Guide de survie de la présence

Ceci est votre Guide de survie de la présence. Il contient les informations de base dont vous avez besoin pour comprendre la présence, son mode de fonctionnement et son utilisation en vue de contacter d'autres personnes, d'autoriser des tiers à vous contacter et de limiter les interruptions afin d'être plus productif.

Contenu de cette rubrique

Vue d'ensemble de la présence

Cinq façons déterminantes pour la présence de vous aider

Signification des boutons de présence

Quels sont tous les attributs de présence qui décrivent un contact ?

Comment modifier manuellement les informations de présence

Description de la mise à jour de la présence en fonction de votre calendrier Outlook

Description de la mise à jour de la présence en fonction de votre activité

Description de la mise à jour de la présence en fonction de votre inactivité

Comment contrôler les informations de présence pour les rendre visibles à certains, mais pas à d'autres

Présentation de vos informations de présence aux autres utilisateurs en fonction des niveaux d'accès

Vue d'ensemble de la présence

La présence d'une personne est déterminée par une série d'attributs qui décrivent le statut de la personne, son activité, son emplacement, son désir de communiquer et ses informations de contact. Les informations de présence vous aident à contacter d'autres personnes et aident celles-ci à vous joindre.

A person's presence is determined by a collection of attributes.

Office Communicator propose un ensemble complet d'attributs de présence personnels que vous pouvez personnaliser et mettre à la disposition des autres contacts pour leur permettre de vous contacter. Certains attributs de présence que vous pouvez définir sont notamment votre statut de présence, votre emplacement, votre note personnelle et votre numéro de téléphone mobile.

Presence attributes include status, location, note, and mobile phone number. To enter your phone numbers, click the Menu button, then click Tools > Options > Phones tab.

Les informations de présence fournissent le contexte d'un contact et vous aident à décider du meilleur moyen de communiquer avec celui-ci. Par exemple, supposons que vous deviez discuter d'une proposition avec un collègue. Vous consultez son statut dans votre liste des contacts afin de déterminer s'il est disponible. Vous pouvez vous déplacer jusqu'à la personne pour lui parler face à face ou, si vous constatez que son indicateur d'emplacement et une note personnelle indiquent qu'il travaille à domicile, vous pouvez décider d'envoyer plutôt un message instantané au contact.

Office Communicator affiche divers éléments d'information relatifs à chaque contact afin de vous permettre de voir son contexte (s'il est disponible, en réunion, libre dans une heure, à domicile, etc.). Vous pouvez également utiliser ce contexte pour choisir le meilleur moyen de communiquer avec le contact. Par exemple, si le contact est en réunion et si vous devez discuter d'affaires urgentes, vous pouvez lui envoyer un message instantané.

Communicator displays various bits of information about each contact.

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Cinq façons déterminantes pour la présence de vous aider

  • Vous pouvez déterminer si un contact est disponible afin de recevoir une réponse instantanée.

  • Vous pouvez déterminer le statut d'une personne (Disponible, Occupé(e) ou Absent(e)) afin de choisir le meilleur mode de communication.

  • Vous pouvez rechercher rapidement des informations supplémentaires sur le contact, telles que son numéro de téléphone mobile ou un autre numéro de téléphone.

  • Vous pouvez voir les informations de disponibilité d'un contact.

  • Vous pouvez définir le statut Ne pas déranger afin de limiter les interruptions et d'accomplir votre travail.

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Signification des boutons de présence

Chaque contact possède un bouton Présence qui reflète son statut. Le bouton Présence du contact change de couleur en fonction de différents facteurs, comme décrit dans le tableau suivant.

Bouton Présence

Texte du statut

Description

Available

Disponible

Le contact est en ligne et peut prendre part à des conversations. L'utilisateur peut définir manuellement ce statut.

Busy

Occupé(e)
En communication
En conférence
En réunion

Le contact est disponible, mais participe à une autre activité. Les activités sont notamment les suivantes :

  • En communication    Le contact est en conversation téléphonique, vocale ou vidéo.

  • En conférence     Le contact est en conversation à plusieurs téléphonique, vocale ou vidéo.

  • En réunion     Le calendrier Office Outlook indique que le contact a une réunion planifiée.


L'utilisateur peut définir manuellement ce niveau de présence.

Do not disturb

Ne pas déranger

Vous voyez ce statut pour un contact s'il vous a assigné un niveau d'accès autre qu'Équipe et que la condition suivante est présente :

  • Le contact a défini manuellement le statut de présence Ne pas déranger.

