Insérer, créer ou supprimer un champ qui stocke des données de texte

Important :  Cet article a été traduit automatiquement, voir l’avertissement. Vous pouvez consulter la version en anglais de cet article ici.

Vous ajoutez un champ Texte à une table lorsque vous devez stocker de plus petites quantités de données de texte, comme des noms, des adresses et des numéros de téléphone. Cet article explique comment utiliser Microsoft Office Access 2007 pour ajouter et pour supprimer un champ Texte dans des tables de base de données nouvelles et existantes.

Dans cet article

Présentation des champs de texte

Ajouter un champ texte en mode feuille de données

Ajouter un champ texte en mode Création

Supprimer un champ de texte

Référence des propriétés de champ texte

Description des champs Texte

Si vous ne connaissez pas encore Office Access 2007, souvenez-vous que les données d'une base de données sont stockées dans une ou plusieurs tables. Vous pouvez afficher les informations dans une feuille de données, une grille semblable à une feuille de calcul Microsoft Office Excel 2007, ou dans un formulaire de saisie de données ou un rapport, mais c'est la base de données qui contient toutes les données, dans une ou plusieurs tables. Quant aux tables, elles sont constituées d'un ensemble de champs (colonnes), définis pour accepter un type de données spécifique. Par exemple, vous définissez un champ pour utiliser le type de données Date/Heure lorsque vous devez stocker des dates et des heures, et vous définissez un champ de type Texte pour stocker des données de type texte, comme des noms, des adresses ou des numéros de téléphone. Pour stocker de plus grandes quantités de texte (plus de 256 caractères), choisissez le type de données Mémo pour le champ.

Caractéristiques d'un champ Texte

Dans Office Access 2007, les champs Texte peuvent stocker jusqu'à 256 caractères alphanumériques. Vous pouvez afficher la totalité de ces 256 caractères dans le champ de la table et dans le contrôle d'un formulaire ou d'un rapport. En revanche, vous ne pouvez pas appliquer de mise en forme de texte enrichi aux données d'un champ Texte, alors que vous le pouvez pour un champ Mémo. Toutefois, vous pouvez utiliser des formats d'affichage personnalisés et des masques de saisie pour contrôler la saisie des données effectuée par les utilisateurs.

Pour plus d’informations sur la mise en forme des données texte, voir l’article mettre en forme des données dans des tables, formulaires et états. Pour plus d’informations sur les masques de saisie, voir l’article créer un masque de saisie pour entrer champ ou contrôler les valeurs dans un format spécifique.

Méthodes de création d'un champ Texte

Office Access 2007 propose plusieurs méthodes pour ajouter un champ Texte dans une table nouvelle ou existante :

  • Mode Feuille de données    Vous pouvez ajouter un champ de type Texte à une table nouvelle ou existante en mode Feuille de données en ajoutant un nouveau champ, puis en tapant du texte dans une ligne vierge du champ, ou en y collant un texte de 256 caractères au maximum. Vous pouvez également sélectionner le type de données Numérique dans une liste déroulante et définir des propriétés telle que Requis, qui force les utilisateurs à entrer une date dans le champ et activer la case à cocher Unique, qui force les utilisateurs à entrer dans le champ une valeur pour laquelle il n'existe aucun doublon.

  • Mode Création    Vous utilisez en mode Création pour ajouter un champ de texte et définir les propriétés du champ que vous ne pouvez pas définir en mode feuille de données. Ces propriétés incluent les masques de saisie et une valeur par défaut pour le champ. Pour plus d’informations sur les propriétés de champ que vous pouvez définir en mode Création, voir informations de référence des propriétés de champ texte à la fin de cet article.

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Ajouter un champ Texte en mode Feuille de données

Cette section explique en détail comment ajouter un champ Texte dans une table existante et dans une nouvelle table en mode Feuille de données. Si vous ne connaissez pas encore Access, sachez qu'une feuille de données est une grille semblable à une feuille de calcul Office Excel 2007.

Ajouter un champ Texte dans une table existante

  1. Cliquez sur le bouton Microsoft Office Image du bouton Office , puis sur Ouvrir.

  2. Dans la boîte de dialogue Ouvrir, sélectionnez la base de données et ouvrez-la.

  3. Dans le volet de navigation, double-cliquez sur la table que vous souhaitez modifier.

    Access ouvre la table en mode Feuille de données.

