Gérer votre calendrier avec le modèle de calendrier perspectives pour Excel 2016

Important :  Cet article a été traduit automatiquement, voir l’avertissement. Vous pouvez consulter la version en anglais de cet article ici.

Avec Excel 2016, vous pouvez utiliser le modèle de Calendrier perspectives pour obtenir l’étendue, génèrent et informations personnalisables sur votre calendrier. Le modèle surfaces combien de temps passé dans les réunions, qui vous remplissez les plus (et auxquels vous ignorez), quelle partie de la journée vous remplissez habituellement avec des personnes et bien plus encore.

Avec le modèle de Calendrier Insights vous pouvez voir votre calendrier comme un tableau de bord et interagir avec lui à Explorer les périodes de temps spécifiques ou types de réunions, qui vous intéresse. Vous pouvez utiliser le modèle de Calendrier perspectives pour manipuler optimiser vos réunions, votre temps libre et votre vie. Prise en main.

Utilisation du modèle de calendrier perspectives

Pour utiliser le modèle de Calendrier perspectives , vous devez Excel 2016 ou version ultérieure, ou un abonnement à Office 365. Pour accéder à votre calendrier à l’aide du modèle, vous avez besoin d’un compte actif sur un serveur Exchange, ou sur Exchange Online dans le cadre de votre abonnement Office 365.

Ouvrez le modèle de calendrier perspectives

Pour ouvrir le modèle Calendrier perspectives , dans, sélectionnez Excel Nouveau > calendrier Insights.

Si vous ne voyez pas le modèle, utilisez la zone de recherche et tapez les informations de calendrieret sélectionnez le bouton Loupe pour commencer la recherche (ou cliquez sur la touche entrée). Le modèle de Calendrier Insights apparaît.

Une fois que le modèle est ouvert, vous voyez le premier onglet de classeur intitulé Démarrer. Sélectionnez le bouton Prise en main pour commencer.

Modèle Perspectives de calendrier

L’onglet Importer votre calendrier est sélectionné, des étapes sur la façon de vous connecter au serveur Exchange et importer votre calendrier.

Importer votre calendrier

Lorsque vous sélectionnez le bouton se connecter, Excel affiche une boîte de dialogue qui vous permet d’entrer votre adresse de messagerie et le mot de passe, afin que Excel puisse se connecter à votre serveur Exchange et charger les informations de votre calendrier dans le classeur. Le processus peut prendre quelques minutes, en fonction des réunions combien a qu’Excel à télécharger.

Informations d’identification Exchange

Une fois terminé, la feuille de calcul Insights réunion apparaît et affiche un tableau de bord rempli qui contient une collection de détaillées analytique en fonction de votre calendrier.

Feuille Perspectives de réunion remplie

Enregistrez le classeur calendrier idées avec vos données

Vous êtes maintenant prêt à enregistrer en tant que classeur prenant en charge, afin que vous pouvez mettre à jour les données chaque fois que vous souhaitez. Pour enregistrer le classeur, procédez comme suit :

  1. Sélectionnez fichier > Enregistrer sous, sélectionnez une destination, puis cliquez sur Classeur Excel dans le menu déroulant Enregistrer en tant que type.

    Enregistrer en tant que classeur prenant en charge les macros

    Enregistrer le classeur sous forme de classeur prenant en charge garantit que tous les graphiques est automatiquement répercutés sur chaque fois que vous sélectionnez le bouton Actualiser les informations sur la feuille de calcul Réunion perspectives .

  2. Lorsque vous souhaitez que les données les plus récentes à partir de votre calendrier, ouvrez le classeur et sélectionnez le bouton Actualiser perspectives en bas de la feuille de calcul Réunion perspectives .

Obtenir des informations sur votre calendrier à l’aide de la feuille de perspectives de réunion

Lorsque vous sélectionnez la feuille de calcul Réunion perspectives , vous voyez un tableau de bord qui contient toutes sortes d’intéressantes sur vos données de calendrier. L’image suivante montre la feuille de calcul et en dessous de l’image est une description de chaque section numérotée.