Urgent interruptions only

Interruptions urgentes uniquement

Vous voyez ce statut pour un contact s'il vous a assigné le niveau d'accès Équipe et que la condition suivante est présente :

  • Le contact a défini manuellement le statut de présence Ne pas déranger.

Away

Absent(e)
Absent(e) du bureau

Le contact n'est probablement pas disponible. Ce statut est affiché pour les raisons suivantes :

  • L'ordinateur du contact est inactif depuis plus longtemps que le paramètre de période d'inactivité, qui correspond à 15 minutes par défaut.

    Remarque : Par défaut, la transition du statut Disponible à Inactif/Inactive se fait après cinq minutes. Après 15 minutes de plus, le statut passe à Absent(e) si l'ordinateur n'enregistre toujours aucune activité.

  • Le calendrier Office Outlook ou le Gestionnaire d'absence du bureau du contact indique qu'il est absent du bureau.

  • Le contact est temporairement indisponible. Dès qu'une activité est détectée sur son ordinateur, Office Communicator 2007 rétablit automatiquement le statut de présence approprié.

  • Le contact a défini manuellement le statut de présence Absent(e).

Inactive

Inactif/Inactive

Ce contact est peut-être disponible, mais son ordinateur est inactif depuis plus longtemps que le paramètre de période d'inactivité, qui correspond à 5 minutes par défaut. Lorsque ce statut est défini, le contact est en ligne et en transition d'un statut Disponible, comme indiqué par le bouton moitié vert/moitié jaune. Ce statut est défini par Office Communicator.

Busy Inactive

Occupé(e) (Inactif/Inactive)

Ce contact participe à une réunion ou a prévu de participer à une réunion (comme indiqué dans le calendrier Outlook), mais son ordinateur est inactif depuis une durée égale au paramètre de période d'inactivité, qui correspond à 5 minutes par défaut. Ce statut est défini par Communicator.

Offline

Hors connexion

Le contact n'est pas disponible. Ce statut est affiché pour les raisons suivantes :

  • Le contact a défini manuellement le statut de présence Apparaître hors connexion. (Le statut Apparaître hors connexion n'est pas disponible par défaut. L'administrateur système doit l'activer pour une organisation en utilisant la stratégie de groupe EnableAppearOffline.)

  • Office Communicator n'est pas en cours d'exécution sur l'ordinateur du contact ou le contact n'est pas connecté.

  • Le contact vous a empêché de voir son statut de présence.

Presence unknown

Présence inconnue

Office Communicator ne peut pas déterminer le statut du contact. Ce statut est généralement affiché, car le statut de présence du contact est stocké sur un autre système informatique, par exemple celui d'une organisation n'étant pas un partenaire fédéré.

Blocked

Bloqué

Ce bouton est affiché dans votre liste des contacts, en regard du nom du contact que vous avez bloqué. Vous apparaissez hors connexion pour la personne que vous avez bloquée.

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Quels sont tous les attributs de présence qui décrivent un contact ?

Les informations de présence regroupent divers attributs qui décrivent la disponibilité d'un contact, son activité, ses informations de contact, son calendrier, son emplacement, ainsi que des notes personnelles et d'absence du bureau. Le tableau ci-dessous indique la liste complète des attributs de présence d'Office Communicator. La partie gauche du tableau présente les attributs d'informations de présence, tandis que le volet droit indique si l'attribut est disponible ou non pour un niveau d'accès donné (sujet abordé de manière plus détaillée plus loin dans cette rubrique).

Informations de présence

Bloquer

Public

Société

Équipe

Personnel

Présence hors connexion

Présence

Nom d'affichage

Adresse de messagerie

Titre *

Téléphone professionnel *

Téléphone mobile *

Téléphone personnel *

Autre téléphone

Société *

Bureau *

Adresse (bureau) *

Site SharePoint *

Emplacement de la réunion

Objet de la réunion

Disponible/Occupé(e)

Heures de travail

Emplacement du point de terminaison

Notes (note d'absence du bureau)

Notes (personnelles)

Actif pour la dernière fois

Remarque : *Si ces attributs sont définis dans Microsoft Active Directory, ils sont visibles par tous les contacts de votre société, quel que soit leur niveau d'accès. Ils sont également visibles par les contacts fédérés, selon le niveau d'accès qui leur a été assigné, mais pas par les contacts de messagerie instantanée publics.

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Comment modifier manuellement les informations de présence

Office Communicator fournit une série d'attributs de présence que vous pouvez modifier manuellement. Par exemple, vous pouvez modifier et publier des numéros de téléphone pour les partager avec d'autres personnes. Vous pouvez également ajouter une note personnelle si vous êtes en formation pendant toute la journée. En outre, si vous avez un délai important à respecter, vous pouvez également sélectionner le statut de présence Ne pas déranger afin de limiter les interruptions.

