Gérer les messages à l’aide de règles

Cet article explique le fonctionnement des règles et leur utilisation pour une bonne organisation et une actualisation de ce qui se passe dans votre Boîte de réception.

Contenu de cet article

Gérer les messages à l’aide de règles

Créer une règle à partir d’un modèle

Créer une règle sans modèle

Créer une règle à partir d’un message

Exécuter périodiquement une règle mais pas tout le temps

Règles basées sur le serveur et règles basées sur le client seulement

Accusés de réception, réponses à un vote et notifications d’absence du bureau

Demandes de réunions, demandes de tâches et documents

Listes de distribution

Transfert de messages hors de votre société

Gérer les messages à l’aide de règles

Une règle est une action que Microsoft Outlook effectue automatiquement lorsqu’un message respectant les conditions spécifiées dans la règle est reçu ou envoyé. Vous pouvez choisir de nombreuses conditions et opérations à l’aide de l’Assistant Règles et alertes. Les règles ne s’appliquent pas aux messages ayant été lus.

Les règles se divisent en deux catégories générales : organisation et notifications. L’Assistant Règles et alertes contient des modèles pour la plupart des règles couramment utilisées.

  • Rester organisé    Ces règles permettent de classer et de suivre des messages. Par exemple, vous pouvez créer une règle pour les messages d’un expéditeur spécifique, Bobby Moore par exemple, avec le mot « vente » dans la ligne Objet, afin qu’il soit marqué pour suivi, répertorié comme Vente et déplacé vers le dossier « Vente Bobby ».

  • Rester à jour    Ces règles permettent de vous avertir lorsque vous recevez un message en particulier. Par exemple, vous pouvez créer une règle qui envoie automatiquement une alerte sur votre téléphone mobile lorsque vous recevez un message d’un membre de votre famille.

  • Démarrer à partir d’une règle vide    Ces règles peuvent être créées en partant de rien.

    Modèles de règle

    Fig. 2: L’Assistant Règles et alertes contient plusieurs règles prédéfinis, appelées modèles.

Exceptions

Vous pouvez définir des exceptions à vos règles, valables dans certaines circonstances, par exemple, quand un message contient un indicateur de suivi ou présente un niveau d’importance élevé. Une règle n’est pas appliquée à un message même s’il remplit les conditions de l’une des exceptions spécifiées.

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Créer une règle à partir d’un modèle

  1. Dans le Volet de navigation, cliquez sur Courrier.

  2. Dans le menu Outils, cliquez sur Règles et alertes.

  3. Si vous disposez de plusieurs comptes de messagerie, dans la liste Appliquer les modifications à ce dossier, sélectionnez la boîte de réception souhaitée.

  4. Cliquez sur Nouvelle règle.

  5. Sous Étape 1 : sélectionnez un modèle, sélectionnez le modèle souhaité dans la collection de modèles Rester organisé ou Rester à jour.

  6. Sous Étape 2 : modifiez la description de la règle, cliquez sur une valeur soulignée. Par exemple, si vous cliquez sur le lien personne ou liste de distribution, le Carnet d’adresses s’affiche.

  7. Sous Étape 1 : sélectionnez une ou des conditions, sélectionnez les conditions dans lesquelles vous souhaitez que les messages respectent pour que ces règles soient appliquées.

  8. Sous Étape 2 : modifiez la description de la règle , cliquez sur une valeur soulignée si vous ne l’avez pas déjà fait, puis sélectionnez Suivant.

  9. Sous Étape 1 : sélectionnez une ou des actions, sélectionnez l’action pour laquelle vous souhaitez que la règle soit appliquée lorsque les conditions spécifiées sont remplies.

  10. Sous Étape 2 : modifiez la description de la règle , cliquez sur une valeur soulignée si vous ne l’avez pas déjà fait, puis sélectionnez Suivant.

  11. Sous Étape 1 : sélectionnez une ou des exceptions, sélectionnez les exceptions à la règle, puis cliquez sur Suivant.

  12. Pour finir de créer la règle, entrez un nom pour celle-ci, puis sélectionnez les autres options souhaitées.

    • Si vous souhaitez exécuter cette règle sur des messages qui se trouvent déjà dans un de vos dossiers, cochez la case Exécuter cette règle sur les messages déjà dans « dossier ».

