Insérer, modifier ou supprimer un champ Mémo

Important :  Cet article a été traduit automatiquement, voir l’avertissement. Vous pouvez consulter la version en anglais de cet article ici.

Vous pouvez utiliser un champ Mémo lorsque vous devez enregistrer une grande quantité de texte dans une base de données. Cette rubrique explique comment utiliser Microsoft Office Access 2007 pour ajouter un champ Mémo à des tables de bases de données nouvelles ou existantes.

Que voulez-vous faire ?

Présentation des champs Mémo

Ajouter un champ Mémo en mode feuille de données

Ajouter un champ Mémo en mode Création

Supprimer un champ Mémo

Référence des propriétés de champ Mémo

Présentation des champs Mémo

Si vous débutez dans l'utilisation d'Access, souvenez-vous que les données d'une base de données résident dans une ou plusieurs tables. Vous pouvez afficher les informations dans une feuille de données (une grille qui ressemble à une feuille de calcul Excel) ou dans un formulaire d'entrée de données ou un état, mais les données résident finalement dans une ou plusieurs tables. Chaque table est constituée d'un jeu de champs (colonnes) et chaque champ est défini pour accepter un type de données spécifique. Par exemple, vous attribuez à un champ le type de données Date/Heure lorsque vous devez stocker des dates et des heures et vous lui attribuez le type de données Mémo lorsque vous devez enregistrer une grande quantité de texte.  

Spécifications du champ Mémo

Dans Office Access 2007, les champs Mémo peuvent contenir jusqu'à 1 gigaoctet de caractères ou 2 gigaoctets de stockage (2 octets par caractère). De ces données vous pouvez afficher 65 535 caractères dans un contrôle d'un formulaire ou d'un état. En outre, vous pouvez maintenant appliquer une mise en forme RTF aux données dans un champ Mémo. Par exemple, vous pouvez définir des couleurs, modifier les polices et mettre les données en gras ou en italique.

Pour plus d’informations sur la façon dont vous pouvez mettre en forme des données de texte enrichi dans un champ Mémo, voir l’article mettre en forme des données dans des tables, formulaires et états.

Méthodes de création d'un champ Mémo

Office Access 2007 propose plusieurs méthodes pour ajouter un champ Mémo à une table nouvelle ou existante :

  • Mode Feuille de données    Vous pouvez ajouter un champ Mémo à une table nouvelle ou existante en mode Feuille de données en ajoutant un nouveau champ et en collant plus de 256 caractères de texte dans une ligne vide du champ ou en sélectionnant le type de données Mémo dans une liste déroulante.

  • Mode Création    Vous utilisez le mode Création lorsque vous voulez ajouter un champ Mémo, activer l’édition de texte enrichi pour le champ et définir des propriétés que vous ne pouvez pas définir en mode Création, par exemple une valeur par défaut. Pour plus d’informations sur les propriétés que vous pouvez définir pour un champ Mémo, voir la section référence des propriétés de champ Mémo.

Vous pouvez faire appel à l'une ou l'autre de ces méthodes lorsque vous créez des tables et modifiez des tables existantes.

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Ajouter un champ Mémo en mode Feuille de données

Les étapes de cette section expliquent comment ajouter un champ Mémo à une table nouvelle ou existante en mode Feuille de données. Si vous débutez dans l'utilisation d'Access, une feuille de données est une grille semblable à une feuille de calcul Excel.

Ajouter un nouveau champ Mémo à une table existante

  1. Cliquez sur le bouton Microsoft Office Image du bouton Office , puis sur Ouvrir.

  2. Dans la boîte de dialogue Ouvrir, sélectionnez la base de données et ouvrez-la.

  3. Dans le volet de navigation, double-cliquez sur la table que vous souhaitez modifier.

    Access ouvre la table en mode Feuille de données.

  4. Le cas échéant, faites défiler horizontalement la table jusqu'au premier champ vide.

    Par défaut, Access affiche Ajouter un nouveau champ dans la ligne d'en-tête de tous les nouveaux champs, comme ceci :

    Nouveau champ dans une feuille de données

  5. Double-cliquez sur la ligne d'en-tête et entrez un nom pour le nouveau champ.

    En général, vous attribuez à un champ Mémo des noms comme « Commentaires » ou « Notes ».