Zones Perspectives du calendrier
  1. Segment de Réponse à une réunion

  2. Barre de planning pour sélectionner la période de temps pour l’analyse ; tous les graphiques reflètent la chronologie sélectionnée

  3. Résumé de vos données collectées

  4. Histogramme (graphique croisé dynamique) de votre temps passé dans les réunions par mois et l’année

  5. Histogramme (graphique croisé dynamique) des réunions par jour par mois et l’année

  6. Histogramme (graphique croisé dynamique) de l' Heure de chaque réunions par heure du jour

  7. Graphique à barres (graphique croisé dynamique) personnes I (vous) Met le plus

  8. Graphique en secteurs (graphique croisé dynamique) de votre réunion inviter les réponses, montrant le nombre de réunions vous assisté, vous n’avez pas répondre à ou ont été provisoire

  9. Graphique en secteurs (graphique croisé dynamique) au nombre de réunions vous organisé ou Attended

Contrôles de filtrage

Il existe deux contrôles de filtrage sur la feuille de calcul réunion perspectives, qui correspondent aux nombres 1 et 2 dans l’image précédente :

  1. Le segment de Réponse sélectionnez vous permet de sélectionner n’importe quelle combinaison de réponses (utilisez CTRL + clic ou MAJ + clic pour sélectionner plusieurs éléments), qui filtre tous les graphiques dans la feuille de calcul :

    • J’ai réorganisation du site

    • J’ai confirmé

    • J’ai assisté provisoirement

    • J’ai ignorées

    Le segment comporte les réponses que j’ai confirmé et je réorganisation du site en tant que les options sélectionnées lors du chargement de la feuille.

    Conseil : Vous pouvez sélectionner le bouton j’ai ignorée du segment, puis voir graphique 6 quelle période de la journée que vous ignorez généralement les invitations aux réunions, puis dans le graphique 7 voir qui participe aux réunions que vous ignorez.

    Vous pouvez en savoir plus sur les segments dans Excel.

  2. Le segment de barre de planning (il a intitulé Sélectionner une période de temps pour l’analyse) vous permet de vous filtrez des graphiques dans la feuille de calcul en fonction de la période de temps. Dans le coin supérieur droit du segment est un menu déroulant qui vous permet de choisir la sélection de période de temps doit être années, trimestres, mois ou jours.

    filtre de temps

    Vous pouvez en savoir plus sur les barres de planning dans Excel.

Personnaliser le modèle de calendrier perspectives

Le modèle de Calendrier Insights utilise Expressions DAX (Data Analysis) mesurer le pourcentage de temps passé dans les réunions (par rapport au total des heures de travail). Les résultats sont affichés dans la feuille de calcul Réunion perspectives , dans les graphiques identifiés comme 3 et 4.

Les hypothèses utilisées dans les calculs sont une journée de travail 8 heures et 5 jours par semaine. En outre, réunions de plus de 4 heures sont exclues, afin de réduire le décalage de calcul qui résulte de longs événements dans le calendrier.

Vous pouvez personnaliser le modèle pour répondre à vos habitudes de travail spécifique et affectent le calcul de la durée de réunions, en procédant comme suit :

  1. Cliquez sur un onglet de feuille de calcul, puis sélectionnez afficher... pour le menu qui apparaît.

    afficher la feuille de calcul
  2. Sélectionnez la feuille de paramètres dans la fenêtre Afficher qui apparaît, puis cliquez sur OK.

    Afficher les sélections
  3. Uniquement les feuilles de calcul masquées apparaissent dans la fenêtre Afficher. Sélectionnez la feuille de calcul paramètres , puis personnaliser les valeurs de la table pour refléter votre modèle de travail.

    personnaliser des modèles de travail dans la feuille de calcul Paramètres

    Les valeurs suivantes peuvent être modifiées :

    • Heures de travail par jour

      Vous pouvez modifier ce paramètre à une valeur comprise entre 1 à 24. Par exemple, si vous avez une tâche à temps partiel et travailler chaque jour, vous pouvez définir ce paramètre à 4.

    • Jours de travail par semaine

      Vous pouvez modifier ce paramètre à une valeur comprise entre 1 à 7. Par exemple, si vous avez une tâche à temps partiel et uniquement deux jours semaine de travail, vous pouvez définir ce paramètre à 2. Et si il semble que vous fonctionnent tous les jours de la semaine, définissez ce paramètre à 7 pour mieux refléter toutes les réunions que vous avez le week-end.

