Gérer le processus d’approbation de document à l’aide d’un flux de travail

Important :  Cet article a été traduit automatiquement, voir l’avertissement. Vous pouvez consulter la version en anglais de cet article ici.

S’il vous est déjà arrivé de devoir obtenir une approbation d’un groupe de personnes pour un plan de projet, une proposition ou tout autre document important, vous êtes à même de savoir qu’il s’agit d’une expérience quelque peu frustrante. D’abord, comment gérez-vous l’aspect logistique afin que le document arrive à bon port chez la personne concernée ? L’envoyez-vous par courrier électronique en demandant une réponse par le même biais ? Planifiez-vous une réunion ? Ensuite, comment effectuez-vous le suivi des personnes ayant approuvé le document, et comment enregistrez-vous officiellement leur approbation ? Enregistrez-vous de multiples courriers électroniques ? Enregistrez-vous les notes de réunion ?

Imaginez les problèmes que vous pourriez rencontrer dans les semaines ou mois à venir si vous êtes dans l’impossibilité de prouver que vous avez obtenu l’approbation de la bonne personne. Que se passerait-il si l’un de vos approbateurs refusait d’admettre qu’il ait approuvé votre document professionnel si important ? À moins que votre organisation n’ait développé des processus d’approbation officiels, vous êtes probablement dans une situation de routine dans laquelle vous gérez l’approbation ou la révision de documents professionnels importants de façon ad hoc.

Vous pouvez éviter ce genre de problème en utilisant le flux de travail d’approbation disponible sur un site Microsoft Office SharePoint Server 2007 pour acheminer vos documents aux collègues pour approbation. Les flux de travail permettent de rationaliser les coûts et le temps requis pour coordonner des processus de gestion courants, tels que l’approbation d’un document, via la gestion et le suivi des tâches humaines qu’impliquent ces processus. Puisque le flux de travail d’approbation affecte des tâches, envoie des rappels, assure un suivi de la participation et crée un enregistrement de la totalité du processus, vous pouvez vous concentrer sur vos tâches au lieu de courir après tout le monde et de gérer la logistique du processus d’approbation de document. Si jamais vous devez documenter ou prouver que vous avez reçu l’approbation pour tel ou tel document, vous pouvez fournir la liste des participants dans un lien vers l’historique du flux de travail pour le document, dans lequel apparaîtront les personnes ayant approuvé ou rejeté un document, ou les personnes n’ayant pas réussi à exécuter leur tâche de flux de travail. De cette façon, le flux de travail d’approbation rend le processus d’approbation plus transparent.

Important : La possibilité de démarrer un flux de travail d’approbation à partir de Microsoft Office Word 2007, Microsoft Office Excel 2007 ou Microsoft Office PowerPoint 2007 est disponible uniquement dans Microsoft Office Professional Plus 2007, Microsoft Office Enterprise 2007 et Microsoft Office Ultimate 2007, ainsi que dans les versions autonomes d’Office Word 2007, Office Excel 2007 et d’Office PowerPoint 2007.

Contenu de cet article

Comment vous pouvez utiliser un flux de travail pour gérer le processus d’approbation

Avant de commencer

Démarrer un flux de travail approbation sur un document

Effectuer une tâche dans un flux de travail approbation

Comment utiliser un flux de travail pour gérer le processus d’approbation

Un site Office SharePoint Server 2007 inclut plusieurs flux de travail prédéfinis qui traitent des processus métiers courants. L’un de ces flux de travail prédéfinis est le flux de travail d’approbation, qui envoie un document ou un élément vers un groupe de personnes pour obtenir leur approbation. Par défaut, le flux de travail d’approbation est associé au type de contenu Document sur un site Office SharePoint Server 2007. Ainsi, il est automatiquement disponible dans des bibliothèques de documents.

Lorsque vous utilisez un flux de travail pour gérer le processus d’approbation de document, le serveur gère toutes les tâches.

Démarrer le flux de travail     Lorsque vous démarrez le flux de travail d’approbation sur un document Office version 2007, un message vous demande de remplir un formulaire d’initiation de flux de travail dans lequel vous spécifiez le nom des personnes que vous souhaitez pour l’approbation du document. Vous pouvez fournir des instructions spécifiques aux approbateurs et spécifier la date à laquelle vous voulez que les participants au flux de travail terminent leur tâche.

