Gérer le partage externe pour votre environnement SharePoint Online

Si votre organisation exerce une activité qui implique de partager des documents ou de collaborer directement avec des fournisseurs ou des clients, vous pouvez utiliser les fonctionnalités de partage externe de SharePoint Online pour partager du contenu avec les personnes extérieures à votre organisation. Dans le cas contraire, vous pouvez limiter l’utilisation du partage externe dans votre organisation. Dans cet article, nous étudions les options de partage de SharePoint Online et la manière de les planifier.

(Pour passer directement à la configuration du partage, voir Activer ou désactiver le partage externe pour SharePoint Online. Si vous essayez de partager un fichier ou un dossier, voir Partager des fichiers et des dossiers OneDrive ou Partager des fichiers ou des dossiers SharePoint dans Office 365.)

La planification du partage externe doit être incluse dans la planification de vos autorisations générales pour SharePoint Online.

Notez que le partage externe est activé par défaut pour l’ensemble de l’environnement SharePoint Online et les collections de sites qu’il contient. Vous pouvez le désactiver globalement avant que des personnes ne commencent à utiliser des sites ou jusqu’à ce que vous ayez décidé exactement comment vous voulez utiliser la fonctionnalité.

Quelles sont les fonctionnalités de partage externe de SharePoint Online ?

SharePoint Online propose des paramètres généraux (à l’échelle du client) et de collection de sites pour le partage externe. Les paramètres au niveau du client remplacent tous ceux au niveau de la collection de sites.

Pour votre client SharePoint Online et pour chaque collection de sites, vous pouvez choisir l’une des options de partage de base suivantes :

  • Aucun partage externe : les sites et les documents peuvent uniquement être partagés avec les utilisateurs internes de votre abonnement Office 365.

  • Partage avec des utilisateurs externes de votre annuaire uniquement : les sites, dossiers et documents peuvent uniquement être partagés avec des utilisateurs externes déjà présents dans votre annuaire des utilisateurs Office 365. Par exemple, les utilisateurs qui ont déjà accepté une invitation de partage ou ceux que vous avez importés à partir d’un autre client Office 365 ou Azure Active Directory.

  • Partage avec des utilisateurs externes authentifiés : les sites peuvent être partagés avec des utilisateurs externes possédant un compte Microsoft ou un compte professionnel ou scolaire d’un autre abonnement Office 365 ou d’un abonnement Azure Active Directory. Lorsque des dossiers ou des documents sont partagés, l'utilisateur avec lequel ils sont partagés reçoit un code unique qu'il peut utiliser pour vérifier son identité. Il n’est pas obligatoire de se connecter avec un compte Microsoft ou un compte professionnel ou scolaire.

  • Partage avec des utilisateurs anonymes : les documents et dossiers (mais pas les sites) peuvent être partagés via un lien anonyme permettant à ceux qui le reçoivent d’afficher ou de modifier le document, ou de charger vers le dossier.

La liste ci-dessus est classée du plus au moins restrictif. Quelle que soit l’option choisie, la fonctionnalité la plus restrictive est toujours disponible pour vous. Par exemple, si vous choisissez d’autoriser le partage avec des utilisateurs anonymes, vous pouvez toujours partager avec des utilisateurs externes authentifiés et les utilisateurs déjà présents dans votre annuaire, y compris les utilisateurs internes.

Partage et sécurité   

Si vous avez des informations confidentielles qui ne doivent jamais être partagées avec des utilisateurs externes, pensez à désactiver le partage externe sur la ou les collections de sites où ces informations sont stockées. Créez d’autres collections de sites pour le partage externe si nécessaire. Cela vous permet de gérer le risque de sécurité en empêchant l’accès externe aux informations sensibles.

Qu’est-ce qu’un utilisateur externe ?

Un utilisateur externe est une personne extérieure à votre abonnement Office 365 que vous avez autorisée à accéder à un ou plusieurs sites, fichiers ou dossiers. Il existe deux types d’utilisateurs externes :

Utilisateurs authentifiés   

Les utilisateurs authentifiés sont des utilisateurs qui possèdent un compte Microsoft ou un compte professionnel ou scolaire d’un autre abonnement Office 365. Vous pouvez partager des sites et des documents avec ces utilisateurs comme vous le faites avec des utilisateurs internes. Les autorisations et les groupes fonctionnent de la même manière pour les utilisateurs externes authentifiés et les utilisateurs internes.

Étant donné que les utilisateurs externes n’ont pas de licence liée à votre abonnement Office 365, ils sont limités aux tâches de collaboration de base :

  • Un utilisateur externe authentifié peut effectuer des tâches sur un site adaptées au niveau d’autorisation qui lui est attribué. Par exemple, si vous ajoutez un utilisateur externe au groupe Membres, il disposera des autorisations Modifier et pourra ajouter, modifier et supprimer des listes. Il pourra aussi afficher, ajouter, mettre à jour et supprimer des éléments de liste et des documents.

