Importation et exportation de données professionnelles dans le Gestionnaire de contacts professionnels 2007

Important :  Cet article a été traduit automatiquement, voir l’avertissement. Vous pouvez consulter la version en anglais de cet article ici.

Vous pouvez utiliser l’Assistant Importer et exporter les données professionnelles pour importer ou exporter des données dans le Gestionnaire de contacts professionnels pour Outlook 2007.

Vous pouvez importer et exporter des données professionnelles depuis ou vers n’importe quel périphérique de stockage ou un support amovible, par exemple un autre ordinateur, une clé USB, un CD-ROM, une disquette, un disque Zip ou un réseau d’entreprise.

Que voulez-vous faire ?

Importer des données

Exporter des données

Utilisez l’Assistant pour mettre à jour une base de données existant avec les informations d’une autre base de données

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Importer des données

Vous pouvez importer les types de fichiers de données suivants à partir d’autres applications et programmes pour les utiliser dans le Gestionnaire de contacts professionnels pour Outlook :

Gestionnaire de contacts professionnels pour les données Outlook (.bcm)

Inclut les données à partir de comptes, Contacts professionnels, opportunités, projets professionnels et leurs données de l’historique des communications à partir de versions précédentes de Gestionnaire de contacts professionnels pour Outlook.

Lorsque vous importez des comptes ou des contacts professionnels, vous pouvez choisir d'importer tous les enregistrements, y compris l'historique des communications associé, ou choisir de n'importer que les enregistrements souhaités. Lorsque vous importez des enregistrements Compte ou Contact professionnel sélectionnés, leurs contacts professionnels ou comptes liés ne sont pas importés.

Personnalisations du Gestionnaire de contacts professionnels (.bcmx)

Comprend les données personnalisées issues des valeurs de champ défini par l’utilisateur. Ceci dit, seul le propriétaire de base de données ou un administrateur de l’ordinateur où se situe la base de données, peut importer les champs définis par l’utilisateur.

Microsoft Office Outlook 2007 avec des contacts et Marketing de Business Contact Manager Builder (.bcm)

Important : Notification de fermeture de service Microsoft va cesser du Service de Marketing de messagerie efficace 1er mai 2009, mais vous pouvez continuer à utiliser le service jusqu’au 1er mai 2009.

Pour importer vos Contacts professionnels dans le Service de marketing par courrier électronique, vous devez se connecter au service Service de Marketing de courrier électronique. Suivez les instructions sur la dernière page de l’Assistant Importer des données d’entreprise et d’exportation, puis les importer votre fichier dans le Service de Marketing de messagerie.

Remarque : Si vous avez précédemment importé des Contacts professionnels à partir de la liste Générateur 1.0 (ancien nom pour le Service de Marketing de messagerie), vous devez tout d’abord les exporter au format de fichier .bcm et puis importez-les dans Gestionnaire de contacts professionnels pour Outlook.

Valeurs séparées par des virgules (.csv)

Inclut les données dans le format fichier de valeurs séparées par des virgules (.csv), qui est séparé par des virgules, quel que soit le séparateur de liste figurant dans votre système d’exploitation Windows. Le séparateur de liste se trouve dans Le panneau de configuration, dans Options régionales et linguistiques, sous l’onglet Options régionales mise en forme des données dans le format de fichier .csv est une façon d’importer des données dans Gestionnaire de contacts professionnels pour Outlook à partir de programmes tels que Windows Live Mail. Pour savoir comment importer des données à partir de Windows Live Mail dans Outlook, voir Importer courriers électroniques à partir de Windows Live Mail.

Pour importer une liste de produits et services qui se trouve dans le format de fichier .csv, utilisez l’Assistant Importation de la liste des produits et services.

Afin de s’assurer que les catégories de la liste importée correspondent à celles du Gestionnaire de contacts professionnels pour Outlook, dans le menu Gestionnaire de contacts professionnels, cliquez sur Liste Produits et services et confirmez les catégories actuellement utilisées.

Pour importer une liste de produits et services depuis votre système de comptabilité, Gestionnaire de contacts professionnels pour Outlook et votre système de comptabilité doivent être intégrés. Pour plus d’informations sur l’inclusion d’éléments de produits et services depuis votre système de comptabilité dans Gestionnaire de contacts professionnels pour Outlook, voir à propos des éléments de produits et services dans le Gestionnaire de contacts professionnels.

Base de données Access (.mdb, .accdb)

Comprend les données aux formats de fichier Microsoft Office Access.

Classeur Excel * (.xls, .xlsx)

Comprend les données aux formats de fichiers Microsoft Office Excel (Office 2003 minimum).

