Gérer la base de données Gestionnaire de contacts professionnels sur un serveur

Le nouvel outil de base de données du Gestionnaire de contacts professionnels pour Outlook 2013 fonctionne uniquement avec une installation Microsoft Outlook 2013. Si vous utilisez Outlook 2010, utilisez l’outil de base de données du Gestionnaire de contacts professionnels pour Outlook 2010.

Si vous voulez héberger une base de données Gestionnaire de contacts professionnels sur un serveur et que vous êtes administrateur sur ce serveur, vous pouvez utiliser l’outil de base de données Gestionnaire de contacts professionnels pour Outlook 2013. Il n’est pas nécessaire que Microsoft Office ou le Gestionnaire de contacts professionnels pour Outlook soient installés sur le serveur, mais une version prise en charge de Microsoft SQL Server doit être installée.

L’outil ouvre les ports nécessaires du pare-feu, accorde aux utilisateurs l’accès à la base de données et configure l’instance SQL Server pour autoriser les connexions externes. Une fois l’outil installé, il vous permet de gérer votre base de données sur le serveur.

Cet article explique comment utiliser l’outil de base de données Gestionnaire de contacts professionnels pour Outlook sur un serveur pour créer, migrer, partager, sauvegarder et restaurer des bases de données Gestionnaire de contacts professionnels.

Que voulez-vous faire ?

Installer l’outil de base de données du Gestionnaire de contacts professionnels pour Outlook

Ouvrir l’outil de base de données

Créer une base de données avec l’outil de base de données

Migrer une base de données avec l’outil de base de données

Partager une base de données avec l’outil de base de données

Sauvegarder une base de données avec l’outil de base de données

Restaurer une base de données avec l’outil de base de données

Supprimer l’outil de base de données

Installer l’outil de base de données du Gestionnaire de contacts professionnels pour Outlook

Pour héberger une base de données Gestionnaire de contacts professionnels sur un serveur, vous devez d’abord télécharger et installer l’outil de base de données du Gestionnaire de contacts professionnels pour Outlook sur votre serveur.

Remarques : 

  1. Téléchargez l’outil de base de données 2010 ou l’outil de base de données 2013 sur votre serveur.

  2. Suivez la procédure de l’Assistant InstallShield pour installer l’outil de base de données.

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Ouvrir l’outil de base de données

Remarque : Vous devez être administrateur pour utiliser l’outil de base de données du Gestionnaire de contacts professionnels pour Outlook 2013.

Windows XP

  1. Cliquez sur Démarrer, puis sur Tous les programmes.

  2. Pointez sur Microsoft Small Business, puis sur Outil de base de données du Gestionnaire de contacts professionnels pour Outlook, puis cliquez sur Outil de base de données du Gestionnaire de contacts professionnels pour Outlook.

    Windows Vista ou Windows 7

  3. Cliquez sur Démarrer, puis sur Tous les programmes.

  4. Cliquez sur le dossier Microsoft Small Business, puis sur le dossier Outil de base de données du Gestionnaire de contacts professionnels pour Outlook, puis cliquez sur Outil de base de données du Gestionnaire de contacts professionnels pour Outlook.

  5. Si vous recevez un message Contrôle de compte d’utilisateur quand vous ouvrez l’outil de base de données, cliquez sur Oui ou sur Autoriser.

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Créer une base de données avec l’outil de base de données

Si vous voulez créer une nouvelle base de données sur un serveur afin de la partager avec d’autres utilisateurs, vous pouvez utiliser l’outil de base de données du Gestionnaire de contacts professionnels pour Outlook 2013 pour en créer une.

  1. Ouvrir l’outil de base de données.

  2. Cliquez sur l’option Créer une base de données et cliquez sur Suivant.

  3. Dans la liste Instance du serveur de base de données, sélectionnez l’instance SQL Server dans laquelle créer votre base de données, puis cliquez sur Suivant.

