Gestion des réunions et participants

En tant que présentateur, vous contrôlez tous les aspects d'une réunion. Vous choisissez les participants et dans quelle mesure leur participation est autorisée.

Affichage des informations sur la réunion

À tout moment lors d'une réunion, vous pouvez afficher des informations de base sur la réunion, notamment :

  • Nom de la réunion

  • Date de la réunion, heure de début et heure de fin

  • ID de la réunion

  • Clé de réunion

  • Centre de conférence

  • Emplacement Web (URL) pour participer à la réunion

  • Informations des appels entrants de la téléconférence

Pour afficher les informations sur la réunion

  • Dans la barre de commandes principale, cliquez sur Réunion.

Gestion des participants à une réunion

Vous pouvez afficher la liste des participants qui ont joint la réunion et agir sur un participant individuel, par exemple en lançant une conversation. Vous pouvez également afficher la couleur de commentaires actuelle pour chaque participant de la liste.

Vous pouvez également examiner les mêmes informations au format graphique en affichant le Plan de salle. Toutefois, dans cet affichage, vous ne pouvez pas agir sur les participants.

Pour contrôler davantage les personnes autorisées à une réunion, utilisez la salle d'attente.

Vous pouvez définir des autorisations pour que les participants voient la liste des participants et le plan de salle.

Pour afficher la liste des participants à la réunion

  1. Dans la barre de commandes principale, cliquez sur Participants.

  2. Si nécessaire, dans le volet Participants, cliquez sur Afficher, puis sur Liste.

Pour afficher le plan de salle

  • Dans le volet Participants, cliquez sur Afficher, puis sur Graphique.

Gestion des autorisations des participants

Les autorisations des participants sont initialement définies par l'organisateur de la réunion. En tant que présentateur, vous pouvez adapter les autorisations suivantes pour tous les participants :

  • Si vous sélectionnez Imprimer dans un PDF, les participants peuvent enregistrer la ressource actuelle sur leurs ordinateurs en tant que fichier Adobe Acrobat (PDF).

  • Si vous sélectionnez Vérifier le contenu actuel, les participants peuvent afficher une ressource pendant qu'une autre est présentée.

  • Si vous sélectionnez Poser des questions, les participants peuvent envoyer des questions au présentateur, recevoir des réponses et « lever la main » pour demander une conversation ou la parole.

  • Si vous sélectionnez Annoter le contenu actuel, les participants peuvent utiliser les outils d'annotation pour annoter une diapositive de collaboration.

  • Si vous sélectionnez Afficher la liste des participants, les participants peuvent afficher la liste des personnes qui assistent à la réunion ainsi que la couleur de commentaires actuelle de chaque participant.

  • Si vous sélectionnez Afficher le plan de salle, les participants peuvent afficher la liste des personnes qui assistent à la réunion au format graphique.

  • Si vous sélectionnez Conversation, les participants peuvent tenir des conversations en tête-à-tête avec d'autres participants ou être autorisés par un présentateur à prendre la parole.

  • Si vous sélectionnez Afficher les miniatures et naviguer dans le contenu actuel, les participants peuvent afficher des diapositives individuelles dans la ressource actuelle et les parcourir.

  • Si vous sélectionnez Créer des pages dans le contenu actuel, les participants peuvent ajouter une nouvelle diapositive à la ressource actuelle.

  • Si vous sélectionnez Utiliser le volet de contenu pour sélectionner et ajouter du contenu, les participants peuvent contrôler le contenu de présentation pour la réunion.

  • Sous Documents, si vous sélectionnez Télécharger (réception uniquement), les participants peuvent télécharger les documents fournis par le présentateur ou un autre participant.

  • Sous Documents, si vous sélectionnez Télécharger (envoi et réception), les participants peuvent télécharger des documents. (Pour l'envoi, un participant doit utiliser le client Microsoft Windows.)

  • Sous Documents, si vous sélectionnez Non disponible, les documents ne seront pas disponibles pour la réunion.

  • Sous Notes partagées, si vous sélectionnez Non disponible, les notes partagées ne seront pas disponibles pour la réunion.

  • Sous Notes partagées, si vous sélectionnezAfficher, Enregistrer, les participants (excepté les participants Live Meeting Web Access) peuvent afficher les notes partagées pour une réunion, puis enregistrer une copie sur leurs ordinateurs.

  • Sous Notes partagées, si vous sélectionnez Afficher, Enregistrer, Modifier, les participants (excepté les participants Live Meeting Web Access) peuvent participer à la création de notes partagées, puis les enregistrer sur leurs ordinateurs.

