Flux de travail I : Tout ce que vous devez savoir

Vue d’ensemble

Document avec icône de flux de travail

Votre organisation fait-elle appel à un site Microsoft Office SharePoint Server 2007 ? Utilisez-vous des bibliothèques de documents sur ce site pour partager des fichiers ? Si tel est le cas, vous devriez apprendre à utiliser les flux de travail. Les flux de travail sont des processus automatisés qui acheminent les documents pour différents types de révision. Ce cours, le premier d’un cursus, vous en présente les notions fondamentales.

Vous n’avez pas encore Office  2007 ? Vous pouvez télécharger une version d’évaluation gratuite de 60 jours ou l’acheter maintenant.

À la fin de ce cours, vous serez à même d'effectuer les tâches suivantes :

  • Découvrez à quel point un flux de travail peut s’avérer précieux pour vous-même et vos collègues.

  • Notez par écrit les notions fondamentales des flux de travail : comment en démarrer un, comment les personnes participent, etc.

  • Démarrez le flux de travail Approbation qui vous permet de soumettre un fichier à d’autres personnes pour leur demander leur approbation.

Ce cours comprend :

  • Une leçon d’autoformation.

  • un test rapide (non noté) à la fin de chaque leçon ;

  • un aide-mémoire que vous pouvez extraire du cours.

Vous devez être en mesure d’effectuer des opérations de base sur une bibliothèque SharePoint (ajout, modification et extraction de fichiers). Si ce n’est pas le cas, vous devez suivre les cours Bibliothèques de documents SharePoint I : présentation du partage de fichiers et Bibliothèques de documents SharePoint II : tout sur l’extraction.

Votre organisation fait-elle appel à un site Microsoft Office SharePoint Server 2007 ? Utilisez-vous des bibliothèques de documents sur ce site pour partager des fichiers ? Si tel est le cas, vous devriez apprendre à utiliser les flux de travail. Les flux de travail sont des processus automatisés qui acheminent les documents pour différents types de révision. Ce cours, le premier d’un cursus, vous en présente les notions fondamentales.

Pour en savoir plus sur ce cours, voir les rubriques Objectifs et À propos de ce cours, ou consultez la table des matières. Cliquez ensuite sur Suivant pour commencer la première leçon.

Notions de base des flux de travail

Personne demandant si chacun a révisé un fichier, personnes répondant avec différentes réponses : « Je ne sais pas », « Je crois », « Non », « Tout à fait »

Le suivi des commentaires peut s'avérer compliqué.

Avez-vous déjà rencontré cette situation ? Vous devez faire réviser un fichier par un groupe de personnes. Vous envoyez des copies papier ou des fichiers en pièce jointe dans un message électronique. Mais les jours passent et vous ne vous souvenez plus qui a révisé et qui ne l'a pas fait. Et si des personnes ont modifié ou commenté le fichier, vous n'avez peut-être pas la possibilité de voir toutes les modifications et les commentaires au même endroit.

Il existe une façon plus pratique de gérer ce processus grâce aux flux de travail disponibles sur un site SharePoint Server 2007.

Qu’est-ce qu’un flux de travail ?

Organigramme d'un flux de travail : Début, flèche, personne en possession du fichier, flèche, personne en possession du fichier, flèche, personne en possession du fichier, flèche, coches de fin de tâche

Idée globale de ce qu'est un flux de travail.

Qu'est-ce qu'un flux de travail ? Dans le contexte d'une bibliothèque de documents SharePoint, un flux de travail est un processus automatisé qui aide les personnes à réviser un fichier. Vous, qui êtes la personne qui a besoin du fichier révisé, vous lancez simplement le flux de travail. Vous n'avez ensuite plus qu'à attendre, car les personnes sont automatiquement invitées à réviser le fichier. En cas d'oubli, un autre message électronique leur est envoyé. Lorsque tout le monde a fini, une page Web résume le flux de travail et sert d'archive reprenant le nom des personnes impliquées.