  4. Dans la zone Nom de la base de données, tapez un nom pour votre nouvelle base de données et cliquez sur Suivant.

  5. Lorsque le message Tâche terminée correctement apparaît, cliquez sur Suivant.

  6. Cliquez sur Terminer si vous souhaitez retourner sur la page d’accueil de l’Assistant pour exécuter d’autres tâches, sinon cliquez sur le bouton Fermer.

Conseil :  Si vous êtes le propriétaire de base de données, vous pouvez utiliser le Gestionnaire de contacts professionnels pour Outlook pour importer les données dans la base de données. Après avoir partagé la base de données sur le serveur, ouvrez le Gestionnaire de contacts professionnels pour Outlook sur votre ordinateur, connectez-vous à la base de données et importez vos données. Pour plus d’informations, voir Se connecter à une base de données Gestionnaire de contacts professionnels partagée et Importer vos données dans le Gestionnaire de contacts professionnels.

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Migrer une base de données avec l’outil de base de données

Si vous disposez d’une base de données Gestionnaire de contacts professionnels créée avec une version antérieure de l’outil de base de données, vous pouvez utiliser l’outil de base de données du Gestionnaire de contacts professionnels pour Outlook 2013 pour migrer la base de données afin qu’elle soit compatible avec le Gestionnaire de contacts professionnels pour Outlook 2013. Par exemple, si vous avez créé une base de données dans le Gestionnaire de contacts professionnels pour Outlook 2010, vous pouvez utiliser l’outil de base de données du Gestionnaire de contacts professionnels pour Outlook 2013 pour migrer cette base de données.

  1. Ouvrir l’outil de base de données.

  2. Cliquez sur l’option Migrer une base de données, puis cliquez sur Suivant.

  3. Dans la liste Instance du serveur de base de données, sélectionnez l’instance SQL Server sur laquelle migrer votre base de données, puis cliquez sur Suivant.

  4. Dans la liste Nom de la base de données, cliquez sur le nom de la base de données que vous souhaitez migrer, puis cliquez sur Suivant.

  5. Lorsque le message Tâche terminée correctement apparaît, cliquez sur Suivant.

  6. Cliquez sur Terminer si vous souhaitez retourner sur la page d’accueil de l’Assistant pour exécuter d’autres tâches, sinon cliquez sur le bouton Fermer.

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Partager une base de données avec l’outil de base de données

Les utilisateurs peuvent accéder à votre base de données uniquement si vous l’avez partagée avec eux. Pour partager votre base de données à partir d’un serveur, utilisez l’outil de base de données. Pour plus d’informations sur le partage de votre base de données à partir d’un ordinateur, voir Partager les données du Gestionnaire de contacts professionnels avec d’autres utilisateurs. Pour plus d’informations sur la connexion à une base de données partagée, voir Se connecter à une base de données Gestionnaire de contacts professionnels partagée.

Important :  Pour se connecter à une base de données partagée créée ou migrée à l’aide de l’outil de base de données du Gestionnaire de contacts professionnels pour Outlook 2013, il n’est pas nécessaire que le Gestionnaire de contacts professionnels pour Outlook soit installé sur le serveur, mais le Gestionnaire de contacts professionnels pour Outlook 2013 doit être installé sur chaque ordinateur se connectant à la base de données partagée.

  1. Ouvrir l’outil de base de données.

  2. Cliquez sur l’option Partager une base de données, puis cliquez sur Suivant.

  3. Dans la liste Instance du serveur de base de données, sélectionnez l’instance SQL Server à utiliser pour partager votre base de données, puis cliquez sur Suivant.

  4. Dans la liste Nom de la base de données, cliquez sur le nom de la base de données que vous souhaitez partager, puis cliquez sur Suivant.

  5. Dans la colonne Partage, activez la case à cocher en regard des utilisateurs avec lesquels partager la base de données.