  4. Au besoin, faites défiler l'écran horizontalement pour afficher le premier champ vide. Par défaut, Access affiche Ajouter un nouveau champ dans la ligne d'en-tête de tous les nouveaux champs.

  5. Double-cliquez sur la ligne d'en-tête, puis tapez un nom pour le nouveau champ.

  6. Sélectionnez la première ligne vide sous l'en-tête, puis tapez un bloc de texte ou une combinaison de texte et de chiffres. Vous pouvez taper jusqu'à 256 caractères. Access applique automatiquement le type de données Texte au champ lorsque vous entrez du texte ou un mélange de texte et de chiffres, sans dépasser les 256 caractères. Si vous dépassez cette limite, Access applique le type de données Mémo.

    - ou -

    Collez au maximum 256 caractères de texte dans la première ligne.

  7. Enregistrez vos modifications.

Ajouter un champ Texte dans une nouvelle table

  1. Cliquez sur le bouton Microsoft Office Image du bouton Office , puis sur Ouvrir.

  2. Dans la boîte de dialogue Ouvrir, sélectionnez la base de données et ouvrez-la.

  3. Dans le groupe Tables de l'onglet Créer, cliquez sur Table.

    Access ouvre la nouvelle table en mode Feuille de données. La figure ci-dessous montre une nouvelle table :

    Table vide créée dans une nouvelle base de données

  4. Cliquez sur Enregistrer Image du bouton et dans la boîte de dialogue Enregistrer sous, entrez un nom pour la nouvelle table.

  5. Double-cliquez sur la ligne d'en-tête pour le premier champ de la table (celui qui est libellé Ajouter un nouveau champ), puis tapez un nom pour le champ.

  6. Sélectionnez la première ligne vide sous l'en-tête, puis tapez un bloc de texte ou une combinaison de texte et de chiffres. Vous pouvez taper jusqu'à 256 caractères. Access applique automatiquement le type de données Texte au champ lorsque vous entrez du texte ou un mélange de texte et de chiffres, sans dépasser les 256 caractères. Si vous dépassez cette limite, Access applique le type de données Mémo.

    - ou -

    Collez au maximum 256 caractères de texte dans la première ligne.

    - ou -

    Dans le groupe Types de données et mise en forme de la liste Type de données de l'onglet Feuille de données, sélectionnez Texte.

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Ajouter un champ Texte en mode Création

Utilisez le mode Création pour ajouter un champ Texte dans une table nouvelle ou existante, puis pour définir des propriétés que vous ne pouvez pas définir ni modifier dans le mode Feuille de données. Par exemple, vous pouvez définir un masque de saisie ou une valeur par défaut. Cette section explique en détail comment ajouter un champ Texte et définir ses propriétés.

Ajouter un champ Texte dans une table existante

  1. Cliquez sur le bouton Microsoft Office Image du bouton Office , puis sur Ouvrir.

  2. Dans la boîte de dialogue Ouvrir, sélectionnez la base de données et ouvrez-la.

  3. Dans le volet de navigation, cliquez avec le bouton droit sur la table à modifier, puis cliquez sur Mode Création .

  4. Dans la colonne Nom du champ, sélectionnez la première ligne vide, puis tapez un nom pour le champ.

  5. Sélectionnez la cellule adjacente dans la colonne Type de données, puis sélectionnez Texte dans la liste.

  6. Enregistrez vos modifications.

Ajouter un champ Texte dans une nouvelle table

  1. Cliquez sur le bouton Microsoft Office Image du bouton Office , puis sur Ouvrir.

  2. Dans la boîte de dialogue Ouvrir, sélectionnez la base de données et ouvrez-la.

  3. Dans le groupe Tables de l'onglet Créer, cliquez sur Table.

  4. Cliquez sur Enregistrer Image du bouton et dans la boîte de dialogue Enregistrer sous, entrez un nom pour la nouvelle table.

  5. Cliquez avec le bouton droit sur l'onglet de document pour la table, puis cliquez sur Mode Création.

  6. Dans la colonne Nom du champ, sélectionnez la première ligne vide, puis tapez un nom pour le champ.

  7. Sélectionnez la cellule adjacente dans la colonne Type de données, puis sélectionnez Texte dans la liste.

  8. Enregistrez vos modifications. Si vous souhaitez définir des propriétés pour ce champ, laissez la table ouverte en mode Création et poursuivez avec les étapes suivantes.

