Gérer les contacts dans SharePoint Workspace 2010

Important :  Cet article a été traduit automatiquement, voir l’avertissement. Vous pouvez consulter la version en anglais de cet article ici.

Les contacts sont les personnes avec lesquelles avec que vous interagissez. Vous pouvez ajouter des contacts à votre liste personnelle dans la barre de lancement. Vous pouvez également Gérer votre propre contact.

Que voulez-vous faire ?

Ajouter de nouveaux contacts

Enregistrer un contact en tant que fichier

Envoyer un contact à d’autres personnes

Vérifier des identités de contacts

Résoudre les conflits de noms

Créer un alias pour un contact

Suppression d’un contact

Masquer un contact

Affichage des informations de diagnostic sur un contact

Affichage des propriétés de contact

Ajouter un nouveau contact

Pour rechercher et ajouter de nouveaux contacts à votre liste de contacts dans la barre de lancement, effectuez les opérations suivantes :

  1. Cliquez sur l’onglet Accueil.

  2. Cliquez sur Ajouter un contact.

  3. Dans la boîte de dialogue Rechercher un utilisateur, entrez le nom ou le texte à rechercher dans le champ Rechercher.

    Détails

    Vous pouvez rechercher selon différents critères : « Nom complet », « Prénom », « Nom », « Adresse de messagerie professionnelle » ou « Adresse de messagerie personnelle ». La recherche retourne tous les contacts pour lesquels il existe une correspondance dans l’un des champs valides. Par exemple, la chaîne de recherche « Jean » renvoie les contacts nommés « Pierre Jeanson », parce que « Jean » correspond aux quatre premiers caractères du champ « Nom ». En règle générale, plus la chaîne de recherche est spécifique (plus grand nombre de caractères), plus le résultat sera précis.

    Vous pouvez réorganiser l’ordre des colonnes dans la boîte de dialogue Rechercher un utilisateur en les déplaçant. Vous pouvez aussi supprimer des colonnes (à l’exception de « Nom complet ») en cliquant avec le bouton droit sur un en-tête de colonne et en désactivant le nom de la colonne à supprimer. Vous pouvez rétablir une colonne supprimée en cliquant avec le bouton droit sur un en-tête de colonne et en activant le nom de la colonne à rétablir. Toutes les modifications effectuées dans la boîte de dialogue Rechercher un utilisateur s’appliquent uniquement à la session de recherche en cours. Tous les paramètres par défaut sont rétablis à la prochaine ouverture de la boîte de dialogue Rechercher un utilisateur.

  4. Facultatif : activez Inclure le répertoire public pour inclure le répertoire dans la recherche.

    Par défaut, SharePoint Workspace recherche dans votre réseau d’entreprise (si vous appartenez à une) ainsi que vos Contacts connus.

  5. Cliquez sur Rechercher.

  6. Si une correspondance est détectée, sélectionnez-la dans la liste.

    L’icône Présence s’affiche à côté de chaque nom de contact de la liste afin de vous permettre de voir leur statut en ligne. Cependant, les correspondances de contact trouvées via le répertoire public de contacts SharePoint Workspace s’affichent toujours au début avec une icône d’état « Inconnu » tant que vous ne les avez pas sélectionnés et ajoutés à votre liste de contacts.

  7. Pour afficher plus d’informations sur une correspondance de contact sélectionnée, cliquez sur Propriétés.

    Par exemple, vous souhaiterez peut-être effectuer les étapes pour vérifier l’identité du contact.

  8. Cliquez sur Ajouter pour ajouter le contact à la liste.

Ajouter un membre de l’espace de travail à votre liste de contacts

Au fur et à mesure que de nouvelles personnes deviennent membres de vos espaces de travail, il se peut que vous souhaitiez ajouter leurs contacts à votre liste personnelle. Cliquez avec le bouton droit sur le membre que vous voulez ajouter, puis sélectionnez Ajouter à Mes contacts.

Vous pouvez aussi ajouter un membre de l’espace de travail à votre liste de contacts en le faisant déplacer.

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Enregistrer un contact en tant que fichier

Vous pouvez enregistrer un contact comme fichier, puis envoyer le fichier du contact comme pièce jointe dans un courrier électronique.

