Gérer les boîtes aux lettres inactives dans Office 365

Office 365 vous permet de conserver le contenu des boîtes aux lettres supprimées. Cette fonctionnalité est appelée Boîtes aux lettres inactives. Les boîtes aux lettres inactives vous permettent de conserver le courrier électronique d’anciens employés une fois qu’ils ont quitté votre organisation. Une boîte aux lettres devient inactive lorsqu’elle est placée en conservation pour litige ou si une stratégie de rétention Office 365 (créée dans le Centre de sécurité et conformité Office 365) est appliquée à la boîte aux lettres avant la suppression du compte d’utilisateur Office 365 correspondant. Le contenu d’une boîte aux lettres inactive est conservé pendant toute la durée de la conservation placée sur la boîte aux lettres avant qu’elle ne soit définie comme inactive. Cela permet aux administrateurs, aux responsables de la mise en conformité et aux gestionnaires des enregistrements d’utiliser la Recherche de contenu dans le Centre de sécurité et conformité pour exporter le contenu d’une boîte aux lettres inactive et y effectuer des recherches. Les boîtes aux lettres inactives ne peuvent pas recevoir de courriers et n’apparaissent pas dans le carnet d’adresses partagé de votre organisation ou dans d’autres listes.

Contenu

Créer une boîte aux lettres inactive

Gérer les boîtes aux lettres inactives

Remarque : Nous avons repoussé l’échéance du 1er juillet 2017 pour la création de conservations inaltérables pour rendre une boîte aux lettres inactive. Bientôt (plus tard cette année ou en début d’année prochaine), vous ne pourrez plus créer de conservations inaltérables dans Exchange Online. Actuellement, seuls les conservations pour litige et les stratégies de rétention d’Office 365 peuvent être utilisées pour créer une boîte aux lettres inactive. Toutefois, les boîtes aux lettres inactives existantes qui ont une conservation inaltérable resteront prises en charge, et vous pourrez continuer à gérer les conservations inaltérables sur les boîtes aux lettres inactives. Cela englobe la modification de la durée d’une conservation inaltérable et la suppression définitive d’une boîte aux lettres inactive en supprimant la conservation inaltérable.

Avant de commencer

  • Pour rendre une boîte aux lettres inactive, vous devez lui attribuer une licence Exchange Online Plan 2 pour pouvoir la placer en conservation pour litige ou lui appliquer une stratégie de rétention Office 365 avant qu’elle ne soit supprimée. Les licences Exchange Online Plan 2 font partie des abonnements Office 365 Entreprise E3 et E5. Si une boîte aux lettres reçoit une licence Exchange Online Plan 1 (dans le cadre d’un abonnement Office 365 Entreprise E1), vous devez lui affecter une licence d’archivage Exchange Online distincte pour pouvoir la placer en conservation avant qu’elle ne soit supprimée. Pour plus d’informations, consultez la page Archivage Exchange Online.

  • La licence associée à la boîte aux lettres Exchange Online supprimée sera disponible une fois que vous aurez supprimé le compte d’utilisateur Office 365 correspondant. Vous pouvez ensuite attribuer cette licence à un autre utilisateur.

  • Si une conservation pour litige ou une stratégie de rétention Office 365 n’est pas appliquée à une boîte aux lettres avant sa suppression, son contenu n’est ni conservé ni détectable. Cependant, la boîte aux lettres peut être récupérée dans les 30 jours suivant sa suppression, mais, à défaut de récupération, elle est définitivement supprimée avec son contenu à l’issue de cette période.

  • Pour plus d’informations sur la conservation pour litige, voir Conservation inaltérable et conservation pour litige. Pour en savoir plus sur les stratégies de rétention Office 365 dans le Centre de sécurité et conformité, voir Vue d’ensemble des stratégies de rétention dans Office 365.

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Créer une boîte aux lettres inactive

Pour rendre une boîte aux lettres inactive, deux étapes sont nécessaires : 1) placez tout d’abord la boîte aux lettres en conservation pour litige ou appliquez-lui une stratégie de rétention Office 365, et 2) supprimez la boîte aux lettres ou le compte d’utilisateur Office 365 correspondant. Une fois la boîte aux lettres inactive, son contenu est conservé jusqu’au retrait de la conservation ou de la stratégie de rétention.

Étape 1 : Placement d’une boîte aux lettres en conservation pour litige ou application d’une stratégie de rétention Office 365

Le placement d’une boîte aux lettres en conservation pour litige ou l’application d’une stratégie de rétention Office 365 permet de conserver le contenu de la boîte aux lettres avant sa suppression. Ces deux types de conservation conservent l’ensemble du contenu de la boîte aux lettres, notamment les éléments supprimés et les versions d’origine des éléments modifiés. Les éléments supprimés et modifiés sont conservés dans la boîte aux lettres inactive pendant une période spécifiée, jusqu’à la suppression définitive de la boîte aux lettres inactive en supprimant la conservation ou la stratégie de rétention appliquée.

