Présentation des expressions

Contenu de cet article

• Présentation des expressions

• Modes d’utilisation des expressions

• Exemples d’expressions

• Composants des expressions

• Comparaison des expressions Access et des formules Excel

Présentation des expressions

Pour permettre à Access d’effectuer une action, vous devez parler son langage. Par exemple, supposons que vous vouliez demander à Access « Examine le champ DateNaissance de la table Clients et renvoie-moi l’année de naissance du client ». Vous pouvez écrire cette expression comme suit :

DatePart("yyyy",[Customers]![BirthDate])

Cette expression est composée de la fonction PartDate et de deux valeurs d’argument : "yyyy" et [Customers]![BirthDate].

Examinons cette expression plus en détail.

1 PartDate est une fonction qui examine une date et renvoie une partie spécifique. Dans ce cas, les deux premiers arguments sont utilisés.

2 2 L’argument d’intervalle indique à Access la partie de la date à renvoyer. Dans ce cas, "yyyy" indique à Access que vous souhaitez uniquement renvoyer la partie Année de la date.

3 L’argument de date indique à Access où rechercher la valeur de date. Dans ce cas, [Customers]![BirthDate] indique à Access de rechercher la date dans le champ BirthDate de la table Clients.

Modes d’utilisation des expressions

Vous pouvez utiliser des expressions pour :

• Calculer des valeurs qui n’existent pas directement dans vos données. Vous pouvez également calculer les valeurs des champs inclus dans les tables et requêtes, de même que les valeurs des contrôles figurant sur les formulaires et états.

• Définir une valeur par défaut pour un champ de table ou un contrôle figurant sur un formulaire ou état. Ces valeurs par défaut apparaissent chaque fois que vous ouvrez une table, un formulaire ou un état.

• Créer une règle de validation afin de déterminer les valeurs que les utilisateurs peuvent entrer dans un champ ou un contrôle.

• Définir les critères d’une requête pour limiter les résultats à un sous-ensemble souhaité.

Calculer des valeurs

Dans Access, les expressions sont souvent utilisées pour calculer des valeurs qui n’existent pas directement dans les données. Une colonne de table ou de requête résultant d’un calcul de ce type est appelée un champ calculé. Vous pouvez créer un champ calculé combinant deux champs de table, ou plus. Par exemple, de nombreuses tables stockent les noms et les prénoms dans des champs distincts. Si vous souhaitez combiner ces noms et prénoms et les afficher dans un champ unique, vous pouvez créer un champ calculé dans la table ou dans une requête :

[FirstName] & " " & [LastName].

Dans ce cas, les esperluettes (&) combinent la valeur du champ FirstName, un espace (placé entre guillemets) et la valeur du champ LastName.

Définir une valeur par défaut

Dans Access, vous pouvez également utiliser des expressions pour fournir une valeur par défaut à un champ de table ou à un contrôle. Par exemple, pour définir la valeur par défaut d’un champ de date sur la date du jour, dans la zone de propriété Valeur par défaut de ce champ, vous entrez :

Date()

Créer une règle de validation

Par ailleurs, vous pouvez utiliser une expression pour définir une règle de validation. Par exemple, vous pouvez utiliser une règle de validation dans un champ de table ou dans un contrôle pour exiger que la date entrée soit supérieure ou égale à la date du jour. Dans ce cas, vous définissez la valeur de la zone de propriété Valide si sur :

>= Date()

Définir les critères d’une requête

Enfin, vous pouvez utiliser une expression pour définir des critères pour une requête. Par exemple, supposons que vous vouliez afficher les ventes de produits des commandes qui ont été expédiées au cours d’une certaine période. Vous pouvez entrer des critères pour définir une plage de dates. Access renvoie uniquement les lignes qui correspondent aux critères. Par exemple, votre expression peut se présenter comme ceci :

Between #1/1/2017# And #12/31/2017# 

Lorsque vous ajoutez des critères à la requête, puis exécutez celle-ci, elle renvoie uniquement les valeurs qui correspondent aux dates spécifiées.

Exemples d’expressions

Le tableau suivant répertorie quelques exemples d’expressions Access et leur utilisation :

Certaines expressions commencent par l’opérateur égal (=), et d’autres non. Lorsque vous calculez la valeur d’un contrôle figurant sur un formulaire ou état, vous utilisez l’opérateur = en début d’expression. Dans d'autres cas, par exemple lorsque vous saisissez une expression dans une requête ou dans la propriété DefaultValue ou ValidationRulei d’un champ ou d’un contrôle, vous n’utilisez pas l’opérateur =, sauf si vous ajoutez l’expression à un champ de texte inclus dans une table. Dans certains cas, comme lorsque vous ajoutez des expressions à des requêtes, Access supprime automatiquement l’opérateur =.

