Guide pour les champs à plusieurs valeurs

Important :  Cet article a été traduit automatiquement, voir l’avertissement. Vous pouvez consulter la version en anglais de cet article ici.

Dans la plupart des systèmes de gestion de base de données, vous ne pouvez stocker qu'une seule valeur dans un champ, y compris dans les versions précédentes de Microsoft Access. Dans Microsoft Office Access 2007, vous avez aussi la possibilité de créer un champ contenant plusieurs valeurs, par exemple une liste de catégories auxquelles vous avez attribué un problème. Les champs à plusieurs valeurs sont utiles dans certaines situations, par exemple lorsque vous utilisez Office Access 2007 pour manipuler des informations stockées dans une liste Windows SharePoint Services 3.0 et que cette liste contient un champ utilisant un des types de champ à plusieurs valeurs disponibles dans Windows SharePoint Services.

Cette rubrique décrit les champs à plusieurs valeurs de Office Access 2007 et de Windows SharePoint Services, indique comment les créer et quand les utiliser, ainsi que comment les utiliser dans une requête.

Dans cet article

Qu’est un champ à plusieurs valeurs ?

Champs à plusieurs valeurs dans Windows SharePoint Services

Quand utiliser un champ à plusieurs valeurs

Comment créer un champ à plusieurs valeurs

À l’aide de l’Assistant liste de choix

Modifier la conception d’un champ à plusieurs valeurs

Comment utiliser un champ à plusieurs valeurs dans une requête

Définition d'un champ à plusieurs valeurs

Supposons que vous avez une tâche à attribuer à l'un de vos employés ou prestataires de services, mais que vous trouvez plus judicieux de l'attribuer à plusieurs personnes. Dans Office Access 2007, vous pouvez créer un champ à plusieurs valeurs, ce qui permet de sélectionner les personnes dans une liste.

Champ à plusieurs valeurs

Lorsque vous cliquez sur une zone de liste déroulante, vous voyez que les cases à cocher des éléments sélectionnés sont activées. Vous pouvez ensuite activer ou désactiver des éléments de la liste, puis cliquer sur OK pour soumettre vos choix.

Zone de liste déroulante de champ à plusieurs valeurs

Les personnes sélectionnées sont stockées dans le champ à plusieurs valeurs, séparées par des virgules (par défaut) lors de l'affichage.

Champ à plusieurs valeurs séparées par des virgules

Les champs à plusieurs valeurs ont été créés spécialement pour les situations dans lesquelles vous souhaitez sélectionner et stocker plusieurs choix, sans qu'il soit nécessaire de créer une structure de base de données plus complexe. Les champs à plusieurs valeurs sont importants également pour l'intégration avec Windows SharePoint Services, car les listes SharePoint les prennent aussi en charge.

Vous vous demandez peut-être pour quelle raison Office Access 2007 vous permet de stocker plusieurs valeurs dans un champ, alors que c'est impossible dans la plupart des systèmes de gestion de base de données relationnelle. C'est parce que le moteur de base de données de Office Access 2007 ne stocke pas réellement les valeurs dans un seul champ. Même si vous ne voyez et n'utilisez qu'un seul champ, les valeurs sont en réalité stockées séparément et gérées dans des tables système cachées. Le moteur de base de données Access prend en charge tous ces aspects en séparant automatiquement les données pour les restituer ensuite dans le même champ.

Techniquement parlant, un champ Access à plusieurs valeurs fonctionne comme une relation de plusieurs à plusieurs. Prenons par exemple une table d'événements où vous attribuez la responsabilité de chaque événement à un ou plusieurs employés. Supposons que vous avez créé à cet effet un champ à plusieurs valeurs nommé « AffectéÀ ». Nous sommes bien dans le contexte d'une relation de plusieurs à plusieurs entre les événements et les employés. En effet, plusieurs employés peuvent être affectés à un événement quelconque et un employé peut aussi être affecté à plusieurs événements.

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Champs à plusieurs valeurs dans Windows SharePoint Services

Windows SharePoint Services 2.0 prend en charge une colonne Choix qui vous permet de sélectionner et de stocker plusieurs choix dans le même champ. Dans Windows SharePoint Services 3.0, vous pouvez aussi créer un champ Liste de choix pour sélectionner et stocker plusieurs choix dans le même champ. Pour que Office Access 2007 s'intègre avec Windows SharePoint Services et prenne en charge ses types de champ, Office Access 2007 met en œuvre la prise en charge des champs à plusieurs valeurs.

Lorsque vous établissez un lien avec une liste SharePoint qui emploie un de ces types de données à plusieurs valeurs, Office Access 2007 crée et utilise automatiquement un type Access à plusieurs valeurs, localement.

