Gérer les courriers électroniques à l’aide de règles

Gérer les courriers électroniques à l’aide de règles

Une règle est une action qu’Outlook pour Windows exécute automatiquement sur les courriers entrants ou sortants. Vous choisissez ce qui déclenche la règle ainsi que les actions qui en résultent. Par exemple, vous pouvez créer une règle pour déplacer tous les messages de votre responsable vers un dossier ou supprimer tous les messages avec "Buy now!" pour objet.

Gérer les courriers électroniques à l’aide de règles

Les règles vous permettent de limiter les actions manuelles et répétitives nécessaires à la gestion de vos messages e-mail. Les règles activées s’exécutent continuellement et automatiquement.

Les règles répondent généralement à deux catégories : organisation et notification. Vous pouvez utiliser l’Assistant Règles pour vous aider à créer des règles afin de gérer vos messages.

L’Assistant Règles propose des modèles pour les règles les plus fréquemment utilisées.

Assistant Règles d’Outlook

  • Rester organisé   
    Ces règles vous aident non seulement à classer les messages, mais aussi à en assurer le suivi. Vous pouvez créer une règle correspondant aux messages d’un expéditeur spécifique. Vous pouvez, par exemple, définir une règle pour que les messages envoyés par Isabelle Deniger contenant le mot « ventes » dans la zone Objet soient marqués à des fins de suivi, classés dans Ventes et déplacés vers un dossier nommé Ventes d’Isabelle.

  • Rester à jour   
    Ces règles permettent de vous avertir, selon vos choix, lorsque vous recevez un message en particulier. Vous pouvez, par exemple, créer une règle qui envoie automatiquement un message sur un appareil mobile lorsque vous recevez un message d’un membre de votre famille.

  • Démarrer à partir d'une règle vierge   
    Il s’agit d’une règle que vous pouvez créer et personnaliser sans l’aide d’un modèle de règle.


Étape 1 : sélectionner un modèle de règle Outlook

  1. Sélectionnez Règles > Gérer les règles et les alertes dans le ruban ou sélectionnez l’onglet Fichier, puis Gérer les règles et les alertes.

  2. Dans la boîte de dialogue Règles et alertes, sous l’onglet Règles du courrier électronique, cliquez sur Nouvelle règle.

  3. Dans l’Assistant Règles, sous Étape 1 : sélectionner un modèle, sélectionnez un des modèles par défaut sous Rester organisé, Rester à jour ou Démarrer à partir d'une règle vierge.


Étape 2 : modifier la description de la règle

Les modèles de règle choisis à l’Étape 1 présentent des options légèrement différentes pour l’Étape 2. Les options impliquant un choix de votre part, comme celui de spécifier un expéditeur ou de choisir un dossier, sont soulignées. Dans cet exemple, nous avons choisi une des règles les plus courantes pour déplacer les messages d’un expéditeur vers un dossier.

  1. Sélectionnez contacts ou groupe public dans la zone de modification de la description pour afficher votre carnet d’adresses. Sélectionnez un nom dans votre carnet d’adresses ou entrez l’adresse de la personne dans la boîte de dialogue De, puis sélectionnez OK.

  2. Sélectionnez spécifié pour afficher la liste de vos dossiers. Vous pouvez sélectionner un dossier existant ou Nouveau pour créer un dossier. Après avoir sélectionné le dossier qui convient, sélectionnez OK.

Pour explorer les options avancées de la règle, sélectionnez Suivant, puis passez aux Options de règles avancées ci-dessous. Sinon, sélectionnez Terminer. Cela vous permet de revenir à la fenêtre Règles et alertes. Vous pouvez y créer une autre règle ou sélectionner OK pour enregistrer vos modifications.

 

• Déplacer les messages d'une personne spécifique vers un dossier

  1. Sélectionnez le lien contacts ou dossier public.

  2. Dans la boîte de dialogue Adresse de la règle, effectuez l’une des opérations suivantes :

    • Dans la zone Rechercher, entrez un nom.

      ou

    • Dans la liste Carnet d’adresses , sélectionnez une source.

  3. Lorsque votre sélection s’affiche dans la zone De, sélectionnez OK.

  4. Sélectionnez le lien dossier spécifié, puis, dans la boîte de dialogue Règles et alertes, sélectionnez un dossier, puis OK.

  5. Sélectionnez Suivant et passez à l’Étape 3 : définir les conditions d’une règle.

 

• Déplacer les messages qui contiennent des mots spécifiques dans l'objet vers un dossier

  1. Sélectionnez le lien mots spécifiques de l’objet.

  2. Dans la boîte de dialogue Texte recherché, dans la zone Spécifier un mot/une expression à rechercher dans l'objet, entrez un mot ou une expression à rechercher.

  3. Sélectionnez Ajouter pour ajouter votre entrée au volet Liste de recherche, puis sélectionnez OK.

  4. Sélectionnez le lien dossier spécifié, puis, dans la boîte de dialogue Règles et alertes, sélectionnez un dossier, puis OK.

  5. Sélectionnez Suivant et passez à l’Étape 3 : définir les conditions d’une règle.

 

• Déplacer les messages envoyés à un groupe public vers un dossier

  1. Sélectionnez le lien contacts ou dossier public.

  2. Dans la boîte de dialogue Adresse de la règle, effectuez l’une des opérations suivantes :

    • Dans la zone Rechercher, entrez un nom.

      ou

    • Dans la liste Carnet d’adresses , sélectionnez une source.

  3. Lorsque votre sélection s’affiche dans la zone De, sélectionnez OK.

  4. Sélectionnez le lien dossier spécifié, puis, dans la boîte de dialogue Règles et alertes, sélectionnez un dossier, puis OK.

