Gérer des sites et des collections de sites

Important :  Cet article a été traduit automatiquement, voir l’avertissement. Vous pouvez consulter la version en anglais de cet article ici.

Les sites deviennent difficiles à gérer, obsolètes et moins utiles quand ils sont consultés par un trop grand nombre de personnes à diverses fins. Ainsi, si un même site est destiné au suivi de clients, au stockage des stratégies d'entreprise et au partage de documents sur des produits en cours de développement, il deviendra rapidement difficile de l'organiser et de s'y retrouver parmi la multitude d'informations. Par ailleurs, si vous disposez d'un nombre excessif de sites, il vous sera sans doute difficile de localiser les informations dont vous avez besoin.

Dans cet article

Déterminer le nombre de sites et de collections de sites

Choisir entre des collections de sites ou des sous-sites

Concevoir la hiérarchie du site

Surveiller l'utilisation d'un site

Gérer les sites Web inutilisés

Déterminer le nombre de sites et de collections de sites

Un certain nombre de facteurs doivent présider à la décision relative au nombre de sites et de collections de sites qu'il vous faut mettre en place :

  • le nombre de personnes qui utilisent les sites ;

  • les relations qui unissent les personnes utilisant les sites et les interactions qui existent entre elles ;

  • la façon dont ces personnes utiliseront les sites ;

  • le type de contenu qui sera stocké sur les sites ;

  • le degré de complexité des informations que vous tentez d'organiser au moyen de ces sites.

Efforcez-vous d'établir une liste des objectifs et des utilisateurs des sites, et déterminez le nombre de sites individuels dont vous avez besoin.

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Choisir entre des collections de sites ou des sous-sites

Il vous faut ensuite décider si vous allez créer vos sites en tant que sites Web de niveau supérieur dans des collections de sites distinctes ou en tant que sous-sites appartenant à une même collection de sites. Cette décision doit être basée sur l'ampleur des éléments communs à ces sites, la possibilité de les gérer individuellement et la possibilité de partager des éléments, pour la navigation ou la recherche, par exemple.

Dans une collection de sites, tous les sites peuvent utiliser les mêmes éléments suivants :

  • barres de navigation (barre de liens supérieure et barre hiérarchique) ;

  • types de contenus ;

  • flux de travail ;

  • groupes de sécurité ;

  • champs de recherche dans des listes ;

  • zones de recherche ;

  • jeu de fonctions.

Choisissez des sites Web de niveau supérieur appartenant à des collections de sites séparées si vous voulez :

  • dissocier la sécurité des différents sites ;

    Remarque : Bien que vous puissiez disposer d'autorisations uniques sur un sous-site, il est parfois utile que deux sites n'aient ni utilisateurs, ni autorisations en commun. Dans ce cas, vous devez utiliser des collections de sites séparées.

  • déplacer la collection de sites vers une autre base de données ultérieurement ;

  • sauvegarder ou restaurer uniquement ce site ;

  • définir l'étendue d'un flux de travail à ce site uniquement ;

  • utiliser des quotas pour gérer séparément la quantité d'espace qu'occupe chaque site ;

  • décentraliser l'administration et faire en sorte que des administrateurs de collection de sites effectuent des tâches telles que l'approbation des demandes d'accès ou la confirmation de l'utilisation d'un site.

Choisissez des sous-sites dans la même collection de sites lorsque vous voulez :

  • partager des éléments de navigation entre sites ;

  • faire en sorte que des sous-sites héritent d'autorisations de leur site parent ;

  • partager des listes entre sites ;

  • partager des éléments de conception (comme des thèmes ou des styles) entre sites.

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Concevoir la hiérarchie du site

Les sites Web sont généralement inclus dans une hiérarchie. Un site Web de niveau supérieur se trouve au sommet de la hiérarchie. Sous celui-ci peuvent figurer de nombreux sous-sites (notamment des sites d'espace de travail de document et des sites d'espace de travail de réunion), chacun de ces sous-sites pouvant contenir à son tour d'autres sous-sites. La structure tout entière d'un site Web de niveau supérieur avec tous ses sous-sites s'appelle une collection de sites.

