Gérer les éléments de courrier et de calendrier d’une autre personne

Gérer les éléments de courrier et de calendrier d’une autre personne

Important :  Cet article a été traduit automatiquement, voir l’avertissement. Vous pouvez consulter la version en anglais de cet article ici.

Il existe deux façons d’utiliser des dossiers de Outlook d’une autre personne : le partage de dossiers et confie quelqu'un à agir en votre nom.

Remarque : Un Office 365 pour les entreprises ou autre compte Exchange est requise. Pour plus d’informations, voir qu’est un compte Microsoft Exchange Server ?.

Le partage de dossiers permet à d’autres personnes d’accéder à un ou plusieurs dossiers. Toutefois, il n’inclut pas les autorisations pour leur permettre d’agir en votre nom. Par exemple, une personne qui peut accéder à vos dossiers ne peut pas répondre aux messages électroniques ou répondre à des demandes de réunion pour vous.

À l’aide de L’accès délégué , vous pouvez octroyer l’autorisation d’agir en votre nom. Par exemple, vous devrez un assistant que vous voulez créer et de répondre aux demandes de réunion pour vous. Certains assistants peuvent également surveiller d’un responsable boîte de réception et envoyer des messages électroniques en nom de sa part.

Remarque : Les procédures décrites dans cet article part du principe que vous disposez une personne des autorisations d’accès délégué. Pour plus d’informations sur l’accès délégué, voir Autoriser quelqu'un d’autre à gérer votre courrier électronique et calendrier.

Contenu de cet article

Ajouter la boîte aux lettres d’une autre personne à votre profil

Ouvrir les dossiers d’une autre personne

Envoyer ou répondre à des demandes de réunion au nom d’une autre personne

Créer ou répondre à un message électronique au nom d’une autre personne

Envoyer un message électronique au nom d’un groupe

Enregistrer les éléments envoyés dans le dossier Éléments envoyés d’une autre personne

Ajouter la boîte aux lettres d’une autre personne à votre profil

Si vous travaillez fréquemment avec les dossiersExchange d’une autre personne, vous souhaiterez probablement ajouter boîte aux lettres de l’autre personne Exchange à votre profil Outlook. Cela s’ouvrent automatiquement les boîtes aux lettres de l’autre personne chaque fois que vous ouvrez Outlook. La boîte aux lettres apparaît dans la volet Dossiers en dessous de vos dossiers de boîte aux lettres Exchange.

Remarque : La personne qui partage une boîte aux lettres doit vous accorder une autorisation dossier visible sur le dossier racine de la boîte aux lettres Exchange.

Instructions pour l’attribution de l’autorisation Dossier visible

En tant que responsable, vous devez procéder comme suit dans Outlook :

  1. Cliquez sur le dossier racine de la boîte aux lettres Exchange, puis cliquez sur Autorisations du dossier.

  2. Cliquez sur le nom du délégué.

  3. Sous Autorisations, dans le groupe Autres, activez la case à cocher Dossier visible.

  4. Cliquez sur OK.

En tant que délégué, vous devez procéder comme suit dans Outlook :

  1. Cliquez sur Fichier > Paramètres du compte > Paramètres du compte.

    Paramètres du compte en mode Backstage

  2. Sous l’onglet messagerie dans la liste, cliquez sur le type de compte Exchange, cliquez sur Modifier, puis cliquez sur Paramètres supplémentaires.

  3. Sous l’onglet Avancé, sous Ouvrir ces boîtes aux lettres supplémentaires, cliquez sur Ajouter, puis entrez le nom de la boîte aux lettres que vous souhaitez ajouter à votre profil utilisateur. Si vous ne connaissez pas le nom de cette boîte aux lettres, demandez-le à la personne qui vous a attribué les autorisations d’accès délégué.

Ouvrir les dossiers d’une autre personne

  1. Cliquez sur Fichier > Ouvrir et exporter > Dossier d’un autre utilisateur.

    Conseil :  Pour ne plus effectuer cette étape à l’avenir, lisez les instructions permettant d’ajouter la boîte aux lettres d’une autre personne au volet Dossiers dans la section Ajouter la boîte aux lettres d’une autre personne à votre profil de cet article.

  2. Dans la zone Nom, entrez le nom de la personne qui vous a accordé des autorisations de partage ou d’accès délégué ou cliquez sur Nom pour le sélectionner dans la liste.

  3. Dans la liste Type de dossier, cliquez sur le dossier à ouvrir.

Envoyer ou répondre à des demandes de réunion au nom d’une autre personne

Pour accorder au délégué les autorisations suffisantes pour accepter des demandes de réunion au nom du responsable, celui-ci doit procéder comme suit :

  1. Cliquez sur Fichier > Paramètres du compte > Accès délégué.

  2. Cliquez sur Ajouter, tapez ou sélectionnez le nom du délégué, puis cliquez sur Ajouter.

  3. Effectuez l’une des opérations suivantes :

    • Dans la boîte de dialogue Autorisations accordées aux délégués, accordez au délégué les autorisations Rédacteur (peut lire, créer et modifier des éléments) dans le dossier Calendrier.

    • Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue Autorisations accordées aux délégués, puis activez la case à cocher Mes délégués uniquement, mais m’envoyer une copie des demandes de réunion et des réponses ou Mes délégués uniquement.

Pour répondre aux demandes de réunion

  1. Ouvrez la Boîte de réception de l’autre personne si les demandes de réunion ne vous sont pas envoyées directement.

  2. Ouvrez la demande de réunion.

  3. Cliquez sur Accepter, sur Provisoire ou sur Refuser.

Pour envoyer une demande de réunion

  1. Ouvrez le calendrier de l’autre personne.

  2. Sous l’onglet Accueil, dans le groupe Nouveau, cliquez sur Nouvelle réunion.

  3. Entrez les participants, l’objet, le lieu et les heures de début et de fin comme d’habitude.

Créer ou répondre à un message électronique au nom d’une autre personne

  1. Dans Courrier, cliquez sur Accueil > Nouveau message électronique.

    Commande Nouveau courrier électronique sur le ruban

  1. Sous l’onglet Options, dans le groupe Afficher les champs, cliquez sur De.

  2. Dans la zone De, tapez le nom de la personne de la part de laquelle vous envoyez le message.

    Pour sélectionner le nom dans une liste du carnet d’adresses, cliquez sur De.

  3. Ajoutez les destinataires et tapez l’objet et le texte du message comme vous le faites en temps normal.

Pour répondre à un message électronique

  1. Dans la boîte aux lettres de l’autre personne, sélectionnez le message auquel vous souhaitez répondre au nom de votre responsable.

  2. Cliquez sur Accueil (si vous avez ouvert le message, cliquez sur Message), puis sur Répondre, Répondre à tous ou Transférer.

    Groupe Réponse sur le ruban

  1. Sous l’onglet Options, dans le groupe Afficher les champs, cliquez sur De.

  2. Dans la zone De, tapez le nom de votre responsable. Pour sélectionner le nom dans une liste du carnet d’adresses, cliquez sur De. Si la zone et le bouton De ne sont pas affichés, cliquez sur Options > De.

  3. Ajoutez les destinataires et tapez l’objet et le texte du message comme vous le faites en temps normal.

Envoyer un message électronique au nom d’un groupe

Si l’autorisation Envoyer en tant que pour un groupe dans le carnet d’adresses de votre organisation vous a été octroyée, les messages que vous envoyez apparaissent comme provenant de ce groupe.

  1. Dans Courrier, cliquez sur Accueil > Nouveau message électronique.

    Commande Nouveau courrier électronique sur le ruban

  1. Sous l’onglet Options, dans le groupe Afficher les champs, cliquez sur De.

  2. Dans la zone De, tapez le nom du groupe de la part duquel vous envoyez le message.

    Pour sélectionner le groupe dans une liste du carnet d’adresses, cliquez sur De.

  3. Ajoutez les destinataires et tapez l’objet et le texte du message comme vous le faites en temps normal.

Enregistrer les éléments envoyés dans le dossier Éléments envoyés d’une autre personne

Lorsque des messages électroniques et des demandes de réunion sont envoyés par un délégué au nom d’un responsable, une copie de chaque élément est enregistrée dans le dossier Éléments envoyés du délégué.

En guise d’alternative, le responsable peut accorder au délégué des autorisations pour son dossier Éléments envoyés. Le délégué peut alors déplacer ou copier les éléments depuis son dossier Éléments envoyés vers le dossier Éléments envoyés du responsable.

Si vous êtes le responsable, vous devez procéder comme suit :

  1. Dans le volet Dossiers, cliquez avec le bouton droit sur le dossier Éléments envoyés.

  2. Cliquez sur Propriétés.

  3. Sous l’onglet Autorisations, cliquez sur le nom du délégué.

  4. Sous Autorisations, dans la liste Niveau d’autorisation, cliquez sur Rédacteur (peut lire, créer et modifier des éléments).

  5. Cliquez sur OK.

    Si vous avez ajouté la boîte aux lettres du responsable à votre profil, le dossier Éléments envoyés du responsable apparaît dans le volet Dossiers du délégué sous Boîte aux lettres - responsable.

Remarque : Avertissement traduction automatique : cet article a été traduit par un ordinateur, sans intervention humaine. Microsoft propose cette traduction automatique pour offrir aux personnes ne maîtrisant pas l’anglais l’accès au contenu relatif aux produits, services et technologies Microsoft. Comme cet article a été traduit automatiquement, il risque de contenir des erreurs de grammaire, de syntaxe ou de terminologie.

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