  6. Sélectionnez la première ligne vide sous l'en-tête et entrez un bloc de texte d'une longueur supérieure à 256 caractères.

    Access applique le type de données Mémo au champ, car ce dernier contient plus de 256 caractères. Vous pouvez également coller plus de 256 caractères de données texte dans la première ligne.

  7. Enregistrez vos modifications.

Ajouter un champ Mémo à une nouvelle table

  1. Cliquez sur le bouton Microsoft Office Image du bouton Office , puis sur Ouvrir.

  2. Dans la boîte de dialogue Ouvrir, sélectionnez la base de données et ouvrez-la.

  3. Dans le groupe Tables de l'onglet Créer, cliquez sur Table.

    Access ouvre la nouvelle table en mode Feuille de données.

  4. Double-cliquez sur la ligne d'en-tête du premier champ de la table (celui appelé Ajouter un nouveau champ) et tapez le nom du champ. En général, le champ Mémo reçoit des noms comme « Commentaires » ou « Notes ».

  5. Sélectionnez la première ligne vide sous l'en-tête et tapez un bloc de texte d'une longueur supérieure à 256 caractères. Access applique le type de données Mémo au champ, car ce dernier contient plus de 256 caractères. Vous pouvez également coller plus de 256 caractères de données texte dans le champ.

  6. Enregistrez vos modifications.

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Ajouter un champ Mémo en mode Création

Vous pouvez utiliser le mode Création lorsque vous devez ajouter un champ Mémo à une table nouvelle ou existante, puis définir le champ pour qu'il prenne en charge la mise en forme RTF. Les étapes de cette section expliquent comment ajouter un champ Mémo à des tables nouvelles ou existantes et comment configurer le champ Mémo pour l'édition au format RTF.

Ajouter un champ Mémo à une table existante

  1. Cliquez sur le bouton Microsoft Office Image du bouton Office , puis sur Ouvrir.

  2. Dans la boîte de dialogue Ouvrir, sélectionnez la base de données et ouvrez-la.

  3. Dans le volet de navigation, cliquez avec le bouton droit sur la table à modifier, puis cliquez sur Mode Création.

  4. Dans la colonne Nom du champ, sélectionnez la première ligne vide et entrez le nom du champ. En général, le champ Mémo reçoit des noms comme « Commentaires » ou « Notes ».

  5. Sélectionnez la cellule adjacente dans la colonne Type de données, puis sélectionnez Mémo dans la liste.

  6. Enregistrez vos modifications.

Ajouter un champ Mémo à une nouvelle table

  1. Cliquez sur le bouton Microsoft Office Image du bouton Office , puis sur Ouvrir.

  2. Dans la boîte de dialogue Ouvrir, sélectionnez la base de données et ouvrez-la.

  3. Dans le groupe Tables de l'onglet Créer, cliquez sur Table.

  4. Cliquez avec le bouton droit sur l'onglet de document correspondant à la nouvelle table, puis cliquez sur Mode Création dans le menu contextuel.

  5. Dans la colonne Nom du champ, sélectionnez la première ligne vide et entrez le nom du champ. En général, le champ Mémo reçoit des noms comme « Commentaires » ou « Notes ».

  6. Sélectionnez la cellule adjacente dans la colonne Type de données, puis sélectionnez Mémo dans la liste.

  7. Enregistrez vos modifications et si vous souhaitez activer l'édition au format RTF pour le champ, passez aux étapes suivantes.

Activer l'édition au format RTF

  • Dans l'onglet Général sous Propriétés du champ, recherchez la zone de propriété Format du texte et changez la valeur de Texte brut en Texte enrichi.

Remarque : Si vous liez une zone de texte à votre champ Mémo, vous devez également définir la propriété Format du texte de la zone de texte sur Texte enrichi.

Pour plus d’informations sur la mise en forme des données sous forme de texte enrichi, voir les articles Format des données dans des tables, formulaires et états et entrer ou modifier des données dans un contrôle ou une colonne qui prend en charge le texte enrichi.

