Gérer vos clients potentiels ou vos prospects dans le Gestionnaire de contacts professionnels

Important :  Cet article a été traduit automatiquement, voir l’avertissement. Vous pouvez consulter la version en anglais de cet article ici.

Gestionnaire de contacts professionnels pour Outlook permet d’effectuer le suivi des clients potentiels et de faire avancer le gagnante leurs activités.

Un prospect est une personne, entreprise ou organisation qui s’intéressent dans les produits ou services proposés par votre entreprise. Vous pouvez utiliser Gestionnaire de contacts professionnels pour Outlook pour gérer vos prospects ou clients potentiels en effectuer le suivi des informations sur les prospects individuels. Utilisez les critères de notation pour évaluer la qualité de vos prospects pour avoir une meilleure idée de l’endroit où afin de cibler vos efforts de ventes. Vous pouvez également utiliser Gestionnaire de contacts professionnels pour Outlook pour surveiller l’avancement ou progression de votre équipe vers les prospects en ventes l’activation.

Que voulez-vous faire ?

Créer des prospects

Créer des prospects

Un prospect peut provenir de n’importe quel emplacement — à partir d’un activité marketing, un renvoi à partir d’un client actuel ou bouche. En tant que propriétaire de petite entreprise, il est important pour vous de capturer et assurer le suivi de chaque prospect. Si vous êtes suffisamment chance d’avoir un grand nombre de prospects, vous devez disposer d’un processus de capturer et de suivre les informations relatives au prospect et si le prospect activée dans une vente. Par exemple, vous souhaiterez peut-être :

  • Capturer des informations sur le client potentiel dans un enregistrement de prospect, y compris des informations qui inclut le prospect.

  • Enregistrer des informations sur les produits et services qui intéressent du prospect dans un formulaire opportunité.

  • Suivi avec la personne et le suivi du prospect telle qu’elle se développe dans un contact professionnel.

Prospects sont affichés dans un onglet de l’espace de travail ventes. À partir de la vente espace de travail, vous pouvez afficher des enregistrements individuels de prospect et d’opportunité.

Contenu de cette section

Créer un nouvel enregistrement de prospect

Créer des messages électroniques ou en important des prospects

Créer un prospect à partir d’un message électronique

Importer et exporter des enregistrements de prospect

Créer un nouvel enregistrement de prospect

Informations initiales sur personne susceptible de travailler avec vous peuvent être limitées, mais il est toujours important capturer ce que vous savez dans un enregistrement de prospect.

Vous pouvez entrer des informations détaillées sur un prospect, lier d’autres enregistrements et éléments d’historique des communications et ajouter des champs personnalisés. Toutes ces informations sont stockées en tant qu’un prospect enregistrement.

  1. Dans le volet de navigation, sous Gestionnaire de contacts professionnels, cliquez sur Ventes.

  2. Dans le ruban, sous l’onglet accueil, dans le groupe Nouveau, cliquez sur prospect.

  3. Dans la section prospect, dans la zone Nom complet, tapez le nom de votre responsable.

    Conseil : Nom complet est la seule information requise dans le formulaire prospect.

  4. Entrez d’autres informations que vous êtes le responsable.

    Un enregistrement de prospect possède une page Général et une page d’historique.

La page Général

La page Général d’un enregistrement de prospect est divisée en sections comme suit :

Avance    Tapez le titre de la tâche du contact, puis cliquez sur l’option de classement que vous préférez dans le champ Classer sous. Si vous voulez affecter un employé pour assurer un suivi au prospect, cliquez sur nom de l’employé dans la liste affecté à. Seules les personnes avec lesquelles vous avez partagé votre base de données s’affichent dans cette liste. Si vous le souhaitez, vous pouvez cliquez sur l’icône de photo pour ajouter une photo du prospect en cliquant sur le bouton photo.

Formulaire de prospect avec la section nom de prospect

Informations sur la société    Tapez le nom de la société qui représente le prospect.

Compte lié    Si vous voulez associer le prospect à l’un de vos comptes, cliquez sur le bouton compte et sélectionnez un compte dans la liste.

Internet, numéros de téléphone et adresses    Entrez les informations de contact du prospect dans ces sections. Dans les champs qui incluent une flèche, vous pouvez entrer plusieurs éléments. Par exemple, vous pouvez entrer des adresses pour les entreprises, famille et autres dans la section adresses et activez la case à cocher de l’adresse à utiliser pour le publipostage.

