Plusieurs actions sont nécessaires pour conserver votre liste de contacts à jour. Cet article vous aide à organiser vos contacts pour retrouver plus facilement les personnes que vous devez contacter.
Que voulez-vous faire ?
Rechercher des personnes
La zone de recherche est située dans la liste de contacts, sous l’icône Contacts, et dans l’affichage Téléphone, sous l’icône Téléphone. Vous pouvez rechercher par noms ou par compétences (fonction), puis les ajouter à votre liste de contacts.
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Dans la zone de recherche, tapez un nom, une adresse électronique ou un numéro de téléphone. Vous pouvez même taper le nom d’un groupe de distribution ou un alias. Le logiciel de communication Microsoft Lync 2010 affiche les résultats au fur et à mesure de la saisie. Si plusieurs contacts ou groupes apparaissent, celui présent dans votre liste de contacts apparaîtra en haut de la liste. Tous les contacts et non-contacts disposeront d’une barre d’état verticale, à gauche de l’image de la personne, qui indiquera la présence, telle que Disponible, Hors ligne ou Occupé.
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Si votre société utilise les services Microsoft SharePoint, les boutons Nom et Compétence apparaîtront sous la zone de recherche. Vous pouvez rechercher par mot clé, tel que la fonction ou un domaine de compétence. Cliquez sur Compétence pour en afficher d’autres présentant des domaines de compétence ou des fonctions similaires. Cliquez sur la croix (X) dans la zone de recherche pour revenir à la liste de contacts.
Ajouter un contact
La rubrique précédente vous a expliqué que vous pouvez rechercher une personne à l’aide de son nom, de son alias de messagerie, ou d’un numéro de téléphone. Pour cette procédure, nous allons utiliser comme exemple, une recherche par nom. Après avoir terminé votre recherche, une liste de personnes dont les noms correspondent à la recherche s’affiche. Sur la carte de visite de la personne, vous pouvez utiliser Ajouter à la liste des contacts ou le bouton Ajouter.
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Naviguez dans les résultats de la recherche jusqu’à la personne que vous souhaitez ajouter à la liste de contacts. Sur la carte de visite de la personne, cliquez avec le bouton droit de la souris, puis cliquez sur Ajouter à la liste de contacts. Ou bien, cliquez sur la flèche vers le bas du bouton Ajouter.
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Si vous avez défini des groupes ou des catégories de contacts, une liste de ces groupes s’affiche. Sélectionnez un groupe de contacts dans lequel placer le contact.
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Si vous n’avez pas défini de groupes, mais que vous souhaitez le faire, cliquez sur Ajouter à un nouveau groupe, puis tapez le nom du nouveau groupe que vous voulez créer.
Conseil : Tapez le nom complet de la personne (ou une grande partie) dans la zone de recherche, car si vous tapez uniquement le prénom et qu’il s’agit d’un prénom courant, vous obtiendrez de très nombreux résultats. Si votre société a configuré une limite pour le nombre de personnes qui s’affiche, vous devrez affiner votre recherche ou la recommencer si le contact que vous souhaitez n’est pas répertorié.
Le nombre de contacts maximum par défaut pouvant être ajouté est 1 000. Le nombre réel est défini par votre équipe de support. Contactez-la pour obtenir des informations, si ce nombre ne vous a pas été transmis.
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Sélectionner plusieurs contacts
Il est parfois plus efficace de sélectionner plusieurs contacts en même temps. C’est par exemple le cas lorsque vous préparez une invitation pour une réunion.
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Pour sélectionner plusieurs contacts qui ne sont pas à la suite les uns des autres, maintenez la touche Ctrl enfoncée lorsque vous cliquez sur ces derniers.
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Pour des contacts situés à la suite les uns des autres, maintenez enfoncée la touche Maj lorsque vous cliquez, ou utilisez les flèches directionnelles pour les sélectionner.
Ajouter des personnes extérieures à votre société dans la liste de contacts
Lync 2010 peut afficher les informations de présence des contacts qui utilisent des services de messagerie électronique, tels que le réseau de services Internet Windows Live (y compris MSN et Hotmail), AOL® et Yahoo!®, et qui sont connectés à Lync. Les utilisateurs fédérés (utilisateurs extérieurs à votre société) peuvent participer à des activités comme le partage d’informations de présence, émettre des appels Lync et organiser des vidéoconférences.
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Ouvrez Lync, puis, dans la zone de recherche, tapez l’adresse électronique d’une personne à ajouter à votre liste de contacts.
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Dans la carte de visite qui apparaît, cliquez sur le bouton Ajouter.
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Sélectionnez un groupe de contacts dans lequel placer le contact. Vous pouvez également créer un groupe en saisissant le nom en regard du champ Nouveau groupe.