  5. Sélectionnez Suivant et passez à l’Étape 3 : définir les conditions d’une règle.

 

• Marquer les messages d’un expéditeur pour le suivi

  1. Sélectionnez le lien contacts ou dossier public.

  2. Dans la boîte de dialogue Adresse de la règle, effectuez l’une des opérations suivantes :

    • Dans la zone Rechercher, entrez un nom.

      ou

    • Dans la liste Carnet d’adresses , sélectionnez une source.

  3. Lorsque votre sélection s’affiche dans la zone De, sélectionnez OK.

  4. Dans la boîte de dialogue Ajouter un indicateur au message, dans la zone Ajouter un indicateur pour, acceptez le paramètre par défaut Suivi ou sélectionnez un autre élément dans la liste.

  5. Dans la zone Pour, acceptez le paramètre par défaut Aujourd'hui ou sélectionnez un autre élément dans la liste.

  6. Sélectionnez OK > Suivant, puis accédez à Étape 3 : définir les conditions d’une règle.

 

• Déplacer dans un dossier les éléments RSS d'un flux RSS spécifique

Remarque : Pour utiliser cette option, vous devez vous abonner à un flux RSS. Lorsque vous sélectionnez cette option, un message vous invite à continuer. Si vous sélectionnez Non, vous ne pouvez pas continuer. Sélectionnez Oui pour poursuivre.

Modèle Rester à jour

 

• Afficher le courrier d'une personne spécifique dans la fenêtre Alerte sur le nouvel élément

  1. Sélectionnez le lien contacts ou dossier public.

  2. Dans la boîte de dialogue Adresse de la règle, effectuez l’une des opérations suivantes :

    • Dans la zone Rechercher, entrez un nom.

      ou

    • Dans la liste Carnet d’adresses , sélectionnez une source.

  3. Lorsque votre sélection s’affiche dans la zone De, sélectionnez OK.

  4. Sélectionnez le message spécifique dans le lien de la fenêtre Alerte sur le nouvel élément.

  5. Dans la boîte de dialogue Message d’alerte, dans la zone Spécifier un message d'alerte, entrez un message, puis sélectionnez OK.

  6. Sélectionnez Suivant, puis accédez à Étape 3 : définir les conditions d’une règle.

 

• Émettre un signal sonore lorsque je reçois un message d'une personne spécifique

  1. Sélectionnez le lien contacts ou dossier public.

  2. Dans la boîte de dialogue Adresse de la règle, effectuez l’une des opérations suivantes :

    • Dans la zone Rechercher, entrez un nom.

      ou

    • Dans la liste Carnet d’adresses , sélectionnez une source.

  3. Lorsque votre sélection s’affiche dans la zone De, sélectionnez OK.

  4. Sélectionnez le lien émettre un signal sonore lien et dans la fenêtre Sélectionner un signal sonore, sélectionnez un fichier (par exemple, un fichier .wav), puis Ouvrir.

  5. Sélectionnez Suivant, puis accédez à Étape 3 : définir les conditions d’une règle.

 

• Envoyer une alerte vers mon périphérique mobile quand je reçois des messages de quelqu'un

  1. Sélectionnez le lien contacts ou dossier public.

  2. Dans la boîte de dialogue Adresse de la règle, effectuez l’une des opérations suivantes :

    • Dans la zone Rechercher, entrez un nom.

      ou

    • Dans la liste Carnet d’adresses , sélectionnez une source.

  3. Lorsque votre sélection s’affiche dans la zone De, sélectionnez OK.

  4. Sélectionnez le lien transférer à des contacts ou un groupe public.

  5. Dans la boîte de dialogue Adresse de la règle, effectuez l’une des opérations suivantes :

    • Dans la zone Rechercher, entrez un nom.

      ou

    • Dans la liste Carnet d’adresses , sélectionnez une source.

  6. Lorsque votre sélection s’affiche dans la zone De, sélectionnez OK.

  7. Sélectionnez Suivant, puis accédez à Étape 3 : définir les conditions d’une règle.

Démarrer à partir d’un modèle de règle vide

  1. Choisissez l’une des options suivantes.

    • Appliquer la règle aux messages que je reçois

      ou

    • Appliquer la règle aux messages que j’envoie

  2. Sélectionnez Suivant, puis accédez à Étape 3 : définir les conditions d’une règle.


Étape 3 : définir les conditions d’une règle

Vous avez désormais la possibilité d’ajouter des conditions aux options sélectionnées à l’Étape 2 : modifier la description d’une règle. En fonction des conditions que vous sélectionnez, les options permettant de modifier la description de la règle peuvent varier.

Définir le moment auquel appliquer les règles pour l’option sélectionnée dans le modèle Rester organisé ou Rester à jour au lancement de l’Assistant Règles

  1. Sous Étape 1 : sélectionnez une ou des conditions, activez la case à cocher correspondant à la condition que vous souhaitez ajouter.

    Remarque : Vous pouvez activer plusieurs cases à cocher.

  2. Sous Étape 2 : modifiez la description de la règle (cliquez sur une valeur soulignée), sélectionnez un lien, effectuez les actions requises et lorsque vous avez terminé, sélectionnez OK.

  3. Sélectionnez le lien suivant, effectuez les actions requises et lorsque vous avez terminé, sélectionnez OK.

  4. Si un autre lien est disponible, sélectionnez-le, effectuez les actions requises et lorsque vous avez terminé, sélectionnez OK.

  5. Sélectionnez Terminer lorsque vous avez fini.

  1. Sous l’onglet Fichier, sélectionnez Gérer les règles et les alertes.

  2. Dans la boîte de dialogue Règles et alertes, sous l’onglet Règles du courrier électronique, sélectionnez Nouvelle règle.

  3. Sous Démarrer à partir d’une règle vierge, sélectionnez Appliquer la règle aux messages que je reçois ou Appliquer la règle aux messages que j’envoie.