  1. Cliquez avec le bouton droit sur le contact et sélectionnez Enregistrer le contact comme fichier....

  2. Dans la boîte de dialogue Enregistrer les informations sur les contacts sous..., sélectionnez l’emplacement où vous voulez enregistrer le fichier du contact, puis cliquez sur Enregistrer.

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Envoyer un contact à d’autres utilisateurs

Vous pouvez envoyer un contact à d’autres personnes en tant que pièce jointe dans un message électronique ou dans un message Groove.

  1. Cliquez avec le bouton droit sur le contact.

  2. Sélectionnez Envoyer un courrier électronique au contact sélectionné.

  3. Entrez une ou plusieurs adresses de messagerie dans le champ À :.

  4. Si nécessaire, modifiez l’objet et le texte du message.

    Notez que le message de texte standard comporte des instructions pour le téléchargement de SharePoint Workspace, au cas où un destinataire ne posséderait pas encore de compte.

  5. Cliquez sur OK.

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Vérifier les identités des contacts

Il est fortement recommandé de vérifier les identités des contacts pour réduire le risque de partager des informations sensibles avec des personnes non souhaitées. En fonction de l’installation de votre compte, de nombreuses identités de contact ont peut-être été déjà vérifiées par un administrateur de votre organisation. SharePoint Workspace indique l’état de vérification des personnes dans vos listes de contacts et de membres à l’aide des couleurs suivantes :

  • Noir : non vérifié.

  • Vert: vérifié par vous.

  • Turquoise : vérifié par votre organisation.

  • Bleu : vérifié par votre organisation, mais en dehors de votre domaine ou par certification croisée.

  • Rouge: conflit de noms. Deux contacts qui portent des noms similaires affichent en rouge, quelle que soit leur statut de vérification. Pour plus d’informations, consultez résolution des conflits de nom .

Les stratégies de communication appliquées à votre identité déterminent votre capacité à interagir avec d’autres utilisateurs en fonction de leur état de vérification. Ces stratégies peuvent effectuer l’une des actions suivantes :

  • Vous interdire de communiquer avec les utilisateurs qui ne sont pas vérifiés par un administrateur de votre organisation.

  • Ouvrir la boîte de dialogue Alerte de vérification du contact (décrite ci-après) pour vous avertir avant de vous permettre de communiquer avec des utilisateurs dont les identités n’ont pas été vérifiées.

  • Vous permettre de communiquer avec un contact sans avertissement ou restriction.

Vérification de votre organisation d’autres utilisateurs peut vous fournir suffisamment de garanties quant à leur identité. Dans certains cas, surtout si vous travaillez avec des informations sensibles, vous pouvez également pour vérifier manuellement l’identité d’un utilisateur.

Répondre à la boîte de dialogue Alerte de vérification du contact

La boîte de dialogue Alerte de vérification du contact s’affiche si vous essayez de communiquer avec un utilisateur dont l’identité n’a pas été vérifiée, et les stratégies de communication de votre identité de compte sont définies pour vous avertir de la présence de tels utilisateurs. Vous pouvez effectuer l’une des actions suivantes :

  • Sélectionnez l’utilisateur et cliquez sur Vérifier l’identité. Suivez les instructions de la section suivante pour vérifier manuellement l’identité d’un contact.

  • Cliquez sur Propriétés pour afficher les propriétés de contact d’un utilisateur sélectionné.

  • Cliquez sur Continuer pour ignorer l’alerte de vérification de l’utilisateur et poursuivre l’activité.

  • Cliquez sur Annuler pour annuler l’activité en cours qui s’est traduite par une alerte de vérification de l’utilisateur.

Vérifier manuellement un contact

SharePoint Workspace affecte une « empreinte numérique » unique pour chaque identité de contact. Une empreinte numérique apparaît sous la forme d’une longue chaîne de lettres et des chiffres (avec les signes de ponctuation pour une meilleure lisibilité). Ces empreintes numériques sont utilisées pour vérifier manuellement les identités réelles de contacts que vous voyez dans vos espaces de travail et listes de contacts. Vous pouvez également Afficher l’empreinte numérique affecté à votre identité.