Lorsque vous exportez une table Access dans une liste SharePoint et que cette table Access contient un champ à plusieurs valeurs, ce champ est converti en un des types de champ à plusieurs valeurs disponibles dans Windows SharePoint Services. De la même manière, lorsque vous déplacez une base de données Access vers un site SharePoint et que cette base de données contient des tables Access avec des champs à plusieurs valeurs, chacun de ces champs est converti dans un des types de champ à plusieurs valeurs de Windows SharePoint Services.

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Quand utiliser un champ à plusieurs valeurs

Pensez à créer un champ à plusieurs valeurs lorsque vous voulez :

  • Stocker une sélection de plusieurs valeurs à partir d'une liste de choix, lorsque cette liste de choix est relativement petite.

    Créez le champ à plusieurs valeurs dans Office Access 2007 à l'aide de l'Assistant Liste de choix, en mode Création de table.

  • Exporter une table Access dans un site SharePoint afin qu'elle utilise les champs à plusieurs valeurs ou les champs Liste de choix de Windows SharePoint Services.

    Créez le champ à plusieurs valeurs dans Office Access 2007, à l'aide de l'Assistant Liste de choix en mode Création de table. Ensuite, exportez la table dans une liste SharePoint.

  • Déplacer une base de données Access vers un site SharePoint, afin qu'elle utilise les champs Liste de choix ou les champs à plusieurs valeurs disponibles dans Windows SharePoint Services.

    Créez le champ à plusieurs valeurs dans Office Access 2007 à l'aide de l'Assistant Liste de choix en mode Création de table. Ensuite, cliquez sur la commande Déplacer vers SharePoint dans l'onglet Données externes.

  • Établir un lien avec une liste SharePoint qui contient un champ de choix à plusieurs valeurs ou un champ Liste de choix à plusieurs valeurs.

    Le champ Office Access 2007 à plusieurs valeurs est créé automatiquement et mappé au champ Windows SharePoint Services lorsque vous créez la table liée.

En plus des scénarios précédents, vous pouvez aussi utiliser un champ à plusieurs valeurs si vous êtes suffisamment sûr que votre base de données ne sera pas déplacée vers Microsoft SQL Server. Un champ Office Access 2007 à plusieurs valeurs est migré vers SQL Server sous la forme d'un champ Memo (ntext) qui contient l'ensemble des valeurs délimitées. Comme SQL Server ne prend pas en charge le type de données à plusieurs valeurs qui s'apparente à une relation de plusieurs à plusieurs, il peut être nécessaire de revoir la structure et d'effectuer des conversions.

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Comment créer un champ à plusieurs valeurs

Lorsque vous ouvrez une table, celle-ci s'ouvre en mode Feuille de données. Vous pouvez ajouter une colonne Liste de choix à plusieurs valeurs en cliquant sur Colonne de recherche dans le groupe Champs et colonnes de l'onglet Feuille de données. Cela démarre l'Assistant Liste de choix pour vous guider dans le processus de la création de la colonne de recherche.

  1. Cliquez sur le bouton Microsoft Office Image du bouton Office , puis sur Ouvrir.

  2. Dans la boîte de dialogue Ouvrir, sélectionnez et ouvrez la base de données.

  3. Dans le volet de navigation, double-cliquez sur la table dans laquelle vous souhaitez créer la colonne de recherche pour l'ouvrir.

  4. Sous l'onglet Feuille de données, dans le groupe Champs et colonnes, cliquez sur Colonne de recherche.

    Ruban d'images Access

    L'Assistant Liste de choix apparaît.

    Page de l'Assistant Liste de choix sur laquelle vous choisissez une table/requête ou une liste de valeurs

  5. Dans la première boîte de dialogue de l'Assistant Liste de choix, vous devez décider si vous voulez baser la colonne de recherche sur les valeurs d'une table ou d'une requête, ou bien sur une liste de valeurs que vous tapez.

    Le type le plus courant de colonne de recherche à plusieurs valeurs est celui qui affiche les valeurs recherchées à partir d'une table liée ou d'une requête associée.

  6. Pour apprendre à exécuter l’Assistant liste de choix, voir utilisation de l’Assistant liste de choix. Pour plus d’informations sur la façon de créer un champ à plusieurs valeurs, voir Ajouter ou modifier une colonne de recherche qui vous permet d’enregistrer plusieurs valeurs.