Définir ou modifier les propriétés du champ

  1. Dans l'onglet Général de la section inférieure du concepteur de table, sous Propriétés du champ, recherchez la propriété que vous souhaitez modifier.

  2. Sélectionnez le champ en regard du nom de la propriété. Selon la propriété, vous pouvez entrer des données (par exemple, le texte par défaut ou un masque de saisie), démarrer le Générateur d’Expression en cliquant sur Bouton Générateur ou sélectionner une option dans une liste.

    Pour plus d'informations sur l'utilisation de chaque propriété de champ, sélectionnez la propriété et appuyez sur F1.

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Supprimer un champ Texte

Vous pouvez utiliser le mode Feuille de données ou Création pour supprimer un champ Texte d'une table. Toutefois, si ce champ Texte contient des données, vous les perdez définitivement ; vous ne pouvez pas annuler la suppression. Il est par conséquent préférable de sauvegarder la base de données avant de supprimer des champs des tables ou d'autres composants de base de données.

Supprimer un champ Texte en mode Feuille de données

  1. Cliquez sur le bouton Microsoft Office Image du bouton Office , puis sur Ouvrir.

  2. Dans la boîte de dialogue Ouvrir, sélectionnez la base de données et ouvrez-la.

  3. Dans le volet de navigation, double-cliquez sur la table que vous souhaitez modifier.

    Access ouvre la table en mode Feuille de données.

  4. Localisez le champ Texte, cliquez avec le bouton droit sur la ligne d'en-tête (le nom), puis cliquez sur Supprimer la colonne.

Supprimer un champ Texte en mode Création

  1. Cliquez sur le bouton Microsoft Office Image du bouton Office , puis sur Ouvrir.

  2. Dans la boîte de dialogue Ouvrir, sélectionnez la base de données et ouvrez-la.

  3. Dans le volet de navigation, cliquez avec le bouton droit sur la table à modifier, puis cliquez sur Mode Création .

    Access ouvre la table en mode Création.

  4. Cliquez sur le sélecteur de ligne (le carré vide) en regard du champ Texte, puis appuyez sur SUPPR.

    - ou -

    Cliquez avec le bouton droit sur le sélecteur de ligne, puis cliquez sur Supprimer les lignes.

  5. Cliquez sur Oui pour confirmer la suppression.

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Propriétés d'un champ Texte

Lorsque vous utilisez le mode Création pour ajouter un champ Texte à une table, vous pouvez définir et modifier plusieurs propriétés pour ce champ. Le tableau qui suit énumère les propriétés d'un champ Texte, fournit une description et indique les implications de la définition ou de la modification de la propriété.

Propriété

Utilisation

Taille du champ

Contrôle la taille de vos champs Texte. Les valeurs admises vont de 0 à 255. Si vous laissez cette propriété vide, le champ accepte 256 caractères.

Format

Entrez des caractères de mise en forme personnalisés pour définir un format d'affichage. Les formats définis ici apparaissent dans les feuilles de données, les formulaires et les états.

Pour plus d’informations sur les formats personnalisés, voir l’article mettre en forme des données dans des tables, formulaires et états.

Masque de saisie

Définissez un masque de saisie quand vous devez contrôler la manière dont les utilisateurs entrent des données dans le champ.

Pour plus d’informations sur l’utilisation de masques de saisie, voir l’article créer un masque de saisie pour entrer champ ou contrôler les valeurs dans un format spécifique.

Légende

Spécifie le nom de votre champ Texte. Cette propriété accepte jusqu'à 2 048 caractères. Si vous ne spécifiez pas de légende, Access applique le nom de champ par défaut.

Valeur par défaut

Spécifie la valeur qui s'affiche automatiquement dans un champ lorsque vous créez un nouvel enregistrement. Par exemple, dans une table d'adresses, vous pouvez définir la valeur par défaut du champ Ville pour afficher une ville particulière. Lorsque les utilisateurs ajoutent un enregistrement dans la table, ils peuvent accepter cette valeur ou entrer le nom d'une autre ville. Longueur maximale : 255 caractères.