  4. Cliquez sur Suivant et procédez comme suit :

    • Sous Étape 1 : sélectionnez une ou des conditions, sélectionnez les conditions (critères) que les messages doivent respecter pour que la règle soit appliquée.

      et

    • Sous Étape 2 : modifiez la description de la règle, sélectionnez une valeur soulignée pour une condition que vous ajoutée, puis indiquez la valeur.

  5. Cliquez sur Suivant et procédez comme suit :

    • Sous Étape 1 : sélectionnez une ou des actions, sélectionnez l’action pour laquelle vous souhaitez que la règle soit appliquée lorsque les conditions spécifiées sont remplies.

      et

    • Sous Étape 2 : modifiez la description de la règle, cliquez sur une valeur soulignée pour une action que vous ajoutée, puis indiquez la valeur.

  6. Cliquez sur Suivant et procédez comme suit :

    • Sous Étape 1 : sélectionnez une ou des exceptions, sélectionnez les exceptions à la règle, puis sélectionnez Suivant.

      et

    • Sous Étape 2 : modifiez la description de la règle, sélectionnez une valeur soulignée pour une exception que vous ajoutée, puis indiquez la valeur.

  7. Cliquez sur Suivant et procédez comme suit :

    • Sous Étape 1 : attribuez un nom à cette règle, entrez un nom.

      et

    • Sous Étape 2 : configurez les options de la règle , activez les cases à cocher des options souhaitées.

      Conseils : 

      • Pour exécuter la règle sur des messages qui se trouvent déjà dans la Boîte de réception, activez la case à cocher Exécuter cette règle sur les messages déjà dans « Boîte de réception ».

      • Pour désactiver la règle automatiquement activée, désactivez la case à cocher Activer cette règle.

      • Pour appliquer la règle à tous vos comptes de messagerie configurés dans Outlook, activez la case à cocher Créer la règle sur tous les comptes.

  8. Cliquez sur Finish (Terminer).

Vous pouvez créer une règle à partir de n’importe quel message. Cette méthode présente l’avantage de baser les règles suggérées sur l’expéditeur ou le destinataire du message. Par exemple, lorsque vous entamez un message, une règle suggérée déplace tous les messages provenant de l’expéditeur vers un dossier de votre choix.

  1. Dans votre boîte de réception, sélectionnez le message pour lequel vous souhaitez créer une règle, puis sous l’onglet Accueil, dans le groupe Déplacer, sélectionnez Règles.

    Remarque : Dans la liste Règles, les règles suggérées apparaissent sur la base de l’expéditeur et des destinataires du message.

  2. Effectuez l’une des opérations suivantes :

    • Sélectionnez une règle suggérée, un dossier de destination, puis OK pour affecter une règle.

      ou

    • Sélectionnez Créer une règle, puis passez à l’étape suivante.

  3. Dans la boîte de dialogue Créer une règle sous Lorsque je reçois un courrier électronique réunissant toutes les conditions sélectionnées, activez une ou plusieurs cases à cocher, voire aucune.

  4. Sous Effectuer les opérations suivantes, activez les cases à cocher correspondant à l’action que la règle doit appliquer lorsque les conditions (critères) spécifiées sont remplies.

  5. Cochez la case Déplacer le dossier de l’élément.

  6. Effectuez l’une des opérations suivantes :

    • Sélectionnez Sélectionner un dossier et choisissez un dossier existant.

      ou

    • Sélectionnez Nouveau pour créer un dossier.

    Remarques : 

    • Pour ajouter des conditions, actions ou exceptions supplémentaires à la règle, sélectionnez Options avancées, puis suivez les instructions de l’Assistant Gestion des messages.

    • Pour plus d’informations, voir Créer une règle personnalisée.

  7. Cliquez sur OK.

  8. Dans la zone de notification, effectuez l’une des opérations suivantes :

    • Cliquez sur OK.

      ou

    • Activez la case à cocher Exécuter cette règle maintenant sur les messages qui se trouvent déjà dans le dossier actif, puis sélectionnez OK.

Voir Importer ou exporter un ensemble de règles pour savoir comment importer ou exporter des règles afin que d’autres personnes puissent les utiliser.

Vous pouvez supprimer une règle devenue inutile.

  1. Sous l’onglet Fichier, sélectionnez Gérer les règles et les alertes.

  2. Dans la boîte de dialogue Règles et alertes, sous l’onglet Règles du courrier électronique, sélectionnez la règle à supprimer.

  3. Sélectionnez Supprimer Icône Supprimer > OK.

Vous pouvez exécuter manuellement une ou plusieurs règles.

  1. Sous l’onglet Fichier, sélectionnez Gérer les règles et les alertes, puis, sous l’onglet Règles du courrier électronique, sélectionnez Exécuter les règles.

  2. Dans la zone Exécuter les règles, sous Sélectionner les règles à exécuter, activez la case à cocher pour chaque règle souhaitée.

  3. Dans la zone Exécuter dans le dossier, pour sélectionner un autre dossier, sélectionnez Parcourir, le dossier, puis OK.

    Activez la case à cocher Inclure les sous-dossiers pour inclure tous les dossiers sous le dossier sélectionné à l’étape 3.

  4. Dans la liste Appliquer les règles à, acceptez le paramètre par défaut de tous les messages ou modifiez ce paramètre pour l’appliquer aux messages lus ou non lus.

  5. Sélectionnez Exécuter.

Il existe deux types de règles dans Outlook, les règles basées sur le serveur et celles basées sur le client uniquement.

  • Règles serveur   
    Lorsque vous utilisez un compte Microsoft Exchange Server, certaines règles sont basées sur le serveur. Ces règles s’exécutent dans votre boîte aux lettres sur le serveur de courrier Exchange même lorsqu’Outlook n’est pas en cours d’exécution.

