Guide de conception des états

Important :  Cet article a été traduit automatiquement, voir l’avertissement. Vous pouvez consulter la version en anglais de cet article ici.

Microsoft Office Access 2007 fournit un certain nombre d’outils qui vous aident à créer rapidement des rapports attrayants et facile à lire qui présentent les données d’une manière que mieux adaptée aux besoins de ses utilisateurs. Vous pouvez utiliser les commandes sous l’onglet créer pour créer un état simple d’un simple clic. Vous pouvez utiliser l’Assistant État pour créer un rapport plus complexe, ou vous pouvez créer un rapport en ajoutant toutes les données et mise en forme des éléments vous-même. Quelle méthode choisie, vous pouvez probablement apporter des modifications au moins quelques à la conception du rapport afin de pouvoir afficher les données comme vous le souhaitez. Cet article décrit le processus de création d’un rapport général et vous montre comment ajouter des éléments de conception spécifiques à votre rapport.

Contenu de cet article

Déterminer comment mettre en forme votre rapport

Utiliser les dispositions de contrôle pour aligner vos données

Ajouter ou supprimer des sections d’en-tête et pied de page rapport ou une page

Conseils pour la mise en forme de différents types de données

Décider de la disposition de votre état

Lorsque vous créez un rapport, vous devez tout d’abord envisager modalités des disposition des données dans la page et comment les données sont stockées dans la base de données. Pendant le processus de création, vous pouvez même découvrir, la disposition des données dans les tableaux n’autorise pas vous permet de créer le rapport que vous voulez. Cela peut être une indication que les tables ne sont pas normalisés, cela signifie que les données ne sont pas stockées dans le plus efficacement possible.

Pour plus d'informations sur la normalisation, cliquez sur le lien dans la section Voir aussi relatif aux notions fondamentales concernant la conception des bases de données.

Effectuer un croquis de votre état

Cette étape n’est pas obligatoire, vous pourrez constater que l’Assistant état Access ou l’outil de rapport (qui sont disponibles sous l’onglet créer, dans le groupe États ) fournissent une conception de départ suffisante pour votre rapport. Toutefois, si vous décidez de création de votre rapport sans ces outils, il peut utile rendre un croquis de votre rapport dans une feuille de papier en dessinant un cadre où chaque champ va et en écrivant le nom du champ dans les champs appropriés. Par ailleurs, vous pouvez utiliser des programmes tels que Microsoft Office Word 2007 ou Microsoft Office Visio 2007 pour créer une maquette du rapport. Quelle méthode que vous utilisez, veillez à inclure suffisamment de lignes pour indiquer comment les données se répètent.

Formulaire complété chevauchant un croquis préliminaire

Vous pouvez, par exemple, utiliser une ligne pour les informations sur le produit, puis plusieurs lignes répétées pour les ventes de ce produit et enfin une ligne de total des ventes pour le produit. Ensuite, la séquence se répète pour le produit suivant et ainsi de suite jusqu'à la fin de l'état. Ou, si votre état est une simple liste des données de la table, votre croquis peut alors contenir uniquement une série de lignes et de colonnes.

Remarque : Cette technique se révèle également très utile si vous concevez un état pour quelqu'un d'autre. Dans ce cas, l'autre personne peut dessiner le croquis avant de commencer le travail.

Après avoir créé votre croquis, déterminez l’ou les tables contiennent les données que vous souhaitez afficher dans le rapport. Si toutes les données se trouve dans une seule table, vous pouvez baser votre rapport directement sur cette table. Plus souvent, les données que vous voulez sont stockées dans plusieurs tables que vous devez rassembler dans une requête, avant de pouvoir l’afficher dans le rapport. La requête peut être incorporée dans la propriétédSourceRecordu rapport, ou vous pouvez créer une requête distincte, enregistrée et basez que le rapport.

Vous trouverez un lien vers plus d'informations sur l'utilisation d'une requête comme source d'un état dans la section Voir aussi.