Composants des expressions

Une expression comprend différents composants que vous pouvez utiliser seuls ou combinés pour produire un résultat. Ces composants sont les suivants :

• Identificateurs    Il s’agit des noms des champs de table ou des contrôles inclus dans les formulaires ou états, ou des propriétés de ces champs ou contrôles.

• Opérateurs    Par exemple, les signes + (plus) ou - (moins).

• Fonctions    Par exemple, SOMME ou MOYENNE.

• Constantes    Il s’agit de valeurs immuables, comme les chaînes de texte ou les nombres qui ne sont pas calculés par une expression.

• Valeurs    Chaînes (par exemple, « Entrer un nombre compris entre 1 et 10 ») ou nombres (par exemple, 1 254) utilisés dans les opérations.

Les sections suivantes décrivent ces composants de façon détaillée.

=Format(Date(),"mmmm d, yyyy")

Comparaison des expressions Access et des formules Excel

Les expressions Access ressemblent à des formules Excel en ce qu’elles utilisent des éléments similaires pour produire un résultat. Les formules Excel et les expressions Access contiennent un ou plusieurs des éléments suivants :

• Identificateurs    Dans Excel, les identificateurs sont les noms des cellules individuelles ou des plages de cellules d’un classeur (par exemple, A1, B3:C6 ou Feuil2!C32). Dans Access, les identificateurs sont les noms des champs de table (par exemple, [Contacts]![First Name]), des contrôles figurant sur les formulaires ou états (par exemple, Forms![Task List]![Description]), ou les propriétés de ces champs ou contrôles (par exemple, Forms![Task List]![Description].ColumnWidth).

• Opérateurs    Dans Access et Excel, les opérateurs permettent de comparer des valeurs ou d’effectuer des calculs simples sur vos données. + (plus) ou - (moins) sont des exemples d’opérateurs.

• Fonctions    Aussi bien dans Access qu’Excel, les fonctions et les arguments servent à effectuer des tâches que vous ne pouvez pas accomplir avec les opérateurs uniquement. Par exemple, vous ne pouvez pas trouver la moyenne des valeurs dans un champ, ou convertir le résultat d’un calcul en un format de monnaie. Voici quelques exemples de fonctions : SOMME et STDEV. Les arguments sont des valeurs qui fournissent des informations aux fonctions. Notez qu’Access et Excel laisse de nombreuses fonctions à votre choix, mais les noms des fonctions similaires dans les programmes sont parfois différents. Par exemple, la fonction moyenne dans Excel correspond à la fonction moyenne dans Access.

• Constantes    Dans Access et Excel, les constantes sont des valeurs immuables (par exemple, les nombres qui ne sont pas calculés à l’aide d’une expression).

• Valeurs    Les valeurs s’utilisent de la même manière dans Access et Excel.

Les expressions Access utilisent des opérateurs et constantes semblables à ceux utilisés dans les formules Excel, mais utilisent différents identificateurs et fonctions. Si les formules Excel ne sont en général utilisées que dans les cellules de feuille de calcul, les expressions Access sont utilisées à de nombreux emplacements dans Access pour diverses tâches, notamment les suivantes :

• création de contrôles calculés sur des formulaires et des états ;

• création de champs calculés dans des tables et des requêtes ;

• utilisation comme critères dans les requêtes ;

• validation des données entrées dans un champ ou dans un contrôle de formulaire ;

• regroupement des données dans des états.

Vous pouvez utiliser une expression Access ou une formule Excel pour calculer des valeurs numériques ou de date/heure à l’aide d’opérateurs mathématiques. Par exemple, pour calculer un prix après remise pour un client, vous pouvez utiliser la formule Excel =C2*(1-D2) ou l’expression Access = [Unit Price]*(1-[Discount]).

Vous pouvez également utiliser une expression Access ou une formule Excel pour combiner, diviser ou manipuler des chaînes à l’aide d’opérateurs de chaîne. Par exemple, pour combiner un prénom et un nom dans une même chaîne, vous pouvez utiliser la formule Excel =D3 & " " & D4 ou l’expression Access = [First Name] & " " & [Last Name].

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