Pour vérifier manuellement l’identité d’un contact, procédez comme suit :

  1. Cliquez avec le bouton droit sur le contact (ou le membre de l’espace de travail) que vous voulez vérifier, puis cliquez sur Vérifier l’identité....

    La boîte de dialogue Vérifier l’identité affiche les informations sur vos relations en cours avec le contact sélectionné, telles que les espaces de travail que vous partagez, le nombre de messages que vous avez échangés et votre relation organisationnelle. Si vous n’avez aucune relation avec le contact sélectionné, la boîte de dialogue Vérifier l’identité fournit à la place des instructions pour vérifier l’identité du contact en contrôlant leur empreinte numérique.

    Remarque : Si SharePoint Workspace détecte que deux ou plusieurs contacts ont le même nom, la boîte de dialogue Vérifier l’identité affiche un message d’avertissement qui vous invite à affecter un alias quand vous vérifiez ce contact.

  2. Effectuez l’une des opérations suivantes :

    • Si vous êtes suffisamment certain de l’identité du contact dans les informations affichées, cliquez sur Vérifier.

      Dans la boîte de dialogue Vérifier l’identité comme, entrez un autre nom pour le contact si vous estimez l’action nécessaire, puis cliquez sur OK.

    • Si vous n’êtes pas suffisamment assuré de l’identité du contact et voulez vérifier plus avant son identité, cliquez sur Toujours incertain ? - Vérifier les empreintes.

      Suivez les étapes de la boîte de dialogue Vérifier l’identité pour contrôler l’empreinte numérique du contact, puis cliquez sur Vérifier.

      Dans la boîte de dialogue Vérifier l’identité comme, entrez un autre nom pour le contact si vous estimez l’action nécessaire, puis cliquez sur OK.

Non-vérification de l’identité d’un contact

Il se peut qu’à l’occasion, vous vouliez modifier l’état de la vérification des contacts que vous avez vérifiés manuellement de telle sorte qu’ils s’affichent comme non vérifiés.

  1. Cliquez avec le bouton droit sur le contact (ou le membre de l’espace de travail) dont vous voulez annuler la vérification, puis cliquez sur Vérifier l’identité....

  2. Cliquez sur Annuler la vérification.

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Résoudre les conflits de noms de contact

Quand deux ou plusieurs contacts possèdent des noms complets identiques, leurs noms s’affichent en rouge dans les listes de contacts, les listes de membres de l’espace de contact et les cartes d’information de contacts. Les noms complets sont considérés comme identiques s’ils correspondent exactement l’un à l’autre, après que les espaces de début ou de fin et les multiples espaces incorporés ont été supprimés et que le nom a été converti en minuscule.

Par exemple, « Sabine Royant » et « Sabine Royant » se traduisent par un conflit de noms alors que « Sabine Royant » et « SabineRoyant » n’entraînent aucun conflit de noms.

Il importe de bien faire la distinction entre les noms de contact afin que vous ne démarriez pas accidentellement les activités avec le contact erroné. Vous pouvez créer un nom d’alias pour tout nom de contact conflictuel.

De plus, dans certains cas exceptionnels, un conflit de noms peut résulter de la présence de contacts obsolètes stockés avec votre compte. Par exemple, peut-être un contact a-t-il activé un nouveau compte et abandonné toutes les activités du compte précédent, mais utilisé le même nom dans les deux comptes. Dans ce cas, vous pouvez masquer le contact obsolète comme décrit ci-après de telle sorte qu’il n’apparaisse plus dans aucune de vos listes de contacts.

Pour résoudre un conflit de noms, effectuez les actions suivantes :

  1. Cliquez avec le bouton droit sur un nom affichant un conflit, puis cliquez sur Résoudre un conflit de noms.

  2. Effectuez l’une des opérations suivantes :

    • Cliquez sur Afficher vCard... pour visualiser les détails du contact sélectionné. Vous pourrez ainsi différencier les contacts ayant le même nom.

    • Cliquez sur Contact de l’alias... pour ouvrir la boîte de dialogue Alias où vous pouvez entrer un nom complet unique pour le contact.

