Flux de travail II : Recueillir des commentaires pour un fichier

Vue d’ensemble

Document avec trois révisions différentes

Votre organisation utilise-t-elle un site Microsoft Office SharePoint Server 2007 ? Possédez-vous des bibliothèques de documents sur ce site pour partager des fichiers ? Si tel est le cas, il est essentiel que vous sachiez comment utiliser le flux de travail Recueillir les commentaires. En effet, ce flux de travail vous permet de rassembler de manière automatique et efficace tous les commentaires pour un fichier.

Vous n’avez pas encore Office 2007 ? Vous pouvez télécharger une version d’évaluation gratuite de 60 jours ou l’acheter maintenant.

À la fin de ce cours, vous serez à même d'effectuer les tâches suivantes :

  • Savoir pourquoi vous devriez utiliser le flux de travail Recueillir les commentaires.

  • Préparer un fichier pour le flux de travail Recueillir les commentaires.

  • Découvrir comment ajouter des commentaires à un fichier.

  • Découvrir le résultat, une fois l’opération terminée.

Ce cours comprend :

  • Une leçon d’autoformation.

  • un test rapide (non noté) à la fin de chaque leçon ;

  • un aide-mémoire que vous pouvez extraire du cours.

Vous devez connaître la définition des flux de travail et les concepts de base sur lesquels ils reposent. Si ce n’est pas le cas, suivez le cours Flux de travail I : Tout ce que vous devez savoir

Votre organisation fait-elle appel à un site Microsoft Office SharePoint Server 2007 ? Possédez-vous des bibliothèques de documents sur ce site pour partager des fichiers ? Si tel est le cas, il est essentiel que vous sachiez comment utiliser le flux de travail Recueillir les commentaires. En effet, ce flux de travail vous permet de rassembler de manière automatique et efficace tous les commentaires pour un fichier.

Pour en savoir plus sur ce cours, voir les rubriques Objectifs et À propos de ce cours, ou consultez la table des matières. Cliquez ensuite sur Suivant pour commencer la première leçon.

Personne contrariée par le nombre de copies d’un fichier modifié

La présence d’un grand nombre de copies d’un même fichier peut générer de l’irritation.

Le recueil de commentaires pour un fichier peut être une opération difficile. Imaginons que vous souhaitiez envoyer un document présentant votre nouvelle stratégie pour en recueillir des commentaires. Vous envoyez un courrier électronique avec le fichier en pièce jointe à toutes les personnes concernées. Mais, chacune d’elles vous répond directement en renvoyant la pièce jointe séparée contenant ses propres commentaires. Cela peut s’avérer fastidieux.

En revanche, si vous enregistrez le fichier dans une bibliothèque de documents sur un site SharePoint Server 2007, vous pouvez utiliser le flux de travail Recueillir les commentaires. Ce flux de travail envoie les messages électroniques pour vous, sans utiliser de pièces jointes, et affiche les modifications de tout le monde dans la même copie du fichier. Imaginez, du tout-en-un. Quel confort !

Commentaires

Fonctionnement

Bibliothèque de documents envoyant des messages électroniques à des personnes

Le flux de travail Recueillir les commentaires envoie un message électronique à chaque réviseur.

Vous démarrez le flux de travail Recueillir les commentaires à partir de la bibliothèque de documents qui contient votre fichier. Ensuite, le flux de travail envoie à chaque réviseur un message électronique appelé tâche dans SharePoint Server 2007. Le message fournit un lien vers le fichier. Lorsque les réviseurs cliquent sur ce lien, le fichier s’ouvre pour leur permettre d’effectuer leurs commentaires. Mais comment faire pour effectuer des commentaires ? Vous trouverez des explications dans la page suivante.

Effectuer des commentaires

Document ouvert avec deux boutons : Modifier le document et Modifier cette tâche

Les deux boutons sur lesquels vous devez cliquer pour achever la tâche.

Lorsque quelqu’un ouvre un fichier qui nécessite des commentaires, les deux boutons suivants sont disponibles sur son écran :

1. Le bouton Modifier le document. La personne doit cliquer sur ce bouton en premier lieu pour effectuer des modifications dans le fichier même ; dans le cas où des modifications sont nécessaires.

2. Le bouton Modifier cette tâche. Chaque personne doit terminer par cette opération. Lorsqu’elle clique sur ce bouton, la boîte de dialogue qui apparaît lui permet de taper une remarque succincte concernant le fichier (l’opération est presque similaire à celle du flux de travail Approbation).