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Supprimer un champ Mémo

Vous pouvez utiliser le mode Feuille de données ou Création pour supprimer un champ Mémo d'une table. Toutefois, lorsque vous supprimez un champ Mémo qui contient des données, vous perdez définitivement ces données. Vous ne pouvez pas annuler la suppression. Pour cette raison, il est conseillé d'effectuer une copie de sauvegarde de votre base de données avant de supprimer les champs de la table ou tout autre composant de base de données.

Supprimer un champ Mémo en mode Feuille de données

  1. Cliquez sur le bouton Microsoft Office Image du bouton Office , puis sur Ouvrir.

  2. Dans la boîte de dialogue Ouvrir, sélectionnez la base de données et ouvrez-la.

  3. Dans le volet de navigation, double-cliquez sur la table que vous souhaitez modifier.

    Access ouvre la table en mode Feuille de données.

  4. Recherchez le champ Mémo, cliquez avec le bouton droit sur la ligne d'en-tête (le nom), puis cliquez sur Supprimer la colonne.

  5. Cliquez sur Oui pour confirmer la suppression.

Supprimer un champ Mémo en mode Création

  1. Cliquez sur le bouton Microsoft Office Image du bouton Office , puis sur Ouvrir.

  2. Dans la boîte de dialogue Ouvrir, sélectionnez la base de données et ouvrez-la.

  3. Dans le volet de navigation, cliquez avec le bouton droit sur la table à modifier, puis cliquez sur Mode Création.

    Access ouvre la table en mode Création.

  4. Cliquez sur le sélecteur de lignes (le carré vide) en regard du champ Mémo et appuyez sur SUPPR.

    - ou -

    Cliquez avec le bouton droit sur le sélecteur de lignes et cliquez sur Supprimer les lignes.

  5. Cliquez sur Oui pour confirmer la suppression.

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Référence des propriétés du champ Mémo

Lorsque vous utilisez le mode Création pour ajouter un champ Mémo à une table, vous pouvez définir et modifier plusieurs propriétés du champ. Ce tableau répertorie les propriétés du champ Mémo et décrit la fonction de chacune, y compris les implications de la définition ou la modification des propriétés.

Propriété

Utilisation

Format

Entrez des caractères de mise en forme personnalisés pour définir un format d'affichage. Les formats définis ici apparaissent dans les feuilles de données, les formulaires et les états.

Pour plus d’informations sur les formats personnalisés, voir l’article mettre en forme des données dans des tables, formulaires et états.

Légende

Indique le nom de votre champ Texte. La propriété accepte au maximum 2 048 caractères. Si vous ne spécifiez pas de légende, Access applique le nom de champ par défaut.

Valeur par défaut

Indique la valeur qui apparaît automatiquement dans un champ lorsque vous créez un enregistrement. Par exemple, vous pouvez indiquer une valeur comme « Entrez 65 Ko de texte au maximum » pour rappeler aux utilisateurs qu'ils travaillent avec un champ Mémo. Longueur maximum (de la valeur par défaut) : 255 caractères.

Valide si

Indique les critères auxquels doivent satisfaire les données entrées dans un enregistrement, un champ ou un contrôle. Lorsque vous entrez des données qui ne respectent pas la règle définie pour le champ, vous pouvez utiliser la propriété Message si erreur pour spécifier le message d'erreur généré. Longueur maximum : 2 048 caractères.

Pour plus d’informations sur la création de règles de validation, voir l’article créer une règle de validation pour valider les données dans un champ.

Message si erreur

Indique le texte du message d'erreur qui apparaît lorsque les utilisateurs ne respectent pas une règle de validation. Longueur maximum : 255 caractères.

Pour plus d’informations sur la création de règles de validation, voir l’article créer une règle de validation pour valider les données dans un champ.

Null interdit

Si cette propriété a la valeur Oui, vous devez entrer une valeur dans le champ ou dans les contrôles liés au champ. La valeur ne peut pas être nulle.

Chaîne vide autorisée

En présence de la valeur Oui, vous pouvez entrer des chaînes vides dans un champ. Une chaîne vide ne contient aucun caractère et vous pouvez l'utiliser pour indiquer que vous savez qu'aucune valeur n'existe pour ce champ. Pour entrer une chaîne vide, tapez deux guillemets doubles sans espaces entre eux ("").