    • Cliquez sur Vérifier l’identité... et parcourez les différentes étapes de vérification de l’identité d’un contact.

  3. Cliquez sur Terminer.

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Créer l’alias d’un contact

Vous pouvez afficher tout contact (autre que le vôtre) sous un nom d’alias. Cette option est utile si vous avez des difficultés à différencier les contacts ayant le même nom.

  1. Cliquez avec le bouton droit sur le contact, puis cliquez sur Contact de l’alias

  2. Tapez un nom d’alias, puis cliquez sur OK.

    Le nom d’alias s’affiche à la place du nom d’origine. Pour afficher le nom du contact d’origine que vous pouvez ouvrir ses informations de contact, ou point à l’alias du nom pour afficher une fenêtre indépendante qui affiche le nom d’origine.

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Supprimer un contact

Pour supprimer un contact de votre liste de contacts dans la barre de lancement :

  1. Sélectionnez le contact à supprimer.

  2. Appuyez sur la touche Suppr et cliquez sur Oui pour confirmer la suppression.

Les contacts que vous supprimez de la liste des contacts dans la barre de lancement peuvent continuer d’apparaître dans d’autres listes de contacts, telles que les listes déroulantes À : des boîtes de dialogue Envoyer un message ou Envoyer une invitation. La raison en est que SharePoint Workspace stocke les informations de contact pour tous les utilisateurs avec lesquels vous interagissez dans une liste d’agrégation intitulée « Contacts connus ». Celle-ci inclut les contacts que vous avez ajoutés à la liste de contacts de la barre de lancement, plus les membres de vos espaces de travail. N’oubliez pas que vous pouvez avoir couramment des membres d’espace de travail qui ne figurent pas aussi dans votre liste de contacts.

Vous ne pouvez pas supprimer les contacts qui apparaissent dans votre liste de Contacts connus. Toutefois, vous pouvez au moins masquer ces contacts.

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Masquer un contact

Les contacts peuvent parfois être obsolètes pour diverses raisons. Si vous avez des contacts obsolètes, vous pouvez les masquer de telle sorte qu’ils n’apparaissent plus dans les menus déroulants qui affichent les contacts.

  1. Ouvrez le Gestionnaire de contacts professionnels.

  2. Sélectionnez les contacts que vous voulez masquer.

  3. Cliquez sur Masquer pour placer les contacts sélectionnés dans la liste Contacts masqués.

  4. Cliquez sur OK.

Remarque : Masquer un contact ne résout pas automatiquement un conflit de noms associé. Si un contact que vous voulez masquer apparaît sous la forme d’un conflit de noms, voir résolution des conflits de nom pour plus d’informations.

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Afficher les informations de diagnostic sur un contact

Vous pouvez afficher les informations de diagnostic pour les contacts sélectionnés. Vous pouvez à l’occasion avoir besoin de visualiser ces informations à des fins de support technique. Si vous devez envoyer les informations de diagnostic à un technicien du support, vous pouvez copier et coller les informations de la boîte de dialogue Diagnostics dans un message électronique.

  1. Ouvrez le Gestionnaire de contacts professionnels.

  2. Sélectionnez le contact souhaité.

  3. Cliquez sur Diagnostics.

    Pour copier les informations depuis le volet Contacts, cliquez avec le bouton droit et cliquez sur Sélectionner tout, puis cliquez avec le bouton droit et cliquez sur Copier.

    Pour copier les informations depuis les volets Sensibilisation ou Diagnostics réseau, cliquez sur Copier dans le Presse-papiers.

  4. Cliquez sur OK.

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Afficher les propriétés d’un contact

Pour afficher les propriétés d’un contact, cliquez avec le bouton droit sur le contact, puis cliquez sur Propriétés. À partir des propriétés d’un contact, vous pouvez :

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Remarque : Avertissement traduction automatique : cet article a été traduit par un ordinateur, sans intervention humaine. Microsoft propose cette traduction automatique pour offrir aux personnes ne maîtrisant pas l’anglais l’accès au contenu relatif aux produits, services et technologies Microsoft. Comme cet article a été traduit automatiquement, il risque de contenir des erreurs de grammaire, de syntaxe ou de terminologie.

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