Déterminer les données à placer dans chaque section d'état

Chaque état possède une ou plusieurs sections d'état. La section présente dans chaque état est la section Détail. Elle n'est répétée qu'une seule fois pour chaque enregistrement dans la table ou la requête sur laquelle l'état est basé. Les autres sections sont facultatives et sont moins souvent répétées. Elle servent généralement à afficher des informations qui sont communes à des groupes d'enregistrements, une page de l'état, ou l'état entier.

Le tableau suivant décrit où se trouve chaque section et comment la section est généralement utilisée.

Section

Emplacement

Contenu par défaut

Section d'en-tête d'état

N'apparaît qu'une seule fois, dans la partie supérieure de la première page de l'état.

  • Titre d'état

  • Logo

  • Date du jour

Section de pied de page d'état

Apparaît après la dernière ligne de données, au-dessus de la section Pied de page sur la dernière page de l'état.

Totaux d'état (sommes, nombres, moyennes, etc.)

Section d'en-tête de page

Apparaît dans la partie supérieure de chaque page de l'état.

  • Titre d'état

  • Numéro de page

Section de pied de page de la page

Apparaît dans la partie inférieure de chaque page de l'état.

  • Date du jour

  • Numéro de page

Section d'en-tête de groupe

Apparaît juste avant un groupe d'enregistrements.

Champ sur lequel est effectué le regroupage

Section de pied de page de groupe

Apparaît juste après un groupe d'enregistrements.

Totaux de groupe (sommes, nombres, moyennes, etc.)

Pour plus d’informations sur l’ajout ou suppression d’en-tête d’état et des sections de pied de page ou des sections en-tête et pied de page, voir la section Ajouter ou supprimer rapport ou une page sections en-tête et pied de page dans cet article. Vous pouvez ajouter des sections en-tête et pied de groupe en utilisant le volet regrouper, trier et Total en mode page ou mode Création.

Pour plus d'informations sur l'utilisation du volet Regrouper, trier et total, consultez le lien dans la section Voir aussi concernant la création d'états groupés ou de synthèse.

Décider de la disposition des données de détail

La plupart des rapports sont organisés dans un tableau ou une disposition empilée, mais Office Access 2007 vous donne la possibilité d’utiliser pratiquement n’importe quel disposition des enregistrements et des champs que vous souhaitez.

Disposition tabulaire    Disposition tabulaire est semblable à une feuille de calcul. Étiquettes se trouvent dans la partie supérieure, et les données sont alignées dans des colonnes situées sous les étiquettes. Tabulaire fait référence à l’apparence sous forme de tableau de données. Il s’agit du type de rapport que Office Access 2007 crée lorsque vous cliquez sur le rapport dans le groupe de rapports de l’onglet créer. La disposition tabulaire est un bon à utiliser si votre rapport comporte un petit nombre de champs que vous souhaitez afficher dans un format de liste simple. L’illustration suivante montre l’état des employés qui a été créé à l’aide d’une disposition tabulaire.

État Employés dans une disposition tabulaire

Disposition empilée    Une disposition empilée ressemble à un formulaire que vous indiquez lorsque vous ouvrez un compte bancaire ou effectuez un achat auprès d’un revendeur en ligne. Chaque élément de données se nomme et les champs sont empilées les unes sur les autres. Cette disposition est préférable pour les rapports qui contiennent trop de champs à afficher dans un format tabulaire — c'est-à-dire que la largeur des colonnes dépasse la largeur du rapport. L’illustration suivante montre l’état des employés qui a été créé à l’aide d’une disposition empilée.

État Employés dans une disposition empilée

Remarque : Dans l'Assistant État, cette disposition est appelée disposition en colonnes.