    • Pour appliquer cette règle à tous vos comptes de messagerie et à la boîte de réception associée à chaque compte, cochez la case Créer la règle sur tous les comptes.

  13. Cliquez sur Terminer.

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Créer une règle sans modèle

Pour créer une règle en choisissant vos propres conditions, actions et exceptions :

  1. Dans le Volet de navigation, cliquez sur Courrier.

  2. Dans le menu Outils, cliquez sur Règles et alertes.

  3. Si vous disposez de plusieurs comptes de messagerie, dans la liste Appliquer les modifications à ce dossier, sélectionnez la boîte de réception souhaitée.

  4. Cliquez sur Nouvelle règle.

  5. Sous Démarrer à partir d’une règle vide, sélectionnez Vérifier les messages à leur arrivée ou Vérifier les messages après l’envoi, puis cliquez sur Suivant.

  6. Sous Étape 1 : sélectionnez une ou des conditions, sélectionnez les conditions dans lesquelles vous souhaitez que les messages respectent pour que ces règles soient appliquées.

  7. Sous Étape 2 : modifiez la description de la règle , cliquez sur une valeur soulignée si vous ne l’avez pas déjà fait, puis sélectionnez Suivant.

  8. Sous Étape 1 : sélectionnez une ou des actions, sélectionnez l’action pour laquelle vous souhaitez que la règle soit appliquée lorsque les conditions spécifiées sont remplies.

  9. Sous Étape 2 : modifiez la description de la règle , cliquez sur une valeur soulignée si vous ne l’avez pas déjà fait, puis sélectionnez Suivant.

  10. Sous Étape 1 : sélectionnez une ou des exceptions, sélectionnez les exceptions à la règle, puis cliquez sur Suivant.

  11. Pour finir de créer la règle, entrez un nom pour celle-ci, puis sélectionnez les autres options souhaitées.

    • Si vous souhaitez exécuter cette règle sur des messages qui se trouvent déjà dans un de vos dossiers, cochez la case Exécuter cette règle sur les messages déjà dans « dossier ».

    • Pour appliquer cette règle à tous vos comptes de messagerie et à la boîte de réception associée à chaque compte, cochez la case Créer la règle sur tous les comptes.

  12. Cliquez sur Terminer.

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Créer une règle à partir d’un message

Vous pouvez créer une règle directement à partir d’un message. Par exemple, vous pouvez créer une règle pour déplacer des messages d’une personne vers un dossier spécifique.

  1. Cliquez avec le bouton droit sur le message sur lequel vous voulez baser la règle, puis dans le menu contextuel, cliquez sur Créer une règle.

    Dans la boîte de dialogue Créer une règle, activez les cases à cocher correspondant aux options qui sont déjà remplies avec les informations du message sélectionné.

  2. Cochez la case Déplacer le courrier électronique vers le dossier.

  3. Cliquez sur un dossier existant ou cliquez sur Nouveau pour créer un dossier pour le stockage des messages.

  4. Pour ajouter davantage de conditions, d’actions ou d’exceptions à la règle, cliquez sur Options avancées, puis suivez les instructions de l’Assistant Règles et alertes.

    Conseil     Pour exécuter la règle dès sa création, activez la case à cocher Exécuter cette règle sur des messages déjà dans le dossier dans la dernière page de l’Assistant Règles et alertes.

    Tous les messages dans votre Boîte de réception ou dans un dossier de votre choix qui remplissent les conditions et les exceptions associées à la règle sont déplacés vers le dossier spécifique. Pour tester la nouvelle règle, ouvrez le nouveau dossier. Les messages déplacés sont-ils à leur place ?

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Exécuter périodiquement une règle mais pas tout le temps

Pour exécuter une règle périodiquement, mais pas tout le temps, procédez comme suit :

  1. Dans le menu Outils, cliquez sur Règles et alertes.

  2. Dans la boîte de dialogue Règles et alertes, désactivez la règle en désactivant la case à cocher située en regard de celle-ci.

  3. Cliquez sur Exécuter les règles.

  4. Dans la boîte de dialogue Exécuter les règles, sous Sélectionner les règles à exécuter, activez la case à cocher située en regard de chaque règle souhaitée.

  5. Sélectionnez le dossier auquel vous souhaitez appliquer la règle.

  6. Sélectionnez la catégorie de messages à laquelle vous souhaitez appliquer la règle.

    Par exemple, vous pouvez appliquer la règle uniquement aux messages non lus dans un dossier.