  6. Si vous avez besoin d’ajouter un utilisateur absent de la liste, cliquez sur Ajouter un utilisateur.

    Dans la boîte de dialogue Ajouter un utilisateur, effectuez l’une des opérations suivantes :

    • Si le serveur fait partie d’un groupe de travail    

      1. Dans la zone Mot de passe temporaire, tapez un mot de passe que vous savez ne jamais avoir été utilisé par l’utilisateur.

        Ce mot de passe temporaire n’est utilisable qu’une seule fois. La première fois que ce nouvel utilisateur accède à la base de données Gestionnaire de contacts professionnels, il est invité à taper ce mot de passe temporaire, puis à taper son mot de passe local ou réseau actuel. À partir de là, le mot de passe réseau de l’utilisateur lui offre un accès à la fois au réseau et à la base de données.

        Remarque : Vous devez taper un mot de passe temporaire pour chaque utilisateur. Tout mot de passe utilisé (temporaire ou permanent) doit être conforme aux normes de sécurité définies pour le réseau local. Ce mot de passe doit être renseigné.

      2. Dans la zone Confirmer le mot de passe, retapez le mot de passe temporaire.

      3. Activez la case à cocher Autoriser cet utilisateur à se connecter à cet ordinateur si vous souhaitez que le nouvel utilisateur ait l’autorisation d’ouvrir et de fermer une session sur votre ordinateur et l’accès à d’autres fichiers sur votre ordinateur, y compris la base de données.

    • Si le serveur fait partie d’un domaine    

      1. Tapez le nom du domaine dont l’utilisateur est membre.

      2. Tapez le Nom d’utilisateur de l’utilisateur auquel vous souhaitez accorder l’accès à votre ordinateur. Ce nom doit être identique au nom d’utilisateur (ou ID d’ouverture de session) tapé par l’utilisateur lorsqu’il ouvre une session réseau.

        - Ou -

        Cliquez sur Parcourir pour rechercher un nom d’utilisateur et un domaine.

  7. Cliquez sur Suivant.

  8. Vérifiez la liste des utilisateurs, puis cliquez sur Suivant.

  9. Quand le message Tâche terminée correctement apparaît, cliquez sur Suivant si vous voulez retourner sur la page Accueil de l’Assistant pour exécuter d’autres tâches, sinon cliquez sur le bouton Fermer.

    Important : Lorsque vous partagez une base de données, vous partagez toutes ses informations avec tous les utilisateurs qui y ont accès. Si vous avez activé la fonction de liaison et de suivi automatiques de vos courriers électroniques, tous les courriers électroniques et autres éléments d’historique des communications existants et ultérieurs qui sont liés à vos comptes et contacts professionnels sont accessibles à tous les utilisateurs accédant à la base de données. Si vous ne souhaitez pas partager de courriers électroniques et d’éléments d’historique des communications existants, supprimez ces éléments avant de partager votre base de données. Pour plus d’informations sur la suppression d’éléments d’historique des communications, voir Retracer le suivi des communications avec vos clients dans le Gestionnaire de contacts professionnels.

Remarque :  Si vous souhaitez supprimer l’accès d’un utilisateur à la base de données, dans l’outil de base de données, cliquez sur Partager une base de données, puis désactivez la case à cocher en regard du nom d’utilisateur sur la page Sélectionner les utilisateurs auxquels accorder l’accès à la base de données Gestionnaire de contacts professionnels ci-dessous de l’Assistant.

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Sauvegarder une base de données avec l’outil de base de données

Vous devriez sauvegarder régulièrement votre base de données pour éviter de perdre vos données professionnelles. Vous devriez également sauvegarder votre base de données avant de désinstaller le Gestionnaire de contacts professionnels pour Outlook. Vous pouvez restaurer vos données professionnelles si vous réinstallez ultérieurement le Gestionnaire de contacts professionnels pour Outlook. Si votre base de données est endommagée et que l’avez sauvegardée récemment, vous pouvez également restaurer le fichier de sauvegarde avec un minimum de perte.