Disposition mixte    Vous pouvez combiner des éléments de mises en page tabulaires et empilés. Par exemple, pour chaque enregistrement, vous pouvez organiser certains champs dans une ligne horizontale en haut de la section détail et organiser les autres champs du même enregistrement dans une ou plusieurs mises en forme empilées en dessous de la ligne supérieure. L’illustration suivante montre l’état des employés qui a été créé à l’aide d’une disposition mixte. Les champs ID, nom et prénom sont organisés dans une disposition de contrôle tabulaire, et les champs de la fonction et téléphone (bureau) sont organisés dans une disposition empilée. Dans cet exemple, le quadrillage est utilisé pour fournir une séparation visuelle des champs pour chaque employé.

État Employés utilisant une disposition mixte

Justifié mise en page    Si vous utilisez l’Assistant État pour créer un rapport, vous pouvez choisir d’utiliser une disposition justifiée. Cette disposition utilise la largeur de la page pour afficher les enregistrements de façon compacte que possible. Bien entendu, vous pouvez obtenir le même résultat sans utiliser l’Assistant État, mais elle peut être un processus soigné pour aligner les champs exactement. L’illustration suivante montre l’état des employés qui a été créé à l’aide de disposition justifiée de l’Assistant État.

État Employés utilisant une disposition justifiée

La disposition justifiée convient parfaitement si vous affichez un grand nombre de champs sur l'état. Dans l'exemple précédent, si vous utilisez une disposition tabulaire pour afficher les mêmes données, les champs s'étendent au-delà de la page. Si vous utilisez une disposition empilée, chaque enregistrement occupe un espace vertical beaucoup plus important, qui gaspille du papier et rend la lecture de l'état plus difficile.

Pour obtenir des informations détaillées sur la façon de créer des états qui utilisent différentes dispositions, consultez le lien dans la section Voir aussi sur la création d'un état simple.

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Utiliser des dispositions de contrôle pour aligner vos données

Dispositions de contrôle sont une nouvelle fonctionnalité de Office Access 2007. Dispositions de contrôle sont des repères que vous pouvez ajouter à un rapport lorsqu’il est ouvert en mode page ou mode Création. Access 2007 ajoute automatiquement des dispositions de contrôle lorsque vous utilisez l’Assistant État pour créer un état, ou lorsque vous créez un rapport en cliquant sur le rapport dans le groupe de rapports de l’onglet créer. Une disposition de contrôle est semblable à une table, chaque cellule de qui peut contenir une étiquette, une zone de texte ou tout autre type de contrôle. L’illustration suivante montre une disposition de contrôle tabulaire sur un état.

Disposition de contrôle tabulaire fondamental

Les lignes oranges indiquent les lignes et colonnes de la disposition du contrôle, et ils sont visibles uniquement lorsque l’état est ouvert en mode page ou mode Création. Dispositions de contrôle vous aident à atteindre un alignement uniform des données dans des lignes et colonnes, et faciliter l’ajouter, redimensionner ou supprimer des champs. En utilisant les outils dans le groupe Disposition de contrôle sur l’onglet disposition (disponible en mode page ou mode Création), vous pouvez modifier un type de disposition de contrôle à un autre, et vous pouvez supprimer des contrôles de mises en page afin que vous pouvez placer les contrôles à l’endroit souhaité dans le rapport.

Pour plus d'informations sur l'utilisation de dispositions de contrôle, consultez le lien dans la section Voir aussi sur la modification, l'édition et le changement d' états.

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Ajouter ou supprimer des sections d'en-tête ou de pied de page d'état ou de page

Comme mentionné précédemment dans cet article, les en-têtes et les pieds de page sont des sections d'état que vous pouvez utiliser pour afficher des informations communes à l'intégralité de l'état, ou à chaque page d'un état. Par exemple, vous pouvez ajouter une section de pied de page pour afficher un numéro en bas de chaque page, ou ajouter une section d'en-tête d'état pour afficher un titre pour la totalité de l'état.

Ajouter des sections d'en-tête ou de pied de page d'état ou de page

  1. Dans le volet de navigation, cliquez avec le bouton droit sur l'état à modifier, puis cliquez sur Mode Création dans le menu contextuel.