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Utilisation de l'Assistant Liste de choix

L'Assistant Liste de choix est appelé quand vous créez une colonne de recherche dans une feuille de données, lorsque vous faites glisser un champ depuis le volet Liste des champs vers une table ouverte dans une feuille de données et en mode Création, quand vous sélectionnez Assistant Liste de choix dans la colonne Type de données. L'Assistant vous guide à travers les étapes nécessaires à la création d'une colonne de recherche. Il définit automatiquement les propriétés de champ appropriées pour qu'elles correspondent à vos choix. L'Assistant crée des relations entre tables et index, le cas échéant, pour prendre en charge la colonne de recherche.

Lorsque l'Assistant s'affiche, vous devez décider de baser la colonne de recherche sur une table, une requête ou une liste de valeurs que vous entrez. La plupart du temps, si votre base de données est conçue correctement et si vos informations sont divisées selon des tables basées sur des sujets, vous pouvez choisir une table ou une requête pour la source de la colonne de recherche.

  • Créer la liste de choix à plusieurs valeurs d'après une table ou une requête

    Lorsque vous faites glisser un champ à partir du volet Liste de champs pour créer un champ à plusieurs valeurs, les deux premières étapes sont exécutées automatiquement, votre intervention commence à partir de la troisième étape.

    1. Dans l'Assistant Liste de choix, cliquez sur Je veux que la liste de choix recherche les valeurs dans une table ou requête, puis cliquez sur Suivant.

    2. Sélectionnez une table ou une requête dans la liste, puis cliquez sur Suivant.

    3. Sous Champs disponibles, cliquez sur les champs à inclure dans la liste de choix.

    4. Cliquez sur le bouton > (supérieur à) pour déplacer le champ sélectionné dans la liste Champs sélectionnés.

    5. Répétez les deux étapes précédentes jusqu'à ce que vous ayez ajouté à la liste Champs sélectionnés tous les champs à inclure dans votre liste de choix. Cliquez ensuite sur Suivant.

    6. Le cas échéant, sélectionnez un maximum de quatre champs pour trier les éléments de la liste de choix, puis cliquez sur Suivant. Cliquez sur le bouton Croissant pour changer l'ordre de tri et trier les éléments de la liste de choix par ordre décroissant. Notez que le bouton change et affiche alors Décroissant. Cliquez à nouveau sur le bouton pour modifier l'ordre de tri. Cliquez sur Suivant pour continuer.

    7. Si nécessaire, modifiez la largeur des colonnes dans le champ de liste de choix, puis cliquez sur Suivant.

    8. Dans Voulez-vous stocker plusieurs valeurs pour cette liste de choix ?, activez la case à cocher Autoriser plusieurs valeurs.

      Remarque : Cette case à cocher doit être activée pour que la liste de choix puisse contenir plusieurs valeurs.

    9. Cliquez sur Terminer.

      Lorsque vous cliquez sur le bouton Terminer, une colonne de recherche est créée, dont les propriétés de champ sont définies en fonction des choix que vous avez effectués dans l'Assistant Liste de choix.

    10. Pour enregistrer la table, cliquez sur le bouton Microsoft Office Image du bouton Office , puis cliquez sur Enregistrer.

  • Créer la liste de choix à plusieurs valeurs d'après les valeurs que vous entrez

    1. Dans l'Assistant Liste de choix, cliquez sur Je taperai les valeurs souhaitées, puis cliquez sur Suivant.

    2. Entrez le nombre de colonnes. Ensuite, tapez chaque valeur. Pour passer à la colonne ou la ligne suivante, appuyez sur TAB.

    3. Après avoir entré les valeurs, cliquez sur Suivant.

    4. Si vous avez spécifié plusieurs colonnes à l’étape 2, vous devez choisir la colonne dans laquelle vous allez utiliser pour identifier de façon unique chaque valeur. Dans la zone Champs disponibles, double-cliquez sur la colonne que vous voulez utiliser pour identifier de façon unique chaque valeur.

      Remarque : Cette étape ne s’affiche pas si vous n’avez pas spécifié plusieurs colonnes à l’étape 2.

    5. Dans l'Assistant Liste de choix, tapez l'étiquette de la colonne de recherche.

    6. Dans Voulez-vous stocker plusieurs valeurs pour cette liste de choix ?, activez la case à cocher Autoriser plusieurs valeurs.

      Remarque : Cette case à cocher doit être activée pour que la liste de choix puisse contenir plusieurs valeurs.

    7. Cliquez sur Terminer.

      Lorsque vous cliquez sur le bouton Terminer, une colonne de recherche est créée, dont les propriétés de champ sont définies en fonction des choix que vous avez effectués dans l'Assistant Liste de choix.

    8. Pour enregistrer la table, cliquez sur le bouton Microsoft Office Image du bouton Office , puis cliquez sur Enregistrer.