    Les règles serveur doivent s’appliquer aux messagers lorsqu’ils sont remis pour la première fois dans votre boîte de réception. Elles doivent pouvoir s’exécuter jusqu’à la fin sur le serveur. Par exemple, une règle qui spécifie qu’un message doit être imprimé ne peut pas être appliquée tant qu’elle n’a pas fini de s’exécuter sur le serveur. Si une règle ne peut pas être appliquée sur le serveur, elle est appliquée lorsque vous lancez Outlook, elle devient alors une règle client seulement.

  • Règles client   
    Les règles client seulement sont des règles qui s’exécutent uniquement sur votre ordinateur. Il s’agit de règles qui s’exécutent dans Outlook plutôt que sur le serveur Exchange. Elles ne peuvent s’exécuter que quand Outlook est en cours d’exécution.

Conseil : Si votre liste contient les deux types de règles, les règles serveur sont appliquées en premier, puis les règles client seulement.

Accusés de réception, réponses à un vote et réponses automatiques

Lorsque des règles sont appliquées, les accusés de réception, les confirmations de lecture, les réponses à un vote et les réponses automatiques (notifications d’absence du bureau) sont traités comme des messages. Si une règle déplace vers un dossier spécifique les éléments comportant le mot « réunion » dans la zone Objet, par exemple, alors elle déplacera également l’ensemble des accusés de réception, des réponses à un vote et des réponses automatiques comportant le mot « réunion » vers ce même dossier.

Remarque : Lorsqu’une règle déplace les réponses à un vote de la boîte de réception vers un autre dossier, le suivi du vote est affecté. Lorsqu’un message envoyé comprenant un bouton de vote est ouvert, les informations de suivi n’incluront pas un décompte des réponses déplacées par une règle. Le fait de déplacer ou de supprimer manuellement une réponse n’affecte pas le suivi.

Demandes de réunions, demandes de tâches et documents

Les demandes de réunions, demandes de tâches et documents sont considérés comme des messages. Si vous créez une règle qui déplace un élément vers un dossier spécifique lorsque certaines conditions (critères) sont remplies (correspondent), toute demande de réunion et de tâche répondant à ces conditions est également déplacée. N’oubliez pas, cependant, les limitations suivantes lorsque vous créez des règles qui portent sur ces types d’éléments :

  • Si un élément est déplacé vers un dossier autre qu’un dossier de courrier électronique, cet élément risque de ne pas fonctionner comme prévu après avoir été déplacé. Par exemple, le déplacement d’un message vers le dossier Calendrier n’entraîne pas la création d’un rendez-vous.

  • Si une règle déplace une réponse à une demande de réunion ou de tâche vers le dossier Éléments supprimés, la réponse n’est pas suivie par l’élément d’origine.

  • Si une règle déplace automatiquement une demande de réunion vers le dossier Éléments supprimés, la réunion ne sera pas ajoutée au calendrier.

  • Les règles applicables aux messages que vous envoyez ne s’appliquent ni aux demandes de tâche ni aux demandes de réunion.

Groupes de contacts

Une règle comprenant un groupe de contacts peut se comporter différemment des autres règles en fonction de la manière dont vous la créez.

  • Déplacer les messages envoyés à un groupe public vers un dossier   
    Cette règle est uniquement disponible si vous utilisez un compte Exchange Server. Seuls les messages envoyés au groupe de contacts sont déplacés vers le dossier spécifié. Les messages envoyés par les membres du groupe de contacts ne sont pas déplacés vers le dossier spécifié.

Les comptes Exchange Server (à partir d’Exchange Server 2010) peuvent utiliser des règles pour transférer des messages vers des adresses de messagerie en dehors de votre organisation. Les administrateurs Exchange ont toutefois la possibilité d’empêcher le transfert automatique des messages à des destinataires dans des domaines spécifiques.

Pour plus d’informations, voir Déterminer la version de Microsoft Exchange Server à laquelle mon compte se connecte.

Gérer les courriers électroniques à l’aide de règles

Une règle est une action automatiquement effectuée par Microsoft Outlook sur un message reçu ou envoyé qui remplit les conditions spécifiées dans la règle. Vous pouvez choisir diverses conditions et actions à l’aide de l’Assistant Gestion des messages.

Les règles sont classées en deux catégories  : organisation et notification. Les règles fonctionnent uniquement sur les messages non lus, et non sur ceux qui ont déjà été lus.

Modèles de règles dans l’Assistant Règles

L’Assistant Règles contient des modèles pour les règles les plus fréquemment utilisées, notamment :

  • Rester organisé    Ces règles vous permettent de classer et de suivre des messages. Par exemple, vous pouvez créer une règle pour les messages d’un expéditeur spécifique, Bobby Moore par exemple, avec le mot « vente » dans la ligne Objet, afin qu’il soit marqué pour suivi, répertorié comme Vente et déplacé vers un dossier appelé « Vente Bobby Moore ».

  • Rester à jour    Ces règles permettent de vous avertir lorsque vous recevez un message en particulier. Par exemple, vous pouvez créer une règle qui envoie automatiquement une alerte sur votre appareil mobile lorsque vous recevez un message d’un membre de votre famille.

  • Démarrer à partir d’une règle vide    Il s’agit de règles que vous créez sans l’aide d’un modèle de règle et que vous pouvez personnaliser complètement.

Créer une règle

Outlook inclut des modèles de règles pour les scénarios courants. Utilisez ces modèles de règles ou créez vos propres règles personnalisées.

Utiliser des modèles de règles d’Outlook

  1. Cliquez sur l’onglet Fichier.

  2. Cliquez sur Gérer les règles et les alertes.

  3. Dans la boîte de dialogue Règles et alertes, sous l’onglet Règles du courrier électronique, cliquez sur Nouvelle règle.