Changer votre statut de présence

  • Cliquez sur votre bouton Présence, puis sélectionnez le statut dans le menu déroulant.

Set your presence status from the Presence button drop-down menu.

Modifier ou ajouter un numéro de téléphone mobile et/ou autre

  1. Cliquez sur le bouton Menu, pointez sur Outils, puis cliquez sur Options.

  2. Cliquez sur l'onglet Téléphones, puis cliquez sur le bouton Téléphone correspondant au numéro que vous souhaitez ajouter.

  3. Une fois le numéro de téléphone ajouté, cliquez sur Publier ce numéro de téléphone. Lorsque vous avez ajouté des numéros de téléphone, vous devez définir les niveaux d'accès des contacts avec lesquels vous souhaitez les partager. Consultez la section « Comment contrôler la présence pour la rendre visible à certains, mais pas à d'autres », plus loin dans cette rubrique.

Créer une note personnelle

  • Cliquez dans la zone Tapez une note, puis tapez votre note. Cliquez en dehors de la zone lorsque vous avez terminé.

    Votre note personnelle sera visible pour tous les contacts possédant les niveaux d'accès Société, Équipe ou Personnel.

Ajouter une note d'absence du bureau

  • Dans Office Outlook, cliquez sur Outils, puis sur Gestionnaire d'absence du bureau.

  • Sélectionnez l'option Absent(e) du bureau, tapez un message d'absence du bureau, puis cliquez sur OK.

Remarque : La note Absent(e) du bureau remplace toute note personnelle entrée précédemment. Par ailleurs, la note Absent(e) du bureau ne sera pas mise à jour tant que vous ne vous serez pas déconnecté d'Office Communicator, puis reconnecté. Une fois que vous êtes reconnecté, la note peut mettre jusqu'à 30 minutes pour se propager dans le système de présence. En outre, pour que ces informations soient propagées, vous devez exécuter le client Office Communicator sur un périphérique capable de se connecter à Exchange.

Afficher votre emplacement

Office Communicator permet d'afficher votre emplacement en tant qu'élément de vos informations de présence. Vous pouvez spécifier Domicile ou Bureau comme emplacement actuel ou encore créer un emplacement personnalisé.

  • Cliquez sur votre bouton Présence, pointez sur Emplacement actuel, puis sélectionnez un emplacement ou cliquez sur Créer un emplacement personnalisé.

Seuls les contacts auxquels vous avez assigné le niveau d'accès Équipe ou Personnel voient vos informations d'emplacement. Pour plus d'informations sur l'assignation de niveaux d'accès aux contacts, consultez la section Présentation de vos informations de présence aux autres utilisateurs en fonction des niveaux d'accès plus loin dans cette rubrique.

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Description de la mise à jour de la présence en fonction de votre calendrier Outlook

Par défaut, votre statut de présence est lié à votre calendrier Outlook. Par conséquent, si une réunion est actuellement planifiée dans votre calendrier Outlook, votre statut dans Office Communicator affiche En réunion, comme le montre l'illustration suivante. Pour plus d'informations, consultez Définition des options Personnel.

If a meeting is scheduled in your Outlook calendar, your status in Communicator is set to: In a meeting.

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Description de la mise à jour de la présence en fonction de votre activité

Pendant un appel audio ou vidéo, ou encore pendant une conférence, Office Communicator met à jour votre présence. Votre bouton Présence indique que vous êtes occupé et votre chaîne de statut est remplacée par En communication ou En conférence.

Your status string automatically updates when you are in an audio or video call, or conference.

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Description de la mise à jour de la présence en fonction de votre inactivité

Les utilisateurs d'Office Communicator se demandent souvent ce que signifient les boutons moitié jaune/moitié orange et moitié vert/moitié jaune.

Bouton Présence

Description

Busy Inactive

Le bouton de présence Occupé(e) (Inactif/Inactive)      s'affiche lorsqu'un utilisateur d'Office Communicator est en réunion ou a manuellement défini le statut Occupé(e) et qu'Office Communicator n'a pas détecté d'entrée à l'ordinateur (sur l'un des ordinateurs de l'utilisateur exécutant Office Communicator) durant les cinq dernières minutes. Si un utilisateur déplace sa souris ou clique sur le clavier par exemple, le statut redevient Occupé(e).

