Introduction aux stratégies de gestion des informations

Important :  Cet article a été traduit automatiquement, voir l’avertissement. Vous pouvez consulter la version en anglais de cet article ici.

Les organisations peuvent définir et utiliser des stratégies de gestion des informations sur des sites Microsoft Office SharePoint Server 2007 pour assurer la conformité avec les processus d'entreprise ou les réglementations légales ou gouvernementales relatives à la gestion de l'information. Les stratégies de gestion des informations permettent aux administrateurs de sites ou aux gestionnaires de listes de contrôler la gestion du contenu.

Contenu de cet article

Qu’est une stratégie de gestion des informations ?

Utilisation des stratégies de gestion des informations sur un site

Qu'est-ce qu'une stratégie de gestion des informations ?

Une stratégie de gestion des informations consiste en un ensemble de règles appliquées à un type de contenu. Les stratégies de gestion des informations permettent aux organisations de contrôler et de suivre des événements tels que la durée de rétention des contenus ou les actions que les utilisateurs sont autorisés à effectuer sur ces contenus. Les stratégies de gestion des informations peuvent aider les organisations à se mettre en conformité avec les réglementations légales ou gouvernementales, ou simplement à mettre des processus d'entreprise en application. Par exemple, une organisation devant respecter des directives gouvernementales exigeant qu'elle démontre qu'elle « maîtrise » ses rapports financiers peut créer une ou plusieurs stratégies de gestion des informations afin d'auditer des actions spécifiques au cours du processus de création et d'approbation de tous les documents liés aux archivages financiers.

Fonctionnalités de stratégie incluses dans Office SharePoint Server 2007

Toute règle d'une stratégie de gestion des informations est une fonctionnalité de stratégie. Office SharePoint Server 2007 inclut plusieurs fonctionnalités de stratégie prédéfinies que les organisations peuvent utiliser individuellement ou combinées pour définir des stratégies de gestion des informations pour leurs sites. Les fonctionnalités de stratégie incluses dans Office SharePoint Server 2007 sont les suivantes :

  • Audit     La fonctionnalité de stratégie Audit aide les organisations à analyser la manière avec laquelle leurs systèmes de gestion de contenu sont utilisés en consignant les événements et les opérations qui sont effectuées sur des documents et les éléments de liste. Les organisations peuvent configurer la fonctionnalité de stratégie Audit pour enregistrer des événements tels que la modification, la consultation, l'archivage, l'extraction, la suppression d'un document ou autre élément, ou encore la modification des autorisations sur ce document ou élément. Toutes les informations d'audit sont stockées dans un journal d'audit sur le serveur, et les administrateurs de site peuvent les intégrer dans leurs rapports. Les organisations peuvent également utiliser le modèle objet Office SharePoint Server 2007 pour écrire et ajouter des événements personnalisés dans le journal d'audit.

  • Expiration     La fonctionnalité de stratégie Expiration aide les organisations à éliminer de manière cohérente et vérifiable les contenus obsolètes de leurs sites. Cette fonctionnalité de stratégie aide les organisations à gérer le coût et le risque associés à la conservation de contenus obsolètes. Les organisations peuvent configurer une stratégie d'expiration pour spécifier que certains types de contenus expirent à une date donnée ou à l'issue d'un délai déterminé suivant la réalisation d'une activité donnée sur un document (création ou modification, par exemple).

  • Codes-barres     La fonctionnalité de stratégie Codes-barres permet aux organisations d'effectuer le suivi des copies physiques de documents ou d'éléments de liste qui ont été imprimés depuis un site. La fonctionnalité de stratégie Codes-barres crée une valeur d'identification unique pour un document. Les utilisateurs peuvent insérer ensuite une image de code-barres de cette valeur dans les documents Microsoft Office qu'ils créent. Ils peuvent aussi utiliser un code-barres sur une copie physique d'un document afin de rechercher la copie originale de ce document sur le serveur. Par défaut, les codes-barres sont compatibles avec la norme Code 39 courante (ANSI/AIM BC1-1995, Code 39). Les organisations peuvent utiliser le modèle objet Office SharePoint Server 2007 pour installer d'autres fournisseurs de codes-barres.

  • Étiquettes     La fonctionnalité de stratégie Étiquettes permet également aux organisations de suivre les copies physiques de documents ou d'éléments de liste qui ont été imprimés depuis un site. La fonctionnalité de stratégie Étiquettes génère automatiquement des étiquettes de texte basées sur les propriétés de document et les paramètres de mise en forme spécifiés par un administrateur de site ou un gestionnaire de liste. Lorsque les utilisateurs insèrent des étiquettes dans les documents Microsoft Office, celles-ci sont automatiquement mises au jour avec les informations des propriétés du document.

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Fonctionnalités de stratégie personnalisées

Les organisations peuvent également créer et déployer des fonctionnalités de stratégie personnalisées afin de répondre à des besoins spécifiques. Par exemple, un fabricant de produits peut avoir besoin de définir une stratégie visant à empêcher que ses documents de spécifications de conception de produits puissent être imprimés sur des imprimantes non sécurisées. Pour définir ce type de stratégie de gestion des informations, l'organisation peut créer et déployer une fonctionnalité de stratégie de restriction d'impression, qui pourra être ajoutée à la stratégie de gestion des informations appropriée pour ce type de contenu.