  4. Sous Étape 1 : sélectionnez un modèle, sélectionnez le modèle souhaité dans la collection de modèles Rester organisé ou Rester à jour.

  5. Sous Étape 2 : modifiez la description de la règle, cliquez sur une valeur soulignée. Par exemple, si vous cliquez sur le lien personne ou liste de distribution, le Carnet d’adresses s’affiche.

  6. Cliquez sur Suivant.

  7. Sous Étape 1 : sélectionnez une ou des conditions, sélectionnez les conditions auxquelles doivent répondre les messages pour que la règle s’applique.

  8. Sous Étape 2 : modifiez la description de la règle, cliquez sur une valeur soulignée pour une condition que vous ajoutée, puis indiquez la valeur.

  9. Cliquez sur Suivant.

  10. Sous Étape 1 : sélectionnez une ou des actions, sélectionnez l’action pour laquelle vous souhaitez que la règle soit appliquée lorsque les conditions spécifiées sont remplies.

  11. Sous Étape 2 : modifiez la description de la règle, cliquez sur une valeur soulignée pour une action que vous ajoutée, puis indiquez la valeur.

  12. Cliquez sur Suivant.

  13. Sous Étape 1 : sélectionnez une ou des exceptions, sélectionnez les exceptions à la règle, puis cliquez sur Suivant.

  14. Sous Étape 2 : modifiez la description de la règle, cliquez sur une valeur soulignée pour une exception que vous ajoutée, puis indiquez la valeur.

  15. Cliquez sur Suivant.

  16. Sous Étape 1 : attribuez un nom à cette règle, tapez un nom.

  17. Sous Étape 2 : configurez les options de la règle , activez les cases à cocher des options souhaitées.

    • Si vous souhaitez exécuter cette règle sur des messages qui se trouvent déjà dans la Boîte de réception, activez la case à cocher Exécuter cette règle sur les messages déjà dans « Boîte de réception ».

    • Par défaut, la nouvelle règle est activée. Pour la désactiver, désactivez la case à cocher Activer cette règle.

    • Pour appliquer cette règle à tous vos comptes de messagerie configurés dans Outlook, activez la case à cocher Créer la règle sur tous les comptes.

  18. Cliquez sur Terminer.

  1. Cliquez sur l’onglet Fichier.

  2. Cliquez sur Gérer les règles et les alertes.

  3. Dans la boîte de dialogue Règles et alertes, sous l’onglet Règles du courrier électronique, cliquez sur Nouvelle règle.

  4. Sous Démarrer à partir d’une règle vierge, cliquez sur Vérifier les messages à leur arrivée ou Vérifier les messages après l’envoi.

  5. Cliquez sur Suivant.

  6. Sous Étape 1 : sélectionnez une ou des conditions, sélectionnez les conditions auxquelles doivent répondre les messages pour que la règle s’applique.

  7. Sous Étape 2 : modifiez la description de la règle, cliquez sur une valeur soulignée pour une condition que vous ajoutée, puis indiquez la valeur.

  8. Cliquez sur Suivant.

  9. Sous Étape 1 : sélectionnez une ou des actions, sélectionnez l’action pour laquelle vous souhaitez que la règle soit appliquée lorsque les conditions spécifiées sont remplies.

  10. Sous Étape 2 : modifiez la description de la règle, cliquez sur une valeur soulignée pour une action que vous ajoutée, puis indiquez la valeur.

  11. Cliquez sur Suivant.

  12. Sous Étape 1 : sélectionnez une ou des exceptions, sélectionnez les exceptions à la règle, puis cliquez sur Suivant.

  13. Sous Étape 2 : modifiez la description de la règle, cliquez sur une valeur soulignée pour une exception que vous ajoutée, puis indiquez la valeur.

  14. Cliquez sur Suivant.

  15. Sous Étape 1 : attribuez un nom à cette règle, tapez un nom.

  16. Sous Étape 2 : configurez les options de la règle , activez les cases à cocher des options souhaitées.

    • Si vous souhaitez exécuter cette règle sur des messages qui se trouvent déjà dans la Boîte de réception, activez la case à cocher Exécuter cette règle sur les messages déjà dans « Boîte de réception ».

    • Par défaut, la nouvelle règle est activée. Pour la désactiver, désactivez la case à cocher Activer cette règle.

    • Pour appliquer cette règle à tous vos comptes de messagerie configurés dans Outlook, activez la case à cocher Créer la règle sur tous les comptes.

  17. Cliquez sur Terminer.

Une règle peut être créée rapidement à partir de n’importe quel message. L’avantage de cette méthode est que les règles sont suggérées en fonction de l’expéditeur ou des destinataires du message. Par exemple, lorsque vous commencez un message, une règle suggérée déplace tous les messages provenant de cet expéditeur vers un dossier de votre choix.

  1. Cliquez sur le message pour lequel vous voulez créer une règle, puis sous l’onglet Accueil, dans le groupe Déplacer, cliquez sur Règles.

    Les règles suggérées apparaissent sur base de l’expéditeur et des destinataires du message.

  2. Effectuez une des actions suivantes :

    • Cliquez sur l’une des règles suggérées, cliquez sur un dossier de destination, puis cliquez sur OK.

    • Pour accéder à davantage d’options de règles basées sur l’expéditeur, les destinataires ou l’objet du message, cliquez sur Créer une règle.

Si vous choisissez Créer une règle à l’étape 2, la boîte de dialogue Créer une règle apparaît. Continuez en suivant les étapes ci-après.

  1. Sous Lorsque je reçois un courrier électronique réunissant toutes les conditions sélectionnées, activez les cases à cocher correspondant aux conditions souhaitées.

  2. Sous Effectuer les opérations suivantes, activez les cases à cocher qui correspondent à l’action pour laquelle vous souhaitez que la règle soit appliquée lorsque les conditions spécifiées sont remplies.

