Gérer les boîtes aux lettres inactives dans Office 365

Office 365 vous permet de conserver le contenu des boîtes aux lettres supprimées. Cette fonctionnalité est appelée Boîtes aux lettres inactives. Les boîtes aux lettres inactives vous permettent de conserver le courrier électronique d’anciens employés une fois qu’ils ont quitté votre organisation. Une boîte aux lettres devient inactive lorsqu’elle est placée en conservation pour litige ou si une stratégie de rétention Office 365 (créée dans le Centre de sécurité et conformité Office 365) est appliquée à la boîte aux lettres avant la suppression du compte d’utilisateur Office 365 correspondant. Le contenu d’une boîte aux lettres inactive est conservé pendant toute la durée de la conservation placée sur la boîte aux lettres avant qu’elle ne soit définie comme inactive. Cela permet aux administrateurs, aux responsables de la mise en conformité et aux gestionnaires des enregistrements d’utiliser la Recherche de contenu dans le Centre de sécurité et conformité pour exporter le contenu d’une boîte aux lettres inactive et y effectuer des recherches. Les boîtes aux lettres inactives ne peuvent pas recevoir d’e-mails et n’apparaissent pas dans le carnet d’adresses partagé de votre organisation ou dans d’autres listes.

Important : Nous avons repoussé l’échéance du 1er juillet 2017 pour la création de conservations inaltérables pour rendre une boîte aux lettres inactive. Bientôt (plus tard cette année ou en début d’année prochaine), vous ne pourrez plus créer de conservations inaltérables dans Exchange Online. Actuellement, seuls les conservations pour litige et les stratégies de rétention d’Office 365 peuvent être utilisées pour créer une boîte aux lettres inactive. Toutefois, les boîtes aux lettres inactives existantes qui ont une conservation inaltérable resteront prises en charge, et vous pourrez continuer à gérer les conservations inaltérables sur les boîtes aux lettres inactives. Cela englobe la modification de la durée d’une conservation inaltérable et la suppression définitive d’une boîte aux lettres inactive en supprimant la conservation inaltérable.

Avant de commencer

  • Pour rendre une boîte aux lettres inactive, vous devez lui attribuer une licence Exchange Online (Plan 2) pour pouvoir la placer en conservation pour litige ou lui appliquer une stratégie de rétention Office 365 avant qu’elle ne soit supprimée. Les licences Exchange Online (Plan 2) font partie des abonnements Office 365 365 Entreprise E3 et E5. Si une boîte aux lettres reçoit une licence Exchange Online (Plan 1) (dans le cadre d’un abonnement Office 365 365 Entreprise E1), vous devez lui affecter une licence d’archivage Exchange Online distincte pour pouvoir la placer en conservation avant qu’elle ne soit supprimée. Pour plus d’informations, consultez la page Archivage Exchange Online.

  • La licence associée à la boîte aux lettres Exchange Online supprimée sera disponible une fois que vous aurez supprimé le compte d’utilisateur Office 365 correspondant. Vous pouvez ensuite attribuer cette licence à un autre utilisateur.

  • Si une conservation pour litige ou une stratégie de rétention Office 365 n’est pas appliquée à une boîte aux lettres avant sa suppression, son contenu n’est ni conservé ni détectable. Cependant, la boîte aux lettres peut être récupérée dans les 30 jours suivant sa suppression, mais, à défaut de récupération, elle est définitivement supprimée avec son contenu à l’issue de cette période.

  • Pour plus d’informations sur la conservation pour litige, voir Conservation inaltérable et conservation pour litige. Pour en savoir plus sur les stratégies de rétention Office 365 dans le Centre de sécurité et conformité, voir Vue d’ensemble des stratégies de rétention dans Office 365.

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Rendre une boîte aux lettres inactive

Pour rendre une boîte aux lettres inactive, deux étapes sont nécessaires : placez tout d’abord la boîte aux lettres en conservation pour litige ou appliquez-lui une stratégie de rétention Office 365, puis supprimez la boîte aux lettres ou le compte d’utilisateur Office 365 correspondant. Une fois la boîte aux lettres inactive, son contenu est conservé jusqu’au retrait de la conservation ou de la stratégie de rétention.

Étape 1 : Placement d’une boîte aux lettres en conservation pour litige ou application d’une stratégie de rétention Office 365

Le placement d’une boîte aux lettres en conservation pour litige ou l’application d’une stratégie de rétention Office 365 permet de conserver le contenu de la boîte aux lettres avant sa suppression. Ces deux types de conservation conservent l’ensemble du contenu de la boîte aux lettres, notamment les éléments supprimés et les versions d’origine des éléments modifiés. Les éléments supprimés et modifiés sont conservés dans la boîte aux lettres inactive pendant une période spécifiée, jusqu’à la suppression définitive de la boîte aux lettres inactive en supprimant la conservation ou la stratégie de rétention appliquée.

Si une boîte aux lettres est déjà placée en conservation, ou si une stratégie de rétention Office 365 est déjà appliquée à une boîte aux lettres, il vous suffit de supprimer le compte d’utilisateur Office 365 correspondant, comme expliqué à l’étape 2.