Important    Le réviseur doit cliquer sur Modifier cette tâche, puis sur Envoyer les commentaires pour achever sa tâche. S’il ignore cette étape, le flux de travail considère la tâche inachevée. Il peut être nécessaire de fournir à vos réviseurs des instructions spéciales sur cette procédure pour qu’ils ne l’oublient pas.

Avant de commencer

Bouton Suivi des modifications de l’onglet Révision

Le bouton Suivi des modifications est situé dans l’onglet Révision.

Si vous souhaitez effectuer le suivi des modifications dans un document Word, vous devez configurer cette fonctionnalité avant de démarrer le flux de travail Recueillir les commentaires. Pour ce faire, cliquez sur le bouton Suivi des modifications dans l’onglet Révision. Ensuite, enregistrez le document avant de démarrer le flux de travail.

Plus tard, lorsque vous recueillerez l’ensemble des commentaires, vous aurez la possibilité d’accepter ou de refuser les modifications de chaque personne.

Fonctionnement détaillé

Curseur cliquant sur le lien Recueillir les commentaires

Exemple animé du flux de travail Recueillir les commentaires.

Voyons maintenant comment démarrer le flux de travail Recueillir les commentaires et comment effectuer des commentaires.

Erik a rédigé ce document de stratégie marketing et l’a enregistré dans une bibliothèque de documents. Bien qu’il en soit assez satisfait, il souhaite recueillir les commentaires d’Amy, de Bernard et de Christophe. Il commence par activer la fonction Suivi des modifications dans Word. Il est maintenant prêt à démarrer le flux de travail.

Pour voir le flux de travail en action, cliquez sur Lire au-dessus de cette illustration. Notez que cette animation montre le processus dans Word 2007.

Le processus est identique dans PowerPoint 2007 et Excel 2007, à la différence que ces programmes ne comportent pas la fonction de suivi des modifications.

Description de l’animation :

Erik pointe sur le fichier, clique sur la flèche bas, puis clique sur Flux de travail.

Ensuite, il clique sur le lien Recueillir les commentaires, indique les adresses de messagerie des destinataires, tape un message, spécifie une échéance, puis clique sur Démarrer.

Amy reçoit un message électronique, clique sur le lien vers le fichier, effectue des modifications dans le fichier, puis clique sur Modifier cette tâche. Elle tape un bref commentaire, puis clique sur Envoyer les commentaires.

Bernard et Christophe font de même.

À ce stade, dans la bibliothèque de documents, la colonne Recueillir les commentaires indique que la tâche est Achevée.

Erik ouvre alors le document, clique avec le bouton droit sur chaque révision et accepte ou refuse les modifications.

Page État du flux de travail

Page État du flux de travail comportant trois tâches terminées, chacune avec le résultat Vérifiée, et chacune avec un commentaire

Les commentaires sont affichés dans le bas de la page État du flux de travail.

Vous rappelez-vous de la page État du flux de travail que nous avons vue lors du premier cours de ce cursus ? Elle est aussi très utile pour l’exécution du flux de travail Recueillir les commentaires. Elle vous permet de déterminer ceux qui ont terminé leur révision. C’est également dans cette page que vous pouvez lire les remarques générales effectuées par chaque réviseur.

Tâches envoyées toutes en même temps

Bibliothèque de documents envoyant des messages électroniques à plusieurs personnes, accompagnés d’une Remarque : tous les messages sont envoyés en même temps

Les tâches du flux de travail Recueillir les commentaires sont envoyées en même temps.

Une chose à savoir : le flux de travail Recueillir les commentaires fonctionne un peu différemment du flux de travail Approbation. En effet, le flux de travail Recueillir les commentaires envoie toutes les tâches en même temps, alors que le flux de travail Approbation les envoie à une personne à la fois. Ceci signifie que dans le flux de travail Recueillir les commentaires, l’ordre de révision du fichier importe peu.

Mais alors, me direz-vous, n’est-il pas possible que deux personnes effectuent des modifications dans un fichier en même temps ? La réponse est non. Nous verrons, dans la page suivante, ce qu’il se passe lorsque deux personnes tentent de modifier un fichier en même temps.

Message Fichier en cours d’utilisation

Ordinateur d’Amy avec un document ouvert ; ordinateur de Bernard avec un message Fichier en cours d’utilisation

Amy a d’abord cliqué sur Modifier le document.

Voici ce qu’il se passe lorsque deux personnes tentent de modifier un fichier en même temps. Amy a d’abord cliqué sur le bouton Modifier le document, puis Bernard a cliqué sur ce même bouton juste une seconde plus tard. Il reçoit le message Fichier en cours d’utilisation et ne pourra pas modifier le fichier tant qu’Amy ne l’aura pas fermé.