  3. Cochez la case Déplacer l’élément vers le dossier.

  4. Cliquez sur un dossier existant ou cliquez sur Nouveau pour créer un dossier pour le stockage des messages.

    Pour ajouter davantage de conditions, d’actions ou d’exceptions à la règle, cliquez sur Options avancées, puis suivez les instructions de l’Assistant Gestion des messages. C’est le même Assistant que celui qui apparaît lorsque vous cliquez sur Gérer les règles et les alertes dans le mode Backstage (en cliquant sur l’onglet Fichier). Consultez la rubrique Créer une règle personnalisée pour plus d’informations.

  5. Cliquez ensuite sur OK.

Voir Importer ou exporter un ensemble de règles pour savoir comment importer ou exporter des règles afin que d’autres personnes puissent les utiliser.

Pour exécuter une ou plusieurs règles manuellement, procédez comme suit :

  1. Cliquez sur l’onglet Fichier.

  2. Cliquez sur Gérer les règles et les alertes.

  3. Cliquez sur Exécuter les règles.

  4. Dans la boîte de dialogue Exécuter les règles, sous Sélectionner les règles à exécuter, activez la case à cocher située en regard de chaque règle souhaitée.

  5. Dans la zone Exécuter dans le dossier, si vous voulez sélectionner un autre dossier, cliquez sur Parcourir, cliquez sur le dossier, puis cliquez sur OK.

    Activez la case à cocher Inclure les sous-dossiers pour inclure tous les dossiers sous le dossier qui a été spécifié à l’étape 5.

  6. Dans la liste Appliquer les règles à, la valeur par défaut correspond à tous les messages. Vous pouvez modifier cette valeur pour l’appliquer aux messages lus ou non lus.

  7. Cliquez sur Exécuter.

Il existe deux types de règles dans Outlook  : les règles basées sur le serveur et celles basées sur le client uniquement.

  • Règles serveur    Si vous utilisez un compte Microsoft Exchange Server, certaines règles créées sont basées sur le serveur. Elles s’exécutent dans votre boîte aux lettres sur le serveur de messagerie Exchange, même lorsqu’Outlook n’est pas en cours d’exécution. Les règles serveur doivent s’appliquer aux messages lorsqu’ils sont remis pour la première fois dans votre boîte de réception. Elles doivent pouvoir s’exécuter jusqu’à la fin sur le serveur. Par exemple, une règle qui spécifie qu’un message doit être imprimé ne peut pas être appliquée tant qu’elle n’a pas fini de s’exécuter sur le serveur. Si une règle ne peut pas être appliquée sur le serveur, elle est appliquée lorsque vous lancez Outlook et devient alors une règle client uniquement.

  • Règles client uniquement    Les règles client seulement sont des règles qui s’exécutent uniquement sur l’ordinateur. Il s’agit de règles qui ne peuvent pas être appliquées tant qu’elles n’ont pas fini de s’exécuter sur le serveur, par exemple spécifier certains messages à imprimer. Les règles client seulement ne peuvent s’exécuter que si Outlook est en cours d’exécution.

Si votre liste contient les deux types de règles, les règles serveur sont appliquées en premier, puis les règles client uniquement.

Appliquer des règles à d’autres éléments Outlook

Lorsque des règles sont appliquées, les accusés de réception, les confirmations de lecture, les réponses à un vote et les réponses automatiques (notifications d’absence du bureau) sont traités comme des messages. Par exemple, si une règle déplace vers un dossier spécifique les éléments comportant le mot « réunion » dans l’objet, alors elle déplacera également l’ensemble des accusés de réception, des réponses à un vote et des réponses automatiques comportant le mot « réunion » dans l’objet.

Remarque : Lorsqu’une règle déplace les réponses à un vote de la boîte de réception vers un autre dossier, le suivi du vote est affecté. Lorsqu’un message envoyé qui comporte un bouton de vote est ouvert, les informations de suivi n’incluront pas un décompte des réponses déplacées par une règle. Le fait de déplacer ou de supprimer manuellement une réponse n’affecte pas le suivi.

Lors de l’application de règles, les demandes de réunion, les demandes de tâche et les documents sont considérés comme étant des messages. Par exemple, une règle qui déplace les élément dont la zone Objet comporte le mot « réunion » vers un dossier spécifique déplace également toute demande de tâche ou de réunion répondant à cette condition. Tenez néanmoins compte des restrictions suivantes lors de la création de règles qui portent sur ces types d’éléments :

  • Un élément déplacé vers un autre dossier qu’un dossier de courrier électronique risque de ne pas fonctionner comme vous l’espériez après son déplacement. Par exemple, le déplacement d’un message vers le dossier Calendrier n’entraîne pas la création d’un rendez-vous.

  • Si une règle déplace une réponse à une demande de réunion ou de tâche vers le dossier Éléments supprimés, la réponse n’est pas suivie par l’élément d’origine.

  • Si une règle déplace automatiquement une demande de réunion vers le dossier Éléments supprimés, la réunion ne sera pas ajoutée au calendrier.

  • Les règles applicables aux messages que vous envoyez ne s’appliquent ni aux demandes de tâche ni aux demandes de réunion.

Groupes de contacts

Une règle comportant un groupe de contacts peut se comporter différemment en fonction de la manière dont vous la créez.

  • Déplacer les messages envoyés vers le dossier d’un groupe de contacts     Cette règle est disponible seulement si vous utilisez un compte Exchange Server. Seuls les messages envoyés au groupe de contacts sont déplacés vers le dossier spécifié. Les messages envoyés par les membres du groupe de contacts ne sont pas déplacés vers le dossier spécifié.

Par défaut, les comptes Microsoft Exchange Server 2010 ne peuvent pas utiliser de règles pour transférer des messages à des adresses de messagerie situées à l’extérieur de votre société. Ce paramètre, destiné à empêcher la divulgation d’informations d’entreprise confidentielles et privées, ne peut être modifié que par un administrateur Exchange.

