Introduction à la création et la configuration des bibliothèques SharePoint

Important :  Cet article a été traduit automatiquement, voir l’avertissement. Vous pouvez consulter la version en anglais de cet article ici.

Une bibliothèque est un emplacement sur un site où les membres de l’équipe peuvent travailler ensemble pour créer, mettre à jour et gérer des fichiers. La meilleure façon de configurer une bibliothèque dépend de l’utilisation de la bibliothèque et combien de personnes utilisent il.

Il faut quelques étapes pour configurer une bibliothèque de base pour aider à gérer certains documents d’équipe. Si votre organisation possède un processus défini pour le développement de ses documents ou si plusieurs personnes travaillent sur le même document, vous pouvez explorer les fonctionnalités de gestion de documents plus avancées, telles que des types de contenu et de flux de travail.

Ce guide est destiné aux personnes qui sont création et la configuration des bibliothèques d’un site Microsoft Office SharePoint Server 2007 mais qui ne sont pas des professionnels de l’informatique. Si vous êtes un professionnel de l’informatique, TechNet peut mieux répondre à vos besoins.

Concepts et planification

Si votre organisation travaille sur un grand nombre de documents, vous souhaiterez élaborer une stratégie pour organiser et gérer vos documents avant d’ajouter du contenu et de départ des personnes. Par exemple, vous pouvez utiliser des colonnes et des vues afin de limiter le nombre de documents qui s’affichent en même temps.

Bibliothèques peuvent également être une clé partie d’un processus de gestion des documents, des outils permettant de garantir la cohérence, gestion de grands volumes de contenu et contrôler le flux de travail de développement de contenu.

Connaître les bibliothèques

Votre organisation peut avoir plusieurs bibliothèques sur un site de SharePoint, tel qu’une ou plusieurs bibliothèques de documents d’équipe, une bibliothèque de pages Web, une bibliothèque de diapositives pour les présentations et une bibliothèque d’images pour des photos et d’autres images.

Concept

Description

Présentation des bibliothèques

En savoir plus sur les avantages, les types et les fonctionnalités de bibliothèques.

Organiser les fichiers dans une bibliothèque

Découvrez les stratégies d’organisation des fichiers dans les bibliothèques avant de créer vos bibliothèques.

Introduction à la formation de bibliothèque de documents SharePoint

Afficher une feuille de route de cinq différents cours sur les bibliothèques de documents.

Planification de l’organiser et gérer des fichiers

Bibliothèques SharePoint ont plusieurs fonctionnalités pour aider l’équipe de gérer et d’organiser ses documents. Une planification peut vous aider à configurer la structure appropriée pour votre organisation.

La façon dont vous organisez vos fichiers dans une bibliothèque dépend des besoins de votre groupe et sur la façon dont vous voulez stocker et rechercher vos informations. Affichages et dossiers peuvent aider votre équipe de rester organisé.

L’extraction est un outil qui permet aux membres de votre équipe de travailler sur des fichiers en mode exclusif et éviter les conflits de fichier. Votre équipe pouvez également utiliser contrôle des versions, dans lequel un historique des versions des fichiers sont créé. Le contrôle de version vous permet d’accéder plus d’espace serveur, mais permet à votre équipe restaurer des versions antérieures de fichiers s’ils font une erreur.

Par exemple, votre organisation peut utiliser l’extraction de documents et contrôle de version pour aider à gérer le fonctionnement des personnes sur des fichiers. Pour travailler en mode exclusif sur un fichier, une personne retire afin que personne ne peut écraser accidentellement les modifications. Avec le contrôle de version, l’équipe permet de suivre un historique des versions et peut restaurer une version précédente si une personne est une erreur.

Concept

Description

Comment le contrôle de version fonctionne dans une liste ou une bibliothèque

En savoir plus sur le contrôle de version, qui permet d’effectuer le suivi d’un historique des versions et l’affichage et de restaurer les versions précédentes d’un document.