Inactive

Le bouton de présence Inactif/Inactive     apparaît lorsqu'un contact est peut-être disponible, mais que son ordinateur est inactif depuis plus longtemps que le paramètre de période d'inactivité, qui correspond à 5 minutes par défaut. Lorsque ce statut est défini, le contact est en ligne et en transition d'un statut Disponible, comme indiqué par le bouton moitié vert/moitié jaune. Ce statut est défini par Office Communicator.

Away

Le bouton de présence Absent(e) s'affiche si Office Communicator ne détecte aucune entrée sur un ordinateur de l'utilisateur exécutant Office Communicator pendant 15 minutes. Lorsqu'un ordinateur de l'utilisateur reçoit une entrée, le bouton Présence et le statut reprennent leur état antérieur.

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Comment contrôler les informations de présence pour les rendre visibles à certains, mais pas à d'autres

Office Communicator propose des niveaux d'accès que vous pouvez assigner aux contacts pour contrôler la quantité et le type d'informations de présence mises à leur disposition. Par exemple, si vous souhaitez que vos plus proches collaborateurs voient votre numéro de téléphone mobile, vous ne voulez probablement pas que ce soit le cas pour la société toute entière. En outre, vous souhaitez peut-être que vos membres Équipe connaissent votre emplacement, mais pas la société toute entière. Pour contrôler l'accès à vos informations de présence, Office Communicator propose des niveaux d'accès. Vous pouvez les assigner de différentes manières :

  • Dans la liste des contacts, cliquez sur le contact auquel vous souhaitez assigner un niveau d'accès, pointez sur Modifier le niveau d'accès, puis sélectionnez un niveau d'accès pour le contact.

    To control access to your presence information, Communicator provides access levels.

  • Cliquez sur le bouton Modifier le mode d'affichage des contacts, puis sur Niveaux d'accès. Vous pouvez ensuite assigner des niveaux d'accès aux contacts en faisant glisser ces derniers vers les niveaux d'accès.

  • Lorsqu'une personne vous ajoute à sa liste des contacts, vous recevez une alerte qui vous permet d'accepter ou de refuser la demande que la personne effectue pour vous ajouter à sa liste des contacts. Pour assigner un niveau d'accès à partir de l'alerte, sélectionnez un niveau d'accès dans la zone Niveau d'accès de cette personne, puis cliquez sur OK.

When someone adds you to their Contact List, you receive an alert.

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Présentation de vos informations de présence aux autres utilisateurs en fonction des niveaux d'accès

Les exemples suivants sont destinés à vous aider à comprendre la façon dont vos informations de présence sont présentées aux autres utilisateurs et la manière dont les niveaux d'accès peuvent déterminer les informations de présence mises à la disposition des contacts.

Vous passez du statut Disponible au statut Absent(e)

Votre bouton Présence se présente sous la forme suivante

Change your status from Available to Away.

Un contact auquel vous avez assigné le niveau d'accès Société voit

Company access level

Un contact auquel vous avez assigné le niveau d'accès Équipe voit

Team access level

Vous publiez votre numéro de téléphone mobile

Votre numéro de téléphone mobile est publié dans l'onglet Téléphones

Your mobile number is published in the Phones tab.

Un contact auquel vous avez assigné le niveau d'accès Société voit

Company access level

Un contact auquel vous avez assigné le niveau d'accès Équipe voit

Team access level

Vous définissez le statut Ne pas déranger

Votre bouton Présence se présente sous la forme suivante

Set your status to Do not disturb

Un contact auquel vous avez assigné le niveau d'accès Société voit

Company access level

Un contact auquel vous avez assigné le niveau d'accès Équipe voit

Team access level

Vous êtes en réunion planifiée dans votre calendrier Outlook

Votre statut de présence est automatiquement remplacé par Occupé(e) - En réunion

Set to Busy - In a meeting

Un contact auquel vous avez assigné le niveau d'accès Société voit

Company access level

Un contact auquel vous avez assigné le niveau d'accès Équipe voit

Team access level

Vous êtes en ligne, mais n'avez effectué aucune entrée dans l'ordinateur lors des cinq dernières minutes

Votre statut de présence est automatiquement remplacé par Inactif/Inactive

Inactive status

Un contact auquel vous avez assigné le niveau d'accès Société voit

Company access level

Un contact auquel vous avez assigné le niveau d'accès Équipe voit

Team access level

Vous êtes en réunion, mais n'avez effectué aucune entrée dans l'ordinateur lors des cinq dernières minutes

Votre bouton Présence est automatiquement remplacé par Occupé(e) (Inactif/Inactive)

Inactive - In a meeting

Un contact auquel vous avez assigné le niveau d'accès Société voit

Company access level

Un contact auquel vous avez assigné le niveau d'accès Équipe voit

Team access level

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