Pour plus d’informations, voir Déterminer la version de Microsoft Exchange Server à laquelle mon compte se connecte.

Gérer les messages à l’aide de règles

Une règle est une action automatiquement effectuée par Microsoft Outlook sur un message reçu ou envoyé qui remplit les conditions spécifiées dans la règle. Vous pouvez choisir diverses conditions et actions à l’aide de l’Assistant Règles et alertes. Les règles s’appliquent uniquement aux messages non lus.

Les règles répondent à deux catégories générales : organisation et notification. L’Assistant Règles et alertes contient des modèles pour les règles les plus fréquemment utilisées.

  • Rester organisé    Ces règles vous permettent de classer et de suivre des messages. Par exemple, vous pouvez créer une règle pour les messages d’un expéditeur spécifique, Raymond Boule par exemple, avec le mot « vente » dans la ligne Objet, afin qu’il soit marqué pour suivi, répertorié comme Vente et déplacé vers un dossier appelé « Vente Raymond Boule ».

  • Rester à jour    Ces règles permettent de vous avertir lorsque vous recevez un message en particulier. Par exemple, vous pouvez créer une règle qui envoie automatiquement une alerte sur votre téléphone mobile lorsque vous recevez un message d’un membre de votre famille.

  • Démarrer à partir d’une règle vierge    Il s’agit de règles que vous créez de toutes pièces.

    Modèles de règle
    Figure 1 : L’Assistant Règles et alertes contient plusieurs règles prédéfinies, appelées modèles.

Exceptions

Vous pouvez ajouter des exceptions à vos règles pour répondre à des circonstances spéciales, par exemple lorsqu’un message est marqué d’un indicateur de suivi ou de haute importance. Une règle ne s’applique pas à un message si une seule des exceptions que vous spécifiez se confirme.

  1. Dans Volet de navigation, cliquez sur Courrier.

  2. Dans le menu Outils, cliquez sur Règles et alertes.

  3. Si vous possédez plusieurs comptes de courrier, dans la liste Appliquer les modifications à ce dossier, sélectionnez la boîte de réception souhaitée.

  4. Cliquez sur Nouvelle règle.

  5. Sous Étape 1 : sélectionnez un modèle, sélectionnez le modèle souhaité dans la collection de modèles Rester organisé ou Rester à jour.

  6. Sous Étape 2 : modifiez la description de la règle, cliquez sur une valeur soulignée. Par exemple, si vous cliquez sur le lien personne ou liste de distribution, le Carnet d’adresses s’affiche.

  7. Sous Étape 1 : sélectionnez une ou des conditions, sélectionnez les conditions que les messages doivent respecter pour que la règle soit appliquée.

  8. Sous Étape 2 : modifiez la description de la règle, cliquez sur une valeur soulignée si ce n’est pas déjà fait, puis sur Suivant.

  9. Sous Étape 1 : sélectionnez une ou des actions, sélectionnez l’action pour laquelle vous souhaitez que la règle soit appliquée lorsque les conditions spécifiées sont remplies.

  10. Sous Étape 2 : modifiez la description de la règle, cliquez sur une valeur soulignée si ce n’est pas déjà fait, puis sur Suivant.

  11. Sous Étape 1 : sélectionnez une ou des exceptions, sélectionnez les exceptions à la règle, puis cliquez sur Suivant.

  12. Pour finaliser la création de la règle, entrez un nom pour cette règle, puis sélectionnez les autres options souhaitées.

    • Si vous souhaitez exécuter cette règle sur des messages qui se trouvent déjà dans un de vos dossiers, cochez la case Exécuter cette règle sur les messages déjà dans « dossier ».

    • Pour appliquer cette règle à tous vos comptes de courrier et à la boîte de réception associée à chaque compte, cochez la case Créer la règle sur tous les comptes.

  13. Cliquez sur Terminer.

Pour créer une règle en choisissant vos propres conditions, actions et exceptions, procédez comme suit :

  1. Dans Volet de navigation, cliquez sur Courrier.

  2. Dans le menu Outils, cliquez sur Règles et alertes.

  3. Si vous possédez plusieurs comptes de courrier, dans la liste Appliquer les modifications à ce dossier, sélectionnez la boîte de réception souhaitée.

  4. Cliquez sur Nouvelle règle.

  5. Sous Démarrer à partir d’une règle vierge, sélectionnez Vérifier les messages à leur arrivée ou Vérifier les messages après l’envoi, puis cliquez sur Suivant.

  6. Sous Étape 1 : sélectionnez une ou des conditions, sélectionnez les conditions que les messages doivent respecter pour que la règle soit appliquée.

  7. Sous Étape 2 : modifiez la description de la règle, cliquez sur une valeur soulignée si ce n’est pas déjà fait, puis sur Suivant.

  8. Sous Étape 1 : sélectionnez une ou des actions, sélectionnez l’action pour laquelle vous souhaitez que la règle soit appliquée lorsque les conditions spécifiées sont remplies.

  9. Sous Étape 2 : modifiez la description de la règle, cliquez sur une valeur soulignée si ce n’est pas déjà fait, puis sur Suivant.

  10. Sous Étape 1 : sélectionnez une ou des exceptions, sélectionnez les exceptions à la règle, puis cliquez sur Suivant.

  11. Pour finaliser la création de la règle, entrez un nom pour cette règle, puis sélectionnez les autres options souhaitées.

    • Si vous souhaitez exécuter cette règle sur des messages qui se trouvent déjà dans un de vos dossiers, cochez la case Exécuter cette règle sur les messages déjà dans « dossier ».

    • Pour appliquer cette règle à tous vos comptes de courrier et à la boîte de réception associée à chaque compte, cochez la case Créer la règle sur tous les comptes.