Vous pouvez utiliser un outil de planification de site compatible avec Windows SharePoint Services, tel qu'un modèle téléchargeable du logiciel de dessin et de création de diagrammes Microsoft Office Visio, ou recourir à une autre méthode pour créer le diagramme d'une hiérarchie de site, incluant toutes les collections de sites, tous les sites Web de niveau supérieur et les sous-sites dont vous avez besoin.

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Surveiller l'utilisation d'un site

Si vous souhaitez connaître l'effet de votre site Web, vous devez effectuer le suivi du nombre d'utilisateurs qui le visitent, du type et du nombre d'accès à votre site et d'autres informations relatives à son utilisation. Les rapports d'utilisation récapitulatifs et détaillés fournissent des informations telles que les suivantes :

  • nombre d'accès par page ;

  • nombre d'utilisateurs uniques ;

  • informations relatives aux navigateurs et aux systèmes d'exploitation utilisés ;

  • domaines et URL de référence.

Le suivi des informations d'utilisation permet d'identifier le contenu de votre site qui est fortement sollicité (et qui, par conséquent, doit être conservé) et celui qui ne l'est pas (et qui peut éventuellement être archivé). Outre l'utilisation du site, vous pouvez surveiller l'espace de stockage occupé par votre site et du niveau d'activité qu'il génère. Windows SharePoint Services 3.0 collecte ces informations dans le cadre du suivi des quotas des sites.

En tant que propriétaire de site, vous pouvez garder le contrôle de ressources serveur et surveillez attentivement domaines tels que l’espace de stockage en activant les quotas qui ont été définies pour les sites.

Pour faciliter la gestion des ressources des sites et des serveurs, un administrateur du serveur local peut spécifier des quotas qui vont permettre de limiter la quantité d'espace de stockage disponible sur un site et le nombre d'utilisateurs qui sont ajoutés à une collection de sites. Ces quotas contribuent à garantir qu'un site ne puisse jamais consommer autant de ressources au point d'empêcher le fonctionnement des autres sites.

L'administrateur de serveur peut utiliser des verrous pour empêcher les sites de dépasser les limites des quotas de stockage et pour empêcher tous les utilisateurs d'accéder à un site, le cas échéant.

Un site peut être verrouillé automatiquement lorsqu'il site dépasse le quota de stockage maximal. L'administrateur de serveur peut également verrouiller manuellement un site par exemple si ce dernier enfreint des stratégies d'utilisation du site. Le résultat d'un site verrouillé est différent selon le type de verrou :

  • Lorsqu'un site est verrouillé pour dépassement d'une limite de quota de stockage, les utilisateurs qui essaient de télécharger du nouveau contenu obtiennent une erreur de saturation de disque.

  • Lorsqu'un site est verrouillé manuellement, les utilisateurs qui essaient de le visualiser obtiennent un message de refus d'accès.

Les administrateurs de site ne peuvent pas déverrouiller eux-mêmes des sites si ces derniers sont verrouillés en raison de limites de quota dépassées. Un administrateur de serveur peut libérer un verrou manuel. Pour en savoir plus sur les données et valeurs de quota actuelles de votre site, contactez votre administrateur de serveur.

Afficher les données de quota relatives à un site

  1. Dans le menu Actions du Site image du bouton , cliquez sur Paramètres du Site.

    Remarque : Dans un site pour lequel le menu Actions du site est personnalisé, pointez sur Paramètres du site, puis cliquez sur les paramètres à afficher.

  1. Dans la page Paramètres du site, dans la section Administration de la collection de sites, cliquez sur Résumé de l'utilisation.

  2. Pour afficher des informations sur l'espace de stockage utilisé, dans la section Stockage, cliquez sur Attribution de l'espace de stockage.

