Introduction aux bibliothèques

Important :  Cet article a été traduit automatiquement, voir l’avertissement. Vous pouvez consulter la version en anglais de cet article ici.

Une bibliothèque est un emplacement sur un site dans lequel vous pouvez créer, collecter, mettre à jour et gérer des fichiers avec les membres de l’équipe. Chaque bibliothèque affiche une liste des fichiers et des informations clés sur les fichiers, qui permet aux membres d’utiliser les fichiers pour travailler ensemble. Vous pouvez choisir parmi un nombre de bibliothèques prêts à l’emploi et de modèles qui fournissent un bon point de départ pour organiser vos fichiers. Après avoir créé une bibliothèque, vous pouvez le personnaliser de différentes manières. Par exemple, vous pouvez contrôler comment les documents sont affichés, gérées et créés. Ou bien, vous pouvez effectuer le suivi des versions, notamment le nombre et le type de versions. Vous pouvez même créer des affichages personnalisés, les formulaires et les flux de travail à rendre vos projets et processus métiers accédez beaucoup plus lisses.

Contenu de cet article

Vue d’ensemble des bibliothèques

Qu’est une bibliothèque ?

Comment une équipe utilise-t-elle utilise une bibliothèque ?

Types de bibliothèques

Comment travailler avec les bibliothèques

Organisation des bibliothèques sur un site

Stockage de documents dans une seule bibliothèque

Stockage de documents dans plusieurs bibliothèques

Organisation des fichiers dans une bibliothèque

Ajouter des colonnes

Définition d’affichages

Création de dossiers

Utilisation de colonnes, d’affichages et dossiers

Étapes suivantes

Vue d’ensemble des bibliothèques

Au lieu de votre équipe vous avez accompli pour les documents dans des emplacements différents, tels que des ordinateurs personnels, des disques réseau et des dossiers de messagerie, il est beaucoup plus efficace d’utiliser une bibliothèque SharePoint comme emplacement central que tous les membres de votre équipe peuvent afficher et utiliser.

Haut de la Page

Qu’est une bibliothèque ?

Bibliothèque type Une bibliothèque SharePoint est un emplacement sur un site dans lequel vous pouvez créer, stocker, mettre à jour et collaborer sur des fichiers avec les membres d’équipe. Chaque type de bibliothèque, page wiki, des images, formulaire et document — affiche une liste des fichiers et des informations clés sur les fichiers, par exemple qui a été le dernier pour modifier le fichier. Vous pouvez choisir parmi plusieurs types de bibliothèques, selon les types de fichiers que vous voulez stocker et la manière dont vous prévoyez de les utiliser. Une fois que vous avez fini avec une bibliothèque, vous pouvez archiver des fichiers, supprimer la bibliothèque inutilisée et enregistrer l’espace disque du serveur.

Vous pouvez également personnaliser les bibliothèques de différentes manières. Vous pouvez contrôler comment les documents sont affichés, suivis, gérés et créés. Vous pouvez suivre les versions, notamment le nombre et le type de versions, et vous pouvez limiter qui peut voir les documents avant qu’ils sont approuvés. Pour optimiser un processus d’entreprise, vous pouvez utiliser des flux de travail pour collaborer sur des documents dans des bibliothèques. Pour réduire l’encombrement, vous pouvez spécifier des stratégies de gestion des informations pour contrôler la gestion et l’expiration des documents dans des bibliothèques.

Haut de la Page

Comment une équipe utilise-t-elle une bibliothèque ?

Une équipe marketing chez Contoso doit collaborer sur des documents de projet et groupe. Les membres d’équipe besoin d’un emplacement centralisé où ils peuvent collaborer sur des documents, effectuer le suivi de leurs calendriers et réunions, gérer des projets et effectuer le suivi des tâches d’équipe. Cette équipe est également un sous-traitant courantes dans un emplacement distant, de sorte qu’il est un avantage supplémentaire à l’aide de SharePoint 2010.

Pour les la première étape consiste à désigner un membre comme le propriétaire du site, puis pointez sur personne pour la gestion de leur site. Le propriétaire du site prend en charge le rôle d’administrateur de site, obtient l’autorisation contrôle total pour la bibliothèque et tout d’abord garantit que tous les membres de l’équipe ayant niveau d’autorisation contribution à la bibliothèque de documents partagés sur son site d’équipe. Ensuite, le propriétaire du site renomme à « Documents Marketing », puis ajoute une description détaillée afin que tous les utilisateurs, mais les utilisateurs débutants en particulier, faire une idée plus claire de l’objectif de la bibliothèque et quel contenu à afficher ou ajouter des objets. L’équipe a décidé d’utiliser cette bibliothèque pour la gestion de presse, fichiers de budget, contrats, propositions et d’autres documents pertinents d’équipe.