Mais, si Amy laisse le fichier ouvert et s’en va déjeuner, Bernard peut y accéder pendant une durée qui s’étend de 15 minutes à une heure. C’est pourquoi, si Amy souhaite disposer de davantage de temps pour travailler sur le fichier, elle doit d’abord l’extraire.

Cliquez sur Suivant pour en savoir plus.

Si vos réviseurs ont besoin de plus de temps

Bouton Office, sous-menu Serveur, commande Extraire

Comment extraire un fichier.

Si vous estimez avoir besoin de davantage de temps pour modifier un fichier et effectuer des commentaires, nous vous recommandons de commencer par extraire le fichier. Cliquez sur le bouton Microsoft Office Image du bouton Office, pointez sur Serveur, puis cliquez sur Extraire. Lorsque vous aurez terminé, vous pourrez archiver le fichier pour que les autres personnes participant au flux de travail puissent intégrer leurs commentaires. Pour ce faire, il suffit de fermer le fichier et un message vous invitera à l’archiver.

Remarque    Certaines bibliothèques de documents peuvent être configurées pour exiger l’extraction avant toute modification. Si vous souhaitez configurer votre bibliothèque de cette manière, reportez-vous aux instructions figurant dans l’Aide-mémoire de ce cours.

Lorsque l’extraction est exigée

Document ouvert avec bouton Extraire au début du texte

Lorsque l’extraction est exigée, le bouton Extraire remplace le bouton Modifier le document.

Si votre bibliothèque est configurée pour exiger l’extraction, le bouton Extraire remplace le bouton Modifier le document. Ainsi, lorsque vous cliquez sur Extraire, le fichier est réservé pour vous jusqu’à ce que vous l’archiviez.

Effectuez le test suivant pour vérifier que vous avez bien compris le cours. Vos réponses sont privées et les résultats du test ne sont pas notés.

Vrai ou Faux : le flux de travail Recueillir les commentaires envoie les tâches par courrier électronique dans un ordre que vous spécifiez. Ainsi, chaque personne peut effectuer ses commentaires l’une après l’autre.

Vrai.

Non. Le flux de travail Recueillir les commentaires envoie toutes les tâches en même temps, et non dans un ordre particulier.

Faux.

Oui, c’est exact. Le flux de travail Recueillir les commentaires n’envoie pas les tâches dans un ordre défini, mais toutes en même temps.

Que devez-vous faire pour achever une tâche pour le flux de travail Recueillir les commentaires ?

Cliquer sur Modifier le document, puis enregistrer le fichier.

Non, désolé, cela n’est pas suffisant. Vous devez effectuer une autre opération. Réessayez.

Cliquer sur Modifier le document, enregistrer le fichier, puis fermer ce dernier pour que les autres réviseurs puissent l’ouvrir.

Mauvaise réponse. Cela permet de mettre le fichier à la disposition des autres réviseurs afin qu’ils puissent le modifier, mais pas d’achever la tâche. Une autre opération est nécessaire. Réessayez.

Cliquer sur Modifier cette tâche, taper une remarque, puis cliquer sur Envoyer des commentaires.

C’est exact. Vous n’êtes pas obligé de taper une remarque. Veillez simplement à cliquer sur le bouton Envoyer des commentaires pour que la tâche soit achevée.

Cliquer sur Extraire, modifier le document, puis archiver le fichier.

Non, désolé. L’extraction du fichier permet de vous le réserver, ce qui est très utile. En revanche, l’archivage du fichier n’a rien à voir avec l’achèvement de la tâche. Réessayez.

Pour effectuer le suivi des modifications apportées à un document Word par plusieurs personnes, quelle est selon vous la procédure à suivre ?

Vous devez cliquer sur le bouton Suivi des modifications, puis enregistrer le fichier.

Oui, c’est exactement ce qu’il faut faire avant de démarrer le flux de travail.

Vous devez cliquer sur le bouton Suivi des modifications, puis fermer le fichier.

Vous y êtes presque, mais ce n’est pas tout à fait la bonne réponse. Vous devez effectuer également une autre opération. Réessayez.

Vous devez cliquer sur le bouton Suivi des modifications, puis extraire le fichier.

Non, désolé. Il est effectivement nécessaire de cliquer sur le bouton Suivi des modifications, mais d’autres personnes devront pouvoir travailler sur le fichier, et si vous extrayez celui-ci, cela ne sera pas possible. Réessayez.

Vous devez cliquer sur le bouton Suivi des modifications, puis démarrer le flux de travail.