Si une boîte aux lettres est déjà placée en conservation, ou si une stratégie de rétention Office 365 est déjà appliquée à une boîte aux lettres, il vous suffit de supprimer le compte d’utilisateur Office 365 correspondant, comme expliqué à l’étape 2.

Pour savoir comment placer une boîte aux lettres en conservation pour litige ou appliquer une stratégie de rétention Office 365, consultez les rubriques suivantes :

Remarque : Pour les conservations pour litige et les stratégies de rétention Office 365, vous pouvez créer une conservation indéfinie ou temporaire. En cas de conservation indéfinie, le contenu de la boîte aux lettres inactive est conservé pour une durée illimitée, ou jusqu’à la suppression de la conservation ou jusqu’à la modification de la durée de conservation. Une fois la conservation ou la stratégie de rétention supprimée (en supposant que la boîte aux lettres a été supprimée depuis plus de 30 jours), la boîte aux lettres inactive est définitivement supprimée et son contenu n’est plus conservé ni détectable. En cas de conservation ou de stratégie de rétention Office 365 temporaire, vous en spécifiez la durée. Cette durée s’applique à un élément et est calculée à partir de la date de réception ou de création de ce dernier. Après l’expiration de la conservation d’un élément de boîte aux lettres, si cet élément est déplacé vers, ou se trouve dans le dossier Éléments récupérables de la boîte aux lettres inactive, l’élément est supprimé définitivement (purgé) de la boîte aux lettres inactive après l’expiration de la période de rétention de l’élément supprimé.

Étape 2 : Suppression de la boîte aux lettres

Lorsqu’une conservation ou une stratégie de rétention Office 365 est appliquée à la boîte aux lettres, l’étape suivante consiste à supprimer la boîte aux lettres. Pour ce faire, il est préférable de supprimer le compte d’utilisateur Office 365 correspondant dans le Centre d’administration Office 365. Pour plus d’informations sur la suppression de comptes d’utilisateur Office 365, voir Supprimer un utilisateur de votre organisation.

Remarque : Vous pouvez également supprimer la boîte aux lettres en utilisant l’applet de commande Remove-Mailbox dans Exchange Online PowerShell. Pour plus d’informations, voir Supprimer ou restaurer des boîtes aux lettres d’utilisateur dans Exchange Online.

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Gestion des boîtes aux lettres inactives

Les sections suivantes décrivent ce que vous pouvez faire après avoir créé des boîtes aux lettres inactives.

Afficher une liste des boîtes aux lettres inactives

Recherche et exportation du contenu d’une boîte aux lettres inactive

Modifier la durée de la conservation d’une boîte aux lettres inactive

Récupérer une boîte aux lettres inactive

Restaurer le contenu d’une boîte aux lettres inactive dans une autre boîte aux lettres

Supprimer une boîte aux lettres inactive

 

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Afficher une liste des boîtes aux lettres inactives

Pour afficher une liste des boîtes aux lettres inactives de votre organisation :

  1. Accédez à https://protection.office.com/ et connectez-vous à l’aide des informations d’identification d’un compte d’administrateur de votre organisation Office 365.

  2. Dans le volet gauche du Centre de sécurité et conformité, cliquez sur Gouvernance des données > Rétention.

  3. Sur la page Rétention, cliquez sur Plus Ellipses de la barre de navigation , puis sur Boîtes aux lettres inactives.

    Sur la page Rétention, cliquez sur Plus, puis sur Boîtes aux lettres inactives pour afficher une liste des boîtes aux lettres inactives.

    La page Boîtes aux lettres inactives s’affiche. Le nombre total de boîtes aux lettres inactives de votre organisation s’affiche.

    Une liste de toutes les boîtes aux lettres inactives de votre organisation s’affiche

Vous pouvez également exécuter la commande suivante dans PowerShell Exchange Online pour afficher la liste des boîtes aux lettres inactives.

 Get-Mailbox -InactiveMailboxOnly | FT DisplayName,PrimarySMTPAddress,WhenSoftDeleted

Cliquez sur Icône d’exportation des résultats de recherche Exporter pour afficher ou télécharger un fichier CSV contenant des informations supplémentaires sur les boîtes aux lettres inactives de votre organisation.

Vous pouvez aussi exécuter la commande suivante pour exporter la liste des boîtes aux lettres inactives et d’autres informations dans un fichier CSV. Dans cet exemple, le fichier CSV est créé dans le répertoire en cours.

Get-Mailbox -InactiveMailboxOnly | Select Displayname,PrimarySMTPAddress,DistinguishedName,ExchangeGuid,WhenSoftDeleted | Export-Csv InactiveMailboxes.csv -NoType

Remarque : Une boîte aux lettres inactive peut avoir la même adresse SMTP qu’une boîte aux lettres active. Dans ce cas, la valeur de la propriété DistinguishedName ou ExchangeGuid peut être utilisée pour identifier de façon unique une boîte aux lettres inactive.