Un des premières tâches du propriétaire de site est pour localiser et télécharger plusieurs documents importants dans la bibliothèque pour obtenir de l’équipe axée sur l’utilisation de la bibliothèque comme un emplacement central. Puis le propriétaire du site décide d’effectuer les opérations suivantes : définir la bibliothèque afin d’exiger l’extraction, afin que l’abri remplace accidentellement les modifications de documents ; et suivre les versions, afin que l’équipe a un historique de comment fichiers ont évolué et peuvent restaurer une version précédente si nécessaire. Pour assurer la conformité aux normes de l’entreprise, le propriétaire du site ajoute également des modèles standards pour les rapports de marketing, les contrats de vente, plans de campagne et feuilles du budget à la bibliothèque. Chaque modèle contient l’instruction de logo et mission société. Lorsque les membres créent un fichier à partir de la bibliothèque de documents, ils peuvent sélectionner facilement le modèle qu’ils souhaitent utiliser.

Le temps que membres de l’équipe ajouter des fichiers et collaborent sur des documents, ils organisent la bibliothèque en ajoutant des colonnes et créer des vues afficher le contenu de différentes manières qui sont utiles pour leur travail. Par exemple, le propriétaire du site ajoute une colonne « Nom du projet » afin que les membres peuvent filtrer ou trier par cette colonne.

D’autres membres de l’équipe d’ajouter des affichages publics ce groupe par trimestre d’exercice et filtre pour les contrats qui expirent dans les six mois. Chaque membre crée également des affichages personnels pour les aider à trouver rapidement des informations et effectuer leur travail.

Après la quantité discussion lors d’une réunion du personnel, l’équipe décide de définir des alertes au niveau de la bibliothèque à l’état met à jour une fois par semaine. Chaque membre peut décider comment configurer des alertes supplémentaires ou flux RSS sur des fichiers spécifiques comme bon vous semble. L’équipe s’engage également à « meilleure pratique » une importante dans ce nouveau monde de collaboration. Lorsque les membres souhaitez distribuer un document dans une bibliothèque, ils réserve la tentation à joindre à un message électronique et envoyer le lien par courrier électronique à la place. Insérer un lien de document dans un message électronique est facile d’y parvenir à partir du ruban bibliothèque, vérifie gens accèdent à la dernière version, et vous aide à unclog du réseau local depuis bits inutiles.

Il peut arriver que les membres de l’équipe et les autres utilisateurs sont bloqués d’accéder au contenu, car elle n’a pas les autorisations appropriées. Certains documents protégés parce qu’ils ont du contenu sensible, par exemple un contrat ou budget les informations. Mais parce que la possibilité de demander l’accès à partir d’un propriétaire de site est activée, ils peuvent facilement demander l’accès à partir d’une page et le propriétaire du site peut accorder l’autorisation appropriée à un document.

Tous les membres de l’équipe Marketing, mais le titulaire en particulier, telles que la possibilité pour déconnecter le contenu de la bibliothèque, de leur utilisation d’accueil ou d’un site distant et puis facilement synchroniser les modifications lorsque reconnecter, tout à l’aide de Microsoft Office SharePoint Workspace 2010.

Une responsabilité critique pour cette équipe Marketing propose campagnes marketing au lecteur ventes et profits. Lorsque les membres de l’équipe développement un plan de campagne nouveau, ils conservent les versions mineures du fichier. S’ils font une erreur dans une version, ils peuvent restaurer une version antérieure. Lorsqu’ils terminent le plan de campagne, ils peuvent créer une version principale et puis le publier pour approbation de leur département juridique et son responsable. Lorsque le fichier est approuvé, d’autres employés de la société peuvent afficher le fichier. Le propriétaire du site recherche la documentation en ligne, formation et des blogs et puis illustrations déconnecter sans utiliser de code comment configurer un flux de travail, associer à la bibliothèque et automatiser le processus de recueillir les commentaires, collecte des signatures et publication du document final.

