du projet principales :

    • Affecter les besoins ou éléments de travail sur le chemin critique, retarder jalons significatifs ou la date de fin de projet global par un pourcentage du temps ou une durée. Critères de modification majeure doivent être définies pour chaque projet.

    • Nécessitent fonds supplémentaires (en euros ou pourcentage du budget). Là encore, le montant doit être défini pour chaque projet.

  • Modifications mineures    Ces modifications routines ne nécessitent pas un PCR. Modifications mineures :

    • Ne pas affecter sensiblement le plan. Elles ne dépassent pas la date d’achèvement des jalons ou des tâches avec des dépendances de projet.

    • N’ont aucun impact financier négatif. Aucun écart de budget de projet se produit en conséquence.

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Conseils pour l’évaluation des demandes de modification

Le plan de gestion de projet modifier doit également inclure des informations sur la façon dont les demandes de modification sont évaluées. Il est essentiel de déterminer les critères pour cette évaluation avant qu’il soit nécessaire afin que le temps est perdu pas atteindre consensus. Définition de ces paramètres aidera solde de modifier des avantages et objectifs d’entreprise globale.

Voici quelques questions par défaut à prendre en considération lors de l’évaluation d’une demande de modification :

  • Cette modification ajouter à ou modifier des besoins de l’entreprise ?

  • Existe-t-il une solution de contournement ou cette modification n’est nécessaire pour le succès global du projet ?

  • Cette modification nécessite une augmentation des fonds ?

  • Ce délai le projet doit être terminée date ?

  • Même si cette modification peut avoir un impact négatif sur ce projet, quel résultat avantages que représenterait significatif pour l’entreprise qui le rendent utile ?

  • A adopter cette modification maintenant être plus judicieux que retarder ? Le retard finissent évaluation des coûts de la société plus d’argent en fin de compte ?

  • Toutes les parties prenantes concernés considérées, et ils approuve la modification ?

  • Quels sont les conséquences contractuels à prendre en considération ? Par exemple, engagements avec les fournisseurs externes seront incomplètes en raison de ce changement ?

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Demandes de modification de projet l’approbation

Il est également important de définir pouvant approuver — ou ne peut pas approuver — demandé les modifications. Il est courant de définir différents niveaux d’autorité afin que les modifications de routine peuvent être traitées efficacement, tandis que des modifications substantielles reçoivent le niveau nécessaire de l’encadrement attention.

Lorsqu’une proposition de modification affecte l’étendue du projet, vous devez le considérer comme une décision commerciale qui nécessite l’approbation du commanditaire du projet. Lorsque l’étendue n’est pas affecté, l’équipe de projet et commanditaire peuvent décider que le responsable de projet a la puissance d’approuver la modification dans certaines limites. Pour certains projets, les tableaux de contrôle de modification est créés et convoquée régulièrement examiner et approuver des demandes de modification. Il peut y avoir des tableaux de contrôle modification différente dans votre organisation, qui gèrent les différents types de demandes de modification. Par exemple, une carte de commande de modification technique peut ressembler à des problèmes d’assistance.

Un moyen facile de synthétiser les instructions de l’approbation des demandes de modification est dans un tableau comme celui ci-dessous, qui est basé sur un exemple de projet :

Type de modification

Description générale

Critères

Approbateur

PCR obligatoire ?

Major

Représente une modification significative dans l’étendue du projet, planification ou au budget

Ajout d’un nouvel élément requis ou d’extension d’une demande d’entreprise existant

Planifier délai de plus de 14 jours ou retarder la date de fin du projet

Nécessite fonds supplémentaires de 100 000 $ ou plus

Projet comité de contrôle des modifications

Oui

Major

Modifier les représente dans l’étendue du projet, planification ou au budget

Clarifier les besoins de l’entreprise

Planifier délai de moins de 14 jours qui n’affecte pas la date de fin du projet

Nécessite fonds supplémentaires de moins de 100 000 $

Responsable de projets

Oui

Secondaires

Modification de routine avec peu ou pas impact sur le projet

Ne change pas de dates d’exécution de jalon

Impact sur le budget de projet est inférieur à $X ou X %

Responsable de projets

Non

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La grande récompense

Équipes de projet sont toujours soucieux accéder à l’exécution du projet, parfois au détriment de planification efficace. On peut même prendre des raccourcis et part du principe que vous allez identifier choses fur. Ayant un processus de contrôle des modifications bien développés en place, avant que les modifications sont apportées, aura payantes et obtenir de meilleurs résultats projet global. Prendre la subjectivité se déconnecter de modifier le contrôle permettra à l’équipe de projet gérer les variations efficacement. Une barre d’outils pensées, plan de gestion des modifications détaillée qui a été acceptée par les membres de l’équipe et les parties prenantes seront enregistrée temps et argent quelque chose responsables de projet ont jamais assez.

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À propos de l’auteur     Jane Suchan est responsable de programme avec expérience mission initiatives d’entreprise et développement méthodologies de gestion de projet. Jeanne sont situées dans Seattle, Washington.

Remarque : Avertissement traduction automatique : cet article a été traduit par un ordinateur, sans intervention humaine. Microsoft propose cette traduction automatique pour offrir aux personnes ne maîtrisant pas l’anglais l’accès au contenu relatif aux produits, services et technologies Microsoft. Comme cet article a été traduit automatiquement, il risque de contenir des erreurs de grammaire, de syntaxe ou de terminologie.

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