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Introduction aux listes

Remarque :  Nous faisons de notre mieux pour vous fournir le contenu d’aide le plus récent aussi rapidement que possible dans votre langue. Cette page a été traduite automatiquement et peut donc contenir des erreurs grammaticales ou des imprécisions. Notre objectif est de faire en sorte que ce contenu vous soit utile. Pouvez-vous nous indiquer en bas de page si ces informations vous ont aidé ? Voici l’article en anglais à des fins de référence aisée.

Une liste est une collection d'informations que vous partagez avec les membres de votre équipe. Par exemple, vous pouvez créer une feuille d'inscription à un événement, ou assurer le suivi des événements de l'équipe sur un calendrier.

Présentation

Lorsque vous créez un site Windows SharePoint Services, plusieurs types de listes sont créés pour vous. Ces listes par défaut peuvent être variées, d'un forum de discussion à une liste de calendrier.

Vous pouvez personnaliser et ajouter des éléments à ces listes, créer les listes supplémentaires à partir des modèles de liste qui sont déjà disponibles et créer des listes personnalisées en choisissant leurs paramètres et leurs colonnes.

Vous pouvez afficher une liste de plusieurs manières. Par exemple, vous pouvez créer un affichage d'une page pour toutes les tâches, et un autre affichage sur une autre page pour les seules tâches à terminer aujourd'hui. Vous pouvez aussi utiliser des dossiers pour organiser vos éléments de listes ; par exemple, afficher seulement les événements en cours à partir du calendrier d'une page d'accueil, et créer un affichage visuel —semblable à un calendrier mural — sur une autre page.

Avez-vous dans une feuille de calcul des données que vous souhaitez utiliser dans une liste sur un site Windows SharePoint Services 3.0 ? Vous pouvez créer une nouvelle liste, incluant les colonnes et les données, par importation d'une feuille de calcul.

Si vous avez des programmes de gestion de base de données installés, compatibles avec Windows SharePoint Services 3.0, par exemple Microsoft Office Access 2007, et si votre navigateur prend en charge les contrôles ActiveX, vous pouvez intégrer les données de votre liste avec des outils de base de données tels que requêtes, jointures et rapports.

Listes peuvent également être affichés dans les composants WebPart sur les pages de votre site. Composants WebPart sont les blocs de construction d’un site Web, et vous pouvez les utiliser pour ajouter des éléments directement à partir d’une liste à une Page de composants WebPart. Vous pouvez également ouvrir une liste directement et travailler dessus. Par exemple, la liste annonces par défaut apparaît dans un composant WebPart sur une nouvelle page d’accueil, mais vous pouvez également cliquer sur le titre de la liste pour ouvrir et travailler dessus dans sa propre page.

Voici quelques façons de travailler avec des listes pour faciliter la gestion des informations dans votre groupe :

  • Suivre les versions et l'historique détaillé     Vous pouvez suivre les versions des éléments de la liste, pour voir quels éléments ont changé d'une version à la suivante, ainsi que les auteurs des changements. Si des erreurs se produisent dans une nouvelle version, vous pouvez restaurer une précédente version d'un élément. Le suivi de l'historique d'une liste est particulièrement important si votre organisation a besoin de surveiller une liste à mesure qu'elle évolue.

    Historique des versions d'une liste

  • Demander l'approbation    Vous pouvez spécifier que l'approbation d'un élément de liste est nécessaire avant qu'il puisse être affiché par tout le monde. Les éléments conservent l'état En attente tant qu'ils n'ont pas été approuvés ou rejetés par une personne autorisée à le faire. Vous pouvez décider quels groupes d'utilisateurs sont autorisés à afficher un élément de liste avant qu'il ne soit approuvé.

  • Intégrer la messagerie électronique avec la liste    Si la messagerie entrante et sortante a été activée sur votre site, les listes peuvent bénéficier des fonctionnalités de la messagerie. Certaines listes, comme les calendriers, peuvent être configurées pour que des personnes puissent leur ajouter du contenu par envoi de courrier électronique. D'autres listes, comme une liste de tâches, peuvent être configurées pour envoyer un message à des personnes lorsque des éléments leur sont assignés. Votre entreprise peut personnaliser d'autres types de listes pour qu'elles reçoivent du courrier électronique.

  • Personnaliser les autorisations    Vous pouvez spécifier si les participants à votre liste peuvent lire et modifier uniquement les éléments qu'ils ont créés, ou tous les éléments de la liste. Les personnes qui détiennent l'autorisation de gérer les listes peuvent lire et écrire tous les éléments de liste. Vous pouvez aussi appliquer des niveaux d'autorisation spécifiques à un seul élément de liste, par exemple s'il contient des informations confidentielles.