  2. Vérifier les sections se trouvent déjà dans le rapport. Les sections sont séparées par un ombrage barres horizontales appelés sélecteurs de section. L’étiquette sur chaque sélecteur de section indique quelle est la section directement au-dessous.

    État en mode Création

    Chaque état possède une section Détail et peut également contenir des sections En-tête d'état, En-tête de page, Pied de page d'état et Pied de page de page. En outre, si l'état comporte des niveaux de regroupement, vous pouvez afficher des en-têtes ou des pieds de page de groupe (tels que Classer sous En-tête dans l'illustration précédente). Par défaut, les en-têtes et pieds de page de groupe sont nommés à l'aide du nom du champ ou de l'expression qui constitue la base du groupe. Dans ce cas, le nom du champ de regroupement est « Classer sous ».

    Vous trouverez un lien vers des informations supplémentaires sur la création d'états groupés ou de synthèse dans la section Voir aussi.

  3. Pour ajouter l’en-tête de page et sections de pied de page ou sections du rapport d’en-tête et pied de page à votre rapport, avec le bouton droit n’importe quel sélecteur de section, puis sur En-tête/pied de Page ou En-tête/pied d’état dans le menu contextuel.

    Remarque : Si la section figure déjà sur l'état, Access vous avertit qu'il va supprimer la section existante et les contrôles qu'elle contient.

    Vous pouvez maintenant déplacer des contrôles existants ou ajouter de nouveaux contrôles aux nouvelles sections.

    Vous trouverez un lien vers des informations supplémentaires sur l'ajout de champs et d'autres contrôles à des états dans la section Voir aussi.

Office Access 2007 ajoute toujours sections en-tête et pied de page et un rapport en paires. Autrement dit, vous ne pouvez pas ajouter une section d’en-tête de page ou un état sans l’ajouter également la section de pied de page correspondante. Si vous n’avez pas besoin de ces deux sections, vous ne pouvez pas supprimer une section, mais vous pouvez redimensionner la section inutilisée à une hauteur de zéro (0) pour éviter d’ajouter l’espacement vertical supplémentaires à votre rapport. Placez le pointeur en bas de la section inutilisée qu’il se transforme en une flèche à deux pointes Flèche à deux pointes et faites-la glisser vers le haut jusqu'à ce que la section est masquée. S’il existe des contrôles dans la section, vous devez les supprimer avant que vous pouvez masquer entièrement la section.

Supprimer des sections d'en-tête ou de pied de page d'état ou de page

  1. Dans le volet de navigation, cliquez avec le bouton droit sur l'état à modifier, puis cliquez sur Mode Création dans le menu contextuel.

  2. Cliquez avec le bouton droit sur n'importe quel sélecteur de section, puis cliquez sur En-tête/pied de page ou En-tête/pied d'état dans le menu contextuel.

Si vous supprimez un en-tête et pied de page paire et que ces sections contiennent des contrôles, Office Access 2007 vous avertit que supprimer les sections est également supprimer les contrôles et que vous ne serez pas en mesure d’annuler l’action. Cliquez sur Oui pour supprimer les sections et les contrôles, ou cliquez sur non pour annuler l’opération.

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Conseils pour la mise en forme de différents types de données

Lorsque vous créez un rapport à l’aide de l’outil de rapport (disponible sous l’onglet créer, dans le groupe États ), ou à l’aide de l’Assistant État, Office Access 2007 ajoute les champs au rapport pour vous et crée le contrôle plus approprié pour afficher chaque champ, selon le type de données du champ. Si vous ajoutez des champs à un rapport vous-même, la méthode préférée consiste à faites glisser chaque champ dans la Liste des champs au rapport. Comme avec l’Assistant État ou l’outil de rapport, Office Access 2007 crée le contrôle plus approprié pour chaque champ, selon le type de données. Pour la plupart des types de données, le contrôle (par défaut) plus approprié à utiliser est la zone de texte.