  • Les utilisateurs externes authentifiés peuvent utiliser Office Online pour afficher et modifier des documents. Si votre offre inclut Office Professionnel Plus, ils ne peuvent pas installer la version de bureau d’Office sur leur ordinateur, sauf si vous leur attribuez une licence.

  • Les utilisateurs externes authentifiés pourront afficher d’autres types de contenu sur les sites, selon les autorisations que vous leur accordez. Par exemple, ils peuvent naviguer vers différents sous-sites au sein de la collection de sites à laquelle ils sont invités. Ils pourront également effectuer des actions comme afficher les flux de site.

Si vos utilisateurs externes authentifiés ont besoin de fonctionnalités plus avancées, vous devez leur attribuer une licence Office 365 appropriée. Vous devez procéder de la même manière que lorsque vous attribuez une licence à un utilisateur interne.

Utilisateurs anonymes   

Les utilisateurs anonymes sont des utilisateurs qui disposent d’un lien pouvant être partagé vers un dossier ou un document et qui peuvent afficher ou modifier le document ou charger vers le dossier (selon le type de lien) sans avoir à se connecter avec un nom d’utilisateur ou un mot de passe. Les liens anonymes peuvent circuler librement entre les utilisateurs et sont valides jusqu’à leur désactivation ou leur expiration (si vous avez défini une date d’expiration).

Les utilisateurs anonymes ne peuvent pas accéder aux sites, et vous ne pouvez pas leur attribuer de licence. Ils peuvent uniquement afficher ou modifier le document ou dossier spécifique pour lequel ils disposent d’un lien d’accès anonyme.

Que se passe-t-il lorsque je partage un document ou un site ?

Lorsque vous partagez un site, un dossier ou un document, ce qui se passe en coulisses varie selon que vous choisissez de partager avec des utilisateurs externes authentifiés ou des utilisateurs anonymes.

Partage de sites avec des utilisateurs externes authentifiés   

Lorsque vous partagez un site avec un utilisateur externe authentifié, une invitation contenant un lien vers le site ou le document lui est envoyée par e-mail. Lorsqu’il clique sur le lien, il est invité à se connecter à l’aide du nom d’utilisateur et du mot de passe de son compte Microsoft ou de son compte professionnel ou scolaire. Lorsque l’utilisateur se connecte, il est ajouté à la liste des utilisateurs de votre abonnement Office 365 (la mention #EXT# apparaît dans son nom d’utilisateur) et peut accéder au site ou au document.

Une fois qu’il figure dans la liste d’utilisateurs de votre abonnement Office 365, vous pouvez lui accorder l’accès à d’autres sites ou documents sans lui envoyer d’invitations supplémentaires. (Vous devrez peut-être lui envoyer un lien vers le site ou le document pour lui permettre de le trouver.) Vous pouvez également lui attribuer une licence Office 365 si vous le souhaitez.

Vous pouvez arrêter le partage avec un utilisateur externe authentifié en supprimant ses autorisations pour le site ou en le supprimant de la liste des utilisateurs dans Office 365.

Partage de fichiers et de dossiers avec des utilisateurs externes authentifiés   

Lorsque vous partagez un fichier ou un dossier avec un utilisateur externe authentifié, une invitation contenant un lien vers le site ou le document lui est envoyée par e-mail. À chaque fois qu’il accède au fichier ou au dossier en utilisant le lien, il reçoit un code temporaire qu’il peut utiliser pour confirmer son identité. Il doit entrer le code pour accéder au fichier ou au dossier.

Vous pouvez arrêter le partage avec un utilisateur externe authentifié en supprimant ses autorisations pour le fichier ou le dossier.

Partage avec des utilisateurs anonymes   

Lorsque vous partagez du contenu avec des utilisateurs anonymes, vous pouvez les autoriser à modifier ou afficher un document, ou à charger vers un dossier. Les liens d’affichage et de modification sont créés séparément et une date d’expiration peut être spécifiée. Une fois ces liens créés, ils peuvent être réutilisés et transmis librement. Toute personne disposant du lien peut accéder au document.

Les utilisateurs anonymes ne sont pas ajoutés à la liste des utilisateurs dans Office 365. Pour arrêter le partage, il vous suffit d’accéder au document ou dossier partagé et de supprimer le lien anonyme.

Collaborer avec des partenaires commerciaux externes

Si vous souhaitez partager des documents ou collaborer avec des partenaires commerciaux ou des fournisseurs, pensez à configurer un site extranet SharePoint Online. Un site extranet est une collection de sites dédiée utilisée pour la collaboration interentreprises avec un partenaire ou fournisseur particulier. Vous pouvez verrouiller ce site de sorte que seuls les propriétaires de site puissent inviter des utilisateurs externes et que seuls des utilisateurs externes sur des domaines spécifiques puissent être invités.

Les sites extranet SharePoint Online sont très simples à configurer et leur maintenance est plus facile et moins coûteuse que celle des sites extranet locaux. Pour en savoir plus, voir Use Office 365 SharePoint Online as a business-to-business (B2B) extranet solution (Utiliser Office 365 SharePoint Online comme solution extranet interentreprises).

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