Gérer les réunions

Gérer des rendez-vous périodiques

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Si vous devez rencontrer régulièrement des personnes, vous pouvez créer une réunion périodique. Vous pouvez également modifier le moment et la fréquence des réunions, annuler une réunion dans une série périodique, ou annuler la série entière à tout moment.

Créer une réunion périodique
  1. Sélectionnez Calendrier Calendrier .

  2. Sélectionnez Nouvelle réunion ou Nouvelle réunion Skype si vous souhaitez que les personnes puissent participer en ligne via Skype Entreprise.

  3. Dans À, tapez le nom ou les adresses de messagerie des personnes à inviter.

  4. Dans Objet, tapez un objet.

  5. Dans Emplacement, tapez un emplacement.

  6. Entrez les valeurs Heure de début et Heure de fin.

  7. Sélectionnez Réunion > Périodicité pour créer une réunion périodique, puis définissez les options suivantes :

    • Heure du rendez-vous : sélectionnez le Début, Fin, Durée et le fuseau horaire.

    • Périodicité : sélectionnez Quotidienne, Hebdomadaire, Mensuelle ou Annuelle, les jours de la semaine et la fréquence (chaque semaine, toutes les 2 semaines, etc.).

    • Plage de périodicité : sélectionnez quand Démarrer, Aucune date de fin, Fin après un certain nombre d’occurrences ou Fin le et une date.

  8. Sélectionnez OK.

  9. Sélectionnez Envoyer pour envoyer l’invitation à une réunion périodique.

Modifier une réunion périodique
  1. Sélectionnez Calendrier Calendrier .

  2. Double-cliquez sur la réunion.

  3. Indiquez si vous souhaitez apporter des modifications uniquement à cette réunion ou à toute la série, puis sélectionnez OK.

    Remarque : Si vous apportez des modifications à toute la série, vous perdre toutes les modifications ponctuelles apportées aux réunions au sein de la série.

  4. Apportez les modifications souhaitées.

  5. Si vous voulez modifier les options de Périodicité, sélectionnez Périodicité, apportez les modifications, puis sélectionnez OK.

  6. Sélectionnez Envoyer une mise à jour.

  7. Cliquez sur Oui pour confirmer.

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Vous aurez le besoin dans votre environnement professionnel, associatif ou personnel de prendre des rendez-vous périodiques, ou rendez-vous récurrents, c'est-à-dire des rendez-vous qui ont lieu à date fixe, de manière répétitive pendant plusieurs semaines ou plusieurs mois.

Alors comment fait-on cela avec le calendrier de Outlook ?

Eh bien, on fait cela exactement de la même manière qu'un rendez-vous simple.

Nous cliquons dans l'onglet Accueil dans le groupe Nouveau, sur l'icône Nouveau rendez-vous, ce qui fait apparaître ce dialogue dans lequel, nous allons marquer l'objet de ce rendez-vous.

Je vais dire que c'est la synthèse du mois qui a lieu systématiquement même emplacement au 25 rue de Cîteaux 75012 Paris.

Je clique sur cette petite icône qui a lieu donc à partir du mois de février.

Le 29 février et qui a lieu de 10h à 11h30 comme ceci.

Et là, bien sûr, si je fais Enregistrer & Fermer, je n'ai qu'un seul et unique rendez-vous.

Par contre, si je viens dans Périodicité, que je trouve dans l'onglet Rendez-vous dans le groupe Options.

Je clique sur Périodicité.

J'ai la possibilité ici d'être un petit peu plus précis.

27 00:01:29,417 --> 00:01:33,10 Il a repris bien évidemment les valeurs que j'ai déjà saisies ; Et donc, il me dit la périodicité pour ce rendez-vous, c'est quoi ?

C'est tous les jours ?

C'est hebdomadaire ?

C'est mensuelle dans mon cas, je clique sur mensuelle.

C'est le 29 tous les mois.

C'est le dernier vendredi tous les mois.

Ça, c'est plus astucieux puisque le 29 n'est pas forcément un vendredi.

Donc là, je dis, bah voilà, moi, cette réunion a lieu le dernier vendredi de tous les mois.

Donc maintenant, je n'ai plus qu'à dire quelle est la plage de périodicité ?

Donc pas de date de fin, ad vitam aeternam Ou alors, je peux lui dire au bout de 10 réunions, on n'en fera pas plus.

Ou alors à telle date précise, ces rendez-vous s'arrêteront.

On va dire que ça marche sur 11 mois à partir de février et je n'ai plus qu'à faire OK pour qu'automatiquement, l'information soit prise en compte.

Je peux même fixer éventuellement, pourquoi pas, une petite alarme qui me préviendra, on va dire 30 minutes avant.

Il ne reste plus qu'à mettre éventuellement un petit texte d'accompagnement ici pour donner des explications complémentaires comme pour un rendez-vous simple.

et ensuite je clique sur Enregistrer & Fermer.

Que se passe-t-il ?

Bien, il se passe que je vois apparaître au mois de mars ici, le dernier vendredi de mars qui n'est pas donc le 29.

Je vois apparaître ma réunion.

Je descends à l'aide de la molette de ma souris.

Le 29, c'est bien le dernier vendredi du mois.

Je descends, etcetera, etcetera.

Et je descends beaucoup plus rapidement à l'aide de la molette de ma souris.

Et je vais comme ça jusqu'à l'année suivante.

Et donc là, vous voyez que je n'ai plus de rendez-vous.

Donc ça veut dire qu'il a bien respecté ce que je lui ai demandé.

J'ai 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, et 10 occurrences donc ont été mises en place automatiquement.

Donc voilà une méthode très simple pour prendre des rendez-vous récurrents.

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