  7. Cliquez sur Exécuter.

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Règles basées sur le serveur et règles basées sur le client seulement

Règles serveur    Si vous disposez d’un compte Microsoft Exchange, le serveur peut appliquer des règles à vos messages même si Outlook n’est pas exécuté. Ces règles sont appelées « règles serveur ». Les règles doivent être définies de manière à être appliquées aux messages qui arrivent dans votre Boîte de réception sur le serveur, et les règles doivent pouvoir s’exécuter jusqu’à la fin sur le serveur. Par exemple, une règle ne peut pas s’exécuter jusqu’à la fin sur le serveur si l’opération spécifie qu’un message est imprimé. Si une règle ne peut pas être appliquée sur le serveur, elle est appliquée lorsque vous lancez Outlook.

Règles client    Un « client » est un programme de messagerie électronique, qui s’exécute sur un ordinateur individuel. Une règle qui ne peut pas être exécutée par le serveur est une « règle client » car elle ne s’exécute que sur l’ordinateur individuel. Si votre liste de règles contient des règles qui peuvent être exécutées sur le serveur et d’autres qui ne le peuvent pas, les règles serveur sont appliquées en premier, et ensuite les règles client sont appliquées.

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Accusés de réception, réponses à un vote et notifications d’absence du bureau

Les accusés de réception, les confirmations de lecture, les réponses à un vote et les notifications d’absence du bureau sont traités en tant que messages. Par exemple, lorsque vous créez une règle qui déplace les élément comportant le mot « réunion » dans la zone Objet vers un dossier spécifique, l’ensemble des messages d’accusés de réception, de réponses à un vote et d’absence du bureau qui répondent à cette condition seront également déplacés.

Remarque   Si une réponse à un vote est déplacée en dehors de la boîte de réception, le suivi de la réponse n’est pas automatiquement assuré dans le message d’origine.

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Demandes de réunions, demandes de tâches et documents

Les demandes de réunion, les demandes de tâche et les documents sont traités comme des messages. Par exemple, lorsque vous créez une règle qui déplace tous les élément dont la zone Objet comporte le mot « réunion » vers un dossier spécifique, toute demande de tâche ou de réunion répondant à cette condition sera alors également déplacée. Tenez néanmoins compte des restrictions suivantes lors de la création de règles qui portent sur ces types d’éléments :

  • Un élément déplacé vers un dossier qui n’est pas un dossier de courrier électronique risque de ne pas fonctionner comme vous l’espérez après son déplacement. Par exemple, le déplacement d’un message vers le dossier Calendrier n’entraîne pas la création d’un rendez-vous.

  • Si une règle déplace une réponse à une demande de réunion ou de tâche vers le dossier Éléments supprimés, la réponse n’est pas suivie par l’élément d’origine.

  • Si une règle déplace automatiquement une demande de réunion vers le dossier Éléments supprimés, la réunion ne sera pas ajoutée au calendrier.

  • Les règles applicables aux messages que vous envoyez ne s’appliquent ni aux demandes de tâche ni aux demandes de réunion.

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Listes de distribution

Une nouvelle règle pour une liste de distribution se comporte différemment en fonction de la manière dont vous la créez :

  • Déplacer des messages envoyés à une liste de distribution vers un dossier    Si vous choisissez ce modèle de règle, seuls les messages envoyés à la liste de distribution sont déplacés vers le dossier spécifique. Les messages de personnes appartenant à la liste de distribution ne sont pas déplacés vers le dossier spécifié.

    Remarque   Cette règle s’applique uniquement aux comptes Exchange.

  • Déplacer les messages d’une personne spécifique vers un dossier    Si vous choisissez ce modèle de règle, les messages de personnes appartenant à la liste de distribution spécifiée sont également déplacés vers le dossier spécifié.

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Transfert de messages hors de votre société

Si vous travaillez dans une société qui utilise Exchange, par défaut, les messages que vous transférez à des adresses électroniques hors de votre société à l’aide d’une règle ne seront pas envoyés. Ce paramètre est destiné à empêcher de dévoiler des données d’entreprise et celui-ci est contrôlé par votre administrateur Exchange.

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S’applique à : Outlook 2007



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