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Recherche et exportation du contenu d’une boîte aux lettres inactive

Vous pouvez accéder au contenu de la boîte aux lettres inactive en utilisant l’outil de recherche de contenu dans le Centre de sécurité et conformité. Lorsque vous effectuez une recherche dans une boîte aux lettres inactive, vous pouvez créer une requête de mot clé pour rechercher des éléments spécifiques, ou renvoyer tout le contenu de la boîte aux lettres inactive. Vous pouvez consulter les résultats de la recherche ou les exporter dans un fichier de données Outlook (PST) ou dans un courrier. Pour savoir comment effectuer des recherches dans les boîtes aux lettres et exporter les résultats de recherche, consultez les rubriques suivantes :

Voici quelques éléments à prendre en considération lors de la recherche de boîtes aux lettres inactives.

  • Si une recherche de contenu inclut une boîte aux lettres utilisateur et que cette boîte aux lettres devient ensuite inactive, la recherche de contenu se poursuit dans la boîte aux lettres inactive lorsque vous relancez cette recherche.

  • Un utilisateur peut parfois avoir une boîte aux lettres active et une boîte aux lettres inactive portant la même adresse SMTP. Dans ce cas, la recherche porte sur la boîte aux lettres que vous sélectionnez en tant qu’emplacement à des fins de recherche de contenu. En d’autres termes, si vous ajoutez une boîte aux lettres utilisateur à une recherche, vous ne pouvez pas supposer que la boîte aux lettres active et la boîte aux lettres inactive feront l’objet d’une recherche. La recherche portera uniquement sur la boîte aux lettres que vous ajoutez explicitement.

  • Nous vous déconseillons vivement d’utiliser une boîte aux lettres active et une boîte aux lettres inactive portant la même adresse SMTP. Si vous devez réutiliser l’adresse SMTP actuellement attribuée à une boîte aux lettres inactive, nous vous recommandons de récupérer la boîte aux lettres inactive ou de restaurer le contenu d’une boîte aux lettres inactive dans une boîte aux lettres active (ou l’archive d’une boîte aux lettres active), puis de supprimer la boîte aux lettres inactive.

Modifier la durée de conservation d’une boîte aux lettres inactive

Une fois qu’une boîte aux lettres est inactive, vous pouvez modifier la durée de la conservation ou la stratégie de rétention Office 365 appliquée à la boîte aux lettres inactive. Pour connaître la procédure détaillée, voir Modifier la durée de conservation d’une boîte aux lettres inactive dans Office 365.

Récupérer une boîte aux lettres inactive

Si un ancien employé réintègre votre organisation, ou si un nouvel employé est embauché pour assumer les responsabilités d’un employé qui a quitté l’organisation, vous pouvez récupérer le contenu de la boîte aux lettres inactive. Lorsque vous récupérez une boîte aux lettres inactive, celle-ci est convertie en une nouvelle boîte aux lettres, le contenu et la structure de dossiers de la boîte aux lettres inactive sont conservés et la boîte aux lettres est liée à un nouveau compte d’utilisateur. Une fois récupérée, la boîte aux lettres inactive n’existe plus. Pour savoir ce qui se produit lors de la récupération d’une boîte aux lettres inactive, voir Récupérer une boîte aux lettres inactive dans Office 365.

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Restaurer le contenu d’une boîte aux lettres inactive dans une autre boîte aux lettres

Si un autre employé assume les responsabilités de l’ancien employé, ou si un autre utilisateur doit accéder au contenu de la boîte aux lettres inactive, vous pouvez restaurer (ou fusionner) le contenu de la boîte aux lettres inactive vers une boîte aux lettres existante. Lorsque vous restaurez une boîte aux lettres inactive, le contenu est copié vers une autre boîte aux lettres. La boîte aux lettres inactive est conservée et reste une boîte aux lettres inactive. La boîte aux lettres inactive peut toujours faire l’objet d’une recherche à l’aide de la découverte électronique, son contenu peut être restauré vers une autre boîte aux lettres, ou il peut être récupéré ou supprimé ultérieurement. Pour connaître la procédure détaillée, voir Restaurer une boîte aux lettres inactive dans Office 365.

Supprimer une boîte aux lettres inactive

Si vous n’avez plus besoin du contenu d’une boîte aux lettres inactive, vous pouvez définitivement supprimer cette dernière en retirant la conservation ou la stratégie de rétention Office 365 qui lui est appliquée. Si la boîte aux lettres a été supprimée depuis plus de 30 jours, elle est marquée pour suppression définitive une fois que vous retirez la conservation, et elle ne peut plus être récupérée. Si la boîte aux lettres a été supprimée au cours des 30 derniers jours, vous pouvez encore la récupérer après avoir retiré la conservation ou la stratégie de rétention. Pour savoir comment retirer une conservation ou une stratégie de rétention Office 365 dans le but de supprimer définitivement une boîte aux lettres inactive, consultez Supprimer une boîte aux lettres inactive dans Office 365.

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