Introduction aux stratégies de gestion des informations

Important :  Cet article a été traduit automatiquement, voir l’avertissement. Vous pouvez consulter la version en anglais de cet article ici.

Une stratégie de gestion des informations est un ensemble de règles pour un type de contenu. Informations stratégies de gestion des permettent aux organisations de contrôle et suivre des éléments tels que la durée de conservation de contenu ou les actions que les utilisateurs peuvent prendre avec ce contenu. Stratégies de gestion des informations peuvent aider les organisations à respecter les réglementations légales ou gouvernementales ou qu'ils peuvent appliquer simplement des processus métiers interne.

Par exemple, une organisation qui doit suivre réglementations gouvernementales exigeant qu'elles illustrent « les contrôles adéquates » ses rapports financiers peut créer une ou plusieurs informations stratégies de gestion d'audit des actions spécifiques dans la création et le processus d'approbation pour tous les documents liés à des déclarations financières.

Pour plus d'informations, voir créer et appliquer des stratégies de gestion des informations.

Fonctionnalités de stratégies de gestion des informations

Il existe quatre catégories de base des fonctionnalités de stratégies prédéfinies peuvent être utilisées séparément ou en combinaison pour gérer le contenu et les processus.

Stratégies des types de contenu

La fonctionnalité de stratégie d'audit permet aux organisations analyser comment leur système de gestion de contenu est utilisées par la journalisation des événements et les opérations effectuées sur des documents et éléments de liste. Vous pouvez configurer la fonctionnalité de stratégie d'audit afin de vous connecter litiges lorsqu'un document ou un élément est modifiée, affiché, archivé, extrait, supprimé, ou a la modification des autorisations. Toutes les informations d'audit sont stockées dans un journal d'audit unique sur le serveur et les administrateurs de site peuvent exécuter des rapports dessus.

La fonctionnalité de stratégie d'Expiration permet aux organisations effacer ou supprimer du contenu obsolète ; de leurs sites de façon cohérente et ayant. Cela vous permet de gérer le coût et les risques liés à la conservation de contenus obsolètes. Vous pouvez configurer une stratégie d'Expiration pour spécifier que certains types de contenu n'expirent à une date donnée ou dans un délai une fois que le document a été créé ou modifié en dernier.

Organisations peuvent également créer et déployer des fonctionnalités de stratégie personnalisées pour répondre aux besoins spécifiques. Par exemple, une organisation de fabrication souhaiterez peut-être définir une stratégie de gestion des informations pour tous les documents de spécification de conception de produits brouillon qui empêche les utilisateurs de l'impression copies de ces documents sur les imprimantes non sécurisés. Pour définir ce type de stratégie de gestion des informations, vous pouvez créer et déployer une fonctionnalité de stratégie de Restriction d'impression qui peut être ajoutée à la stratégie de gestion des informations pertinentes pour le type de contenu spécification de conception produit.

Emplacements pour utiliser une stratégie de gestion des informations

Pour mettre en œuvre une stratégie de gestion des informations, vous devez l'ajouter à une liste, une bibliothèque ou un type de contenu dans un site. L'emplacement dans lequel vous créez ou ajoutez une stratégie de gestion des informations n'affecte comment largement la stratégie s'applique ou façon générale dont il peut être utilisé. Vous pouvez :

Créer une stratégie de collection de sites, puis ajoutez cette stratégie à un type de contenu, liste ou une bibliothèque Vous pouvez créer une stratégie de collection de sites dans la liste de stratégies dans le site de niveau supérieur d'une collection de sites. Après avoir créé une stratégie de collection de sites, vous pouvez les exporter afin que les administrateurs d'autres collections de sites peuvent importer dans sa liste de stratégies. Création d'une stratégie de collection de sites exportable vous permet de normaliser les stratégies de gestion des informations sur les sites de votre organisation.