Informations sur la source    Utilisez cette section pour enregistrer la façon dont vous avez trouvé les sur ce prospect. Vous pouvez sélectionner un élément dans la liste Source ou entrez une nouvelle source. Cliquez ensuite sur initié par pour spécifier la source exacte. Si vous choisissez Word de bouche comme Source, par exemple et puis cliquez sur initié par, la boîte de dialogue qui s’ouvre permet de répertorier tous les Contacts professionnels, et vous pouvez sélectionner le nom de l’employé ou le client qui vous auquel le prospect.

Animer la section enregistrement affichant la Source

Score des prospects    Score général, ou les taux du prospect en probable pourra consiste à acheter vos produits ou services. Vous pouvez manuellement entrer une note en cliquant sur le nombre d’étoiles que vous souhaitez que le responsable d’avoir ou choisir un type de Score automatique. Marquage automatique est basé sur les critères de notation, que vous pouvez personnaliser, ou simplement utiliser les entrées par défaut.

Enregistrement de prospect avec score du prospect

Commentaires    Ajouter des informations supplémentaires sur le prospect dans le champ Notes. Cliquez sur Ajouter l’horodatage pour joindre la date et l’heure que vous avez entré les informations.

La page historique

Pour ouvrir la page historique, dans le ruban, cliquez sur Afficher, puis cliquez sur historique. Cette page contient tous les éléments de l’historique des communications liés à cette enregistrement.

Pour créer un historique plus détaillé sur le prospect, cliquez sur le bouton Nouveau puis lier un élément, comme un Note professionnelle, journal téléphonique, un rendez-vous ou tâche, à l’enregistrement. Pour plus d’informations sur l’historique des communications, voir suivi des communications avec les clients dans le Gestionnaire de contacts professionnels.

  1. Cliquez sur Enregistrer et fermer ou, si vous avez plusieurs enregistrements de prospect pour créer, cliquez sur Enregistrer et nouveau pour ouvrir un formulaire prospect vierge.

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Créer des messages électroniques ou en important des prospects

Vous pouvez également créer un enregistrement de prospect à partir d’un message électronique ou en important des enregistrements.

Créer un prospect à partir d’un message électronique

Vous pouvez capturer le nom et adresse électronique d’un prospect directement à partir d’un message électronique.

  1. Dans Microsoft Outlook, double-cliquez sur le message électronique à partir du contact.

  2. Dans le ruban, sous l’onglet Message, dans le groupe Professionnel, cliquez sur Créer un enregistrement.

  3. Dans la liste, cliquez sur prospect. Un nouveau formulaire Prospect s’ouvre avec le nom de la personne, le cas échéant et adresse déjà entré de messagerie.

  4. Remplissez le formulaire, puis cliquez sur Enregistrer et fermer.

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Importer et exporter des enregistrements de prospect

Vous pouvez importer des informations de prospect à partir d’autres programmes, tels que ACT ! et Microsoft Excel. Pour plus d’informations sur l’importation des enregistrements de prospect et d’autres données, voir importer vos données dans le Gestionnaire de contacts professionnels.

Dans la mesure où prospect est un type d’enregistrement Contact professionnel, vous pouvez exporter avec vos données Gestionnaire de contacts professionnels pour Outlook. Pour plus d’informations sur l’exportation des enregistrements de prospect et d’autres données, voir exporter vos enregistrements professionnels dans le Gestionnaire de contacts professionnels.

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Prétendre ou évaluer les prospects

Lorsque vous avez inclus un prospect, vous indiquez que le prospect est une personne qui a une utilisation ou vous avez besoin pour votre produit ou service. Par exemple, si votre entreprise vend yard services care, votre chef devront ont un yard.

Plusieurs critères de notation par défaut sont fournies sur le formulaire de prospect. Vous pouvez utiliser ces critères pour calculer le résultat d’un prospect automatiquement, pour les personnaliser pour votre entreprise, ou vous pouvez les supprimer et entrer vos propres critères.

Utilisez les informations de score pour score tous vos enregistrements Contact professionnel, ou des enregistrements personnalisées basées sur le type d’enregistrement Contact professionnel. N’oubliez pas que tous les critères de notation affectent un prospect ou score du contact. Cases à cocher marqués augmenter le score de calculé automatiquement d’un contact, tandis que les cases à cocher étiqueter abaisser score du contact.