      Une fois créé, le champ à plusieurs valeurs apparaît en tant que liste déroulante Case à cocher lorsque vous affichez la table en mode Feuille de données.

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Modifier la structure d'un champ à plusieurs valeurs

Pour plus d’informations sur la façon de modifier la conception d’un champ à plusieurs valeurs, voir l’article Ajouter ou modifier une colonne de recherche qui vous permet d’enregistrer plusieurs valeurs.

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Comment utiliser un champ à plusieurs valeurs dans une requête

Lorsque vous employez un champ à plusieurs valeurs dans une requête, vous devez savoir si vous allez récupérer la totalité du champ avec toutes les valeurs séparées par des virgules, ou bien si vous préférez avoir une ligne pour chaque valeur. Supposons par exemple que vous avez une table Problèmes qui contient un champ AffectéÀ permettant d'attribuer des problèmes aux employés. Vous pouvez élaborer une requête qui contient le champ AffectéÀ, comme celle-ci :

  1. Cliquez sur le bouton Microsoft Office Image du bouton Office , puis sur Ouvrir.

  2. Dans la boîte de dialogue Ouvrir, sélectionnez la base de données et ouvrez-la.

  3. Dans l'onglet Créer, cliquez sur Création de requête dans le groupe Autre.

    Ruban d'images Access

  4. Dans la boîte de dialogue Afficher la table, cliquez sur la table (« Problèmes » dans cet exemple) qui contient le champ à plusieurs valeurs, puis cliquez sur Ajouter.

  5. Cliquez sur Fermer.

  6. Faites glisser les champs que vous voulez utiliser vers la grille de la requête. Dans cet exemple, faites glisser le champ Titre et le champ à plusieurs valeurs intitulé « AffectéÀ » vers la grille de la requête.

  7. Dans l'onglet Créer, cliquez sur Résultats dans le groupe Outils.

Le résultat de cette requête aura l'aspect suivant, avec une colonne affichant le titre du problème et une autre colonne affichant le champ à plusieurs valeurs :

Résultat de la requête affichant les champs Titre et AffectéÀ


Supposons que vous souhaitez agrandir le champ à plusieurs valeurs AffectéÀ, de façon à ce que chaque valeur AffectéÀ s'affiche sur une ligne distincte. Pour cela, vous devez spécifier la propriété Valeur en ajoutant la chaîne « .Valeur » à « AffectéÀ » dans la ligne Champ, comme vous le voyez ici dans la grille de la requête :

Grille de la requête affichant le Titre et AffectéÀ.Valeur

Lorsque vous spécifiez AffectéÀ dans la ligne Champ, Access affiche toutes les valeurs du champ à plusieurs valeurs sur une seule ligne lorsque vous exécutez la requête. Mais si vous utilisez la propriété Valeur, comme dans AffectéÀ.Valeur, Access affiche le champ à plusieurs valeurs en le développant, de façon à ce que chaque valeur figure dans sa propre ligne. Vous pouvez créer une requête pour afficher les valeurs individuelles comme ceci :

  1. Cliquez sur le bouton Microsoft Office Image du bouton Office , puis sur Ouvrir.

  2. Dans la boîte de dialogue Ouvrir, sélectionnez la base de données et ouvrez-la.

  3. Dans l'onglet Créer, cliquez sur Création de requête dans le groupe Autre.

    Ruban d'images Access

  4. Dans la boîte de dialogue Afficher la table, cliquez sur la table (« Problèmes » dans cet exemple) qui contient le champ à plusieurs valeurs, puis cliquez sur Ajouter.

  5. Cliquez sur Fermer.

  6. Faites glisser les champs que vous souhaitez utiliser (le champ à plusieurs valeurs appelé « AffectéÀ.Valeur » dans notre exemple) dans la grille de la requête.

  7. Dans l'onglet Créer, cliquez sur Résultats dans le groupe Outils.

Le résultat de cette requête aura l'aspect suivant, avec une colonne affichant le titre du problème et une autre colonne affichant AffectéÀ.Valeur :

Résultat de la requête indiquant le Titre et les valeurs AffectéÀ individuelles

Pour plus d’informations sur l’utilisation de champs à plusieurs valeurs dans les requêtes, voir l’aide des champs à plusieurs valeurs dans les requêtes.

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Remarque : Avertissement traduction automatique : cet article a été traduit par un ordinateur, sans intervention humaine. Microsoft propose cette traduction automatique pour offrir aux personnes ne maîtrisant pas l’anglais l’accès au contenu relatif aux produits, services et technologies Microsoft. Comme cet article a été traduit automatiquement, il risque de contenir des erreurs de grammaire, de syntaxe ou de terminologie.

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