Formulaire d’initiation au flux de travail pour le flux de travail d’approbation

Exécuter une tâche de flux de travail     Une fois que le flux de travail a démarré, le serveur affecte des tâches d’approbation aux participants. Par défaut, le flux de travail d’approbation est un flux de travail de série, ce qui signifie que les tâches de flux de travail sont affectées à une personne à la fois. Dans un flux de travail de série, le serveur affecte la première tâche du flux de travail à la première personne répertoriée en tant qu’approbateur dans le formulaire d’initiation de flux de travail. Si le flux de travail d’approbation a été personnalisé en tant que flux de travail parallèle, dans lequel les tâches sont attribuées à tous les participants en même temps, le serveur affecte alors les tâches de flux de travail à tous les participants. Si la messagerie est activée pour le site, le serveur envoie également à tous les participants un courrier électronique comportant des instructions de tâche et un lien vers le document à approuver. Les participants peuvent cliquer sur ce lien pour réviser le document. Pour exécuter la tâche d’approbation, les participants du flux de travail peuvent cliquer sur le bouton Modifier cette tâche dans le courrier électronique Microsoft Office Outlook 2007 pour approuver ou rejeter le document.

Formulaire d’exécution de tâche pour le flux de travail d’approbation

Afficher l’état du flux de travail     Pendant que le flux de travail est en cours, son propriétaire (la personne qui le démarre) ou ses participants peuvent consulter la page État du flux de travail sur le site Office SharePoint Server 2007 pour savoir quels participants ont achevé leur tâche. Le propriétaire du flux de travail peut aussi mettre à jour des tâches actives ou ajouter ou mettre à jour la liste des participants. Lorsque tous les participants au flux de travail ont achevé leur tâche, ou lorsque le nombre de personnes spécifié ont donné leur approbation, le flux de travail prend fin et son propriétaire est automatiquement averti de son achèvement. Une fois terminé, le flux de travail d’approbation consolide tous les commentaires des participants et les envoie au propriétaire de flux de travail dans un message électronique.

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Avant de commencer

Le démarrage d’un flux de travail d’approbation est aisé : il vous suffit de cliquer sur le bouton Microsoft Office, sur Flux de travail, puis sur Démarrer. Vous pouvez démarrer un flux de travail sur votre document directement depuis le programme Office version 2007 utilisé pour sa création.

Avant de commencer, assurez-vous que :

  • Vous utilisez un classeur Office Excel 2007, une présentation Office PowerPoint 2007 ou un document Office Word 2007.

  • Vous avez enregistré le fichier dans une bibliothèque de documents sur un site Office SharePoint Server 2007. Pour plus d’informations sur l’enregistrement d’un fichier dans une bibliothèque SharePoint, voir l’article Enregistrer un fichier dans une bibliothèque SharePoint ou un autre emplacement Web.

Si n’importe quelle commande dans la procédure suivante n’est pas disponible, vous devez savoir que :

  • Pour démarrer un flux de travail d’approbation directement depuis un programme Office version 2007, vous devez disposer au moins de l’autorisation Modifier des éléments pour la bibliothèque où est enregistré le document. Certains flux de travail peuvent nécessiter également l’autorisation Gérer les listes pour démarrer un flux de travail. En d’autres termes, vous avez besoin des mêmes autorisations comme si vous utilisiez le navigateur. Vérifiez auprès du propriétaire de votre site.

  • Un propriétaire de site peut supprimer un flux de travail d’une liste ou d’une bibliothèque spécifique. Vous devez enregistrer le document dans une bibliothèque où le flux de travail d’approbation est disponible. Vérifiez auprès du propriétaire de votre site.

  • Un administrateur de collection de sites peut désactiver un type de flux de travail, tel que le flux de travail d’approbation, pour tous les sites dans la collection de sites.