Organiser les fichiers dans une bibliothèque

Découvrez différentes façons d’organiser les fichiers dans une bibliothèque. Il est judicieux de planifier la structure de votre bibliothèque avant de créer et configurez-le.

Feuille de route pour l’octroi d’accès aux sites et au contenu

Afficher un aperçu de gérer l’accès aux sites et au contenu, notamment si vous souhaitez hériter des autorisations dans les sous-sites ou appliquer des autorisations uniques.

Évaluer si vous souhaitez utiliser la gestion de document avancée

Lorsque les entreprises n’ont pas de n’importe quel type de système de gestion de document formel en place, le contenu est souvent créé et enregistré de manière décentralisation et non sur les partages de fichiers diffusée et disques durs individuels. Cela rend difficile pour les employés à rechercher, partager et collaborer efficacement sur contenu. Cela facilite également difficile pour les organisations à utiliser les informations importantes de l’entreprise et les données dans le contenu.

Office SharePoint Server 2007 prend en charge les besoins de gestion des documents de votre organisation en fournissant un large éventail de document des fonctionnalités de gestion qui vous permettent d’effectuer les opérations suivantes :

  • Stocker, organiser et rechercher des documents.

  • Garantir la cohérence des documents.

  • Gérer les métadonnées des documents.

  • Protéger les documents contre les accès ou les utilisations non autorisées.

  • Assurer l’homogénéité des processus métiers (flux de travail) dans le cadre du traitement des documents.

Concept

Description

Introduction à la gestion des documents

Découvrez différentes façons que vous pouvez utiliser la gestion des documents pour gérer le contenu et les processus de votre organisation.

Présentation des flux de travail SharePoint

En savoir plus sur les flux de travail, et comment ils permettent aux utilisateurs de mettre en œuvre des processus métiers, telles que la gestion des tâches et de collaboration, sur des documents et éléments de liste.

Introduction aux types de contenu

Découvrez comment contenu types permettent aux entreprises de gérer les métadonnées, les modèles et les comportements des éléments et documents de manière cohérente à travers. Types de contenu sont définis au niveau du site et utilisés dans des listes et bibliothèques.

Gestion des bibliothèques de grande taille

Bibliothèques SharePoint sont conçus pour gérer une grande capacité de fichiers, jusqu'à 5 millions total si vous utilisez des dossiers pour l’organisation, mais il existe des stratégies que vous devez utiliser pour optimiser les performances.

Scénarios de client par défaut dans lequel l’interface utilisateur de type navigateur SharePoint Server 2007 standard est utilisé, il est recommandé qu’une seule liste ne doit pas comporter plus de 2 000 éléments par conteneur de liste. Dans ce cas, un conteneur signifie la racine de la liste, ainsi que tous les dossiers dans la liste. Un dossier est un conteneur parce que d’autres éléments de liste sont stockés.

Par exemple, la société AdventureWorks utilise des dossiers pour les différents types de documents comme des manuels ou des listes de prix, la bibliothèque. Affichages et l’indexation peuvent également être utilisés pour améliorer les performances et l’expérience de navigation de l’utilisateur. Les articles suivants vous aideront à planifier votre stratégie de grandes listes et bibliothèques.

Concept

Description

Planifier le stockage de contenu d’entreprise

Obtenir des conseils sur la configuration et la gestion des bibliothèques avec un grand nombre de fichiers.

Gérer un grand nombre de fichiers à l’aide d’un centre de documents

En savoir plus sur les avantages, les types et les fonctionnalités du centre de documents.

Gérer des listes et bibliothèques comprenant de nombreux éléments

Découvrez les recommandations capacité, y compris comment optimiser les performances de liste via les limites du nombre d’éléments qui s’affichent et en sélectionnant la méthode la plus appropriée de récupération du contenu.

Créer et configurer des bibliothèques

Pour créer une bibliothèque, vous devez être membre du groupe Propriétaires Nom du site ou disposer d’autorisation spécifiques pour concevoir un site ou créer des listes et bibliothèques. Vous pouvez appliquer certains paramètres que vous avez créé des bibliothèques, et vous pouvez appliquer des paramètres supplémentaires plus loin dans le menu paramètres dans la bibliothèque.