Indexé

Vous pouvez utiliser les index pour accélérer les requêtes, le tri et le regroupement des opérations lancées sur un grand nombre de données. Vous pouvez également utiliser les index pour empêcher les utilisateurs d'entrer des informations en double. Choix :

  • Non    Désactive l'indexation (par défaut)

  • Oui - Avec doublons    Indexe le champ et autorise les valeurs en double. Par exemple, les premier et dernier noms peuvent être en double.

  • Oui - Sans doublons    Indexe le champ et n'autorise pas les valeurs en double.

Compression Unicode

Access utilise Unicode pour représenter les données dans les champs Texte, Mémo et Lien hypertexte. Unicode prend plus d'espace de stockage car il utilise 2 octets par caractère au lieu d'un seul. Pour contribuer à réduire la taille des fichiers, la valeur par défaut de la propriété Compression Unicode pour un champ Texte, Mémo ou Lien hypertexte est Oui. Si elle a la valeur Oui, tout caractère dont le premier octet est 0 est compressé lorsqu'il est enregistré et décompressé lorsqu'il est extrait.

Les données d'un champ Mémo ne sont compressées que si elles requièrent au maximum 4 096 octets d'espace de stockage après compression. Le résultat est que le contenu d'un champ Mémo peut très bien être compressé dans un enregistrement et pas dans un autre.

Mode IME

Indique un Éditeur de méthode d'entrée, un outil permettant l'utilisation des versions anglaises d'Access avec des fichiers créés en japonais ou en coréen. Valeur par défaut : Aucun contrôle. Pour plus d'informations sur l'utilisation de cette propriété, appuyez sur F1.

Mode de formulation IME

Indique le type de données que vous pouvez entrer avec un Éditeur de méthode d'entrée. Pour plus d'informations sur l'utilisation de cette propriété, appuyez sur F1.

Balises actives

Indique une ou plusieurs balises actives pour le champ et les contrôles liés au champ. Les balises actives sont des composants qui reconnaissent les types de données dans un champ et qui vous permettent d'agir en fonction de ce type. Par exemple, dans un champ Adresse de messagerie, une balise active peut commencer un nouveau message électronique ou ajouter l'adresse à une liste de contacts.

Cliquez sur Bouton Générateur pour afficher la liste des balises actives disponibles.

Format de texte

Active ou désactive l'édition au format RTF. Sélectionnez Texte enrichi pour l'activer.

Remarque : Si vous activez l'édition au format RTF pour le champ, puis liez un contrôle de zone de texte au champ, vous devez également activer l'édition au format RTF pour le contrôle.

Pour plus d’informations sur l’activation d’édition de texte enrichi pour un contrôle, puis sous mise en forme en général, voir l’article mettre en forme des données dans des tables, formulaires et états.

Aligner le texte

Indique l'alignement pour les données d'un champ Mémo. Différents choix sont possibles :

  • Général    Aligne le texte à gauche, les nombres et les dates à droite

  • Gauche    Aligne le texte, les dates et les nombres à gauche.

  • Centre    Le texte, les dates et les nombres sont tous centrés.

  • Droite    Le texte, les dates et les nombres sont tous alignés à droite.

  • Distribuer    Justifie le texte, les dates et les nombres équitablement des deux côtés du champ ou de la zone de texte

Ajouter uniquement

Spécifie s’il faut suivre les modifications des valeurs de champ. Deux paramètres sont disponibles :

  • Oui Suit les modifications. Pour afficher l’historique de la valeur d’un champ, cliquez sur celui-ci, puis sur Afficher l’historique des colonnes.

  • Non   Ne suit pas les modifications.

    Avertissement : La définition de cette propriété sur Non supprime tout historique de valeur de champ existant.


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Remarque : Avertissement traduction automatique : cet article a été traduit par un ordinateur, sans intervention humaine. Microsoft propose cette traduction automatique pour offrir aux personnes ne maîtrisant pas l’anglais l’accès au contenu relatif aux produits, services et technologies Microsoft. Comme cet article a été traduit automatiquement, il risque de contenir des erreurs de grammaire, de syntaxe ou de terminologie.

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