Introduction à la gestion d’enregistrements et à la conformité

Vue d’ensemble

Formation SharePoint 2010 Ce cours de formation présente certaines des fonctionnalités de conformité et de gestion d'enregistrements nouvelles et améliorées dans Microsoft SharePoint Server 2010. Dans les exemples de ce cours, nous allons examiner comment une PME fictive, Contoso, utilise SharePoint Server 2010 pour gérer des enregistrements.

À la fin de ce cours, vous serez à même d'effectuer les tâches suivantes :

  • Stocker et protéger les données les plus importantes de votre entreprise

  • Préparer les enregistrements pour les litiges et la découverte électronique

  • Gérer l'archivage des données et la conformité

Ce cours comprend :

  • Quatre cours d’autoformation.

  • Un petit test, proposé à la fin du cours. Ce test ne fait pas l’objet d’une évaluation.

  • Un aide-mémoire, que vous pouvez imprimer à la fin du cours.

Si vous effectuez une mise à niveau depuis SharePoint Server 2007, vous souhaiterez peut-être simplement découvrir les nouvelles fonctionnalités. Dans ce cas, consultez cet article : Nouveautés dans Microsoft SharePoint Server 2010.

Si vous débutez dans SharePoint, vous souhaiterez peut-être lire Implémenter la gestion d'enregistrements.

Identifier et gérer les enregistrements n'importe où

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Stratégies de rétention multi-étape basées sur l'emplacement

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Organisation automatique des enregistrements

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Rechercher, sélectionner et suspendre des enregistrements pour les litiges

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Contrôle des connaissances

Effectuez le test suivant pour vérifier que vous avez bien compris le cours. Vos réponses sont privées et les résultats du test ne sont pas notés.

Parmi les options suivantes relatives à la gestion des enregistrements dans SharePoint Server 2010, sélectionnez celles que vous pensez être vraies.

Il est impossible de gérer des enregistrements en dehors du site Centre des enregistrements.

Faux. Vous pouvez déclarer et gérer des enregistrements sur tout site à l'aide de la gestion des enregistrements sur place.

Il est possible d'appliquer des stratégies de gestion des informations basées sur l'emplacement (dossier, liste, bibliothèque).

Exact. L'un des principaux avantages de la gestion des enregistrements sur place est la capacité à pouvoir appliquer des stratégies au niveau de l'emplacement.

Si vous utilisez la gestion des enregistrements sur place, vous ne pouvez pas utiliser le site Centre des enregistrements pour gérer vos enregistrements.

Faux. Vous pouvez implémenter à la fois un Centre des enregistrements et un système de gestion des enregistrements sur place.

Il est possible de déclarer des blogs, biens numériques et pages Wiki en tant qu'enregistrements.

Exact. Il est maintenant possible de déclarer des éléments autres que des documents.

Si vous associez des stratégies de gestion des informations basées sur l'emplacement, vous ne pouvez pas appliquer de stratégies aux documents en fonction du type de contenu.

Faux.

Exact. Il est possible d'appliquer des stratégies à des documents à la fois sur la base de l'emplacement et du type de contenu.

Vrai

Faux. La possibilité d'appliquer des stratégies à des documents en fonction de leur emplacement est une fonctionnalité qui vient s'ajouter à l'application des stratégies sur la base du type de contenu. Vous pouvez utiliser les deux méthodes.

Lequel des termes suivants décrit le mieux les différentes phases du processus que suit un enregistrement jusqu'à sa suppression.

Suspension multi-phase.

Faux.

Rétention basée sur l'emplacement.

Faux.

Flux de travail de conservation et suppression.

Faux.

Stratégie de rétention multi-phase.

Exact. Une stratégie de rétention multi-phase vous permet de définir différentes phases basées sur les métadonnées d'un enregistrement jusqu'à sa suppression.

Qu'est-ce qui constitue la base d'une solution d'archivage d'enregistrements bien planifiée ?

Un flux de travail personnalisé bien planifié.

Faux.

Un plan de gestion de fichiers hiérarchique avancé.

Exact. Un plan de gestion de fichiers hiérarchique avancé vous permet d'utiliser plusieurs niveaux de dossiers pour archiver des enregistrements.

Un plan de type de contenu hiérarchique.

Faux.

Une stratégie de rétention multi-phase robuste.

Faux.

Pour acheminer automatiquement des enregistrements dans SharePoint Server 2010, vous devez configurer :

Le flux de travail correct.

Faux.

Le magasin de termes de métadonnées.

Faux.

L'Organisateur de contenu.

Exact ! Vous pouvez configurer l'Organisateur de contenu en créant des règles qui archiveront automatiquement les éléments accédant au Centre des enregistrements.

Le plan de gestion des fichiers.

Faux.

Comment faire pour afficher rapidement les détails de conformité d'un élément ?

Activer la case à cocher située en regard de l'élément puis sélectionner Afficher les propriétés sur le Ruban.

Faux.

Cliquer avec le bouton droit sur l'élément et sélectionner Détails de la conformité.

Exact !

Ouvrir l'élément et visualiser les métadonnées associées.

Faux.

Commentaires

Aide-mémoire

Voir aussi

Comment savoir si un élément a été déclaré comme enregistrement ?

Une icône de cadenas apparaît en regard de l'élément, comme suit :

Les symboles de cadenas identifient les enregistrements

Comment faire pour déclarer des éléments comme enregistrements ?

Il existe deux manières de déclarer des éléments comme enregistrements :

  1. Activer la case à cocher en regard des éléments, puis sélectionner Déclarer un enregistrement sur le Ruban :
    Commande Déclarer un enregistrement sur le ruban

  2. Cliquer à droite de l'élément jusqu'à l'apparition du menu contextuel, puis sélectionner Détails de la conformité. Sur l'écran Détails de la conformité, cliquer sur Déclarer comme enregistrement.
    Affichage des détails de conformité d'un enregistrement

Quelle est la manière la plus efficace de configurer mon site Centre des enregistrements ?

Naviguer jusqu'à votre site Centre des enregistrements, sélectionner Actions du site, puis Gérer le centre des enregistrements.

Affichage des détails de conformité d'un enregistrement

Comment vérifier si un enregistrement a été suspendu ?

Cliquer à droite de l'élément jusqu'à l'apparition du menu contextuel, puis sélectionner Détails de la conformité. Sur l'écran Détails de la conformité, examiner la section Statut de la suspension.

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