Création de bibliothèques

Tâche

Description

Créer une bibliothèque

Découvrez comment créer une bibliothèque pour créer, collecter, mettre à jour et gérer des fichiers avec les membres d’équipe.

Créer une bibliothèque de formulaires

Découvrez comment vous pouvez créer une bibliothèque en particulier pour les formulaires, tels que des notes de frais.

Configuration des bibliothèques

Tâche

Description

Ajouter ou modifier un flux de travail pour une liste, une bibliothèque ou un type de contenu

Utiliser les flux de travail par défaut ou personnaliser et configurer votre propre pour la gestion des documents et les processus d’entreprise.

Activer et configurer le contrôle de version pour une liste ou une bibliothèque

Activer une bibliothèque pour le suivi des versions dans un historique des versions et restaurer des versions antérieures.

Créer ou modifier un affichage

Créer des affichages pour permettre aux utilisateurs afficher les éléments les plus importantes ou pertinentes pour eux.

Exiger l’extraction des fichiers dans une bibliothèque

Découvrez comment vous pouvez demander de tous les utilisateurs à extraire des fichiers avant de poursuivre, si vous voulez configurer cette exigence. Demande d’extraction empêche plusieurs personnes d’apporter des modifications en même temps, qui peut créer des conflits de modifications et prêter à confusion.

Modifier un type de contenu pour une liste ou une bibliothèque

Découvrez comment configurer un type de contenu et l’ajouter à une bibliothèque.

Configurer un modèle pour une bibliothèque

Découvrez comment ajouter un modèle à une bibliothèque, si vous n’utilisez pas les types de contenu.

Permettant d’accéder aux bibliothèques

Vous pouvez personnaliser une liste ou une bibliothèque sur un site pour élargir ou limiter les utilisateurs qui peuvent accéder à la liste ou bibliothèque, et que les utilisateurs peuvent faire au contenu de la liste ou bibliothèque.

Par défaut, une liste ou bibliothèque hérite des autorisations à partir du site, qu'il est activé. Le site qui se trouve une liste ou une bibliothèque sur parle du site parent. Modifications apportées aux autorisations sur le site parent s’appliquent à toutes les listes, bibliothèques et autres contenus qui héritent des autorisations de ce parent.

Vous pouvez arrêter l’héritage des autorisations d’un site SharePoint parent et créer des autorisations uniques pour une liste ou bibliothèque. Par exemple, vous souhaiterez peut-être disposer d’autorisations uniques pour une liste qui contient les enregistrements de l’employé ou un document qui n’est pas définitive de planification des produits. Vous pouvez également élargir ou limiter l’accès à des dossiers et éléments de liste, telles que les informations de salaire ou personnel.

Concept

Description

Personnaliser l’accès des utilisateurs à une liste ou une bibliothèque

En savoir plus sur la personnalisation de l’accès utilisateur aux bibliothèques dans un flux étape par étape, ou Découvrez les procédures détaillées individuels pour personnaliser davantage.

Personnaliser l’accès utilisateur aux dossiers, les éléments de liste et les fichiers de bibliothèque

Découvrez comment étendre ou limiter l’accès à des fichiers ou dossiers, si votre organisation a besoin personnaliser l’accès au contenu spécifique.

Feuille de route pour l’octroi d’accès aux sites et au contenu

Afficher un aperçu de gérer l’accès aux sites et au contenu, notamment si vous souhaitez hériter des autorisations dans les sous-sites ou appliquer des autorisations uniques.

Remarque : Avertissement traduction automatique : cet article a été traduit par un ordinateur, sans intervention humaine. Microsoft propose cette traduction automatique pour offrir aux personnes ne maîtrisant pas l’anglais l’accès au contenu relatif aux produits, services et technologies Microsoft. Comme cet article a été traduit automatiquement, il risque de contenir des erreurs de grammaire, de syntaxe ou de terminologie.

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