  1. Ouvrir l’outil de base de données.

  2. Cliquez sur l’option Sauvegarder une base de données, puis cliquez sur Suivant.

  3. Dans la liste Instance du serveur de base de données, sélectionnez l’instance SQL Server pour votre base de données, puis cliquez sur Suivant.

  4. Dans la liste Nom de la base de données, cliquez sur le nom de la base de données que vous souhaitez sauvegarder, puis cliquez sur Suivant.

  5. Dans la zone Sauvegarder votre base de données, tapez l’emplacement sur lequel enregistrer votre sauvegarde ou cliquez sur Parcourir pour rechercher l’emplacement.

    Si vous souhaitez utiliser un mot de passe pour protéger le fichier de sauvegarde, tapez-en un dans les zones Mot de passe et Vérifier le mot de passe.

  6. Cliquez sur Suivant.

  7. Lorsque le message Tâche terminée correctement apparaît, cliquez sur Suivant.

  8. Cliquez sur Terminer si vous souhaitez retourner sur la page d’accueil de l’Assistant pour exécuter d’autres tâches, sinon cliquez sur le bouton Fermer.

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Restaurer une base de données avec l’outil de base de données

Si vous disposez d’un fichier de sauvegarde de votre base de données enregistré sur le serveur, vous pouvez utiliser l’outil de base de données du Gestionnaire de contacts professionnels pour Outlook 2013 pour restaurer votre base de données à partir du fichier de sauvegarde.

  1. Ouvrir l’outil de base de données.

  2. Cliquez sur l’option Restaurer une base de données, puis cliquez sur Suivant.

  3. Dans la liste Instance du serveur de base de données, sélectionnez l’instance SQL Server pour votre base de données, puis cliquez sur Suivant.

  4. Dans la liste Nom de la base de données, cliquez sur le nom de la base de données que vous souhaitez restaurer, puis cliquez sur Suivant.

  5. Cliquez sur Parcourir pour rechercher le fichier de sauvegarde à restaurer, cliquez sur le fichier et cliquez sur Ouvrir.

  6. Si votre fichier de sauvegarde nécessite un mot de passe, tapez-le dans la zone Mot de passe, puis cliquez sur Suivant.

    Remarque :  Si vous sélectionnez un fichier de sauvegarde provenant d’une version précédente du Gestionnaire de contacts professionnels pour Outlook, un message s’affiche indiquant que le fichier doit être migré. Cliquez sur OK.

  7. Lorsque le message Tâche terminée correctement apparaît, cliquez sur Suivant.

  8. Cliquez sur Terminer si vous souhaitez retourner sur la page d’accueil de l’Assistant pour exécuter d’autres tâches, sinon cliquez sur le bouton Fermer.

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Supprimer l’outil de base de données

Windows XP

  1. Cliquez sur Démarrer, puis sur Panneau de configuration.

  2. Cliquez sur Ajouter ou supprimer des programmes.

  3. Dans la liste des programmes, cliquez sur Outil de base de données du Gestionnaire de contacts professionnels pour Outlook, puis cliquez sur Supprimer.

  4. Pour confirmer la suppression de l’outil de base de données, cliquez sur Oui.

    Windows Vista

  5. Cliquez sur Démarrer, puis sur Panneau de configuration.

  6. Cliquez sur Accueil du Panneau de configuration dans le volet de navigation.

  7. Sous Programmes, cliquez sur Désinstaller un programme.

  8. Dans la liste des programmes, cliquez sur Outil de base de données du Gestionnaire de contacts professionnels pour Outlook, puis sur Désinstaller.

    Windows 7

  9. Cliquez sur Démarrer, puis sur Panneau de configuration.

  10. Sous Programmes, cliquez sur Désinstaller un programme.

  11. Dans la liste des programmes, cliquez sur Outil de base de données du Gestionnaire de contacts professionnels pour Outlook, puis sur Désinstaller.

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