Fusion et publipostage : Insérer un champ de fusion

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En savoir plus sur les champs de fusion

Ajouter les champs ou espaces réservés

En savoir plus sur les champs de fusion

Les espaces réservés, tels que les adresses et les formules d’appel sont appelés « champs de fusion ». Les champs affichés dans Word correspondent aux en-têtes de colonne du fichier de données sélectionné.

Fichier de données avec des colonnes (catégories) et des lignes (enregistrements)

1. Dans un fichier de données, les colonnes représentent les catégories d’informations. Les champs ajoutés au document de base sont des espaces réservés pour ces catégories.

2. Les lignes d’un fichier de données représentent les enregistrements d’informations. Lors d’un publipostage, Word génère une copie du document principal par enregistrement.

En plaçant un champ dans votre document de base, vous indiquez que vous souhaitez afficher une certaine catégorie d’informations, par exemple le nom ou l’adresse, à cet emplacement.

Champs insérés dans un document Word

Remarque : Lorsque vous insérez un champ de fusion dans le document principal, le nom du champ apparaît toujours entre guillemets (« »). Ces chevrons n’apparaissent pas sur les documents fusionnés. Ils vous permettent simplement de distinguer les champs du document principal du texte proprement dit.

Lors du processus de fusion, les informations contenues dans la première ligne du fichier de données remplacent les champs de votre document de base pour créer le premier document fusionné. Les informations contenues dans la seconde ligne du fichier de données remplacent les champs pour créer le second document fusionné, et ainsi de suite.

Fusionner les informations du fichier de données dans le document

Ajouter les champs ou espaces réservés

  1. Dans le document de base, tapez le contenu devant apparaître dans chaque copie du document.

    Pour ajouter une image, telle qu’un logo, cliquez Image dans le groupe Illustrations sous l’onglet Insertion.

  2. Cliquez à l’endroit où vous souhaitez insérer le champ.

  3. Utilisez le groupe Champs d’écriture et d’insertion de l’onglet Publipostage.

    Ruban Office 2010

  4. Ajoutez un des éléments suivants :

    Bloc d’adresse avec nom, adresse et autres informations

    1. Cliquez sur Bloc d’adresse.

    2. Dans la boîte de dialogue Insertion du bloc d’adresse, sélectionnez les éléments d’adresse à inclure, ainsi que les formats souhaités, puis cliquez sur OK.

    3. Si la boîte de dialogue Correspondance des champs s’affiche, il se peut que Word n’ait pas pu trouver certaines des informations nécessaires au bloc d’adresse. Cliquez sur la flèche située en regard de (sans correspondance) et sélectionnez, dans votre source de données, le champ qui correspond au champ requis pour le processus de fusion et publipostage.

    Formule d’appel

    1. Cliquez sur Formule d’appel.

    2. Sélectionnez le format de formule d’appel, à savoir la salutation, le format de nom et la ponctuation qui suit.

    3. Sélectionnez le texte à afficher dans le cas où Microsoft Word ne parviendrait pas à interpréter le nom du destinataire. Cela peut se produire lorsque, par exemple, un destinataire répertorié dans la source de données ne comporte pas de prénom ou de nom de famille, mais seulement un nom de société.

    4. Cliquez sur OK.

    5. Si la boîte de dialogue Correspondance des champs s’affiche, il se peut que Microsoft Word n’ait pas pu trouver certaines des informations nécessaires à la formule d’appel. Cliquez sur la flèche située en regard de (sans correspondance) et sélectionnez, dans votre source de données, le champ qui correspond au champ requis pour le processus de fusion et publipostage.

    Champs individuels

    Vous pouvez insérer individuellement des informations émanant de certains champs comme le prénom, le numéro de téléphone ou le montant d’une aide d’une liste de donateurs. Pour ajouter rapidement un champ de votre fichier de données dans le document principal, cliquez sur la flèche en regard de Insérer un champ de fusion, puis cliquez sur le nom du champ.

    Pour accéder aux options supplémentaires d’insertion de champs individuels dans le document, procédez comme suit :

    1. Sous l’onglet Publipostage, dans le groupe Champs d’écriture et d’insertion, cliquez sur Insérer un champ de fusion.

    2. Dans la boîte de dialogue Insérer un champ de fusion, effectuez l’une des opérations suivantes :

      • Pour sélectionner des champs d’adresse qui correspondent automatiquement aux champs de votre source de données, même si les champs de la source de données ne possèdent pas le même nom que vos champs, cliquez sur Champs d’adresse.

      • Pour sélectionner des champs dont les données sont toujours directement extraites d’une colonne de votre fichier de données, cliquez sur Champs de base de données.

    3. Dans la zone Champs, cliquez sur le champ souhaité.

    4. Cliquez sur Insérer, puis sur Fermer.

    5. Si la boîte de dialogue Correspondance des champs s’affiche, il se peut que Microsoft Word n’ait pas pu trouver certaines des informations dont il a besoin pour insérer le champ. Cliquez sur la flèche en regard de (sans correspondance), puis sélectionnez le champ de votre source de données correspondant au champ requis pour la fusion.

      Remarque : Si, après avoir inséré un champ de la liste Champs de base de données, vous passez à une source de données qui ne possède pas de colonne du même nom, Word ne peut pas insérer les informations de ce champ dans le document fusionné.

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