Contenu de cette section

Score général ou évaluer vos prospects

Personnaliser les critères de notation des prospects

Score général ou évaluer vos prospects

Les critères de notation permet d’évaluer vos prospects sur la probabilité qu’ils effectuer des achats.

  1. Dans le volet de navigation, sous Gestionnaire de contacts professionnels, cliquez sur Ventes.

  2. Cliquez sur l’onglet prospects et puis double-cliquez sur un enregistrement pour l’ouvrir.

  3. Dans l’enregistrement de prospect, dans la section score des prospects, sélectionnez une case à cocher pour indiquer que le prospect répond à ce critère. Dans la mesure où chaque critère est inclus dans les calculs score automatiques, une case à cocher marquée génère score du prospect, et une case à cocher étiqueter diminue.

  4. Si vous le souhaitez, vous pouvez modifier la base d’une note en cliquant sur Notation critères. Les critères de notation sont attribuées une épaisseur de faible, normal ou élevé. Lorsque vous modifiez l’épaisseur de chaque critère, vous modifiez l’étendue auquel elle influence le score total.

    En fonction de la quantité de critères terminées et l’importance relative accordée à chacune, Gestionnaire de contacts professionnels pour Outlook calcule la note et l’affiche dans le nombre d’étoiles jaunes dans la section score des prospects.

  5. Si vous souhaitez remplacer le processus de notation automatique, vous pouvez affecter un score fixe au prospect. Dans la liste type de résultat, cliquez sur manuel, puis cliquez sur le nombre d’étoiles que vous voulez attribuer.

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Personnaliser les critères de notation des prospects

Gestionnaire de contacts professionnels pour Outlook inclut les critères de notation de par défaut, mais vous pouvez modifier les critères pour mieux correspondre à vos processus de vente.

  1. Cliquez sur l’onglet Fichier.

  2. Cliquez sur Gestionnaire de contacts professionnels.

  3. Cliquez sur Personnaliser, puis cliquez sur Modifier les critères de notation.

    Conseil : Vous pouvez également personnaliser les critères de notation prospect en ouvrant un enregistrement de prospect et dans la section score des prospects, en cliquant sur les critères de notation.

    Enregistrement de prospect avec score du prospect

  4. Pour modifier un critère, sélectionnez-le, puis cliquez sur Modifier. Modifier la description de l’élément, importance ou les deux, puis cliquez sur OK.

  5. Pour créer un nouveau critère, cliquez sur Ajouter. Tapez une description, sélectionner l’importance, puis cliquez sur OK.

  6. Pour supprimer un critère, sélectionnez-le, puis cliquez sur Supprimer.

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Affecter des prospects

Gestionnaire de contacts professionnels pour Outlook stocke vos données professionnelles dans une base de données. Vous pouvez partager des données d’entreprise avec vos collègues afin qu’ils aient les informations nécessaires pour répondre à vos clients. Vous pouvez attribuer un prospect à toutes les personnes avec lesquelles vous avez partagé la base de données.

  1. Dans le volet de navigation, sous Gestionnaire de contacts professionnels, cliquez sur Ventes.

  2. Cliquez sur l’onglet prospects et sélectionnez le prospect ou prospects que vous souhaitez affecter.

Comment puis-je sélectionner plusieurs enregistrements ?

Pour sélectionner les enregistrements qui sont adjacentes, appuyez sur la touche MAJ enfoncée, puis cliquez sur premier et dernier enregistrements du groupe que vous voulez ajouter. Pour sélectionner des enregistrements non adjacents, maintenez la touche CTRL ENFONCÉE, puis cliquez sur les enregistrements individuels. Pour sélectionner tous les enregistrements, cliquez sur une, puis appuyez sur CTRL + A

  1. Dans le ruban, dans le groupe Actions, cliquez sur affecter à, puis sélectionnez la personne que vous voulez utiliser avec le prospect.

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Modifier plusieurs prospect à la fois

Il est facile de modifier simultanément plusieurs enregistrements de prospect, par exemple, pour mettre à jour plusieurs scores manuelles ou à identifier tous les prospects à partir d’une source spécifique.