Pour modifier les autorisations des participants

  1. Dans la barre de commandes principale, cliquez sur Participants.

  2. Dans le volet Participants, cliquez sur Autorisations.

  3. Dans la boîte de dialogue Autorisations des participants, apportez les modifications souhaitées, puis cliquez sur OK.

Invitation d'autres participants et présentateurs

Lors d'une réunion, vous pouvez envoyer des messages électroniques pour inviter d'autres personnes à se joindre à la réunion.

Pour inviter de nouveaux participants à la réunion

  1. Dans la barre de commandes principale, cliquez sur Réunion.

  2. Dans le volet Réunion, cliquez sur Inviter.

  3. Dans la boîte de dialogue Envoyer des invitations par courrier électronique, tapez les informations suivantes :

    • Votre adresse de messagerie.

    • Votre nom.

    • Les adresses électroniques de tous les invités qui doivent avoir des privilèges de présentateur dans la réunion. Utilisez des points-virgules pour séparer plusieurs adresses.

    • Les adresses électroniques de tous les invités qui doivent avoir des privilèges de participant dans la réunion. Utilisez des points-virgules pour séparer plusieurs adresses.

    • Le texte de votre message d'invitation.

  4. Cliquez sur Envoyer des invitations.

Utilisation de la salle d'attente

La salle d'attente permet de contrôler le flux des participants à votre réunion. Cette fonctionnalité est particulièrement utile pour de grandes réunions.

L'utilisation de la salle d'attente présente les avantages suivants :

  • Vous pouvez autoriser de façon sélective des participants imprévus à se joindre.

  • Vous pouvez décider de verrouiller la réunion pour empêcher les retardataires de participer.

L'utilisation de la salle d'attente génère une URL de salle d'attente au moment de la création de la réunion. Lorsqu'un organisateur configure une réunion, il peut mettre l'URL de salle d'attente à la disposition générale des personnes qui n'ont pas reçu d'invitation Live Meeting. Ceux qui suivent le lien entrent dans la salle d'attente et attendent que vous (ou un autre présentateur) leur accordiez l'accès à la réunion.

Pour mieux effectuer le suivi des activités dans la salle d'attente, vous pouvez choisir de recevoir une notification dans votre console chaque fois qu'un participant y entre.

Pour que vous puissiez utiliser la salle d'attente, l'organisateur doit l'activer au moment de la configuration de la réunion.

Pour afficher la salle d'attente

  1. Dans la barre de commandes principale, cliquez sur Réunion.

  2. Dans le volet Réunion, cliquez sur Salle d'attente.

Pour accorder l'accès à un participant se trouvant en salle d'attente

  1. Dans la salle d'attente, sous Participants, cliquez sur le nom du participant auquel vous voulez accorder l'accès.

  2. Cliquez sur Donner l'accès.

Pour accorder automatiquement l'accès aux participants se trouvant en salle d'attente

  • Dans la salle d'attente, sous Paramètres de la salle d'attente, activez la case à cocher Accorder automatiquement l'accès à tous les participants en salle d'attente.

Pour refuser l'accès à un participant se trouvant en salle d'attente

  1. Dans la salle d'attente, sous Participants, cliquez sur le nom du participant auquel vous voulez refuser l'accès.

  2. Cliquez sur Refuser l'accès.

Pour recevoir des notifications lorsque des participants entrent dans la salle d'attente

  • Dans la salle d'attente, sous Paramètres de la salle d'attente, activez la case à cocher Toujours m'avertir quand de nouveaux participants entrent dans la salle d'attente.

Pour verrouiller la réunion

  1. Dans la barre de commandes principale, cliquez sur Réunion.

  2. Dans le volet Réunion, cliquez sur Verrouiller.

Pour déverrouiller la réunion

  1. Dans la barre de commandes principale, cliquez sur Réunion.

  2. Dans le volet Réunion, cliquez sur Déverrouiller.

Fin d'une réunion

En tant que présentateur, vous avez deux possibilités pour quitter une réunion. Vous pouvez fermer Office Live Meeting Web Access et permettre à la réunion de se poursuivre sans vous, ou vous pouvez mettre fin à la réunion pour tous les participants, y compris vous-même.

Pour quitter la réunion et permettre qu'elle se poursuive

  1. Dans la barre de commandes principale, cliquez sur Réunion.

  2. Dans le volet Réunion, cliquez sur Quitter.

  3. Dans la boîte de dialogue Confirmer la sortie de la réunion, cliquez sur OK.

Pour mettre fin à la réunion pour tous les participants

  1. Dans la barre de commandes principale, cliquez sur Réunion.

  2. Dans le volet Réunion, cliquez sur Quitter et terminer la session.

  3. Dans la boîte de dialogue Confirmer la fin de session, cliquez sur OK.

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