Gérer des documents et du contenu dans Microsoft SharePoint Server 2010

Vue d’ensemble

Formation SharePoint 2010 Ce cours fournit une vue d’ensemble des fonctionnalités de gestion de documents nouvelles et améliorées dans SharePoint Server 2010. Si vous connaissez déjà les tâches de gestion de documents élémentaires (telles que l’extraction/archivage de documents et l’utilisation de l’historique de versions de documents) mais que vous souhaitez découvrir certaines des fonctionnalités de gestion de documents plus avancées offertes par SharePoint Server 2010, ce cours est pour vous. Nous vous aiderons à vous familiariser avec les nouvelles fonctionnalités de gestion de documents et vous montrerons dans quelle mesure elles peuvent faciliter votre travail.

À la fin de ce cours, vous serez à même d'effectuer les tâches suivantes :

  • Comprendre dans quelle mesure le site Centre de documents simplifie la gestion d’un grand nombre de documents.

  • Utiliser des métadonnées pour rechercher du contenu et naviguer parmi de grandes bibliothèques.

  • Créer et gérer des produits de travail multi-documents à l’aide d’ensembles de documents.

  • Comprendre comment gérer et utiliser du contenu multimédia enrichi, tel que des fichiers audio et vidéo, sur un site SharePoint Server 2010.

  • Tirer parti de l’intégration enrichie de SharePoint Server aux programmes clients Office afin d’effectuer des tâches de gestion de documents dans le contexte familier des programmes clients Office.

Ce cours comprend :

  • Quatre cours d’autoformation.

  • Un petit test, proposé à la fin du cours. Ce test ne fait pas l’objet d’une évaluation.

  • Un aide-mémoire, que vous pouvez imprimer à la fin du cours.

Si vous n’avez encore jamais travaillé avec des documents sur un site SharePoint, vous souhaiterez peut-être vous contenter de découvrir comment effectuer des tâches de base telles que le téléchargement, l’archivage ou l’extraction d’un document. Commencez par l’article intitulé Tâches de base dans SharePoint Server 2010.

Si vous effectuez une mise à niveau depuis SharePoint Server 2007 et que vous souhaitez augmenter votre productivité avec la nouvelle interface du Ruban, commencez par le cours de formation Découverte de l’interface utilisateur de SharePoint 2010.

Version hors connexion (66 Mo)

Rechercher et gérer du contenu dans un Centre de documents

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Créer et gérer des produits de travail multi-documents avec des ensembles de documents

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Gérer des biens numériques

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Utiliser Microsoft Word 2010 avec un site SharePoint

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Contrôle des connaissances

Effectuez le test suivant pour vérifier que vous avez bien compris le cours. Vos réponses sont privées et les résultats du test ne sont pas notés.

Parmi les méthodes suivantes, lesquelles sont efficaces pour rechercher du contenu dans un site Centre de documents ?

Recherche de contenu à l’aide de son ID de document.

Exact. Vous pouvez rechercher un document à l’aide de son ID, même s’il a été déplacé.

Utilisation de liens enregistrés en tant que raccourcis de navigateur.

Faux. Même s’il peut être utile d’enregistrer des liens vers des ressources sur des sites SharePoint, vous n’avez pas besoin de vous fier à des solutions de contournement telles que celle-ci lorsque vous utilisez un site Centre de documents.

Recherche de contenu à l’aide de la navigation par métadonnées.

Exact. Si la navigation par métadonnées a été configurée pour la bibliothèque, cette méthode peut être efficace pour filtrer et rechercher du contenu.

Demander à un collègue qu’il vous fournisse un lien vers un document.

Faux. Même si cette méthode peut vous faire parvenir aux résultats souhaités, il existe des outils qui vous permettent de rechercher du contenu vous-même.

Parmi les deux affirmations suivantes, laquelle est correcte en ce qui concerne le nouveau modèle Bibliothèque de biens dans SharePoint Server 2010 ?

La Bibliothèque de biens comprend un nouvel affichage Miniature qui vous permet de rechercher facilement des images et des vidéos.

Exact. Vous pouvez utiliser l’affichage Miniature pour parcourir des biens visuellement plutôt que par nom.

La Bibliothèque de biens est une nouvelle fonctionnalité d’aide à la décision qui peut servir à suivre et gérer des biens financiers.

Faux. Une Bibliothèque de biens est destinée au stockage de biens numériques tels que des fichiers image, vidéo et audio.