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Intégration d'une stratégie de gestion des informations aux programmes Microsoft Office System 2007

Les stratégies de gestion des informations Office SharePoint Server 2007 peuvent être exposées aux utilisateurs dans les programmes clients de Office version 2007 de deux manières. Lorsque vous configurez une stratégie de gestion des informations sur le serveur en vue d'un type de contenu, liste ou bibliothèque spécifique, vous pouvez écrire une déclaration de stratégie destinée aux utilisateurs qui travaillent sur le contenu concerné par cette stratégie. La déclaration de stratégie peut informer les utilisateurs que des stratégies de gestion des informations sont en vigueur pour le document, ou fournir des informations détaillées, telles que le fait qu'un document expire à l'issue d'une période donnée. Lorsque les utilisateurs ouvrent des documents soumis à des stratégies de gestion des informations dans un programme client de Office version 2007, cette déclaration de stratégie s'affiche. De plus, si une stratégie de gestion des informations comprend la fonctionnalité Code-barres ou Étiquette, la stratégie peut être configurée de manière à exiger des utilisateurs qu'ils insèrent des codes-barres ou des étiquettes dans les documents Microsoft Office pour les enregistrer ou les imprimer depuis un programme client de Office version 2007.

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Utilisations possibles des stratégies de gestion des informations sur un site

Pour implémenter une stratégie de gestion des informations, vous devez l'ajouter à une liste, une bibliothèque ou un type de contenu sur un site. Les emplacements où vous créez ou ajoutez une stratégie de gestion des informations influent sur le champ d'application ou d'utilisation de la stratégie. Vous pouvez :

  • créer une stratégie de collection de sites, puis l'ajouter à un type de contenu, liste ou bibliothèque     Vous pouvez créer une stratégie de collection de sites dans la liste Stratégies de collections de sites pour le site de niveau supérieur d'une collection de sites. Lorsque vous avez créé une stratégie de collection de sites, vous pouvez l'exporter de sorte que les administrateurs d'autres collections de sites puissent l'importer dans leur liste Stratégies de collections de sites. Créer une stratégie de collection de sites exportable vous permet de standardiser les stratégies de gestion des informations entre les sites de votre organisation.

    Lorsque vous ajoutez une stratégie de collection de sites à un type de contenu de site et qu'une instance de ce type de contenu de site est ajoutée à une liste ou une bibliothèque, le propriétaire de cette liste ou bibliothèque ne peut pas modifier la stratégie de collection de sites pour la liste ou la bibliothèque. Ajouter une stratégie de collection de sites à un type de contenu de site est un bon moyen de veiller à ce que les stratégies de collection de sites soient appliquées à chaque niveau de la hiérarchie de votre site.

    Pour plus d’informations, voir créer une stratégie de gestion des informations pour une collection de sites.

  • Créez une stratégie de gestion des informations pour un type de contenu de site dans la Galerie des types de contenu de site du site de niveau supérieur, puis ajoutez ce type de contenu à une ou plusieurs listes ou bibliothèques     Vous pouvez également créer une stratégie de gestion des informations directement pour un type de contenu de site, puis associer une instance de ce type de contenu de site à plusieurs listes ou bibliothèques. Si vous créez une stratégie de gestion des informations à l'aide de cette méthode, chaque élément de la collection de sites de ce type de contenu ou d'un type de contenu qui hérite de ce type de contenu est soumis à la stratégie. Si vous créez une stratégie de gestion des informations directement pour un type de contenu de site, il est plus difficile de la réutiliser dans d'autres collections de site, car les stratégies créées de cette manière ne peuvent pas être exportées.

    Remarque : Pour contrôler les stratégies qui sont utilisées dans une collection de sites, les administrateurs de collection de sites peuvent désactiver la capacité de définir des fonctionnalités de stratégie directement sur un type de contenu. Lorsque cette restriction est en vigueur, les utilisateurs qui créent des types de contenu ne peuvent que sélectionner des stratégies dans la liste Stratégies de collections de sites.

    Pour plus d’informations sur la création d’une stratégie de gestion des informations pour un type de contenu de site, voir Modifier un type de contenu de site.

  • Créer une stratégie de gestion des informations pour une liste ou une bibliothèque     Si votre organisation doit appliquer une stratégie de gestion des informations spécifique à un ensemble de contenus très limité, vous pouvez créer une stratégie de gestion des informations qui s'applique uniquement à une liste ou bibliothèque particulière. Cette méthode de création d'une stratégie de gestion des informations est la moins flexible car cette stratégie s'applique à un seul emplacement, et ne peut pas être exportée ou réutilisée pour d'autres emplacements. Toutefois, certaines organisations peuvent devoir créer des stratégies de gestion des informations uniques et à très faible champ d'application pour traiter des situations spécifiques.

    Remarques : 

    • Vous pouvez créer une stratégie de gestion des informations pour une liste ou une bibliothèque uniquement si la liste ou la bibliothèque ne prend pas en charge plusieurs type de contenu. Si une liste ou une bibliothèque prend en charge plusieurs types de contenu, vous devez définir une stratégie de gestion des informations pour chaque type de contenu de liste associé à cette liste ou bibliothèque. (Les instances d'un type de contenu de site qui sont associées à une liste ou une bibliothèque spécifique sont connues sous l'appellation de types de contenu de liste).

    • Pour contrôler les stratégies qui sont utilisées dans une collection de sites, les administrateurs de collection de sites peuvent désactiver la capacité de définir des fonctionnalités de stratégie directement sur une liste ou une bibliothèque. Lorsque cette restriction est en vigueur, les utilisateurs qui gèrent des listes ou des bibliothèques ne peuvent que sélectionner des stratégies dans la liste Stratégies de collections de sites.

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Remarque : Avertissement traduction automatique : cet article a été traduit par un ordinateur, sans intervention humaine. Microsoft propose cette traduction automatique pour offrir aux personnes ne maîtrisant pas l’anglais l’accès au contenu relatif aux produits, services et technologies Microsoft. Comme cet article a été traduit automatiquement, il risque de contenir des erreurs de grammaire, de syntaxe ou de terminologie.

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