Les sections suivantes fournissent des conseils sur la mise en forme parmi les types de données qui sont nouvelles dans Office Access 2007.

Champs à valeurs multiples    Le contrôle par défaut pour un champ à plusieurs valeurs est une zone de liste déroulante. Cela peut apparaître comme un choix étrange pour un contrôle dans un rapport, car vous ne pouvez pas cliquer sur une zone de liste déroulante dans un rapport de la flèche. Toutefois, dans le cadre d’un rapport, une zone de liste déroulante se comporte comme une zone de texte. La flèche est visible uniquement en mode Création.

Si le champ contient plusieurs valeurs, ces valeurs sont séparées par des virgules. Si la zone de liste déroulante n’est pas suffisamment large pour afficher toutes les valeurs dans une ligne et la propriété Auto extensible de la zone de liste déroulante est définie sur Oui, les valeurs renvoyées à la ligne suivante. Dans le cas contraire, les valeurs sont tronqués. Pour définir la propriété Auto extensible pour un contrôle, ouvrez l’état en mode Création ou mise en page, cliquez sur le contrôle, puis appuyez sur F4 pour afficher la feuille de propriétés du contrôle. La propriété Auto extensible se trouve sous l’onglet Format et l’onglet toutes de la feuille de propriétés du contrôle.

Champs de texte enrichi    Le contrôle par défaut pour un champ de texte enrichi est une zone de texte. Si la zone de texte n’est pas suffisamment large pour afficher toutes les valeurs dans une ligne et la propriété Auto extensible de la zone de texte est définie sur Oui, les valeurs renvoyées à la ligne suivante. Dans le cas contraire, les valeurs sont tronqués. Pour définir la propriété Auto extensible pour un contrôle, ouvrez l’état en mode Création ou mise en page, cliquez sur le contrôle, puis appuyez sur F4 pour afficher la feuille de propriétés du contrôle. La propriété Auto extensible se trouve sous l’onglet Format et l’onglet toutes de la feuille de propriétés du contrôle.

Un champ de texte enrichi vous aide à mettre en forme du texte de plusieurs façons. Par exemple, plusieurs mots dans un champ peuvent être soulignés et plusieurs autres mots dans le même champ peuvent être en italiques. Vous pouvez toujours, cependant, définir un style de mise en forme global pour la zone de texte contenant le texte enrichi. La mise en forme de la zone de texte s'applique uniquement au texte qui n'a pas été spécifiquement mis en forme à l'aide de la mise en forme de texte enrichi.

Définir des styles de mise en forme pour une zone de texte qui affiche un champ de texte enrichi

  1. Cliquez avec le bouton droit sur l'état dans le volet de navigation, puis cliquez sur Mode Page dans le menu contextuel.

  2. Cliquez sur la zone de texte qui affiche le champ de texte enrichi, puis, sous l'onglet Format, dans le groupe Police, cliquez sur le style de mise en forme à appliquer.

    Ruban d'images Access

    Office Access 2007 applique la mise en forme à tout le texte dans le champ de texte enrichi qui n’a pas déjà été ce type (mais pas de valeur) de mise en forme appliquée à une vue qui prend en charge la saisie de données, tels que le mode feuille de données pour une table ou requête, ou en mode formulaire pour un formulaire. Par exemple, si une partie du texte dans le champ est mis en forme avec une couleur de police rouge, et que vous appliquez une couleur de police bleue à la zone de texte, Access 2007 devient tout le texte bleue à l’exception de ce qui a été mis en forme individuellement en rouge. Un autre exemple, si une partie du texte dans le champ est mis en forme avec une taille de police de 11 points, et que vous appliquez une taille de police de 14 points à la zone de texte, Access 2007 s’applique la taille de police de 14 points à tout le texte à l’exception que qui a été mis en forme individuellement à 11 points.