Règle de validation

Spécifie les conditions requises pour les données entrées dans un enregistrement complet, un champ individuel ou un contrôle. Lorsqu'un utilisateur entre des données qui enfreignent la règle, vous pouvez utiliser la propriété Texte de validation pour spécifier le message d'erreur qui s'affiche alors. Longueur maximale : 2 048 caractères.

Pour plus d’informations sur la création de règles de validation, voir l’article créer une règle de validation pour valider les données dans un champ.

Message si erreur

Spécifie le texte du message d'erreur qui s'affiche lorsque les utilisateurs enfreignent une règle de validation. Longueur maximale : 255 caractères.

Pour plus d’informations sur la création de règles de validation, voir l’article créer une règle de validation pour valider les données dans un champ.

Obligatoire

Lorsque cette propriété a la valeur Oui, vous devez entrer une valeur dans le champ ou dans les contrôles qui y sont liés. De plus, la valeur ne peut pas être Null.

Chaîne vide autorisée

Lorsque cette propriété est définie sur Oui, vous pouvez entrer des chaînes vides dans un champ. Une chaîne de longueur nulle ne contient aucun caractère. Vous l’utilisez pour indiquer que vous savez que n’existe aucune valeur pour un champ. Vous permet d’entrer une chaîne de longueur nulle en tapant deux guillemets droits sans espace entre eux (» «).

Indexé

Un index permet d'accélérer les requêtes, le tri et le regroupement des opérations portant sur de grandes quantités de données. Les index permettent également d'empêcher les utilisateurs d'entrer des valeurs en double. Choix proposés :

  • Non     Désactive l'indexation (option par défaut).

  • Oui (avec doublons)     Indexe le champ et autorise les doublons. Vous pouvez par exemple avoir plusieurs prénoms et noms identiques.

  • Oui (sans doublons)     Indexe le champ et n'autorise pas les doublons.

Compression unicode

Access utilise Unicode pour représenter les données des champs Texte, Mémo et Lien hypertexte. Comme Unicode utilise 2 octets par caractère au lieu de 1, il a besoin de davantage d'espace de stockage.

Pour éviter cela et optimiser les performances, Access définit par défaut cette propriété avec la valeur Oui pour les champs Texte, Mémo et Lien hypertexte. Dans ce cas, tous les caractères dont le premier octet est 0 sont compressés au moment du stockage et décompressés à la récupération.

Mode IME

Spécifie un éditeur de méthode d'entrée, un outil qui permet d'utiliser les versions anglaises d'Access avec des fichiers créés dans les versions japonaises ou coréennes. Valeur par défaut : Aucun contrôle. Pour plus d'informations sur l'utilisation de cette propriété, appuyez sur F1.

Mode de formulation IME

Spécifie le type de données que vous pouvez entrer en utilisant un éditeur de méthode d'entrée. Pour plus d'informations sur l'utilisation de cette propriété, appuyez sur F1.

Balises actives

Spécifiez une ou plusieurs balises actives pour le champ et les contrôles qui y sont liés. Les balises actives sont des composants qui reconnaissent les types de données dans un champ et vous permettent d'effectuer une action en fonction de ce type de données. Par exemple, dans un champ Adresse de messagerie, une balise active peut créer un nouveau message électronique ou ajouter l'adresse à une liste de contacts.

Cliquez sur Bouton Générateur pour afficher la liste des balises actives disponibles.

Aligner texte

Définit l'alignement des données d'un champ de type Texte. Choix :

  • Général     Aligne tout le texte à droite.

  • Général     Aligne tout le texte à gauche.

  • Centrer     Centre tout le texte.

  • Droite     Aligne tout le texte à droite.

  • Distribuer     Le texte est justifié de façon uniforme par rapport aux deux côtés du champ ou de la zone de texte.

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Remarque : Avertissement traduction automatique : cet article a été traduit par un ordinateur, sans intervention humaine. Microsoft propose cette traduction automatique pour offrir aux personnes ne maîtrisant pas l’anglais l’accès au contenu relatif aux produits, services et technologies Microsoft. Comme cet article a été traduit automatiquement, il risque de contenir des erreurs de grammaire, de syntaxe ou de terminologie.

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