Gérer un grand nombre de fichiers en utilisant un Centre de documents

Important :  Cet article a été traduit automatiquement, voir l’avertissement. Vous pouvez consulter la version en anglais de cet article ici.

Remarque : Cet article fait référence à un site SharePoint exemple créé par Adventure Works, une société fictif qui fabrique vélos, des composants de bicyclette et accessoires bicycling.

Microsoft Office SharePoint Server 2007 inclut un modèle de site Centre de documents. Lorsque vous utilisez ce modèle, le site obtenu est optimisé pour la création, l'utilisation et le stockage d'un grand nombre de documents. Par exemple, Adventure Works utilise son Centre de documents pour stocker et gérer ses manuels techniques, ses tarifs, ses fiches produit et ses fiches comparatives.

Les différentes utilisations d'un site Centre de documents

Vous pouvez utiliser un site Centre de documents comme un environnement de création ou un espace d'archivage de contenu. Dans un environnement de création, les utilisateurs archivent et extraient les fichiers et créent des structures de dossiers pour ces fichiers. Le contrôle de version est activé et 10 versions antérieures ou plus peuvent exister pour chaque document. Les utilisateurs archivent et extraient les documents fréquemment et les flux de travail peuvent contrôler leurs cycles de vie. Le Centre de documents Adventure Works est défini comme un environnement de création.

En revanche, dans une archive de création ne se produisent que très peu d’opérations de création. Les utilisateurs y consultent ou téléchargent des documents. Le modèle de site Centre de documents permet la création d’archives de bases de connaissances. Habituellement, les bases de connaissances contiennent des versions uniques de documents et un site peut contenir jusqu’à 10 millions de fichiers. Dans le cas d’un centre de support technique pour une grande entreprise, par exemple, jusqu’à 10 000 utilisateurs peuvent accéder au contenu, principalement pour le lire. Un sous-ensemble de 3 000 à 4 000 utilisateurs peut télécharger de nouveaux contenus sur le site.

Remarque : Vous pouvez également créer un autre type d’archive de grande taille en utilisant le modèle de site Centre des enregistrements. Ce modèle contient des fonctionnalités permettant la gestion de la rétention et de la disposition des enregistrements.

Fonctionnalités du Centre de documents

Un site Centre de documents propose des fonctionnalités de création et de gestion d’ensembles importants de documents. Sur le site Centre de documents, les fonctionnalités de gestion de documents recommandées sont activées par défaut. Les sections suivantes décrivent brièvement les principales fonctionnalités.

Navigation dans l’arborescence

La plupart des utilisateurs de Microsoft Windows connaissent bien le concept de navigation dans une arborescence. La bibliothèque de documents peut comporter plusieurs niveaux de dossiers et de sous-dossiers et l’arborescence vous permet d’accéder rapidement au document qui vous intéresse. La figure suivante illustre l’arborescence du site Centre de documents de la société Adventure Works.

Navigation dans l’arborescence d’un Centre de documents

Contrôle des versions majeures et mineures de documents

Vous pouvez activer le contrôle de version pour toute bibliothèque de documents. Le Centre de documents Adventure Works utilise le contrôle des versions majeures et mineures, paramètre par défaut de la bibliothèque Documents

Le contrôle de version permet de suivre les modifications des documents et aide à gérer le contenu au fil des révisions. Ce contrôle est particulièrement indiqué lorsque plusieurs personnes collaborent sur des projets, ou lorsque les informations passent par plusieurs étapes de développement et de révision.

Lorsque le contrôle de version est activé, vous pouvez restaurer une version antérieure d’un document pour l’utiliser ou afficher une version antérieure d’un document sans remplacer le document actif. La figure suivante affiche l’historique des versions d’un document dans le Centre de documents de la société Adventure Works.

Historique des versions

Archivage et extraction

Par défaut, les utilisateurs sont tenus d’extraire et d’archiver les fichiers dans le Centre de documents. L’extraction obligatoire permet d’empêcher les conflits ou la confusion pouvant résulter des modifications apportées à un fichier, car seul un utilisateur à la fois peut le modifier. Lorsque vous demandez l’extraction d’un fichier, ce dernier l’est automatiquement lors de son ouverture par un utilisateur qui souhaite le modifier, à moins qu’un autre utilisateur ne l’ait déjà extrait.

Lorsqu’un fichier est extrait, les modifications que vous y apportez ne sont pas visibles pour les autres utilisateurs tant que vous ne l’avez pas archivé. Cette règle s’applique que vous travailliez sur votre disque dur ou sur le serveur. Lorsque vous archivez un fichier, vous êtes invité à entrer des commentaires sur les modifications apportées et ces derniers sont intégrés à l’historique des versions. Puisque la bibliothèque de documents assure un suivi des versions mineures et majeures d’un fichier, vous êtes invité à choisir le type de version que vous souhaitez archiver.

Types de contenu

Un type de contenu est un groupe réutilisable de paramètres pour une catégorie de contenu. Vous pouvez utiliser des types de contenus pour gérer avec cohérence des métadonnées, des modèles, ainsi que des comportements d’éléments et de documents. Par exemple, le Centre de documents de la société Adventure Works définit six types de contenus et chaque type de contenu utilise un modèle propre aux types de fichiers que les utilisateurs peuvent créer. Adventure Works utilise des fichiers Microsoft Office Publisher 2007 pour les tarifs et des classeurs Excel 2007 pour les fiches comparatives. Le menu Nouveau contient les types de contenus qui sont utilisés par le Centre de documents du site et les types de contenus définis pour les listes ou les bibliothèques.

Menu Nouveau affichant des types de contenus

Composant WebPart Documents applicables

Le composant WebPart Documents applicables vous aide à créer un affichage personnalisé des documents que vous créez, extrayez et modifiez. Dans un Centre de documents important, le composant WebPart vous fera gagner du temps et facilitera la recherche et l’utilisation de fichiers. La figure suivante illustre le composant WebPart.

Composant WebPart Documents applicables

Outre les colonnes présentées dans la figure précédente, le composant WebPart Documents applicables propose un lien vers un dossier contenant le document et ses propriétés.

Composant WebPart Tâches à venir

Le composant WebPart Tâches à venir attire votre attention sur les tâches liées aux documents. Par exemple, si votre groupe utilise un flux de travail qui archive automatiquement des documents selon une planification, vous pouvez paramétrer le composant WebPart Tâches à venir de sorte qu’il vous avertisse avant que le système n’effectue cette opération.

Composant WebPart Tâches à venir

Outre les colonnes présentées dans la figure précédente, le composant WebPart Tâches à venir indique l’emplacement du document, ainsi que ses propriétés.

Remarque : Avertissement traduction automatique : cet article a été traduit par un ordinateur, sans intervention humaine. Microsoft propose cette traduction automatique pour offrir aux personnes ne maîtrisant pas l’anglais l’accès au contenu relatif aux produits, services et technologies Microsoft. Comme cet article a été traduit automatiquement, il risque de contenir des erreurs de grammaire, de syntaxe ou de terminologie.

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