Pour utiliser Office 2003 pour ouvrir des documents créés à l’aide des formats de fichier du système Office 2007 tels que .xslx, téléchargez le Pack de compatibilité Microsoft Office pour les formats de fichier Word, Excel et PowerPoint 2007 à partir du site Web de Microsoft.

Les informations suivantes orientent quant aux en-têtes de colonne à utiliser dans Excel*. Sollicitez également de l’aide auprès d’autres utilisateurs en visitant le site dédié au groupe de discussion sur le Gestionnaire de contacts professionnels pour Outlook (microsoft.public.outlook.bcm).

Remarques : 

  • Au moins une colonne de la feuille de calcul Excel* doit contenir un en-tête avec l’intitulé Ville.

  • La ligne contenant les en-têtes de colonne doit être la première de la feuille de calcul. Certaines cellules d’en-têtes peuvent être vides. Par exemple, Nom; <vide>; Rue; Ville.

  • Ne faites figurer aucune information au-dessus de la ligne d’en-têtes de colonne.

  • Mapper les en-têtes de colonne pour faire correspondre les étiquettes sur les enregistrements du Gestionnaire de contacts professionnels. Pour plus d’informations sur les champs de mappage, voir faire correspondre les champs dans le Gestionnaire de contacts professionnels.

* L’édition autonome de Microsoft Office Outlook 2007 avec le Gestionnaire de contacts professionnels peut être utilisée avec Excel 2007 ou Excel 2003.

Contacts Outlook (.pst)

Comprend les contacts au format de fichier Microsoft Office Outlook ( .pst)

Pour plus d’informations sur la façon de copier ou déplacer un contact individuel dans Gestionnaire de contacts professionnels pour Outlook, voir Copier ou déplacer des contacts Outlook individuels dans le Gestionnaire de contacts professionnels.

Remarque : Les contacts Outlook sont différents des contacts dans le Gestionnaire. L’importation, la copie ou le déplacement d’un contact Outlook dans le Gestionnaire de contacts professionnels pour Outlook entraîne la création d’un enregistrement séparé et distinct dans le Gestionnaire de contacts professionnels pour Outlook qui n’est pas synchronisé avec l’enregistrement de contact Outlook. Les modifications apportées à un enregistrement de contact dans le Gestionnaire créé à partir d’un contact Outlook ne sont pas reflétées dans l’enregistrement de contact Outlook et inversement.

Microsoft prospects (.bcm)

Comprend un fichier Microsoft Sales Leads issu de versions antérieures du Gestionnaire de contacts professionnels pour Outlook.

ACT ! (.dbf, .pad)

L’ACT ! application doit être déjà installée sur votre ordinateur avant de commencer à importer des données d’ACT ! format de fichier. L’Assistant Importation de données professionnelles et d’exportation utilise son outil de conversion pour convertir ce type de fichier au format de fichier du Gestionnaire de contacts professionnels, avant d’importer les données.

Remarque : ACT ! versions incluent ACT ! 9/2007, ACT ! 8/2006, ACT ! 7/2005, ACT ! ACT 2003/6, ! ACT 2000/5, ! 4. Téléchargez et installez le Service Pack 1 pour Office 2007 qui prend en charge pour l’importation de données métiers à partir de ACT ! 2007/9 et améliorée prise en charge de ACT ! 2006/8. L’édition autonome de Microsoft Office Outlook 2007 avec le Gestionnaire de contacts professionnels comprend cette prise en charge. La version anglaise de Gestionnaire de contacts professionnels pour Outlook peut uniquement convertir ACT ! données créées à l’aide d’une version États-Unis d’ACT !.

QuickBooks (.iif)

Un fichier au format .iff à partir de n’importe quelle version de QuickBooks peut être importé. L’Assistant Importation de données professionnelles et d’exportation utilise son outil de conversion pour convertir ce type de fichier au format de fichier du Gestionnaire de contacts professionnels, avant d’importer les données.

Autres types de fichiers

Contacts professionnels à partir de programmes tels que Outlook Express peuvent être importées dans Gestionnaire de contacts professionnels pour Outlook si les données peuvent être converties en un fichier séparées par des virgules (.csv) virgule, consultez l’aide pour le programme à partir duquel vous souhaitez importer des données.

Importer un fichier ou dossier en utilisant l’Assistant Importer et exporter les données professionnelles

  1. Dans le menu Gestionnaire de contacts professionnels, pointez sur Outils de base de données, puis cliquez sur Importer et exporter.