Au bout de trois mois d’utilisation, la bibliothèque Marketing et site a deviennent un composant essentiel de l’équipe Marketing et permis sensiblement améliorer leur visibilité tout au long de l’entreprise et la productivité. Ils ne peuvent pas vous allez pouvoir travailler sans ce et sont exploration activement d’autres façons d’utiliser SharePoint 2010 à collaborer plus efficacement.

Haut de la Page

Types de bibliothèques

Certaines bibliothèques sont créés pour vous lorsque vous créez un nouveau site, par exemple la bibliothèque de documents partagés dans un site d’équipe. Vous pouvez personnaliser ces bibliothèques à vos besoins, ou vous pouvez créer vos propres bibliothèques supplémentaires. Chaque type de bibliothèque a un rôle spécifique et certaines ont un ensemble de fonctionnalités et comportements différent.

Bibliothèque de documents     Pour de nombreux types de fichiers, notamment les documents et les feuilles de calcul, utilisez une bibliothèque de documents. Vous pouvez y stocker d’autres types de fichiers, bien que certains d’entre eux soient bloqués pour des raisons de sécurité. Lorsque vous travaillez avec des programmes non bloqués, vous pouvez créer ces fichiers à partir de la bibliothèque. Par exemple, votre équipe marketing peut posséder sa propre bibliothèque de documents afin de planifier des documents, des communiqués et des publications.

Bibliothèque d’images     Pour partager une collection d’images ou de graphiques numériques, utilisez une bibliothèque d’images. Bien qu’il soit possible de stocker des images dans d’autres types de bibliothèques SharePoint, les bibliothèques d’images présentent plusieurs avantages. Par exemple, vous pouvez, à partir d’une bibliothèque d’images, afficher les images dans un diaporama, télécharger des images sur votre ordinateur et les modifier à l’aide de programmes graphiques compatibles, tels que Microsoft Paint. Envisagez la création d’une bibliothèque d’images si vous souhaitez stocker des photos d’événements d’équipe ou de lancements de produit. Vous pouvez également faire le lien avec des images de votre bibliothèque à partir d’un autre emplacement sur votre site, tel que des pages Wiki ou des blogs.

Bibliothèque de formulaires     Si vous devez gérer un groupe de formulaires commerciaux XML, utilisez une bibliothèque de formulaires. Par exemple, il se peut que votre organisation souhaite utiliser une bibliothèque de formulaires qui contiendra des notes de frais. La définition d’une bibliothèque de formulaires requiert un éditeur XML ou un programme de conception de formulaire XML, tel que Microsoft InfoPath. Le formulaire que remplissent les membres de l’équipe n’est autre qu’un fichier .xml qui contient les données (et uniquement les données) qui ont été entrées dans le formulaire, par exemple la date de la dépense et son montant. Tous les autres éléments qui constituent le rapport de frais sont fournis par le modèle de formulaire. Une fois les formulaires remplis, vous pouvez fusionner leurs données ou les exporter pour analyse.

Bibliothèque de pages Wiki    Pour créer une collection de pages wiki connectées, utilisez une bibliothèque de pages wiki. Un wiki permet à plusieurs personnes à des informations de routine dans un format facile à créer et modifier. Vous pouvez également ajouter des pages wiki contenant des images, des tableaux, des liens hypertexte et des liens internes à votre bibliothèque. Par exemple, si votre équipe crée un site wiki pour un projet, le site peut stocker trucs et astuces dans une série de pages qui se connectent à l’autre.

Remarque : En fonction de votre site et de configuration, bibliothèques système supplémentaires, telles que la bibliothèque de styles, bibliothèque éléments de site et bibliothèque de pages du site, sont automatiquement créés par SharePoint Server 2010. Toutefois, vous ne pouvez pas créer ces bibliothèques spécifiques via l’interface utilisateur.

Haut de la Page

Comment travailler avec les bibliothèques

Voici quelques façons de travailler avec des bibliothèques et de les rendre plus utiles pour votre groupe :

Créer les vues     Vous pouvez utiliser un vue pour afficher les éléments dans une bibliothèque qui ne sont plus importants pour vous ou qui correspondent le mieux à un objectif. Le contenu de la bibliothèque réel ne change pas, mais les fichiers sont organisés ou filtrés pour faciliter la trouver et parcourir de manière explicite.