Une bibliothèque de biens est préconfigurée avec les nouveaux types de contenu de biens numériques pour les fichiers image, vidéo et audio.

Exact. Dès que vous créez une Bibliothèque de biens, vous pouvez y télécharger des images et des vidéos.

La Bibliothèque de biens ne prend pas en charge les fonctionnalités de gestion de documents élémentaires telles que l’archivage, l’extraction ou le contrôle de version.

Faux. Une Bibliothèque de biens offre toutes les mêmes fonctionnalités qu’une bibliothèque de documents, avec des fonctionnalités supplémentaires de gestion de fichiers image, audio et vidéo.

Parmi les affirmations suivantes relatives aux ensembles de documents, lesquelles sont correctes ?

Lorsque vous créez une instance d’un ensemble de documents, le contenu est toujours créé automatiquement pour vous.

Faux. Cela dépend de la façon dont le type de contenu Ensemble de documents est configuré. Les ensembles de documents peuvent être configurés de façon à créer automatiquement du contenu par défaut, mais également de façon à ne pas créer de contenu par défaut. Dans l’un ou l’autre cas, vous pouvez télécharger et créer de nouveaux documents pour les ajouter à l’ensemble de documents.

Un ensemble de documents est un type de contenu basé sur dossier qui vous permet de créer et de gérer des produits de travail multi-documents.

Exact. Les ensembles de documents sont utiles pour les projets qui nécessitent la création et la gestion communes d’un ensemble de documents associés.

Il est possible de créer des instantanés de version d’un ensemble de documents.

Exact. Vous pouvez exécuter la commande Capturer la version du Ruban qui figure sur la page d’accueil d’un ensemble de documents.

Il est impossible d’exécuter des flux de travail sur un ensemble de documents.

Faux. Vous pouvez exécuter des flux de travail sur un ensemble de documents entier ou sur des éléments spécifiques de l’ensemble de documents.

Pour ajouter une bibliothèque aux raccourcis qui s’affichent lorsque vous enregistrez ou ouvrez des documents dans des programmes clients Microsoft Office tels que Word, Excel ou PowerPoint, quelle commande du Ruban pouvez-vous utiliser ?

Ouvrir avec l’Explorateur

Faux. La commande Ouvrir avec l’Explorateur permet d’ouvrir la bibliothèque comme dossier Explorateur Windows standard.

Exporter vers Excel

Faux. La commande Exporter vers Excel permet d’exporter la liste d’éléments de la bibliothèque vers une feuille de calcul Excel.

Se connecter à Office

Exact ! Lorsque vous sélectionnez la commande Se connecter à Office et que vous sélectionnez ensuite l’option Ajouter aux sites SharePoint, vous ajoutez un raccourci vers une bibliothèque aux boîtes de dialogue Ouvrir et Enregistrer sous dans vos programmes clients. Vous pourrez également ouvrir des documents dans des programmes clients à l’aide de n’importe quel modèle disponible pour une bibliothèque spécifique.

Synchroniser avec SharePoint Workspace

Faux. Toutefois, la commande Synchroniser avec SharePoint Workspace est très utile. Elle permet de créer une copie synchronisée de la bibliothèque entière sur votre ordinateur local à l’aide du programme client nommé SharePoint Workspace. Vous pouvez ensuite mettre à jour des documents lorsque vous êtes hors connexion et synchroniser vos modifications ultérieurement lorsque vous rebasculez en ligne.

Commentaires

Aide-mémoire

Voir aussi

Où se trouve le contrôle de navigation par métadonnées ?

Il se trouve sur la gauche de la page et ressemble à ceci :

Contrôle de navigation par métadonnées

Comment créer un ensemble de documents ?

Si les ensembles de documents ont été configurés pour votre bibliothèque, vous pouvez les créer en sélectionnant un ensemble de documents dans le menu Nouveau document.

Commande Ensemble de documents dans le menu Nouveau document

Comment effectuer une action sur une image depuis un aperçu de miniature dans une bibliothèque de biens ?

Placez le pointeur de la souris sur l’aperçu et cliquez sur le lien souhaité dans la fenêtre d’aperçu.

Aperçu d’image dans une bibliothèque de composants

Comment faire pour ajouter une bibliothèque à la liste de sites SharePoint dans mes boîtes de dialogue Ouvrir et Enregistrer sous dans des programmes clients Microsoft tels que Word, Excel et PowerPoint ?

Cliquez sur la commande Se connecter à Office sous l’onglet Bibliothèque du Ruban, puis cliquez sur Ajouter aux sites SharePoint.

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