  • Créer et gérer des affichages    Votre groupe peut créer différents affichages d'une même liste. Le contenu de la liste réelle ne change pas, mais ses éléments sont organisés ou filtrés de telle sorte que les utilisateurs puissent trouver les informations les plus importantes ou les plus intéressantes en fonction de leurs besoins.

  • Utiliser des formules et des valeurs calculées    Vous pouvez utiliser des formules et des valeurs calculées pour générer de façon dynamique les information des colonnes d'une liste. Ces opérations peuvent porter sur les informations d'une ou plusieurs colonnes d'une liste de même que des fonctions système, comme [aujourd'hui] pour indiquer la date du jour. Par exemple, vous pouvez spécifier une date d'échéance par défaut correspondant à sept jours après la date actuelle.

  • Rester informé des changements    Dans Windows SharePoint Services 3.0, les listes et les affichages utilisent désormais RSS, et les membres de votre groupe peuvent ainsi recevoir automatiquement les mises à jour. RSS est une technologie qui permet aux gens de recevoir et d'afficher des mises à jour, ou flux RSS, de nouvelles et d'informations dans un emplacement consolidé. Vous pouvez aussi créer des alertes par courrier électronique pour vous prévenir en cas de changements dans les listes ou en cas d'ajout d'éléments. Les alertes constituent un moyen pratique de garder trace des changements importants pour vous.

  • Partager les informations des listes avec un programme de base de données    Si vous avez un programme de gestion de base de données installé, compatible avec Windows SharePoint Services 3.0, par exemple Microsoft Office Access 2007, vous pouvez exporter et importer des données de et vers votre site, ainsi que lier une table de la base de données à une liste SharePoint. Lorsque vous travaillez sur les données de votre liste dans une base de données, vous pouvez les analyser comme n'importe quelles données, en utilisant par exemple des requêtes, des jointures et des rapports.

    • Utilisez listes de manière cohérente à travers les sites    Si votre groupe travaille sur plusieurs types de listes, vous pouvez ajouter la cohérence sur plusieurs listes avec des types de contenu, des colonnes de site et des modèles. Ces fonctionnalités permettent de réutiliser les paramètres et la structure de la liste de façon efficace. Par exemple, vous pouvez créer un type de contenu pour un problème de service client qui spécifie certaines colonnes (par exemple, des contacts avec les clients) et les processus d’entreprise pour le type de contenu. Un autre exemple consiste à créer une colonne de site pour les noms de service qui comporte une liste déroulante des services. Vous pouvez réutiliser la colonne dans plusieurs listes pour vous assurer que les noms apparaissent toujours la même façon dans chaque liste.

      Recherchez des liens vers plus d’informations sur les types de contenu, les colonnes de site et les modèles de liste dans la section Voir aussi.

  • Travailler sur des éléments de liste à partir d'un programme de messagerie    En utilisant un programme de messagerie compatible avec Windows SharePoint Services 3.0, vous pouvez emporter avec vous les informations des listes importantes. Par exemple, avec Microsoft Office Outlook 2007, vous pouvez afficher et actualiser des tâches, des contacts et des forums de discussion sur votre site, à partir d'Outlook.

Le type de liste utilisé dépend du type d’informations que vous partagez :

  • Annonces    Utiliser une liste d’annonces pour partager des informations et leur état et pour fournir des rappels. Annonces prennent en charge améliorée de la mise en forme avec des images, des liens hypertexte et texte mis en forme.

  • Contacts    Utiliser une liste de contacts pour stocker des informations sur les personnes ou groupes avec lesquelles vous travaillez. Si vous utilisez un message électronique ou contactez le programme de gestion qui est compatible avec Windows SharePoint Services 3.0, vous pouvez afficher et mettre à jour vos contacts à partir de votre site SharePoint dans l’autre programme. Par exemple, vous pouvez mettre à jour une liste de fournisseurs d’ensemble de l’entreprise à partir de Office Outlook 2007. Une liste de contacts ne gérer les membres de votre site, mais il peut être utilisé pour stocker et partager des contacts pour votre organisation, tel qu’une liste de fournisseurs externes.

  • Forums de discussion    Utiliser un forum de discussion pour fournir un emplacement central pour enregistrer et stocker des discussions d’équipe similaire à la mise en forme des groupes de discussion. Si votre administrateur a autorisé les listes sur votre site pour recevoir des messages électroniques, forums de discussion peuvent stocker les discussions électroniques à partir de programmes de messagerie courants. Par exemple, vous pouvez créer un forum de discussion pour la nouvelle version du produit de votre organisation. Si vous utilisez un programme de messagerie compatible avec Windows SharePoint Services 3.0, vous pouvez afficher et mettre à jour votre forum de discussion lorsque vous travaillez dans l’autre programme.