  12. Cliquez sur Terminer.

Vous pouvez créer une règle directement à partir d’un message. Par exemple, vous pouvez créer une règle pour déplacer les messages d’un expéditeur vers un dossier spécifique.

  1. Cliquez sur le message sur lequel vous souhaitez baser la règle, puis sur Créer une règle dans le menu contextuel.

    Dans la boîte de dialogue Créer une règle, activez les cases à cocher des options contenant déjà les informations du message sélectionné.

  2. Activez la case à cocher Déplacer l’élément vers le dossier.

  3. Cliquez sur un dossier existant ou cliquez sur Nouveau pour créer un dossier pour le stockage des messages.

  4. Pour ajouter des conditions, actions ou exceptions supplémentaires à la règle, cliquez sur Options avancées, puis suivez les instructions de l’Assistant Règles et alertes.

    Conseil     Pour exécuter la règle dès sa création, activez la case à cocher Exécuter maintenant cette règle sur les messages déjà dans le dossier de la dernière page de l’Assistant Règles et alertes.

    Tous les messages de votre boîte de réception ou de tout dossier choisi répondant aux conditions et exceptions associées à la règle sont déplacés vers le dossier spécifié. Pour tester la nouvelle règle, ouvrez votre nouveau dossier. Les messages qui conviennent ont-ils été déplacés ?

Si vous souhaitez exécuter une règle périodiquement, mais pas tout le temps, procédez comme suit :

  1. Dans le menu Outils, cliquez sur Règles et alertes.

  2. Dans la boîte de dialogue Règles et alertes, décochez la case située en regard de la règle pour désactiver cette dernière.

  3. Cliquez sur Exécuter les règles.

  4. Dans la boîte de dialogue Exécuter les règles, sous Sélectionner les règles à exécuter, cochez la case située en regard de la règle souhaitée.

  5. Sélectionnez le dossier auquel appliquer la règle.

  6. Sélectionnez la catégorie de messages à laquelle appliquer la règle.

    Par exemple, vous pouvez appliquer la règle aux messages non lus d’un dossier.

  7. Cliquez sur Exécuter.

Règles serveur    Si vous disposez d’un compte Microsoft Exchange, le serveur peut appliquer des règles à vos messages même si Outlook n’est pas en cours d’exécution. Il s’agit de règles basées sur le serveur. Ces règles doivent être définies de manière à s’appliquer aux messages acheminés sur le serveur de votre boîte de réception et pouvoir s’exécuter sur ce serveur. Par exemple, une règle ne peut pas s’exécuter sur le serveur si l’action spécifie qu’un message doit être imprimé. Si une règle ne peut pas être appliquée sur le serveur, elle est appliquée lorsque vous démarrez Outlook.

Règles client seulement    Un « client » correspond au programme de messagerie qui s’exécute sur l’ordinateur d’un utilisateur. Une règle qui ne peut pas être appliquée par le serveur est une « règle client seulement », car elle s’exécute uniquement sur l’ordinateur d’un utilisateur. Si votre liste contient des règles pouvant être exécutées sur le serveur et d’autres pas, les règles serveur sont appliquées en premier, puis les règles client seulement.

Les accusés de réception, confirmations de lecture, réponses à un vote et les notifications d’absence du bureau sont traités en tant que messages. Par exemple, lorsque vous créez une règle qui déplace des éléments contenant le mot « réunion » dans la zone Objet vers un dossier spécifique, tous les accusés de réception, réponses à un vote et notifications d’absence du bureau répondant à cette condition sont également déplacés.

Remarque : Si la réponse à un vote est déplacée vers la boîte de réception, cette réponse n’est pas automatiquement suivie dans le message d’origine.

Les demandes de réunion, les demandes de tâche et les documents sont considérés comme étant des messages. Par exemple, une règle qui déplace les éléments dont la zone Objet comporte le mot « réunion » vers un dossier spécifique déplace également toute demande de tâche ou de réunion répondant à cette condition. Tenez néanmoins compte des restrictions suivantes lors de la création de règles qui portent sur ces types d’éléments :

  • Un élément déplacé vers un autre dossier qu’un dossier de courrier électronique risque de ne pas fonctionner comme vous l’espériez après son déplacement. Par exemple, le déplacement d’un message vers le dossier Calendrier n’entraîne pas la création d’un rendez-vous.

  • Si une règle déplace une réponse à une demande de réunion ou de tâche vers le dossier Éléments supprimés, la réponse n’est pas suivie par l’élément d’origine.

  • Si une règle déplace automatiquement une demande de réunion vers le dossier Éléments supprimés, la réunion ne sera pas ajoutée au calendrier.

  • Les règles applicables aux messages que vous envoyez ne s’appliquent ni aux demandes de tâche ni aux demandes de réunion.

Une règle correspondant à une liste de distribution se comporte différemment selon la manière dont vous la créez :

  • Déplacer les messages envoyés à une liste de distribution vers un dossier    Si vous choisissez ce modèle de règle, seuls les messages envoyés à la liste de distribution sont déplacés vers le dossier spécifié. Les messages provenant de personnes figurant sur la liste de distribution ne sont pas déplacés vers le dossier spécifié.

    Remarque : Cette règle s’applique uniquement aux comptes Exchange.

  • Déplacer les messages d'une personne spécifique vers un dossier    Si vous choisissez ce modèle de règle, les messages provenant de membres de la liste de distribution que vous spécifiez sont également déplacés vers le dossier spécifié.

Si vous travaillez dans une société qui utilise Exchange, par défaut, les messages que vous transférez à des adresses e-mail extérieures à votre société à l’aide d’une règle ne sont pas envoyés. Ce paramètre permet d’éviter la divulgation de données d’entreprise et à votre administrateur Exchange de les contrôler.

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