Que font exactement ces personnes lorsqu'elles révisent le fichier ? Cela dépend du flux de travail que vous avez choisi d'exécuter. Cliquez sur Suivant pour en savoir plus.

Les trois flux de travail

Message électronique demandant une approbation, message électronique demandant des commentaires, message électronique demandant des signatures

Les trois flux de travail disponibles.

Lorsque vous enregistrez un fichier dans une bibliothèque de documents sur un site SharePoint Server 2007, vous avez le choix entre trois flux de travail :

1. Le flux de travail Approbation : ce flux de travail demande à chacun d'approuver un fichier. Ainsi, avant une présentation, vous pouvez exécuter ce flux de travail de manière à ce que les personnes influentes au sein de l'entreprise puissent l'approuver.

2. Le flux de travail Recueillir les commentaires : ce flux de travail recueille les commentaires. Par exemple, si vous rédigez une nouvelle stratégie d'entreprise, vous pouvez avoir besoin des commentaires de personnes de différents départements. Vous pouvez alors intégrer ces commentaires dans une version finale avant son officialisation.

3. Le flux de travail Recueillir les signatures : ce flux de travail recueille les signatures numériques de personnes. Vous pouvez notamment l'utiliser pour faire signer à des personnes une note de frais ou une évaluation du rendement.

Flux de travail Approbation

Bibliothèque de documents envoyant des messages électroniques à trois réviseurs

Fichier passant par le flux de travail Approbation.

Le flux de travail Approbation est le plus simple des trois. Ce flux de travail vous sera expliqué en premier dans ce cours. Vous pourrez ainsi vous familiariser avec quelques notions de base avant de découvrir les deux autres flux de travail, plus compliqués. (Notez que les deux autres flux de travail sont présentés dans les cours II et III de ce cursus.)

Donc, comment le flux de travail Approbation fonctionne-t-il de manière générale ? Lorsque vous lancez le flux de travail depuis un fichier d'une bibliothèque de documents, voici ce qui se passe :

1. Un message électronique spécial est envoyé au premier approbateur. Votre site SharePoint désigne ce message électronique comme « tâche » dans la mesure où ce message invite une personne du flux de travail à « faire quelque chose ». La tâche demande à cette personne d'approuver le fichier. Pour cela, elle doit cliquer sur le bouton Approuver (davantage de détails sur ce bouton dans un instant).

2. La personne suivante reçoit alors la tâche. Elle clique sur le bouton Approuver.

3. Une tâche est ensuite envoyée à la dernière personne. Lorsque celle-ci clique à son tour sur Approuver, le flux de travail est terminé.

L'élément principal à relever ici est donc que chaque tâche est envoyée à chaque approbateur l'un après l'autre, selon un ordre préalablement déterminé. Si une personne manque d'approuver le fichier, cela peut empêcher la personne suivante de recevoir sa tâche. Mais il est possible de définir une échéance de manière à ce que le flux de travail envoie un message de rappel. Vous pourrez voir tous ces détails dans l'animation qui va suivre.

Remarque pour les utilisateurs de Microsoft Office Outlook    Ces « tâches » de flux de travail sont différentes des tâches Outlook qui vous permettent d'effectuer le suivi de choses à faire. Elles n'ont rien à voir.

Page État du flux de travail

Page État du flux de travail affichant les tâches terminées pour Amy, Bernard et Christophe

Page État du flux de travail.

Une fois le flux de travail terminé, la page État du flux de travail résume l'activité du flux de travail. Vous pouvez voir chaque tâche, son état et le résultat. En votre qualité d'initiateur du flux de travail, vous recevez également ces informations dans un message électronique lorsque le flux de travail est terminé.

La page État du flux de travail constitue l'un des principaux avantages de l'utilisation d'un flux de travail. Pourquoi ? Parce que si, plus tard, il y a un problème quant à savoir si le fichier a été approuvé ou non, les personnes peuvent consulter cette page pour avoir la réponse à leur question.

Remarque    La page État du flux de travail est également disponible dans les flux de travail Recueillir les commentaires et Recueillir les signatures.