  2. Cliquez sur Importer un fichier, puis cliquez sur Suivant.

  3. Sélectionnez le type de fichier à importer, puis cliquez sur Suivant.

    Si vous sélectionnez ACT ! (.dbf .pad) ou des formats de QuickBooks (.iif) :

    Remarque : ACT ! versions incluent ACT ! 9/2007, ACT ! 8/2006, ACT ! 7/2005, ACT ! ACT 2003/6, ! ACT 2000/5, ! 4. Téléchargez et installez le Service Pack 1 pour Office 2007 qui prend en charge pour l’importation de données métiers à partir de ACT ! 2007/9 et améliorée prise en charge de ACT ! 2006/8. L’édition autonome de Microsoft Office Outlook 2007 avec le Gestionnaire de contacts professionnels comprend cette prise en charge. La version anglaise de Gestionnaire de contacts professionnels pour Outlook peut uniquement convertir ACT ! données créées à l’aide d’une version États-Unis d’ACT !.
    L’importation de données métiers à partir de toutes les versions de QuickBooks est pris en charge.

    1. Cliquez sur Convertir les données pour convertir vos données au format de fichier du Gestionnaire de contacts professionnels. Le fonctionnement de cet outil ressemble à celui d'un Assistant dans la mesure où il permet l'importation de ces types de fichiers.

    2. Dans l’outil de Conversion de données, cliquez sur suivant.

    3. Sélectionnez le programme qui a créé les données à convertir, et cliquez sur Suivant.

    4. Accédez au fichier à convertir, et cliquez sur Suivant.

    5. Suivez les instructions stipulées par l'outil de conversion de données.

      Pour obtenir une assistance avec une page de l’Assistant, cliquez sur aide dans cette page.

    6. Lorsque la conversion de données est terminée, cliquez sur Fermer pour quitter l'outil de conversion de données et revenir à l'Assistant Importer et exporter les données professionnelles.

  4. Suivez les instructions stipulées par l'Assistant Importer et exporter les données professionnelles.

    Pour obtenir de l’aide sur une page de l’Assistant, cliquez sur Aide dans cette page.

Exporter des données

Vous pouvez exporter des données depuis le Gestionnaire de contacts professionnels pour Outlook pour les utiliser dans d’autres applications ou programmes en les convertissant dans l’un des formats suivants :

Données du Gestionnaire de contacts professionnels (.bcm)

Comprend les comptes, les contacts professionnels, les opportunités, les projets professionnels et leurs données de l’historique des communications issues des précédentes versions du Gestionnaire de contacts professionnels pour Outlook.

Vous pouvez exporter la liste des produits et services dans Gestionnaire de contacts professionnels pour Outlook ainsi que des enregistrements compte ou Contact professionnel dans le format de fichier .bcm à l’aide de l’Assistant importation de données professionnelles et d’exportation. La liste des produits et services ne peuvent pas être exportés dans le format de fichier .csv et ne peuvent pas être exportés indépendamment des enregistrements compte ou Contact professionnel.

Personnalisations du Gestionnaire de contacts professionnels (.bcmx)

Ce type de fichier comprend les champs et les données définis par l’utilisateur.

Valeurs séparées par des virgules (.csv)

Ce type de fichier comprend les données exportées depuis le Gestionnaire de contacts professionnels pour Outlook vers le format .csv et séparées par des virgules, indépendamment du séparateur de liste situé dans le système d’exploitation Windows. Le séparateur de liste se configure dans Panneau de configuration, dans la boîte de dialogue Options régionales et linguistiques, sous l’onglet Options régionales.

Impossible d’exporter des données à partir de la liste des produits et services en utilisant le format de fichier fichier de valeurs séparées par des virgules (.csv). Une liste de produits et services peut être importée si elle est dans le format de fichier .csv.

Conseil : Exporter vers Excel Pour exporter des comptes ou des contacts professionnels dans Excel, suivez la procédure ci-après et exportez les données professionnelles. Dans l’Assistant Importer et exporter les données professionnelles, cliquez sur Valeurs séparées par des virgules (.csv). Le fichier .csv exporté peut alors s’ouvrir dans Excel.

Exporter des données professionnelles

  1. Dans le menu Gestionnaire de contacts professionnels, pointez sur Outils de base de données, puis cliquez sur Importer et exporter.

  2. Cliquez sur Exporter un fichier, puis sur Suivant.

  3. Sélectionnez le type de fichier à exporter, puis cliquez sur Suivant.

    Vous pouvez également inclure l’ensemble de l’historique des communications dans le fichier exporté. L’historique comprend les comptes, les contacts professionnels et les messages électroniques liés. Vous pouvez également spécifier l’emplacement et le nom du fichier à exporter.

  4. Suivez les instructions stipulées par l’Assistant Importer et exporter les données professionnelles.

    Pour obtenir de l’aide sur une page de l’Assistant, cliquez sur Aide dans cette page.

    Pour plus d’informations sur l’exportation d’un seul enregistrement compte ou Contact professionnel, consultez la rubrique résoudre les problèmes l’importation et exportation des données métier dans le Gestionnaire de contacts professionnels .