Ce n’est pas tout à fait la bonne réponse, mais presque. Vous devez effectuer une autre opération avant de démarrer le flux de travail. Réessayez.

Que faire pour vous assurer que vous disposez de suffisamment de temps pour modifier un fichier ?

Cliquer sur Modifier le document.

Non, désolé, Ce n’est pas la bonne réponse. Si vous laissez le fichier sans surveillance pendant une période comprise entre 15 minutes et une heure, quelqu’un d’autre peut vous en interdire l’accès. Réessayez.

Cliquer sur Modifier cette tâche.

Non. Cela vous permettra d’insérer un bref commentaire dans le fichier, mais pas de réserver le fichier pour votre utilisation personnelle. Réessayez.

Cliquer sur Extraire.

Oui, c’est ce que vous devez faire si vous avez besoin d’une durée illimitée pour effectuer vos commentaires dans le fichier.

Cliquer sur le bouton Modifier Extraire.

Non, désolé, mauvaise réponse. Ce bouton n’existe pas. Réessayez.

Si le bouton Extraire s’affiche juste au-dessus du bouton Modifier cette tâche, qu’est-ce-que cela signifie ?

Cela signifie que le fichier a été extrait par quelqu’un d’autre.

Mauvaise réponse. Le bouton d’extraction est destiné à votre propre utilisation. Il n’indique pas si le fichier est extrait ou non. Réessayez.

Cela signifie que vous devez extraire le fichier avant de travailler dedans.

C’est exact ! Lorsque ceci se produit, la bibliothèque de documents que vous utilisez exige l’extraction, ce qui explique pourquoi le bouton est disponible pour vous.

Lorsque vous cliquez sur Extraire, vous pouvez « extraire » le fichier du flux de travail. Le fichier est alors exclu du flux de travail à ce stade, et le flux de travail est annulé.

Mauvaise réponse. L’extraction a un rapport avec le fait de réserver le fichier pour pouvoir l’utiliser, cela n’a rien à voir avec l’exclusion de ce dernier du flux de travail. Réessayez.

Si vous devez modifier le fichier, vous avez l’option facultative de cliquer sur Extraire pour insérer vos commentaires.

Non, désolé, ce n’est pas la bonne réponse. Lorsque ce bouton apparaît, ceci signifie que la bibliothèque de documents que vous utilisez exige l’extraction du fichier. Ce n’est pas une option facultative pour modifier le fichier. Réessayez.

Commentaires

Aide-mémoire

Voir aussi

Comment démarrer le flux de travail Recueillir les commentaires

  1. Téléchargez ou enregistrez un classeur Microsoft® Office Excel® 2007, une présentation Microsoft® Office PowerPoint® 2007 ou un document Microsoft® Office Word 2007 dans une bibliothèque de documents sur un site Microsoft® Office SharePoint® Server 2007.

  2. Accédez à la bibliothèque de documents à l’aide de votre navigateur Web. Pointez sur le fichier, cliquez sur la flèche bas, puis cliquez sur Flux de travail.

  3. Cliquez sur le lien correspondant au flux de travail Recueillir les commentaires.

  4. Tapez les adresses de messagerie de chacun des réviseurs.

  5. Si vous voulez inclure un message ou des instructions spécifiques aux tâches, tapez-les sous Tapez le message à inclure dans votre demande.

  6. Sous Échéance, tapez un nombre, puis sélectionnez Jour(s) ou Semaine(s) pour la valeur d’incrément temporel.

  7. Cliquez sur Démarrer.

Achever une tâche

  1. Dans le message électronique de la tâche, cliquez sur le lien vers le fichier qui est affiché sous Pour effectuer cette tâche.

  2. Réviser le fichier.

  3. Pour effectuer des modifications dans le fichier, cliquez sur Modifier le document ou sur Extraire.

  4. Lorsque vous avez terminé la modification du fichier, cliquez sur le bouton Modifier cette tâche situé au début du texte du document.

  5. Tapez un bref commentaire, puis cliquez sur Envoyer les commentaires.

Pour exiger l’extraction des fichiers

Pour exiger l’extraction des fichiers, vous devez avoir l’autorisation de créer une liste ou une bibliothèque.

  1. Accédez à la bibliothèque dans votre navigateur Web.

  2. Dans le menu Paramètres, cliquez sur Paramètres de la bibliothèque de documents.

  3. Sous Paramètres généraux, cliquez sur Paramètres de contrôle de version.

  4. Dans la section Exiger l’extraction, sous Exiger l’extraction des documents avant de pouvoir les modifier, cliquez sur Oui.

S’applique à : Excel 2007, Word 2007, PowerPoint 2007, SharePoint Server 2007



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