Exiger l’extraction des fichiers     Lorsque vous avez besoin d’extraction d’un fichier, vous êtes sûr de que ce qu’une seule personne peut modifier le fichier jusqu'à ce qu’il soit archivé. Demander des documents extraction d’empêcher plusieurs personnes d’apporter des modifications en même temps, qui peut créer des conflits de modification et prêter à confusion. Demande d’extraction peut également aider à Rappelez aux membres de l’équipe pour ajouter un commentaire lors de l’archivage du fichier, afin que vous pouvez suivre plus facilement ce qui a changé dans chaque version.

Suivre les versions     Si vous souhaitez conserver les versions précédentes de fichiers, bibliothèques peuvent vous aider à suivre, stocker et restaurer les fichiers. Vous pouvez choisir effectuer le suivi de toutes les versions de la même façon. Ou vous pouvez choisir de désigner certaines versions comme majeures, par exemple en ajoutant un nouveau chapitre à un manuel et d’autres versions comme mineures, telles que la correction d’une faute d’orthographe. Pour aider à gérer l’espace de stockage, vous pouvez choisir le nombre de chaque type de version que vous voulez stocker.

Demander l’approbation de document     Vous pouvez spécifier que l’approbation d’un document est requise. Documents restent dans un état d’attente jusqu'à ce qu’ils sont approuvés ou rejetés par une personne qui dispose des autorisations nécessaires pour le faire. Vous pouvez contrôler les groupes d’utilisateurs peuvent consulter un document avant d’être approuvée. Cette fonctionnalité peut être utile si votre bibliothèque contient des instructions importantes ou procédures qui doivent être finale avant que d’autres personnes les voir.

Spécifie les autorisations    Groupes SharePoint et niveaux d’autorisation vous aident à gérer efficacement l’accès au contenu. Par défaut, les autorisations sur les bibliothèques, les dossiers dans les bibliothèques et les documents sont héritées de leur site parent. Affectation de niveaux d’autorisation à un élément spécifique peut vous aider à protéger le contenu sensible, par exemple un contrat ou budget d’informations, sans restriction d’accès au reste du site.

Rester informé des changements     Bibliothèques dans SharePoint 2010 prend en charge la technologie RSS, afin que les membres de votre groupe de travail peuvent automatiquement recevoir et afficher les mises à jour, ou flux, de news et d’informations dans un emplacement unique. Vous pouvez utiliser la technologie RSS pour vous avertir de toute modification apportée à une bibliothèque, par exemple quand modifier les fichiers qui sont stockés dans la bibliothèque. Flux RSS permettent aux membres de votre groupe de travail afficher la liste consolidée des fichiers qui ont été modifiées. Vous pouvez également créer des alertes par courrier électronique, afin que vous êtes averti lorsque des fichiers changent.

Créer des flux de travail     Un type de bibliothèque ou le contenu du document peut utiliser les flux de travail que votre organisation a définis pour les processus d’entreprise, telles que la gestion d’approbation du document ou passez en revue. Votre groupe pouvez appliquer des processus métiers à ses documents, connus sous le flux de travail, qui spécifient les actions qui doivent être effectuées dans une séquence, tels que l’approbation ou traduction des documents. Un flux de travail SharePoint est une façon automatisée déplacement de documents ou éléments via une séquence d’actions ou tâches. Trois flux de travail est disponibles pour les bibliothèques par défaut : approbation, qui achemine un document vers un groupe de personnes pour approbation ; Recueillir les commentaires, qui envoie un document à un groupe de personnes pour obtenir des commentaires et renvoie le document à la personne qui a ouvert le flux de travail en tant que compilation ; et collecte des Signatures, qui achemine un document vers un groupe de personnes pour recueillir leurs signatures numériques

Définir les types de contenu     Si votre groupe travaille sur plusieurs types de fichiers, tels que les feuilles de calcul, des présentations et des documents, vous pouvez étendre la fonctionnalité de votre bibliothèque en activant et en définissant plusieurs types de contenu. Types de contenus apportent flexibilité et cohérence entre plusieurs bibliothèques. Chaque type de contenu peut spécifier un modèle et même flux de travail processus. Les modèles agissent en tant que point de départ, de mise en forme et le texte réutilisable et des propriétés qui s’appliquent aux documents de ce type, tels que nombre nom ou contrat de service.