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Utiliser l’Assistant pour mettre à jour une base de données existante à partir des informations d’une autre base de données

Vous pouvez utiliser l’Assistant Importer et exporter les données professionnelles pour mettre à jour une base de données existante à partir des informations d’une autre base de données de Gestionnaire de contacts professionnels. Procédez comme suit :

  1. Sauvegardez votre base de données actuelle. Les données d’une autre base de données ou d’une base de données source seront ajoutées à votre base actuelle à la fin de cette procédure.

    Procédure

    1. Dans le menu Gestionnaire de contacts professionnels, pointez sur Outils de base de données, puis cliquez sur Gérer la base de données.

    2. Sous l’onglet Sauvegarder/Restaurer, cliquez sur Sauvegarder la base de données.

      Pour plus d’informations sur la façon de sauvegarder votre base de données, voir sauvegarder les données du Gestionnaire de contacts professionnels. Par défaut, dans Windows XP, la copie de sauvegarde de la base de données est enregistrée dans : C:\Documents and Settings\< nom_utilisateur >\My Documents\My Business\Backups. Dans Windows Vista, la copie de sauvegarde de la base de données est enregistrée dans : C:\Users\< nom_utilisateur >\Documents\My Business\Backups.

  2. Sélectionnez la base de données source. La base de données source est celle qui contient les données professionnelles à importer dans votre base de données actuelle.

    Procédure

    1. Dans le menu Gestionnaire de contacts professionnels, pointez sur Outils de base de données.

    2. Cliquez sur Créer ou sélectionner une base de données.

      L’option Sélectionner une base de données existante est activée par défaut.

    3. Indiquez l’emplacement (ou le nom d’ordinateur) de la base de données source, puis cliquez sur Se connecter.

      Remarque : Si la base de données source est stockée sur un autre ordinateur, la base de données doit être partagé avant de vous connecter à celui-ci.

    4. Sélectionnez le nom de la base de données source, puis cliquez sur Suivant.

  3. Exportez la base de données source.

    Procédure

    1. Dans le menu Gestionnaire de contacts professionnels, pointez sur Outils de base de données, puis cliquez sur Importer et exporter.

    2. Cliquez sur Exporter un fichier, puis sur Suivant.

    3. Sélectionnez Données du Gestionnaire de contacts professionnels, puis cliquez sur Suivant.

    4. Sélectionnez Exporter tout ou les données à exporter, puis cliquez sur Suivant.

    5. Indiquez l’emplacement du fichier exporté et sélectionnez les options de votre choix sous Exporter l’historique et Exporter les produits.

    6. Pour ce faire, suivez les instructions affichées à l'écran.

  4. Une fois l’exportation terminée, restaurez la base de données d’origine.

    Procédure

    1. Dans le menu Gestionnaire de contacts professionnels, pointez sur Outils de base de données, puis cliquez sur Gérer la base de données.

    2. Sous l’onglet Sauvegarder/Restaurer, cliquez sur Restaurer la base de données et suivez les instructions.

  5. Importez la base de données source sans doublons.

    Procédure

    1. Dans le menu Gestionnaire de contacts professionnels, pointez sur Outils de base de données, puis cliquez sur Importer et exporter.

    2. Cliquez sur Importer un fichier, puis sur Suivant.

    3. Sélectionnez Données du Gestionnaire de contacts professionnels (.bcm)

    4. Parcourez l’arborescence à la recherche du fichier source que vous venez de créer, sélectionnez Mettre à jour les doublons, puis choisissez ou non d’inclure les éléments de l’historique des communications ou les personnalisations.

    Remarques : 

    • L'importation ou l'exportation de données professionnelles provenant des diverses régions du monde n'est pas recommandée car certaines structures et types de données sont inconvertibles.

    • Avant de commencer l’importation, sauvegardez vos données Gestionnaire de contacts professionnels pour Outlook. Une importation est irréversible, vous ne pouvez annuler ce processus qu’en supprimant les données importées manuellement.

    • Pour importer des produits et services, utilisez l’outil Importer dans la Liste Produits et services.

    • Avant de commencer l’exportation, sauvegardez votre fichier. Une exportation est irréversible, vous ne pouvez annuler ce processus qu’en supprimant les données exportées manuellement.

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Remarque : Avertissement traduction automatique : cet article a été traduit par un ordinateur, sans intervention humaine. Microsoft propose cette traduction automatique pour offrir aux personnes ne maîtrisant pas l’anglais l’accès au contenu relatif aux produits, services et technologies Microsoft. Comme cet article a été traduit automatiquement, il risque de contenir des erreurs de grammaire, de syntaxe ou de terminologie.

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