  • La possibilité de démarrer un flux de travail d’approbation à partir de Office Excel 2007, Office PowerPoint 2007 ou Office Word 2007 est disponible uniquement dans Microsoft Office Professional Plus 2007, Microsoft Office Enterprise 2007 et Microsoft Office Ultimate 2007, ainsi que dans les versions autonomes d’Office Excel 2007, Office PowerPoint 2007 et d’Office Word 2007.

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Démarrer un flux de travail d’approbation sur un document

Avant de démarrer un flux de travail approbation sur un document, vous devez enregistrer le document dans une bibliothèque SharePoint dans laquelle le flux de travail approbation est disponible. Pour plus d’informations, voir la section précédente avant de commencer.

Lorsque vous démarrez le flux de travail, les options qui vous sont disponibles peuvent varier en fonction de la manière dont le flux de travail a été personnalisé lors de son ajout à la liste, à la bibliothèque ou au type de contenu pour l’élément. Le flux de travail d’approbation, par exemple, peut être défini comme un flux de travail de série ou un flux de travail parallèle. Un flux de travail de série est un flux de travail dans lequel les tâches sont affectées aux participants, un par un. Si un flux de travail d’approbation a été défini comme flux de travail de série (c’est ainsi que le flux de travail d’approbation est configuré par défaut), vous verrez alors les options pertinentes au flux de travail de série lors de son démarrage. Vous serez en mesure, par exemple, de spécifier le nombre de jours à accorder à chaque personne pour achever les tâches.

Remarque : Pour garantir que les participants au flux de travail reçoivent des alertes et des rappels concernant les tâches qui leur sont attribuées dans le flux de travail une fois le flux de travail démarré, consultez votre administrateur serveur afin de vérifier que le courrier électronique est activé pour votre site.

Pour démarrer un flux de travail sur un fichier Office Excel 2007, Office PowerPoint 2007 ou Office Word 2007, procédez comme suit :

  1. Ouvrez le fichier pour lequel vous souhaitez démarrer un flux de travail d’approbation.

    Pour démarrer un flux de travail, vous pouvez ouvrir le document en mode Lecture seule ou Édition.

    Ouvrir un document de serveur à partir d’un programme Office

    1. Cliquez sur le bouton Microsoft Office Image du bouton Office , puis sur Ouvrir.

    2. Sous Regarder dans, cliquez sur Favoris réseau ou sur Mes sites SharePoint.

    3. Cliquez sur le nom du site SharePoint où se trouve votre fichier, puis cliquez sur Ouvrir.

      Sinon, vous pouvez double-cliquer sur le nom du site pour l'ouvrir. Vous pouvez également double-cliquer sur une bibliothèque ou un fichier pour l'ouvrir.

      Remarque : Si votre serveur n'apparaît dans aucune catégorie, tapez l'URL du serveur dans la zone Nom de fichier, puis cliquez sur Ouvrir.

    4. Cliquez sur le nom de la bibliothèque qui contient le fichier, tel que Documents partagés, puis cliquez sur Ouvrir.

    5. Cliquez sur le nom du fichier que vous souhaitez ouvrir, puis cliquez sur Ouvrir.

  2. Cliquez sur le Bouton Microsoft Office Image du bouton Office , puis cliquez sur flux de travail.

    Commande Flux de travail

    Remarque : Si votre document n’a pas encore été enregistré dans une bibliothèque SharePoint où les flux de travail sont disponibles, un message vous demande de l’enregistrer à un emplacement de ce type.

  3. Dans la boîte de dialogue Flux de travail, recherchez le flux de travail Approbation, sélectionnez-le, puis cliquez sur Démarrer.

    Boîte de dialogue Flux de travail.

    Remarques : 

    1. Si le document est extrait pour vous, un message vous demande de l'archiver. Vous devez ensuite essayer de redémarrer le flux de travail.

    2. Si votre organisation a créé une version personnalisée du flux de travail d’approbation disponible, le flux de travail d’approbation peut posséder un nom différent.

  4. Dans la boîte de dialogue Approbation, cliquez sur Approbateurs pour sélectionner les noms des personnes ou groupes auxquels vous voulez affecter des tâches de flux de travail.