Apparence

Curseur cliquant sur le lien du flux de travail Approbation

Exemple animé du flux de travail Approbation.

Comment initier un flux de travail et comment faire en sorte que les personnes effectuent leur tâche ? Regardons ensemble. Élisabeth a créé une présentation en vue d'une réunion prochaine de la société. Cette présentation contient des annonces importantes. Elle a enregistré la présentation dans cette bibliothèque de documents et l'a nommée Réunion société. Mais avant de la présenter à la société, elle doit la faire approuver par trois personnes importantes : Amy, Bernard et Christophe.

Pour voir comment elle démarre le flux de travail Approbation et comment cela se passe pour les trois approbateurs, cliquez sur le mot Lecture au-dessus de l'illustration. Bien que cette animation présente le processus pour PowerPoint 2007, il est identique dans Word 2007 et Excel 2007.

Description de l’animation :

Le curseur pointe sur le fichier, clique sur la flèche bas, puis clique sur Flux de travail.

Il clique ensuite sur le lien Approbation, indique les adresses de messagerie des destinataires, tape un message, spécifie une échéance, puis clique sur Démarrer.

Amy reçoit un message électronique, clique sur le lien vers le fichier, révise le fichier, puis clique sur Modifier cette tâche.

Bernard et Christophe font de même.

Dans la bibliothèque de documents, la colonne Approbation affiche Approuvé et la page État du flux de travail affiche trois tâches terminées.

Commentaires

Page État du flux de travail comportant les commentaires de chaque réviseur

Les commentaires sont affichés dans le bas de la page État du flux de travail.

Avant de cliquer sur Approuver, les personnes peuvent également taper quelques commentaires sur le fichier. Où ces commentaires apparaissent-ils ? Ils apparaissent dans le bas de la page État du flux de travail, dans la section Historique des flux de travail.

En cas de refus du fichier

Page État du flux de travail avec une tâche refusée par Bernard

Lorsqu'une personne refuse le fichier, la tâche est malgré tout terminée.

Vous avez peut-être remarqué que l'animation comporte un bouton permettant de refuser le fichier. Dans cette illustration, vous pouvez voir que Bernard a refusé le fichier car il estime que la diapositive 2 est incorrecte.

Il est important de remarquer que la tâche de Bernard est malgré tout considérée comme terminée, même s'il y a refus.

Si quelqu'un refuse le fichier, vous devez corriger le fichier et relancer le flux de travail pour obtenir une nouvelle fois l'approbation. En d'autres termes, il vous faut une approbation à l'unanimité.

Messages de l'initiateur

1 - Message indiquant « L'approbation a commencé », « Afficher l'état du flux de travail » 2 - Message indiquant « L'approbation est terminée », « Approuvé par Amy, refusé par Bernard, approuvé par Christophe », « Afficher l'état du flux de travail »

L'initiateur du flux de travail reçoit ces deux messages.

Dans l'animation, vous avez vu comment le flux de travail est initié et comment les personnes accomplissent leur tâche via messages électroniques. Mais lorsque vous êtes l'initiateur d'un flux de travail, vous recevez aussi deux messages électroniques spéciaux :

1. Vous recevez un message qui vous indique quand un flux de travail a été lancé.

2. Et lorsque chacun a terminé sa tâche, vous recevez un message final vous informant que le flux de travail est terminé. Ce message comporte le nom des personnes qui ont approuvé ou refusé le fichier.

Au bas de chacun de ces messages, un lien vous dirige vers la page État du flux de travail. Ce lien est très pratique à la réception du premier message puisqu'il vous permet de voir qui a terminé ou non sa tâche. Dans le message final, il vous permet d'accéder facilement à la page État du flux de travail si vous deviez vous assurer qu'un fichier a été approuvé ou non.

