Microsoft Office Excel dispose d’un certain nombre de fonctionnalités qui facilitent la gestion et l’analyse des données. Pour tirer pleinement parti de ces fonctionnalités, il est important d’organiser et de mettre en forme les données dans un feuille de calcul conformément aux instructions suivantes.
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Instructions relatives à la organization des données
Placer des éléments similaires dans la même colonne Concevez les données de sorte que toutes les lignes aient des éléments similaires dans la même colonne.
Séparer une plage de données Laissez au moins une colonne vide et une ligne vides entre une plage de données associée et d’autres données dans la feuille de calcul. Excel peut ensuite détecter et sélectionner plus facilement la plage lorsque vous triez, filtrez ou insérez des sous-totaux automatiques.
Placer les données critiques au-dessus ou en dessous de la plage Évitez de placer des données critiques à gauche ou à droite de la plage, car les données peuvent être masquées lorsque vous filtrez la plage.
Éviter les lignes et colonnes vides dans une plage Évitez de placer des lignes et des colonnes vides dans une plage de données. Procédez ainsi pour vous assurer qu’Excel peut détecter et sélectionner plus facilement la plage de données associée.
Afficher toutes les lignes et colonnes d’une plage Assurez-vous que toutes les lignes ou colonnes masquées sont affichées avant d’apporter des modifications à une plage de données. Lorsque les lignes et les colonnes d’une plage ne sont pas affichées, les données peuvent être supprimées par inadvertance. Pour plus d’informations, consultez Masquer ou afficher des lignes et des colonnes.
Instructions relatives au format des données
Utiliser des étiquettes de colonne pour identifier les données Créez des étiquettes de colonne dans la première ligne de la plage de données en appliquant un format différent aux données. Excel peut ensuite utiliser ces étiquettes pour créer des rapports et rechercher et organiser les données. Utilisez une police, un alignement, un format, un modèle, une bordure ou un style de mise en majuscule pour les étiquettes de colonne qui est différent du format que vous attribuez aux données de la plage. Mettez en forme les cellules en tant que texte avant de taper les étiquettes de colonne. Pour plus d’informations, consultez Méthodes de mise en forme d’une feuille de calcul.
Utiliser des bordures de cellule pour distinguer les données Lorsque vous souhaitez séparer les étiquettes des données, utilisez des bordures de cellule (pas des lignes vides ou des traits en pointillés) pour insérer des lignes sous les étiquettes. Pour plus d’informations, consultez Appliquer ou supprimer des bordures de cellule dans une feuille de calcul.
Éviter les espaces de début ou de fin pour éviter les erreurs Évitez d’insérer des espaces au début ou à la fin d’une cellule pour mettre en retrait les données. Ces espaces supplémentaires peuvent affecter le tri, la recherche et le format appliqué à une cellule. Au lieu de taper des espaces pour mettre en retrait les données, vous pouvez utiliser la commande Augmenter le retrait dans la cellule. Pour plus d’informations, consultez Repositionner les données dans une cellule.
Étendre les formats de données et les formules Lorsque vous ajoutez de nouvelles lignes de données à la fin d’une plage de données, Excel étend une mise en forme et des formules cohérentes. Trois des cinq cellules précédentes doivent utiliser le même format pour que ce format soit étendu. Toutes les formules précédentes doivent être cohérentes pour qu’une formule soit étendue. Pour plus d’informations, consultez Remplir automatiquement des données dans les cellules de feuille de calcul.
Utiliser un format de tableau Excel pour utiliser des données associées Vous pouvez transformer une plage contiguë de cellules de votre feuille de calcul en tableau Excel. Les données définies par la table peuvent être manipulées indépendamment des données en dehors de la table, et vous pouvez utiliser des fonctionnalités de table spécifiques pour trier, filtrer, totaliser ou calculer rapidement les données de la table. Vous pouvez également utiliser la fonctionnalité de table pour compartimenter des ensembles de données associées en organisant ces données dans plusieurs tables sur une seule feuille de calcul. Pour plus d’informations, voir Vue d’ensemble des tableaux Excel.
