Insérer des champs de fusion et publipostage

Insérer des champs de fusion et publipostage

Lorsque vous commencez un publipostage électronique, une fusion d’étiquettes ou une fusion de lettres et que vous connectez votre document à votre liste de diffusion, vous pouvez ajouter des champs de fusion pour personnaliser le contenu. Les champs de fusion proviennent des en-têtes de colonnes de votre liste de diffusion (ou « source de données »). Voici un exemple qui illustre à quoi ressemblent les champs d’une liste de distribution Excel dans votre document de publipostage.

Données insérées dans les champs de fusion

Les champs de fusion que vous insérez récupèrent les informations dans votre liste de diffusion et vous permet de personnaliser chaque enveloppe, courrier électronique, étiquette ou lettre.

Pour vous éviter de devoir insérer chaque champ dans votre document, Word comprend les outils Bloc d’adresse et Formule d’appel qui ajoutent tous les champs pour une adresse ou une formule de salutation, ce qui vous évite d’avoir à ajouter chaque champ l’un après l’autre.

Ajouter un bloc d’adresse

Pour ajouter facilement un bloc d’adresse à votre lettre, enveloppe ou étiquette, utilisez l’outil Bloc d’adresse.

  1. Cliquez à l’endroit où vous voulez ajouter le bloc d’adresse dans votre document.

  2. Sélectionnez Bloc d’adresse.

Champ de fusion Insertion du bloc d’adresse

Remarque : Si la commande Bloc d’adresse n’est pas disponible, cliquez sur Sélection des destinataires et choisissez le type de liste de diffusion que vous utilisez : contacts Outlook, feuille de calcul Excel ou fichier .mdb que vous avez créé dans Word. Si vous n’avez pas encore de liste de diffusion, cliquez sur Entrer une nouvelle liste pour créer votre liste dans Word.

Word vous permet de choisir le format du nom dans l’adresse (plus ou moins formel).

Conseil : Afin que l’espacement des étiquettes soit simple, sélectionnez le champ Bloc d’adresse, cliquez sur Mise en page (Word 2013) ou Disposition (Word 2016) et tapez 0 dans les zones et Avant et Après sous Espacement.

Espacement de paragraphe

Pour s’assurer que les adresses dans une feuille de calcul Excel s’affichent correctement suite à un publipostage, voir Mettre en forme des nombres, dates et autres valeurs de fusion.

Ajouter une formule d’appel

Pour ajouter une salutation standard à votre courrier électronique ou lettre, utilisez l’outil Formule d’appel.

  1. Cliquez à l’emplacement où vous voulez ajouter la formule d’appel dans votre document.

  2. Sélectionnez Formule d’appel.

    Capture d’écran de l’onglet Publipostage dans Word, montrant la commande Formule d’appel en surbrillance

    Remarque : Si la commande Formule d’appel n’est pas disponible, sélectionnez Sélection des destinataires et sélectionnez le type de liste de diffusion que vous utilisez : contacts Outlook, feuille de calcul Excel ou fichier .mdb que vous avez créé dans Word. Si vous n’avez pas encore de liste de diffusion, cliquez sur Entrer une nouvelle liste pour créer votre liste dans Word.

  3. Choisissez le style de nom à utiliser, et définissez les autres options.

    Options Formule d’appel

    Conseil :  Pour que Word trouve les noms et les adresses dans votre liste, sélectionnez Faire correspondre les champs. Vérifiez que les champs à afficher figurent dans la liste. Si un champ souhaité est marqué Sans correspondance, sélectionnez la liste déroulante pour ce champ, puis sélectionnez le nom de colonne qui correspond à cette colonne dans votre liste.

  4. Pour vous assurer que le champ est mis en forme comme vous le souhaitez, surlignez l’intégralité du champ, y compris les marques à chaque extrémité.

    Champ Formule d’appel dans un document de fusion

  5. Sélectionnez Accueil, puis vérifiez la taille et la police.

    Groupe Police dans l’onglet Accueil

  6. Sélectionnez Interligne pour vous assurer que l’interligne est identique à celui du document.

    Interligne dans l’onglet Accueil

Une fois ajouté les champs à fusionner, tapez les informations communes aux lettres, courriers électroniques, enveloppes ou étiquettes que vous créez dans le cadre du publipostage.

Ajouter des champs de fusion individuels

Si vous souhaitez ajouter des informations de la liste de diffusion dans votre document, vous pouvez ajouter les champs de fusion un par un.

  1. Cliquez à l’endroit où vous souhaitez insérer le champ de fusion.

  2. Sélectionnez la flèche vers le bas en regard de Insérer un champ de fusion, puis sélectionnez le nom du champ.

    Menu Insérer un champ de fusion des champs disponibles

  3. Si le nom de votre champ ne s’affiche pas dans la liste, sélectionnez le bouton Insérer un champ de fusion.

    Bouton Insérer un champ de fusion

  4. Sélectionnez Champs de base de données pour afficher la liste des champs présents dans votre source de données.

  5. Remarque : Si les champs de votre source de données ne s’affichent pas, vérifiez si votre document est connecté à la source de données appropriée. Choisissez Modifier la liste des destinataires et vérifiez que le champ Source de données correspond à la source que vous souhaitiez utiliser.

  6. Sélectionnez Insérer.

Remarque : Si des nombres, devises ou dates ne sont pas correctement mis en forme, consultez Mettre en forme les nombres, dates et autres champs de fusion pour obtenir de l’aide.

Utilisation des champs de fusion avancés

Lorsque vous créez une lettre ou un courrier électronique à l’attention de tous vos clients et que vous souhaitez personnaliser le message en fonction des valeurs de certains champs de votre source de données, vous pouvez utiliser une règle pour remplir un champ. Par exemple, les factures peuvent inclure les mots « En retard » si la date d’échéance du solde impayé est passée.

Pour configurer une règle et un champ avancé, dans l’onglet Publipostage, dans le groupe Champs d’écriture et d’insertion, sélectionnez Règles, puis le type de champ à ajouter.

Bouton Règles pour ouvrir le menu Règles

Pour plus d’informations sur l’utilisation des règles de publipostage, voir Définir les règles d’un publipostage.

Pour en savoir plus sur les étapes complètes de publipostage, voir Utilisation de Word pour un publipostage électronique, Publipostage pour les étiquettes ou Utiliser le publipostage pour personnaliser des lettres.

Ajouter une date ou une heure

Pour insérer la date et/ou l’heure actuelles dans votre document, accédez à l’onglet Insertion du ruban et sélectionnez Date et heure dans le groupe Texte. Dans la boîte de dialogue Date et heure, sélectionnez le format de votre choix. Cliquez sur OK pour insérer votre sélection.

Conseil : Pour que la date ou l’heure soit mise à jour automatiquement dès que vous ouvrez ce document, cochez la case Mettre à jour automatiquement avant de cliquer sur OK.

Voir aussi

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