    Champs de pièce jointe    Champs de pièce jointe utilisent un contrôle spécial qui n’est pas utilisé pour tout autre type de données. Vous pouvez joindre plusieurs fichiers à un enregistrement à l’aide d’un seul champ pièce jointe, mais le champ peut afficher uniquement les informations sur une pièce jointe à la fois. Par défaut, le contrôle de pièce jointe affiche une icône ou une image, selon le type de fichier de la pièce jointe qui est affichée par le contrôle. Si vous le souhaitez, vous pouvez définir les propriétés pour le contrôle de pièce jointe afin que tous les fichiers joints sont affichent sous forme d’icônes, ou pour que le champ s’affiche simplement une icône de trombone et le nombre de pièces jointes. En supposant que vous utilisez déjà un contrôle de pièce jointe dans votre rapport, vous pouvez utiliser la procédure suivante pour ajuster les propriétés du contrôle pour des utilisations différentes du contrôle.

    Pour plus d’informations sur l’ajout d’un champ pièce jointe à un rapport, consultez le lien dans la section Voir aussi sur la façon de joindre des fichiers aux enregistrements de votre base de données.

Définir les propriétés d'affichage d'un champ Pièces jointes

  1. Cliquez avec le bouton droit sur l'état dans le volet de navigation, puis cliquez sur Mode Page dans le menu contextuel.

  2. Cliquez sur le contrôle Pièces jointes. Si la feuille de propriétés n'est pas déjà affichée, appuyez sur F4. Sur la feuille de propriétés, cliquez sur l'onglet Format.

    Utilisez le tableau suivant comme guide pour définir les propriétés du contrôle Pièces jointes.

Propriété

Paramètre

Afficher en tant que

  • Image/icône affiche des graphiques comme des images et tous les autres fichiers sous forme d'icônes. Il s'agit du paramètre par défaut.

  • Icône affiche tous les fichiers sous forme d'icônes.

  • Trombone affiche une icône de trombone suivie du nombre de pièces jointes entre parenthèses.

Image par défaut

Pour rendre une image par défaut s’affichent dans le contrôle de pièce jointe lorsqu’il y a pas de fichiers joints, cliquez sur Bouton Générateur dans la zone de propriété, recherchez l’image que vous voulez, puis cliquez sur Ouvrir.

Remarque : L'image par défaut ne s'affiche pas si la propriété Afficher en tant que possède la valeur Trombone.

Alignement de l'image

Sélectionnez l'alignement de votre choix dans la liste. Le paramètre par défaut est Centre. Le réglage de ce paramètre peut produire des résultats inattendus, selon le paramétrage de la propriété Mode d'affichage de l'image.

Mode d'affichage de l'image

Ce paramètre est disponible uniquement si la propriété Afficher en tant que possède la valeur Image/Icône.

  • Découpage affiche l'image selon sa taille actuelle. L'image est découpée si elle est trop volumineuse pour tenir dans le contrôle.

  • Échelle étire l'image afin quelle remplisse la totalité du contrôle.

    Remarque : À moins que le contrôle Pièce jointe possède exactement la même taille que l'image, l'utilisation de ce paramètre déforme l'image, en l'étirant verticalement ou horizontalement.

  • Zoom affiche l'image aussi grande que possible sans la déformer ni la découper. Il s'agit du paramètre par défaut.

  1. Si vous utilisez le contrôle pour afficher des graphiques, réglez la taille du contrôle Pièce jointe afin de pouvoir afficher le niveau de détails que vous souhaitez.

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Remarque : Avertissement traduction automatique : cet article a été traduit par un ordinateur, sans intervention humaine. Microsoft propose cette traduction automatique pour offrir aux personnes ne maîtrisant pas l’anglais l’accès au contenu relatif aux produits, services et technologies Microsoft. Comme cet article a été traduit automatiquement, il risque de contenir des erreurs de grammaire, de syntaxe ou de terminologie.

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