Intégration des clients    Certains programmes clients compatibles, utiliser des fonctionnalités SharePoint directement à partir du client. Par exemple, lorsque vous utilisez Microsoft Word 2010, vous pouvez gérer archiver et extraire plus facilement. À partir de Microsoft Office SharePoint Workspace 2010 ou Microsoft Outlook 2010, vous pouvez déconnecter le contenu de la bibliothèque, travailler avec les à partir d’un site distant et puis facilement synchroniser les modifications lorsque vous vous reconnectez.

Suivi d’audit   si vous avez un groupe de fichiers sensibles, et il est utile de connaître la façon dont les documents ont été utilisées, vous pouvez définir une stratégie qui vous permet d’activer le suivi de « Audit » des événements, tels que les modifications de fichier, copies ou suppression.

Haut de la Page

Organisation des bibliothèques sur un site

La façon dont vous organisez vos fichiers dans une bibliothèque dépend des besoins de votre groupe et de la manière dont vous préférez stocker et rechercher des informations. Un peu de planification vous aidera à organiser la structure la mieux adaptée à votre groupe. Les bibliothèques proposent plusieurs fonctionnalités qui vous permettent d’utiliser plusieurs fichiers dans une même bibliothèque. Cependant, il se peut que plusieurs bibliothèques conviennent mieux à votre groupe.

Stockage de documents dans une seule bibliothèque

Vous souhaiterez peut-être une seule bibliothèque pour répondre à différents besoins. Par exemple, vous pouvez avoir plusieurs projets au sein du même groupe, ou plusieurs groupes qui travaillent sur le même projet. Envisagez d’utiliser une seule bibliothèque lorsque :

  • Votre groupe a besoin d'accéder à des informations récapitulatives ou à différentes vues concernant un même jeu de fichiers. Par exemple, un responsable peut avoir besoin de voir l'ensemble des fichiers regroupés par service ou par date d'échéance.

  • Les utilisateurs souhaitent rechercher des fichiers dans le même emplacement d'un site.

  • Vous souhaitez appliquer les mêmes paramètres aux fichiers, par exemple pour le suivi des versions de fichiers, ou pour demander une approbation.

  • Les groupes qui travaillent avec la bibliothèque partagent des caractéristiques similaires, par exemple des niveaux d'autorisation identiques.

  • Vous souhaitez analyser les informations relatives aux fichiers dans une feuille de calcul ou recevoir des mises à jour consolidées à propos des fichiers.

Pour travailler efficacement avec des documents dans une seule bibliothèque, vous pouvez organiser les fichiers en ajoutant des colonnes, en définissant des affichages ou en créant des dossiers.

Haut de la Page

Stockage de documents dans plusieurs bibliothèques

Vous êtes généralement amené à créer plusieurs bibliothèques lorsqu’il existe des divergences flagrantes entre les jeux de fichiers que vous souhaitez stocker et gérer ou entre les groupes d’utilisateurs qui emploient ces fichiers. Utilisez plusieurs bibliothèques si :

  • Les types de fichiers que vous souhaitez stocker et gérer sont distincts, et si vous ne pensez pas que les utilisateurs doivent fréquemment afficher des récapitulatifs des fichiers ou interroger des fichiers simultanément. .

  • Les groupes d'utilisateurs qui emploient les fichiers sont différents et ne possèdent pas les mêmes niveaux d'autorisation.

  • Vous devez appliquer des paramètres distincts, tels que le contrôle des versions et l'approbation, aux différents jeux de fichiers.

  • Vous devez analyser les fichiers ensemble ou recevoir des mises à jour consolidées concernant les fichiers.

  • Vous souhaitez fournir des jeux d’options différents pour la création de nouveaux fichiers ou vous souhaitez que les options du menu Nouveau d’une bibliothèque apparaissent dans un autre ordre.

Voici quelques méthodes pour travailler efficacement avec plusieurs bibliothèques :

Configurer des colonnes et des modèles de site    Si votre organisation souhaite créer des paramètres cohérents dans ses différentes bibliothèques, il peut configurer les modèles de site et de colonnes de site. Vous pouvez partager les paramètres entre plusieurs bibliothèques afin que vous n’êtes pas obligé de recréer les paramètres à chaque fois.

Envoyer des fichiers vers un autre emplacement    Si vous souhaitez un fichier soit disponible dans plusieurs bibliothèques, vous pouvez stocker dans une seule bibliothèque et envoyez une copie dans d’autres bibliothèques. Vous pouvez choisir de ne pas oublier de mettre à jour toutes les copies du document lorsque vous apportez des modifications à la cellule d’origine.

