Fusion et publipostage à l’aide d’une feuille de calcul Excel

Fusion et publipostage à l’aide d’une feuille de calcul Excel

La fonction Fusion et publipostage permet de créer plusieurs documents en même temps. La disposition, la mise en forme, le texte et les graphiques de ces documents sont identiques. Seules des sections spécifiques de chaque document varient et sont personnalisées. Les documents que Word peut créer pour une opération de fusion et publipostage incluent les étiquettes, les lettres, les enveloppes et les courriers électroniques en nombre. Trois documents sont impliqués dans le processus de fusion et publipostage :

  • votre document principal ;

  • votre source de données ;

  • votre document fusionné.

Vous pouvez en apprendre davantage sur l’utilisation des données d’Excel pour le publipostage dans la vidéo suivante qui fait partie d’un cours de formation : Utiliser le publipostage à un niveau avancé.

Étape 1 : préparer les données contenues dans Excel pour l’opération de fusion et publipostage

L’étape la plus importante du processus de fusion et publipostage consiste à configurer et à préparer vos données. Vous allez utiliser votre feuille de calcul Excel en tant que source de données pour la liste de destinataires.

Voici quelques conseils pour préparer vos données en vue d’une opération de fusion et publipostage. Vérifiez les points suivants :

  • Les noms de colonnes dans votre feuille de calcul correspondent aux noms de champs que vous voulez insérer dans votre publipostage. Par exemple, pour vous adresser aux lecteurs par leur prénom dans votre document, vous devez scinder les colonnes en noms et prénoms.

  • Toutes les données à fusionner figurent dans la première feuille de votre feuille de calcul.

  • Les entrées de données contenant des pourcentages, des devises et des codes postaux sont correctement mises en forme dans la feuille de calcul, de sorte que Word peut lire correctement leurs valeurs.

  • La feuille de calcul Excel à utiliser pour l’opération de fusion et publipostage est stockée sur votre ordinateur local.

  • Les modifications et ajouts apportés à votre feuille de calcul sont achevés avant la connexion de celle-ci à votre document de fusion et publipostage dans Word.

Remarques : 

  • Vous pouvez importer des données de votre feuille de calcul Excel à partir d’un fichier contenant des valeur séparées par des virgules (.csv) ou du texte (.txt), puis utiliser l’Assistant Importation de texte pour créer une feuille de calcul.

  • Pour plus d’informations, voir Préparer votre source de données Excel pour un publipostage dans Word.

Étape 2 : démarrer le publipostage

  1. Dans Word, sélectionnez Fichier > Nouveau > Document vierge.

  2. Dans l’onglet Publipostage, dans le groupe Démarrer la fusion et le publipostage, sélectionnez Démarrer la fusion et le publipostage, puis choisissez le type de fusion que vous souhaitez exécuter.

    Capture d’écran de l’onglet Publipostage dans Word, montrant la commande Démarrer le publipostage et la liste des options disponibles pour le type de fusion que vous voulez effectuer

  3. Choisissez Sélectionner les destinataires > Utiliser une liste existante.

    Capture d’écran de l’onglet Publipostage dans Word, montrant la commande Sélectionner les destinataires avec l’option Utiliser une liste existante sélectionnée

  4. Accédez à votre feuille de calcul Excel, puis choisissez Ouvrir.

  5. Si Word vous y invite, choisissez Feuil1$ > OK.

    Remarque : Votre feuille de calcul Excel est désormais connectée au document de fusion et publipostage que vous créez dans Word.


Modifier votre liste de diffusion

Vous pouvez limiter les destinataires de votre message.

  1. Choisissez Modifier la liste de destinataires.

    Capture d’écran de l’onglet Publipostage dans Word, montrant la commande Modifier la liste de destinataires en surbrillance.

  2. Dans la boîte de dialogue Fusion et publipostage : Destinataires, décochez la case en regard du nom de chaque personne à laquelle vous ne souhaitez pas adresser votre publipostage.

