Introduction aux salles de réunion Skype Entreprise (Lync)

Une bonne connaissance des fonctionnalités de réunion Lync vous aide à trouver rapidement l’option recherchée et à poursuivre la réunion dans de bonnes conditions, même si vous avez besoin d’utiliser plusieurs menus.

N’oubliez pas que la plupart des menus s’ouvrent quand vous pointez sur une icône ; vous pouvez alors cliquer sur l’option souhaitée.

Examinons les fonctionnalités disponibles.

Conseil : Pour un guide interactif des tâches du présentateur de réunion Lync, reportez-vous à Gestion de votre réunion Skype Entreprise (Lync).

Contrôles audio

Commencez par vérifier les contrôles audio, accessibles en faisant glisser votre pointeur sur l’icône du téléphone/micro. Ces contrôles vous permettent de désactiver le son, de mettre le son en attente, de changer d’appareil ou d’effectuer un transfert vers un autre numéro.

Pour plus d’informations, voir :

Configurer, tester et dépanner l’audio Lync

Utiliser l’audio dans une réunion Lync

Capture d’écran des options audio

Contrôles vidéo

L’utilisation de contrôles vidéo lors de la réunion peut contribuer à améliorer cette dernière et permettre aux participants d’être plus interactifs, comme dans une réunion en personne.

Assurez-vous tout d’abord que votre caméra est connectée et configurée. Faites ensuite glisser votre pointeur sur l’icône de la caméra pour afficher un aperçu et démarrez la vidéo.

Pour plus d’informations, voir :

Configurer et résoudre les problèmes de la vidéo Lync

Utiliser la vidéo dans une réunion Lync

Capture d’écran du démarrage de la vidéo à partir d’un message instantané

Contrôles de présentation

Si vous êtes présentateur, placez le curseur sur la présentation (icône moniteur), puis effectuez l’une des opérations suivantes :

Capture d'écran du Gestionnaire Questions/Réponses

Contrôles relatifs aux participants

Le menu Personnes montre la liste des participants. Vous pouvez afficher la carte de visite des participants en cliquant sur leur nom avec le bouton droit de la souris. Si vous êtes présentateur, vous avez accès à d’autres contrôles qui vous permettent de désactiver le micro des participants ou d’inviter d’autres personnes, par exemple.

Placez le curseur sur l’icône personnes pour gérer les participants de façon individuelle ou en tant que groupe :

  • Cliquez sur Inviter plus de personnes pour ajouter des participants à la réunion. Vous pouvez inviter une personne en sélectionnant son nom dans la liste ou en utilisant son numéro de téléphone.

Tapez un numéro, puis cliquez sur OK. Lync appelle automatiquement la personne et l’ajoute à la réunion.

Remarque : Pour pouvoir inviter une personne par téléphone, vous devez utiliser un compte autorisé à effectuer des appels sortants.

  • Sous l’onglet Participants, cliquez avec le bouton droit sur le nom d’une personne et utilisez les options appropriées pour désactiver ou activer son micro, la définir comme présentateur ou participant, ou la supprimer de la réunion.

  • Cliquez sur l’onglet Actions, puis sélectionnez une option :

    • Désactiver le micro des participants pour éliminer les bruits de fond.

    • Il n’y a pas de messagerie instantanée de réunion pour activer ou désactiver la messagerie instantanée de réunion.

    • Vidéo bloquée pour les participants pour empêcher les participants de démarrer la vidéo.

    • Masquer les noms pour masquer les noms sur les photos.

    • Tout le monde participant s’il y a trop de présentateurs.

    • Inviter par message électronique pour envoyer des invitations électroniques à des personnes supplémentaires.

Capture d’écran de l’option Aucune réunion IM

Choisir une disposition

Selon le type de la réunion, vous pouvez sélectionner une vue spécifique du contenu, du présentateur ou des participants.

Cliquez sur Choisir une disposition dans la partie inférieure droite de la réunion :

  • Vue Galerie affiche la photo ou une vidéo de chaque participant, ainsi que le contenu de la réunion.

  • Vue Présentateur affiche la photo ou la vidéo du présentateur en bas, à droite de la réunion, ainsi que le contenu de la réunion.

  • Vue Présentation affiche uniquement le contenu de la réunion.

  • Affichage compact affiche les photos des participants sous la forme de miniatures dans une fenêtre compacte.

Capture d’écran des différentes options d’affichage possibles, dans laquelle l’option Vue Galerie est sélectionnée

Autres options (…)

Le menu Autres options inclut des informations sur la réunion, telles que le lien, les numéros audio et le menu d’aide. Si vous êtes présentateur, des options de gestion de la réunion (enregistrement, options, mettre fin à la réunion) sont également disponibles.

  • Démarrer l’enregistrement : pour plus d’informations, consultez Enregistrement et lecture d’une réunion Lync.

  • Gérer les enregistrements permet de partager, de renommer ou de supprimer un enregistrement. Pour plus d’informations, consultez Gestionnaire d’enregistrements Lync.

  • Taille d’affichage du texte de la messagerie instantanée permet de choisir la taille du texte des messages instantanés envoyés lors de la réunion.

  • Informations d’accès à la réunion comprend le lien, les numéros audio, l’ID de conférence et le nom de l’organisateur de la réunion. Vous pouvez copier les informations et les envoyer à une autre personne qui souhaite participer.

  • Lync Options de réunion permet de modifier les options de la réunion, telles que les autorisations de salle d’attente, de présentation et d’annotation.

  • Mettre fin à la conférence ferme la fenêtre et déconnecte tout le monde de la réunion, y compris les participants qui ont appelé.

  • Lync Aide ouvre la fenêtre d’aide de Lync. Vous pouvez choisir une des options ou rechercher une rubrique d’aide.

Capture d’écran des autres options relatives à une réunion Lync

Messagerie instantanée (MI)

Les réunions Lync comportent une fonctionnalité très pratique qui permet d’envoyer des messages instantanés à tous les participants de la réunion. Faites glisser votre pointeur sur l’icône de la messagerie instantanée pour ouvrir la fenêtre ou cliquez sur cette icône pour ancrer la fenêtre dans la réunion.

Quand vous ancrez la fenêtre, d’autres options, permettant notamment de choisir les polices ou d’ajouter des émoticônes, s’affichent. Vous pouvez également cliquer avec le bouton droit sur la fenêtre de la messagerie instantanée pour accéder à des options supplémentaires.

N’oubliez pas que tous les participants à la réunion peuvent voir tous les messages instantanés. Si vous souhaitez envoyer un message privé à une personne, accédez au menu Personnes, cliquez avec le bouton droit sur le nom de cette personne, puis sélectionnez l’option de messagerie instantanée.

Capture d’écran de la fenêtre de message instantané dans une réunion

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