  3. Dans la page Attribution de l'espace de stockage, dans la section Sélectionner un affichage, effectuez l'une des opérations suivantes :

    • Pour afficher l'attribution de l'espace de stockage pour des bibliothèques de documents, cliquez sur Bibliothèques de documents.

    • Pour afficher l'attribution de l'espace de stockage pour des documents, cliquez sur Documents.

    • Pour afficher l'attribution de l'espace de stockage pour des listes, cliquez sur Listes.

    • Pour afficher l'allocation de l'espace de stockage pour des éléments de la Corbeille, cliquez sur Corbeille.

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Gérer les sites Web inutilisés

Pour contrôler le nombre de sites Web inutilisés sur votre serveur, des notifications peuvent être envoyées aux propriétaires de collections de sites qui en ont besoin, afin de « confirmer » que leurs collections de sites sont en cours d'utilisation. Des collections de sites qui n'auront pas été validées de la sorte peuvent être supprimées automatiquement. Cette fonctionnalité peut être activée et configurée dans l'administration centrale.

Confirmation d’utilisation est similaire aux alertes. Lorsque vous créez une collection de sites, le site est ajouté à la base de données et est enregistré en tant que site actif. Après un certain temps, une notification par courrier électronique est envoyée au propriétaire de la collection de sites demandant au propriétaire de nouveau ou de supprimer la collection de sites non utilisées. La notification par courrier électronique contient des liens pour confirmer qu’une collection de sites est active ou pour supprimer une collection de sites. Après l’envoi d’une notification par courrier électronique au propriétaire de la collection de sites, il existe trois possibles :

  • Si le site est utilisé, le propriétaire de la collection de sites confirme que celle-ci est active, et elle est conservée. Lorsque le propriétaire clique sur le lien de confirmation, la date de certification du site est renouvelée.

  • Si la collection de sites n'est pas utilisée, le propriétaire peut la supprimer en suivant les instructions contenues dans la notification par courrier électronique ou ne rien faire. Il continue de recevoir régulièrement des notifications par courrier électronique suivant la fréquence spécifiée par l'administrateur du serveur jusqu'à ce qu'il confirme que la collection de sites est utilisée ou qu'il la supprime.

  • Si la collection de sites n’est pas en cours d’utilisation et l’administrateur du serveur a activé la fonctionnalité de suppression automatique, notifications par courrier électronique sont envoyées au propriétaire de la collection de sites un certain nombre de fois. Si le propriétaire de collection de sites ne confirme pas l’utilisation de collection de sites, la collection de sites est supprimée automatiquement.

Les meilleures pratiques suivantes sont d'application pour empêcher la suppression automatique d'un site :

  • Demandez un contact secondaire lorsque les utilisateurs créent des collections de sites.

    Par défaut, le créateur de la collection de sites est répertorié en tant que propriétaire de celle-ci. Selon votre configuration, l'utilisateur doit également spécifier un contact secondaire pour la collection de sites. Des notifications de confirmation sont envoyées automatiquement au propriétaire de la collection de sites et, s'il en existe un, au contact secondaire.

  • Tenez votre organisation informée des vacances et des congés.

    Par exemple, si un propriétaire de collection de sites n'est pas disponible pendant quatre semaines et que l'administrateur de serveur a configuré le système pour les collections de sites soient supprimées au bout de quatre confirmations hebdomadaires non honorées, alors le site risque d'être supprimé sans que le propriétaire ait la possibilité d'en confirmer l'utilisation.

  • Veillez à ce qu'un calendrier de sauvegardes régulières des collections de sites soit défini, afin de pouvoir restaurer une copie récente si une collection de sites est supprimée par accident.

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Remarque : Avertissement traduction automatique : cet article a été traduit par un ordinateur, sans intervention humaine. Microsoft propose cette traduction automatique pour offrir aux personnes ne maîtrisant pas l’anglais l’accès au contenu relatif aux produits, services et technologies Microsoft. Comme cet article a été traduit automatiquement, il risque de contenir des erreurs de grammaire, de syntaxe ou de terminologie.

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