Création de modèles de bibliothèque    Si vous souhaitez établir des paramètres uniformes pour les bibliothèques ou réutiliser des caractéristiques entre plusieurs bibliothèques, vous pouvez enregistrer une bibliothèque en tant que modèle. Modèles de bibliothèque sont disponibles en tant qu’option de votre site lorsque vous cliquez sur Créer dans le menu Actions du Site.

Haut de la Page

Organisation des fichiers dans une bibliothèque

Il existe plusieurs façons d’organiser des fichiers dans une bibliothèque. Vous pouvez ajouter des colonnes, définir des affichages et créer des dossiers. Chaque approche a ses propres avantages et vous pouvez combiner ces différentes approches pour répondre aux besoins uniques de votre bibliothèque et de votre équipe.

Ajout de colonnes

Par défaut, les bibliothèques suivent le nom d’un fichier, ainsi que les informations sur l’état d’un fichier, par exemple s’il est archivé. Toutefois, vous pouvez définir des colonnes supplémentaires qui permettent à votre groupe de classer les fichiers et de les suivre, par exemple le nom d’une campagne ou d’un numéro de projet, ou d’autres informations importantes pour votre équipe. Vous disposez de plusieurs options pour le type de colonne que vous créez, notamment une seule ligne de texte, une liste déroulante des options, un nombre calculé à partir d’autres colonnes ou même le nom et la photo d’une personne sur votre site.

Les colonnes fournissent des en-têtes de colonne qui permettent de facilement trier et filtrer les documents. Lorsque vous affichez des fichiers dans une bibliothèque, vous pouvez temporairement trier ou filtrer ces fichiers en pointant sur le nom d’une colonne, puis en cliquant sur la flèche vers le bas en regard du nom. Ceci est utile si vous avez besoin de voir les fichiers d’une certaine façon, mais vous devrez recommencer cette manipulation la prochaine fois que vous consulterez la bibliothèque.

Haut de la Page

Définition d’affichages

Les utilisateurs voudront-ils souvent voir tous les documents relatifs à un projet spécifique, tous les documents appartenant à un service particulier ou regrouper les documents en fonction du mois où ils doivent être rendus ? Si vous prévoyez d’afficher les fichiers d’une certaine façon de manière récurrente, vous pouvez créer un affichage. Vous pourrez faire appel à cet affichage chaque fois que vous utiliserez la bibliothèque. Lorsque vous créez un affichage, il est ajouté à la liste déroulante Affichage actuel qui se trouve dans le ruban de la bibliothèque.

Un affichage de bibliothèque est une sélection de colonnes dans une page qui affiche des éléments dans une bibliothèque et souvent définit un ordre de tri spécifique, le filtre, regroupement et disposition personnalisée. Bibliothèques peuvent avoir des affichages personnels et des affichages publics. Toute personne qui dispose du niveau d’autorisation Collaboration peut créer un affichage personnel pour afficher les fichiers d’une certaine manière ou pour filtrer les seuls les fichiers qu’ils souhaitent voir. Si vous êtes autorisé à concevoir une bibliothèque, vous pouvez créer un affichage public que tout le monde peut utiliser lors de l’affichage de la bibliothèque. Vous pouvez également agrandir de n’importe quel affichage public l’affichage par défaut, afin que les utilisateurs voient automatiquement cet affichage de la bibliothèque.

Si des membres de votre groupe affichent les bibliothèques sur un périphérique mobile, vous pouvez même créer des affichages mobiles définissant des limites optimales par rapport à la bande passante et aux restrictions du périphérique concerné (par exemple, le nombre d’éléments affichés dans un affichage).

Haut de la Page

Création de dossiers

Dossiers (également appelés conteneurs) fournissent une autre façon de regrouper et gérer du contenu dans une bibliothèque ou liste. Si les dossiers sont activés pour la bibliothèque, vous pouvez ajouter des dossiers pour la plupart des types de bibliothèques. Si votre bibliothèque contient de nombreux éléments, dossiers également améliorent l’efficacité de l’accès à ces éléments. Lorsque vous créez un dossier, en coulisses vous créez un index interne. Cet index interne est également créé pour le dossier racine, ou de niveau supérieur d’une bibliothèque ou liste. Lorsque vous accédez à des éléments dans un dossier, vous utilisez efficacement cet index interne pour accéder aux données.