Certains utilisateurs ne disposent pas de compte électronique dont le service est fédéré avec Lync. Vous pouvez tout de même ajouter ces utilisateurs à votre liste de contacts de la même façon que vous ajoutez les utilisateurs fédérés, mais vous n’obtiendrez aucune information de présence.
D’autres utilisateurs se connectent à un site fédéré à l’aide d’un identifiant (adresse électronique) qui n’est pas fédéré. Dans ce cas, utilisez le format utilisateur(non-federe.com)@societe-federee.com--par exemple, MrContoso(gmail.com)@msn.com.--quand vous ajoutez le contact. L’utilisation de ce format vous garantit que la présence s’affichera dans Lync.
Pour obtenir une démonstration vidéo de l’ajout d’un contact, voir Vidéo : Ajouter un contact.
Créer un groupe
Une fois que vous avez trouvé les contacts souhaités, vous pouvez les ajouter à un groupe de contacts pour pouvoir les retrouver plus facilement par la suite. Lync remplit automatiquement les Contacts fréquents avec les 10 contacts avec qui vous communiquez le plus souvent. Vous pouvez également « attacher » vos contacts les plus fréquents en haut du groupe pour un accès plus rapide. Dans un premier temps, Lync place les membres de votre équipe dans la liste de contacts attachés.
Attacher ou enlever un contact fréquent en haut d’un groupe
Pour attacher ou enlever un contact fréquent, effectuez l’une des opérations suivantes :
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Ouvrez Lync, puis, dans votre liste de Contacts, cliquez avec le bouton droit sur la personne et cliquez sur Ajouter aux contacts fréquents.
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Pour enlever un contact en haut de l’écran, cliquez avec le bouton droit et cliquez sur Retirer des contacts fréquents.
Créer un groupe
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Ouvrez Lync, puis, dans votre liste de contacts, cliquez avec le bouton droit sur le nom d’un groupe (par exemple, Contacts fréquents), cliquez sur Créer un groupe et nommez le groupe.
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Pour ajouter des personnes à un nouveau groupe, recherchez un contact, pointez sur le nom des contacts dans les résultats de la recherche, puis cliquez sur le signe plus (+). Vous pouvez également cliquer avec le bouton droit sur le contact dans les résultats de la recherche, cliquez sur Ajouter à la liste de Contacts, puis cliquez sur le nom du groupe.
Remarque : Quand vous créez votre premier groupe de contacts, Lync crée automatiquement un groupe appelé Autres contacts. Vous pouvez affecter à ce groupe des contacts qui ne doivent pas se trouver dans un groupe spécifique.
Effacer ou supprimer un groupe
Pour supprimer un groupe que vous avez créé :
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Sélectionnez Groupes dans la zone située au-dessus de votre liste de contacts. (Si vous ne la voyez pas, cliquez sur la flèche vers le bas directement sous le champ Rechercher pour afficher les boutons Groupes, Statut et Niveaux.)
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Cliquez avec le bouton droit sur le nom du groupe à supprimer, puis sélectionnez Supprimer le groupe dans le menu déroulant.
Remarque : Les groupes Contacts fréquents et Autres contacts sont automatiquement générés et donc ne peuvent pas être supprimés.
Renommer un groupe
Pour renommer un groupe :
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Cliquez avec le bouton droit sur le nom du groupe dans la liste de contacts, sélectionnez Renommer le groupe, et tapez un nouveau nom.
Trier et afficher vos contacts
Vous pouvez trier vos contacts en fonction de plusieurs catégories (statut, appartenance à un groupe et niveau de confidentialité), et vous pouvez choisir comment afficher les listes individuelles.
Trier les contacts dans la liste de contacts
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Pour organiser vos contacts afin que ceux qui sont en ligne s’affichent en haut de la fenêtre, cliquez sur Statut. Vos contacts en ligne s’affichent en premier, suivis par ceux ayant un statut Absent, Inconnu et Indisponible.
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Pour afficher vos contacts en fonction des groupes dont ils sont membres (y compris les groupes par défaut Contacts fréquents et Autres Contacts et tous les groupes que vous avez créé), cliquez sur Groupes.
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Pour trier vos contacts en fonction de leur niveau de confidentialité, cliquez sur Niveaux. (Pour obtenir des informations sur le niveau d’un contact, cliquez avec le bouton droit sur un contact, puis pointez sur Modifier les niveaux de confidentialité.)
Modifier l’aspect des entrées individuelles de votre liste de contacts
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Cliquez sur la flèche en regard du bouton Options d’affichage sous la zone de recherche pour afficher le menu Options de mise en page.
Selon le tri sélectionné pour les contacts, différentes options apparaissent dans le menu. Par exemple, vous pouvez choisir d’afficher des « noms amicaux » au lieu des adresses électroniques ou des statuts au lieu des noms seuls. Si votre société a activé l’affichage des images des contacts dans la liste de contacts, vous pouvez choisir d’afficher ou non les images, ce qui affecte le nombre de contacts pouvant tenir dans la fenêtre. (Si vous n’affichez pas les images, le choix réside entre le nom seul sur une ligne ou le nom et des informations sur une seconde ligne.)