Lorsque vous ajoutez une stratégie de collection de sites à un type de contenu de site et qu’une instance de ce type de contenu de site est ajoutée à une liste ou une bibliothèque, le propriétaire de cette liste ou bibliothèque ne peut pas modifier la stratégie de collection de sites pour la liste ou la bibliothèque. Ajouter une stratégie de collection de sites à un type de contenu de site est un bon moyen de veiller à ce que les stratégies de collection de sites soient appliquées à chaque niveau de la hiérarchie de votre site.

Lien Modèle de stratégie de type de contenu sur la page Paramètres du site

Créer une stratégie de gestion des informations pour un type de contenu de site dans la galerie des types de contenu de site de niveau supérieur Site et y ajouter ce type de contenu à une ou plusieurs listes ou bibliothèques Vous pouvez également créer une stratégie de gestion des informations directement pour un type de contenu de site et puis associer une instance de ce type de contenu de site à plusieurs listes ou bibliothèques. Si vous créez une stratégie de gestion des informations de cette façon, chaque élément dans la collection de sites de ce type de contenu ou un type de contenu qui hérite de ce type de contenu a la stratégie. Toutefois, si vous créez une stratégie de gestion des informations directement pour un type de contenu de site, il est plus difficile à réutiliser cette stratégie de gestion des informations dans d'autres collections de sites, car les stratégies créées de cette manière ne peuvent pas être exportés.

Lien des types de contenu de site sur la page Paramètres du site

Lien Stratégie de gestion des informations dans la page Paramètres d’un type de contenu de site

Remarque pour contrôler les stratégies qui sont utilisées dans une collection de sites, les administrateurs de collections de site peuvent désactiver la possibilité de définir des fonctionnalités de stratégie directement sur un type de contenu. Lorsque cette restriction est en vigueur, les utilisateurs qui créent des types de contenu sont limités à sélectionner des stratégies dans la liste de stratégies de collections de site.

Créer une stratégie de gestion des informations pour une liste ou une bibliothèque Si votre organisation a besoin appliquer une stratégie de gestion des informations spécifiques à un ensemble très limité de contenu, vous pouvez créer une stratégie de gestion des informations qui s'applique uniquement à une liste ou bibliothèque particulière. Cette méthode de création d'une stratégie de gestion des informations est la moins flexible, étant donné que la stratégie s'applique uniquement à un emplacement, et elle ne peut pas être exportée ou réutilisée pour d'autres emplacements. Toutefois, parfois vous devrez peut-être créer des stratégies de gestion des informations uniques avec application limitée pour traiter des situations spécifiques.

Lien Stratégies de gestion des informations dans la page Paramètres de la bibliothèque de documents

Remarques

Vous pouvez créer une stratégie de gestion des informations pour une liste ou une bibliothèque uniquement si la liste ou la bibliothèque ne prend pas en charge plusieurs types de contenu. Si une liste ou une bibliothèque prend en charge plusieurs types de contenu, vous devez définir une stratégie de gestion des informations pour chaque type de contenu de liste associé à cette liste ou bibliothèque. (Les instances d’un type de contenu de site qui sont associées à une liste ou une bibliothèque spécifique sont connues sous l’appellation de types de contenu de liste).

Pour contrôler les stratégies qui sont utilisées dans une collection de sites, les administrateurs de collections de sites peuvent désactiver la possibilité de définir des fonctionnalités de stratégie directement sur une liste ou bibliothèque. Lorsque cette restriction est en vigueur, les utilisateurs qui gèrent des listes ou bibliothèques sont limités à sélectionner des stratégies dans la liste de stratégies de collections de site.

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Remarque : Avertissement traduction automatique : cet article a été traduit par un ordinateur, sans intervention humaine. Microsoft propose cette traduction automatique pour offrir aux personnes ne maîtrisant pas l’anglais l’accès au contenu relatif aux produits, services et technologies Microsoft. Comme cet article a été traduit automatiquement, il risque de contenir des erreurs de grammaire, de syntaxe ou de terminologie.

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