    Remarque : S'il s'agit d'un flux de travail de série (les tâches sont affectées à un participant à la fois), tapez ou sélectionnez les noms des participants au flux de travail dans l'ordre selon lequel vous voulez affecter les tâches. Vous pouvez déterminer si un flux de travail est de série ou parallèle en consultant les informations d'échéance. Si des individus reçoivent chacun une période de temps pour effectuer une tâche, alors il s'agit d'un flux de travail de série et les tâches sont affectées aux participants, un par un. S'il existe une date d'échéance à laquelle tous les participants doivent terminer leurs tâches, alors c'est un flux de travail parallèle et tous les participants reçoivent simultanément leurs tâches de flux de travail.

  5. Si vous incluez des groupes en tant que participants à un flux de travail, activez la case à cocher Affectez une seule tâche à chaque groupe entré (Ne développez pas les groupes.) si vous voulez affecter une seule tâche au groupe au lieu d'affecter des tâches individuelles à chaque membre de groupe. Un individu du groupe peut ensuite s'approprier la tâche.

  6. Pour inclure un message ou des instructions concernant une tâche spécifique, tapez ces informations dans la zone de texte située sous Tapez le message à inclure dans votre demande.

  7. Pour spécifier quand la tâche doit être terminée, sous Échéance, procédez comme suit :

    1. Pour un flux de travail en série, saisissez un nombre, puis sélectionnez Jour(s) ou Semaine(s) comme incrément de temps.

    2. Pour un flux de travail parallèle, tapez ou sélectionnez une date sous Échéance des tâches.

  8. Pour que d'autres personnes reçoivent des notifications (pas des affectations de tâche) une fois le flux de travail démarré, tapez leurs noms sur la ligne Cc, ou cliquez sur Cc pour sélectionner des personnes et des groupes.

  9. Cliquez sur Démarrer.

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Exécuter une tâche dans un flux de travail d’approbation

Vous allez probablement découvrir que vous avez une tâche consistant à approuver un document lorsque vous allez recevoir une notification de tâche par courrier électronique. Vous pouvez effectuer votre tâche directement depuis ce message électronique dans Office Outlook 2007.

  1. Dans votre message de tâche par courrier électronique, cliquez sur le lien vers le document affiché sous Pour effectuer cette tâche.

    Remarque : Si vous ajoutez des commentaires ou apportez des modifications directement dans le document, veillez à enregistrer vos modifications sur le serveur.

  2. Pour indiquer que votre tâche est effectuée, cliquez sur le bouton Modifier cette tâche dans la partie supérieure du message de tâche par courrier électronique.

    Bouton Modifier cette tâche dans un message au sein d’Outlook

    Le bouton Modifier cette tâche est également disponible dans la partie supérieure d’une notification de tâche lorsque vous l’affichez dans le volet de lecture.

  3. Dans le formulaire d’achèvement de tâche Approbation requise, effectuez l’une des opérations suivantes :

    • Pour fournir des commentaires au propriétaire du flux de travail et approuver ou rejeter le document, tapez vos commentaires dans la zone de texte fournie, puis cliquez sur Approuver ou Rejeter.

    • Pour réaffecter la tache d'approbation à une autre personne, cliquez sur Réaffecter la tâche, indiquez la personne à laquelle vous voulez affecter la tâche, puis cliquez sur Envoyer.

    • Pour demander qu'une modification soit apportée à l'élément, cliquez sur Demander une modification, indiquez la personne à laquelle vous souhaitez affecter la demande de modification, détaillez la modification demandée, puis cliquez sur Envoyer.

      Remarque : Selon la manière dont le flux de travail a été personnalisé lorsqu'il a été ajouté à la liste, à la bibliothèque ou au type de contenu de cet élément, les options permettant de réaffecter la tâche ou de demander une modification peuvent ne pas être disponibles.

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Remarque : Avertissement traduction automatique : cet article a été traduit par un ordinateur, sans intervention humaine. Microsoft propose cette traduction automatique pour offrir aux personnes ne maîtrisant pas l’anglais l’accès au contenu relatif aux produits, services et technologies Microsoft. Comme cet article a été traduit automatiquement, il risque de contenir des erreurs de grammaire, de syntaxe ou de terminologie.

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