Remarque : Vous pouvez également désactiver toutes les images dans Lync en cliquant sur Mon image dans la boîte de dialogue Lync - Options. Pour plus d’informations, voir Définir les options relatives aux images.
Modifier la façon dont Lync affiche les contacts
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Dans votre liste de contacts, cliquez sur le bouton Options d’affichage sous la zone de recherche pour passer d’une à deux lignes d’informations par contact. Si votre société utilise des photos pour les contacts, un affichage sur deux lignes affiche les photos.
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Pour plus de choix, cliquez sur la flèche vers le bas en regard des Options d’affichage pour ouvrir le menu Options de mise en page.
Afficher les contacts par niveau de confidentialité (anciennement appelée niveau d’accès)
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Dans votre liste de contacts, cliquez sur le bouton Niveaux sous la zone de recherche.
Pour connaître les informations révélées pour chaque niveau de confidentialité, voir Contrôler l’accès à vos informations de présence.
Déplacer, copier et supprimer des contacts
Dans votre liste de contacts, procédez comme suit pour déplacer, copier et supprimer des contacts.
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Pour déplacer un contact, cliquez avec le bouton droit sur le contact, pointez sur Placer le contact dans, puis cliquez sur le groupe souhaité.
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Pour copier le contact vers un autre groupe, cliquez avec le bouton droit sur le contact, cliquez sur Copier le contact dans, puis cliquez sur le groupe souhaité.
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Pour supprimer le contact d’un groupe, cliquez avec le bouton droit sur le contact, puis cliquez sur Supprimer du groupe.
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Pour supprimer complètement le contact, cliquez avec le bouton droit sur le contact, puis cliquez sur Supprimer de la liste de Contacts.
Important : Quand vous supprimez un contact d’un groupe, il sera supprimé de votre liste de contacts, sauf s’il appartient à un autre groupe.
Remarque : Votre liste de contacts ne peut pas être exportée ou copiée par d’autres utilisateurs Lync. La liste de contacts de chaque personne est différente, car chaque personne a des contacts, des niveaux de confidentialité et de préférences de communications spécifiques. Vous pouvez simplement partager des contacts professionnels clés avec vos collègues en créant une liste de distribution de contacts dans Outlook à partir de laquelle les utilisateurs peuvent choisir ou non d’ajouter des contacts à leur liste dans Lync.
Important : Selon l’affichage sélectionné pour les contacts (par groupe, état ou niveau), les fonctions de déplacement et de copie diffèrent. Notez que le fait de faire glisser des contacts entre les groupes de niveaux de confidentialité modifie le niveau de confidentialité du contact.
Afficher une carte de visite
Selon le niveau de confidentialité qu’un contact vous a accordé, vous pouvez aussi bien voir son agenda qu’une note personnelle. La carte de visite permet d’établir une connexion avec le contact, comme le démarrage d’une conversation par messagerie instantanée, l’appel, la planification d’une réunion ou l’envoi d’un courrier électronique.
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Dans votre liste de contacts, pointez sur l’image d’un contact (ou l’icône de son statut, si les images ne sont pas affichées) pour consulter une carte de visite basique.
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Pour obtenir plus d’informations, cliquez sur le bouton Développer la carte de visite (flèche vers le bas) situé dans le coin inférieur droit.
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Pour garder la carte de visite visible, cliquez sur le bouton Attacher situé dans le coin supérieur droit de la carte. Vous pouvez faire glisser la carte vers un emplacement pratique du Bureau.
Ajouter un indicateur à un contact
Vous pouvez marquer ou « ajouter un indicateur » à un contact de la liste de contacts afin d’être averti lorsqu’il ou elle devient disponible. Lync affichera une notification dès que le statut du contact deviendra Disponible.
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Dans la liste de contacts, cliquez avec le bouton droit sur le nom de la personne à laquelle vous souhaitez ajouter un indicateur.
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Cliquez sur Indicateur d’alertes de changement de statut.
Pour obtenir une démonstration vidéo de l’ajout d’indicateur à un contact, voir Vidéo : Ajouter un indicateur à un contact.
Bloquer un contact
Pour bloquer des contacts individuels pour qu’ils ne puissent pas vous joindre avec Lync, procédez ainsi :
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Cliquez avec le bouton droit sur le contact dans la liste de contacts, puis cliquez sur Changer le niveau de confidentialité.
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Cliquez sur Contact bloqué.
Pour plus d’informations sur les paramètres de niveau de confidentialité, voir Foire aux questions sur la présence, les contacts et la messagerie instantanée.
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