    • Ignorer les réunions de temps (heures)

      Si vous avez des réunions de plus de 4 heures que vous souhaitez inclure dans les calculs, vous pouvez augmenter ce paramètre. Par exemple, si vous souvent participer à des formations 8 heures et que vous souhaitez les ajouter à vos données, définissez ce paramètre à 8 pour que les réunions de filtre qui sont plues de 8 heures.

  4. Si vous modifiez les valeurs dans la feuille de calcul paramètres, vous devez actualiser le classeur en sélectionnant données > Actualiser tout, après laquelle les nouvelles valeurs prennent effet.

En faire plus avec le modèle de calendrier perspectives

Les sections précédentes offrent formidable occasion pour visualiser la façon dont vous dépensez heure de votre réunion et apprendre des éléments intéressants sur mode d’exécution de vos réunions (ou comment vos réunions exécutent votre planning). Mais il existe plusieurs actions que possibles avec le classeur Calendrier perspectives , comme les sections suivantes décrivent.

Puis-je exploration afficher les réunions spécifiques ?

Pour obtenir plus d’informations sur vos réunions, vous pouvez voir les données associées à chaque réunion. Avec le bouton droit n’importe quel onglet de feuille de calcul et sélectionnez afficher..., puis sélectionnez la feuille de calcul Données réunions .

Feuille de données Réunions

Dans la feuille de Données de réunions , vous pouvez afficher toutes les réunions et filtrer les données à des réunions spécifiques d’exploration. Un exemple où cette option est utile est pour commencer dans la feuille de calcul Réunion perspectives et trouver des valeurs aberrantes (réunions semblent inhabituels ou à l’extérieur de votre routine normal, par exemple une augmentation des réunions sur février 2015), puis sur Rechercher les réunions pertinentes dans la feuille de données de la réunion.

Puis-je partager le classeur ?

Une fois qu’Excel charge les données de calendrier dans votre classeur Insights calendrier , vos données de réunion sont stockées dans le modèle de données du classeur, ainsi que dans la feuille de calcul masquée appelé Données réunions.

Vos informations d’identification ne sont pas stockées dans le classeur, donc si vous partagez le classeur avec un collègue et elle sélectionne le bouton Actualiser perspectives pour mettre à jour le classeur, elle est invitée à entrer ses informations d’identification et vos données de la réunion est supprimé dans le cadre du processus d’actualisation du classeur (vos données sont remplacées par les données de votre collègue).

Si vous voulez renvoyer le classeur à son état initial et supprimer des données de votre réunion, appuyez sur CTRL + R et enregistrez le classeur en tant que fichier .xlsm ou .xltm.

Comment en savoir plus ?

L’objectif de ce classeur, en plus de vous aider à Familiarisez-vous dans votre calendrier, consiste à vous aider à découvrir les fonctionnalités d’Excel et ses fonctionnalités Analytique de données . Il existe une liste de liens utiles sur la feuille de calcul, chacun d'entre eux est un lien vers des ressources techniques pour vous aider à commencer à utiliser les fonctionnalités utilisées dans ce modèle en savoir plus.

Feuille de calcul En savoir plus

Comment puis-je créer un classeur similaire sur mienne ?

Vous pouvez créer des classeurs comme ce en utilisant les fonctionnalités d’analyse de données par défaut dans Excel 2016.

Pour vous connecter à Exchange Server, extraire votre calendrier et mettre en forme les données d’analyse, ce modèle utilise la technologie Power Query qui a été intégrée dans Excel 2016 et est disponible par le biais du ruban de données dans la section obtenir et transformer. Vous pouvez en savoir plus sur les récupérer et transformer.

Pour démarrer l’importation de votre calendrier à partir d’un nouveau classeur, dans le ruban, sélectionnez données > nouvelle requête > à partir d’autres Sources > à partir de Microsoft Exchange.

Obtenir des données à partir d’Exchange

Remarque : Avertissement traduction automatique : cet article a été traduit par un ordinateur, sans intervention humaine. Microsoft propose cette traduction automatique pour offrir aux personnes ne maîtrisant pas l’anglais l’accès au contenu relatif aux produits, services et technologies Microsoft. Comme cet article a été traduit automatiquement, il risque de contenir des erreurs de grammaire, de syntaxe ou de terminologie.

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