Si une bibliothèque contient de nombreux éléments qui peuvent être regroupés d’une manière particulière, vous pouvez utiliser des dossiers pour organiser le contenu dans la bibliothèque. Les projets, équipes, services, catégories de produits, plages d’âges, listes alphabétiques et sous-groupes alphabétiques (A-C, D-F, etc.) sont de bons exemples de groupes. Les dossiers peuvent aider les utilisateurs à analyser et gérer de nombreux fichiers d’une façon familière.

Dossiers dans une bibliothèque

Par défaut, une bibliothèque avec les dossiers activée affiche les dossiers dans l’affichage par défaut de la bibliothèque sans filtres. Ceci est utile, car les utilisateurs peuvent choisir le dossier approprié lorsqu’ils insèrent de nouveaux documents. Afficher tous les dossiers également permet d’éviter que les éléments soient incorrectement ajoutés à l’extérieur les dossiers dans la bibliothèque. Vous pouvez facilement réorganiser les documents dans des dossiers de bibliothèque différent à l’aide de la commande Ouvrir avec l’Explorateur Windows disponible sur le ruban de la bibliothèque.

Remarque : Un affichage de bibliothèque peut être défini, tri en tant que-est, auquel cas les dossiers ne pas affichent avant tous les éléments dans la vue. Vous souhaiterez ne peut-être pas utiliser cette option de tri affichage si vous souhaitez que les utilisateurs pour les retrouver le dossier approprié.

Bien que les dossiers de la bibliothèque ne s’affichent pas dans la section Documents de la barre de lancement rapide, le propriétaire du site ou un utilisateur ayant l’autorisation de concevoir un site peut activer l’arborescence, qui affiche la section Hiérarchie de sites dans la barre de lancement rapide et vous permet de développer ou réduire et parcourir facilement les dossiers de bibliothèques.

Dossiers dans une arborescence

Haut de la Page

Utilisation de colonnes, d’affichages et dossiers

Trois approches peuvent collaborer. Les mêmes colonnes que vous permet de suivre des projets dans l’affichage par défaut d’une bibliothèque peuvent être utilisés pour créer un affichage avec plusieurs critères de filtre. Une vue peut également être triée et filtrée dynamiquement en cliquant sur les en-têtes de colonne afin de mieux isoler et identifier le contenu nécessaire au niveau des spécialistes. Si une structure de dossiers a été définie dans la bibliothèque, vous pouvez « fusionner » un affichage de bibliothèque en définissant la option Afficher tous les éléments sans dossiers dans le section dossiers lorsque vous créez ou modifiez l’affichage. Chaque approche pouvez compléter l’autre pour obtenir le contenu approprié au moment opportun et dans la bonne façon pour vous.

Haut de la Page

Étapes suivantes

Maintenant que vous avez une vision d’ensemble des bibliothèques, voici les tâches courantes et utiles que vous pouvez réaliser avec les bibliothèques.

  • Créer ou supprimer une bibliothèque ou un dossier dans une bibliothèque

  • Ajouter, ouvrir et supprimer des fichiers dans une bibliothèque

  • Ajouter des colonnes dans une bibliothèque et créer des affichages de bibliothèque

  • Utiliser des modèles de bibliothèque et des types de contenu

  • Synchroniser une bibliothèque SharePoint sur votre ordinateur avec les programmes clients

  • Déplacer et copier des documents entre des bibliothèques

  • Utiliser des flux de travail avec une bibliothèque

  • Définir des autorisations et des paramètres avancés sur une bibliothèque

  • Utiliser des bibliothèques d’images

  • Gérer une bibliothèque avec de nombreux documents

Vous trouverez de plus amples informations sur ces tâches à la section Voir aussi.

Haut de la Page

Remarque : Avertissement traduction automatique : cet article a été traduit par un ordinateur, sans intervention humaine. Microsoft propose cette traduction automatique pour offrir aux personnes ne maîtrisant pas l’anglais l’accès au contenu relatif aux produits, services et technologies Microsoft. Comme cet article a été traduit automatiquement, il risque de contenir des erreurs de grammaire, de syntaxe ou de terminologie.

Développez vos compétences
Découvrez des formations
Accédez aux nouvelles fonctionnalités en avant-première
Rejoignez le programme Office Insider

Ces informations vous ont-elles été utiles ?

Nous vous remercions pour vos commentaires.

Merci pour vos commentaires. Il serait vraisemblablement utile pour vous de contacter l’un de nos agents du support Office.

×