Insérer, ajouter ou créer un champ dans une table

Insérer, ajouter ou créer un champ dans une table

Pour stocker de nouvelles données associées à un élément pour lequel vous disposez déjà d’une table Access, vous pouvez ajouter un champ à cette table. Supposons, par exemple, que vous ayez une table contenant le nom de famille, le prénom, l’adresse électronique, le numéro de téléphone et l’adresse postale de chacun de vos clients. Pour commencer à effectuer le suivi du moyen de communication favori de chaque client, vous pouvez ajouter un champ pour stocker ces données.

N’ajoutez pas un champ si vous pensez que chaque entité représentée dans la table aura besoin de plusieurs valeurs pour ce champ. En reprenant l’exemple précédent, n’ajoutez pas un champ dans la table si vous souhaitez lancer le suivi des commandes passées par vos clients, car chaque client passera plusieurs commandes. Créez plutôt une table afin d’y stocker les commandes, puis créez une relation entre les deux tables. Pour plus d’informations sur la création d’une table, voir l’article Présentation des tables. Pour plus d’informations sur les relations entre les tables, voir l’article Guide pour les relations entre tables.

Contenu de cet article

Vue d’ensemble

Ajouter un champ automatiquement en entrant des données

Ajouter un champ en le sélectionnant dans une liste sur la feuille de données

Ajouter un champ au milieu d’une table

Modifier un champ que vous venez d’ajouter

Vue d’ensemble

Chaque champ présente certaines caractéristiques essentielles, telles qu’un nom identifiant de manière unique le champ dans une table, un type de données définissant la nature des données, les opérations réalisables sur les données et l’espace disque requis pour le stockage de chaque valeur.

Un champ est également doté de propriétés permettant de définir l’apparence ou le comportement des données dans le champ. Par exemple, la propriété Format définit le mode d’affichage des données dans une feuille de calcul ou dans un formulaire contenant ce champ.

Il est important de prévoir comment vous allez utiliser les informations stockées dans les champs. Essayez de stocker les informations sous leur plus petite forme. Par exemple, plutôt que de stocker le nom d’une personne dans un champ, stockez ses composants dans des champs distincts pour le prénom et le nom de famille. En règle générale, si vous devez consigner, trier, rechercher ou opérer un calcul sur un élément, il est conseillé de placer cet élément dans un champ séparé.

Pour plus d’informations sur la conception d’une base de données et le choix des champs, voir l’article Concepts de base sur la conception d’une base de données.

Ajouter un champ automatiquement en entrant des données

Vous pouvez ajouter un champ à une table en entrant des données dans la dernière colonne en mode Feuille de données. Access attribue automatiquement un type de données en fonction des données entrées. La propriété Format d’un nouveau champ peut également être automatiquement définie dans Access. Par exemple, si vous entrez 10:50, Access définit automatiquement le type de données Date/Heure, et affecte à la propriété Format la valeur Medium Time (Heure réduite).

  1. Ouvrez la table à laquelle vous souhaitez ajouter un champ.

  2. Tapez vos données dans la cellule située sous l’en-tête de colonne Cliquez pour ajouter.

Ajouter un champ sur la feuille de données en le sélectionnant dans une liste

Vous pouvez ajouter un champ à la fin d’une table en le sélectionnant dans une liste :

  • Ouvrez la table, puis dans la dernière colonne, cliquez sur Cliquez pour ajouter.

Ajouter un champ au milieu d’une table

Si vous souhaitez ajouter un nouveau champ au milieu d’une table, vous pouvez en choisir un sous l’onglet Champs dans le ruban. L’onglet Champs affiche des champs prédéfinis que vous pouvez ajouter à une table lorsque vous travaillez en mode Feuille de données.

  1. Ouvrez la table en mode Feuille de données.

  2. Sélectionnez le champ situé en face de la position où vous souhaitez ajouter un nouveau champ. Par exemple, si vous souhaitez que le nouveau champ occupe la troisième position dans la table, sélectionnez le second champ.

  3. Sous l’onglet Champs, dans le groupe Ajouter et supprimer, cliquez sur le type de champ souhaité.

    Conseil :  Si le type de champ souhaité n’apparaît pas, cliquez sur Plus de champs.

Modifier un champ que vous venez d’ajouter

Vous pouvez modifier plusieurs aspects d’un champ que vous venez de créer.

Avertissement : Vous pouvez également modifier ces aspects d’un autre champ que celui que vous venez de créer. Cependant, si le champ contient déjà des données, certaines actions seront indisponibles, ou présenteront un risque de perte de données.

Renommer un champ

Pour renommer un champ, double-cliquez sur son étiquette, puis tapez le nouveau nom.

Déplacer un champ

Pour déplacer un champ, faites-le glisser vers la position souhaitée. Pour sélectionner plusieurs champs contigus à déplacer, cliquez sur le premier champ, maintenez la touche Maj enfoncée, puis cliquez sur le dernier champ. Vous pouvez ensuite faire glisser le groupe de champs sélectionné vers sa nouvelle position.

Important :  Le déplacement d’un champ modifie sa position sur la feuille de données mais ne modifie pas l’ordre des champs de la création de table. Si vous accédez aux champs par programme, l’ordre initial s’applique. Par exemple, si vous modifiez la position d’un champ sur la feuille de calcul par glisser-déplacer, puis que vous créez un formulaire dans la table à l’aide du bouton Formulaire, le champ conservera sa position d’origine.

Changer le type ou le format des données

  1. Sélectionnez le champ à modifier.

  2. Sous l’onglet Champs, dans le groupe Mise en forme, sélectionnez le type de données et le format souhaités.

    Remarque : Tous les formats ne sont pas disponibles pour tous les types de données. Définissez d’abord le premier type de données, puis, le cas échéant, définissez le format.

Autres paramètres

Vous pouvez apporter d’autres modifications à un champ à l’aide des commandes de l’onglet Champs. Toutes ces commandes ne sont pas disponibles pour tous les types de données. Pour accéder à l’aide relative à ces commandes, lancez une recherche du nom de la commande ou du type de données du champ dans l’aide en ligne. Pour changer le type de données, lancez une recherche sur base du type de données que vous souhaitez utiliser.

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