  1. Dans le volet de navigation, sous Gestionnaire de contacts professionnels, cliquez sur Ventes.

  2. Cliquez sur l’onglet prospects, puis cliquez sur les enregistrements que vous souhaitez modifier.

Comment puis-je sélectionner plusieurs enregistrements ?

Pour sélectionner des enregistrements qui se suivent, appuyez sur la touche Maj, puis cliquez sur le premier et le dernier enregistrement du groupe que vous souhaitez ajouter. Pour sélectionner des enregistrements qui ne se suivent pas, appuyez sur la touche Ctrl, puis cliquez sur chaque enregistrement individuellement. Pour sélectionner tous les enregistrements, cliquez sur l’un d’entre eux, puis appuyez sur Ctrl+A.

  1. Dans le ruban, sous l’onglet Accueil, dans le groupe Modifier, cliquez sur Modification en bloc.

    Bouton Modifier en bloc sur le ruban

  2. Cliquez sur le champ que vous voulez modifier dans la liste Sélectionnez le champ.

  3. Entrez la nouvelle valeur de votre choix dans le champ, ou cliquez sur Effacer la valeur pour supprimer l’entrée du champ dans chacune des enregistrements sélectionnés.

  4. Cliquez sur OK pour terminer la modification en bloc et fermer la boîte de dialogue.

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Convertir un prospect en un Contact professionnel

Dans n’importe quel groupe de prospects, certaines entraînent pas de ventes et seront supprimés ; d’autres personnes seront avère très utile. Vous pouvez convertir ces prospects précieux à vos Contacts professionnels. Les enregistrements Contact professionnel sont utilisés pour les contacts avec lesquels vous avez une relation d’entreprise en cours.

  1. Dans le volet de navigation, sous Gestionnaire de contacts professionnels, cliquez sur Ventes.

  2. Dans l’espace de travail, cliquez sur l’onglet prospects et puis double-cliquez sur un enregistrement de prospect pour l’ouvrir.

  3. Dans le ruban, dans le groupe Modifier, cliquez sur Convertir en, puis sur Contact professionnel.

  4. Modifier l’enregistrement Contact professionnel selon vos besoins, puis cliquez sur Enregistrer et fermer.

Remarque : Formulaires de contacts professionnels sont très semblables aux formulaires prospect, mais ils disposent des pages supplémentaires : Détails et champs définis par l’utilisateur. Pour plus d’informations sur le remplissage d’un formulaire de Contact professionnel, voir Utiliser les Contacts professionnels dans le Gestionnaire de contacts professionnels.

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Créer des rapports à partir d’enregistrements de prospect

Rapports prospects sont intégrées à Gestionnaire de contacts professionnels pour Outlook, et elles sont modifiées facilement pour répondre à vos besoins.

  1. Dans le volet de navigation, sous Gestionnaire de contacts professionnels, cliquez sur l’un des dossiers suivants pour afficher l’espace de travail :

    • Gestion des contacts.

    • Ventes.

    • Marketing.

    • Gestion de projet.

  2. Pour afficher un de la valeur par défaut des rapports de prospect, dans le ruban, cliquez sur l’onglet rapports. Dans la Gestion des contactsde groupe, cliquez sur prospects, puis sélectionnez un rapport :

    • Prospects par affecté à .

    • Prospects par affecté à et d’évaluation .

    • Les prospects par Score.

  3. Pour créer un nouveau rapport, ouvrir un rapport par défaut. Cliquez sur la possibilité de modifier l’apparence du rapport et les données affichées dans le groupe mise en page ou Trier et filtrer.

  4. Cliquez sur Enregistrer sous, tapez un nom pour le rapport. Le rapport est enregistré dans la catégorie prospects. Pour l’ouvrir, cliquez sur Rapports enregistrés, cliquez sur prospects dans la liste, cliquez sur le nom du rapport dans la boîte de dialogue, puis cliquez sur Ouvrir.

Pour plus d’informations sur la création et personnalisation des rapports, voir utiliser des rapports et des graphiques dans le Gestionnaire de contacts professionnels.

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Remarque : Avertissement traduction automatique : cet article a été traduit par un ordinateur, sans intervention humaine. Microsoft propose cette traduction automatique pour offrir aux personnes ne maîtrisant pas l’anglais l’accès au contenu relatif aux produits, services et technologies Microsoft. Comme cet article a été traduit automatiquement, il risque de contenir des erreurs de grammaire, de syntaxe ou de terminologie.

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