Pour savoir comment placer une boîte aux lettres en conservation pour litige ou appliquer une stratégie de rétention Office 365, consultez les rubriques suivantes :

Remarque : Pour les conservations pour litige et les stratégies de rétention Office 365, vous pouvez créer une conservation indéfinie ou temporaire. En cas de conservation indéfinie, le contenu de la boîte aux lettres inactive est conservé pour une durée illimitée, ou jusqu’à la suppression de la conservation ou jusqu’à la modification de la durée de conservation. Une fois la conservation ou la stratégie de rétention supprimée (en supposant que la boîte aux lettres a été supprimée depuis plus de 30 jours), la boîte aux lettres inactive est définitivement supprimée et son contenu n’est plus conservé ni détectable. En cas de conservation ou de stratégie de rétention Office 365 temporaire, vous en spécifiez la durée. Cette durée s’applique à un élément et est calculée à partir de la date de réception ou de création de ce dernier. Après l’expiration de la conservation d’un élément de boîte aux lettres, si cet élément est déplacé vers, ou se trouve dans le dossier Éléments récupérables de la boîte aux lettres inactive, l’élément est supprimé définitivement (purgé) de la boîte aux lettres inactive après l’expiration de la période de rétention de l’élément supprimé.

Étape 2 : Suppression de la boîte aux lettres

Lorsqu’une conservation ou une stratégie de rétention Office 365 est appliquée à la boîte aux lettres, l’étape suivante consiste à supprimer la boîte aux lettres. Pour ce faire, il est préférable de supprimer le compte d’utilisateur Office 365 correspondant dans le Office365AdminCenter. Pour plus d’informations sur la suppression de comptes d’utilisateur Office 365, voir Supprimer un utilisateur de votre organisation.

Remarque : Vous pouvez également supprimer la boîte aux lettres en utilisant l’applet de commande Remove-Mailbox dans Exchange Online PowerShell. Pour plus d’informations, voir Supprimer ou restaurer des boîtes aux lettres d’utilisateur dans Exchange Online.

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Gestion des boîtes aux lettres inactives

Les sections suivantes décrivent ce que vous pouvez faire après avoir rendu une boîte aux lettres inactive. Pour obtenir la liste des boîtes aux lettres inactives de votre organisation afin de pouvoir les gérer, exécutez la commande suivante dans Exchange Online PowerShell.

Get-Mailbox -InactiveMailboxOnly

Recherche et exportation du contenu d’une boîte aux lettres inactive

Vous pouvez accéder au contenu de la boîte aux lettres inactive en utilisant l’outil de recherche de contenu dans le Centre de sécurité et conformité. Lorsque vous effectuez une recherche dans une boîte aux lettres inactive, vous pouvez créer une requête de mot clé pour rechercher des éléments spécifiques, ou renvoyer tout le contenu de la boîte aux lettres inactive. Vous pouvez consulter les résultats de la recherche ou les exporter dans un fichier de données Outlook (PST) ou dans un e-mail. Pour savoir comment effectuer des recherches dans les boîtes aux lettres et exporter les résultats de recherche, consultez les rubriques suivantes :

Modifier la durée de conservation d’une boîte aux lettres inactive

Une fois qu’une boîte aux lettres est inactive, vous pouvez modifier la durée de la conservation pour litige ou de la conservation inaltérable sur la boîte aux lettres inactive. Pour connaître la procédure détaillée, voir Modifier la durée de conservation d’une boîte aux lettres inactive dans Office 365.

Récupérer une boîte aux lettres inactive

Si un ancien employé réintègre votre organisation, ou si un nouvel employé est embauché pour assumer les responsabilités d’un employé qui a quitté l’organisation, vous pouvez récupérer le contenu de la boîte aux lettres inactive. Lorsque vous récupérez une boîte aux lettres inactive, celle-ci est convertie en une nouvelle boîte aux lettres, le contenu et la structure de dossiers de la boîte aux lettres inactive sont conservés et la boîte aux lettres est liée à un nouveau compte d’utilisateur. Une fois récupérée, la boîte aux lettres inactive n’existe plus. Pour savoir ce qui se produit lors de la récupération d’une boîte aux lettres inactive, voir Récupérer une boîte aux lettres inactive dans Office 365.

Restaurer le contenu d’une boîte aux lettres inactive dans une autre boîte aux lettres

Si un autre employé assume les responsabilités de l’ancien employé, ou si un autre utilisateur doit accéder au contenu de la boîte aux lettres inactive, vous pouvez restaurer (ou fusionner) le contenu de la boîte aux lettres inactive vers une boîte aux lettres existante. Lorsque vous restaurez une boîte aux lettres inactive, le contenu est copié vers une autre boîte aux lettres. La boîte aux lettres inactive est conservée et reste une boîte aux lettres inactive. La boîte aux lettres inactive peut toujours faire l’objet d’une recherche à l’aide de la découverte électronique, son contenu peut être restauré vers une autre boîte aux lettres, ou il peut être récupéré ou supprimé ultérieurement. Pour connaître la procédure détaillée, voir Restaurer une boîte aux lettres inactive dans Office 365.

Supprimer une boîte aux lettres inactive

Si vous n’avez plus besoin du contenu d’une boîte aux lettres inactive, vous pouvez définitivement supprimer cette dernière en retirant la conservation ou la stratégie de rétention Office 365 appliquée. Si la boîte aux lettres a été supprimée depuis plus de 30 jours, elle est marquée pour suppression définitive après la suppression de la conservation. La boîte aux lettres ne sera alors plus récupérable. Si la boîte aux lettres a été supprimée au cours des 30 derniers jours, vous pouvez la récupérer après la suppression de la conservation ou de la stratégie de rétention. Pour savoir comment supprimer une conservation ou une stratégie de rétention Office 365 permettant de supprimer définitivement une boîte aux lettres inactive, voir Supprimer une boîte aux lettres inactive dans Office 365.

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