Imprimer des lettres avec publipostage

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Puisque vous connaissez désormais les bases du publipostage, nous allons essayer différentes options, par exemple l’impression de lettres. Vous trouverez tout ce dont vous avez besoin dans l’onglet Publipostage.

Vous souhaitez en savoir plus ?

Publipostage à l’aide d’une feuille de calcul Excel

Insérer des champs de fusion

Créer et imprimer des étiquettes de publipostage pour une liste d’adresses dans Excel

Utiliser Word pour un publipostage électronique

À présent que vous connaissez les concepts de base de la publication, essayons d’autres options.

Pour commencer, vous n’avez pas besoin d’utiliser l’Assistant si vous ne le souhaitez pas.

Tout ce dont vous avez besoin pour effectuer le publipostage se trouve ici, sous l’onglet Publipostage.

Cliquez sur Démarrer la fusion et le publipostage pour convertir les messages électroniques en lettres.

Nous devons simplement supprimer les liens hypertexte dans le corps du document.

Cliquez également sur Sélectionner les destinataires pour taper une nouvelle liste de destinataires incluant les adresses utiles.

Cliquez sur n’importe quel champ et commencez à taper. Appuyez sur la touche Tab pour passer à la colonne suivante ou les touches Maj+Tab pour revenir en arrière.

Lorsque vous avez terminé d’ajouter des informations pour un destinataire, cliquez sur Nouvelle entrée pour ajouter le suivant.

La saisie d’une liste peut représenter un travail conséquent, mais rappelez-vous que vous créez une base de données

réutilisable dans d’autres documents et programmes, tels que Microsoft Excel.

Nous réutiliserons la nôtre pour la création des enveloppes dans la prochaine vidéo.

Lorsque vous avez ajouté tous les destinataires, cliquez sur OK.

Choisissez ensuite l’emplacement dans lequel enregistrer le fichier de liste, tapez un nom, puis cliquez sur Enregistrer.

Vous pouvez à présent cliquer sur Modifier la liste de destinataires à tout moment pour afficher et trier la liste.

Cliquez sur le nom de fichier dans Source de données, sur Modifier pour ajouter ou supprimer des entrées, puis modifiez les données.

Cliquez simplement sur un champ, puis tapez les données.

Pour supprimer un destinataire, cliquez sur la colonne à gauche de l’entrée, puis appuyez sur Supprimer et Oui.

Lorsque vous avez terminé, cliquez sur OK et enregistrez votre liste mise à jour.

Pour finir, ajoutons un bloc d’adresse en haut de la lettre.

Cliquez avant la formule d’appel, appuyez sur la touche Entrée à deux reprises, puis cliquez sur la ligne en haut. Cliquez ensuite sur Bloc d’adresse.

Vous décidez ce que vous voulez inclure dans le bloc d’adresse à gauche, et vous pouvez afficher un aperçu des adresses ici.

Commençons par choisir un format de nom moins formel, plus adapté à la formule d’appel.

Vous pouvez ensuite choisir d’insérer le nom de la société. Pour cette lettre, le nom de la société ne s’applique pas.

Par ailleurs, comme nos clients habitent la France, nous pouvons choisir de ne pas afficher le pays ou la région.

Cette dernière option modifie le format d’adresse en fonction du pays ou de la région. Là encore, cette option ne s’applique pas.

Lorsque vous avez terminé de configurer le bloc d’adresse, cliquez sur OK. Le champ de bloc d’adresse est alors ajouté à la lettre.

À présent, si vous voulez voir à quoi ressemblent les lettres réelles plutôt que d’afficher le code de champ de publipostage, cliquez sur Aperçu des résultats.

L’adresse s’affiche correctement, mais la présentation du texte pourrait probablement être améliorée en enlevant l’espace supplémentaire entre les lignes.

Sélectionnez le bloc d’adresse, puis accédez à l’onglet Mise en page.

Vous pouvez modifier la mise en forme d’un champ de publipostage de la même façon que pour n’importe quel autre texte.

L’outil Bloc d’adresse ajoute des sauts de paragraphe à chaque ligne.

Dans ce document, un espacement est ajouté après chaque paragraphe. J’entre donc la valeur Zéro.

Tout semble parfait. Je reviens à l’onglet Publipostage, puis je clique sur Terminer et fusionner.

Même si nous avons choisi de créer une lettre, Word nous permet de l’envoyer sous la forme d’un message électronique.

Il est également possible de cliquer ici pour que Word crée un fichier de document individuel pour chaque destinataire.

Cela peut être utile si je souhaite personnaliser chaque lettre.

Dans le cas de cette lettre, je passe directement à l’étape d’impression.

Pour imprimer toutes les lettres, cliquez sur OK, puis à nouveau sur OK.

Nous allons maintenant utiliser le publipostage pour imprimer les enveloppes des lettres.

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