  • Liens    Utiliser une liste de liens comme un emplacement central pour les liens vers le site Web, l’intranet de votre société et d’autres ressources. Par exemple, vous pouvez créer une liste de liens vers des sites Web de vos clients.

  • Calendrier    Utiliser un calendrier pour tous les événements de votre équipe ou pour des situations spécifiques, tels que les jours fériés. Un calendrier fournit des représentations visuelles, semblables à un calendrier de bureau ou mur, de vos événements d’équipe, y compris les réunions, des événements informels et des événements sur une journée entière. Vous pouvez également effectuer le suivi des jalons d’équipe, telles que les échéances ou des dates de lancement de produit, qui ne sont pas liées à un intervalle de temps spécifique. Si vous utilisez un programme de messagerie et de calendrier qui est compatible avec Windows SharePoint Services 3.0, vous pouvez afficher et mettre à jour votre calendrier à partir de votre site SharePoint lorsque vous travaillez dans l’autre programme. Par exemple, vous pouvez comparer et mettre à jour votre calendrier sur le site SharePoint avec les dates de votre calendrier Office Outlook 2007, en affichant ces deux calendriers côte à côte ou superposition entre eux dans Office Outlook 2007.

  • Tâches    Utiliser une liste de tâches pour suivre les informations relatives aux projets et autres événements à venir pour votre groupe. Vous pouvez affecter des tâches à des personnes, ainsi que suivre l’état et le pourcentage d’achèvement que la tâche se déplace vers la saisie semi-automatique. Si vous utilisez un programme de gestion de courrier électronique ou une tâche qui est compatible avec Windows SharePoint Services 3.0, vous pouvez afficher et mettre à jour vos tâches à partir de votre site SharePoint dans l’autre programme. Par exemple, vous pouvez créer une liste de tâches pour le processus de budget de votre organisation puis afficher et mettre à jour dans Office Outlook 2007 ainsi que d’autres tâches.

  • Tâches de projet    Pour stocker les informations qui sont apparente à une liste de tâches, mais également fournir une visual ou une vue de diagramme de Gantt avec des barres de progression, utilisez une liste de tâches de projet. Vous pouvez suivre l’état et le pourcentage achevé la tâche se déplace vers la fin. Si vous utilisez un programme de gestion de courrier électronique ou une tâche qui est compatible avec Windows SharePoint Services 3.0, vous pouvez afficher et mettre à jour les tâches de votre projet à partir de votre site SharePoint dans l’autre programme. Par exemple, vous pouvez créer une liste de tâches sur votre site SharePoint pour identifier et attribuer le travail afin de créer un manuel de formation. Puis vous pouvez suivre la progression de votre organisation à partir de Office Outlook 2007.

  • Suivi des problèmes    Utiliser une liste de suivi des problèmes pour stocker les informations sur les problèmes spécifiques, tels que des problèmes de support et effectuer le suivi de l’avancement. Vous pouvez affecter les problèmes, les classer et relations entre les problèmes. Par exemple, vous pouvez créer une liste de suivi des problèmes pour gérer les solutions et les problèmes de service client. Vous pouvez également commenter problèmes chaque fois que vous modifiez, en créant un historique des commentaires sans modifier la description du problème d’origine. Par exemple, un conseiller du service clientèle peut enregistrer chaque étape pour résoudre un problème et les résultats.

  • Enquête    Pour collecter et rassembler des commentaires, par exemple une enquête de satisfaction des employés ou un questionnaire, utilisez une enquête. Vous pouvez concevoir vos questions et réponses de différentes manières et afficher un aperçu de vos commentaires. Si vous avez une feuille de calcul ou de base de données installé un programme compatible avec Windows SharePoint Services 3.0 ou Windows SharePoint Services 2.0, vous pouvez exporter vos résultats pour une analyse plus approfondie.

  • Personnalisé    Bien que vous pouvez personnaliser une liste, vous pouvez commencer avec une liste personnalisée, puis personnalisez-le uniquement les paramètres que vous spécifiez. Vous pouvez également créer une liste basée sur une feuille de calcul, si vous avez un tableur compatible avec Windows SharePoint Services 3.0 ou Windows SharePoint Services 2.0 et Windows Internet Explorer et Microsoft Windows. Par exemple, vous pouvez importer une liste à partir de Microsoft Office Excel 2007 que vous avez créé pour stocker et gérer les contrats avec les fournisseurs.

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