    Sélectionner les lignes en cochant les cases

    Remarque : Vous pouvez également trier ou filtrer la liste pour faciliter la recherche de noms et d’adresses. Pour plus d’informations sur le tri et le filtrage des éléments, voir Trier et filtrer les données pour une fusion.

Étape 3 : insérer un champ de fusion

Vous pouvez insérer un ou plusieurs champs de fusion qui extraient les informations de votre feuille de calcul dans votre document.

Pour insérer un bloc d’adresse pour une enveloppe, une étiquette, un courrier électronique ou une lettre

  1. Dans l’onglet Publipostage, dans le groupe Champs d’écriture et d’insertion, sélectionnez Bloc d’adresse.

    Champ de fusion Insertion du bloc d’adresse

  2. Dans la boîte de dialogue Insertion du bloc d’adresse, choisissez un format pour le nom du destinataire tel qu’il doit apparaître sur l’enveloppe.

    Options du bloc d’adresse

  3. Cliquez sur OK.

  4. Sélectionnez Fichier > Enregistrer.

Pour insérer une formule d’appel dans un courrier électronique ou une lettre

  1. Dans l’onglet Publipostage, dans le groupe Champs d’écriture et d’insertion, sélectionnez Formule d’appel.

    Capture d’écran de l’onglet Publipostage dans Word, montrant la commande Formule d’appel en surbrillance

  2. Dans la boîte de dialogue Insérer une formule d’appel, procédez comme suit :

    • Sous le format de formule d’appel, modifiez la formule si nécessaire en sélectionnant la salutation (Cher est la valeur par défaut), le format du nom du destinataire et la ponctuation finale (une virgule est la valeur par défaut).

      et

    • Sous Formule d’appel pour les noms de destinataires non valides, choisissez une option dans la liste des salutations.

  3. Cliquez sur OK.

  4. Sélectionnez Fichier > Enregistrer.

Pour insérer des données de votre feuille de calcul dans un courrier électronique ou une lettre

  1. Dans l’onglet Publipostage, dans le groupe Champs d’écriture et d’insertion, choisissez Insérer un champ de fusion.

  2. Dans la boîte de dialogue Insérer un champ de fusion, sous Champs, choisissez un nom de champ (nom de colonne dans votre feuille de calcul), puis Insérer.

  3. Répétez l’étape 2 si nécessaire, puis choisissez Fermer lorsque vous avez terminé.

  4. Sélectionnez Fichier > Enregistrer.

Pour plus d’informations sur l’ajout de champs de votre feuille de calcul dans le document de fusion, voir Insérer des champs de fusion et publipostage. Pour en savoir plus sur les options de configuration d’un courrier électronique, voir Publipostage électronique dans Word.

Étape 4 : afficher un aperçu et terminer le processus de fusion et publipostage

Après avoir inséré les champs de fusion souhaités, prévisualisez les résultats pour confirmer que le contenu est correct. Ensuite, vous êtes prêt à lancer le processus de fusion.

  1. Dans l’onglet Publipostage, sélectionnez Aperçu des résultats.

    Capture d’écran de l’onglet Publipostage dans Word, montrant le groupe Aperçu des résultats

  2. Choisissez le bouton d’enregistrement Suivant Bouton Enregistrement suivant pour afficher les résultats d’une opération de fusion et publipostage ou Précédent Bouton Enregistrement précédant pour afficher les résultats d’une opération de fusion et publipostage pour parcourir les enregistrements dans votre source de données et voir comment les enregistrements s’affichent dans le document.

  3. Dans le groupe Terminer, choisissez Terminer et fusionner, puis Imprimer les documents ou Envoyer des Courriers électroniques.

    Capture d’écran de l’onglet Publipostage dans Word, montrant la commande Terminer & fusionner et ses options

Étape 5 : enregistrer votre fusion et publipostage

Lorsque vous enregistrez le document de fusion et publipostage, celui-ci reste connecté à votre source de données. Vous pouvez réutiliser le document de fusion et publipostage pour un publipostage en nombre ultérieur.

  • Ouvrez le document de fusion et publipostage et sélectionnez Oui lorsque Word vous invite à conserver la connexion.

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