Comment annuler un flux de travail

Page État du flux de travail avec lien Annuler le flux de travail affiché en surbrillance

Où supprimer un flux de travail

Comment faire si vous devez annuler un flux de travail ? Par exemple, si le fichier n'était pas tout à fait prêt contrairement à ce que vous pensiez. Pour annuler un flux de travail, accédez à la page État du flux de travail et cliquez sur Annuler le flux de travail. Celui-ci est alors interrompu et les utilisateurs reçoivent une notification les informant de son annulation.

Les tâches, terminées ou non, restent dans la page d'état dans l'éventualité où vous voudriez les conserver.

Ce dont vous avez besoin

Fichier PowerPoint ouvert avec le bouton Modifier cette tâche de la barre des messages

Ce bouton peut ne pas s'afficher.

Comme vous l'avez vu, le bouton Modifier cette tâche est pratique pour effectuer une tâche de flux de travail. Si les personnes impliquées dans votre flux de travail ne voient pas ce bouton dans Word 2007, Excel 2007 ou PowerPoint 2007, il se peut qu'elles aient désactivé la barre de messages. Elles peuvent toujours la réactiver dans l'onglet Affichage.

Si le bouton n'est toujours pas disponible, elles peuvent effectuer la tâche sur le site SharePoint via leur navigateur Web. Des informations détaillées à ce sujet sont disponibles dans l’Aide-mémoire à la fin de ce cours.

Pourquoi le bouton Modifier cette tâche s'afficher ? Car il n'est disponible qu'à condition d'avoir acheté l'une des suites suivantes :

  • Microsoft Office Professionnel Plus 2007

  • Microsoft Office Entreprise 2007

  • Microsoft Office intégrale 2007

Il est également disponible dans les versions autonomes de Word 2007, Excel 2007 et PowerPoint 2007. En revanche, il n'est pas disponible dans les autres suites Office telles que Microsoft Office Standard 2007.

Ce dont vous avez besoin (suite)

Zone Office SharePoint Server 2007

Produit nécessaire pour que ces flux de travail soient disponibles.

Il est également utile de savoir que les flux de travail abordés dans ces cours ne sont disponibles que si vous pouvez enregistrer un fichier dans une bibliothèque de documents sur un site SharePoint Server 2007. Comment savoir si vous disposez de SharePoint Server 2007 ? C'est une question courante. Continuez et essayez de démarrer le flux de travail Approbation comme indiqué dans l'animation. Si vous voyez l'option permettant de démarrer le flux de travail, vous pouvez continuer. Dans le cas contraire, demandez à la personne responsable de votre serveur ou à votre département informatique comment obtenir des flux de travail comme ceux dont vous disposez.

Effectuez le test suivant pour vérifier que vous avez bien compris le cours. Vos réponses sont privées et les résultats du test ne sont pas notés.

Si vous utilisez un flux de travail dans une bibliothèque de documents, que se passe-t-il en principe ?

Il envoie les fichiers à chaque personne de la société pour révision.

Mauvaise réponse. Essayez encore.

Il permet d'automatiser le processus de révision d'un fichier en fournissant un lien dans un message électronique.

Exact. Votre spécialiste informatique peut également fournir des flux de travail qui font d'autres choses, mais par défaut les flux de travail d'une bibliothèque de documents permettent d'envoyer des fichiers pour révision.

Il dirige les personnes d'une bibliothèque vers une autre pour leur permettre de réviser un fichier.

Mauvaise réponse. Bien que les personnes jouent un rôle important dans un flux de travail, ce n'est pas ce qui se passe. Essayez à nouveau.

Il vous aide à envoyer des fichiers pour révision sans utiliser la messagerie électronique.

Incorrect, car dans la plupart des cas les participants reçoivent des messages électroniques qui leur demandent d'accomplir une tâche, comme approuver un fichier. L'initiateur du flux de travail n'a pas besoin d'envoyer de courrier électronique, mais le flux de travail en tant que tel fait appel à la messagerie électronique. Essayez encore.

Quels sont les trois flux de travail abordés dans ce cursus ?

Approbation, Recueillir les noms, Recueillir les adresses.

Mauvaise réponse. Approbation en est un, mais les deux autres sont incorrects. Essayez encore.

Recueillir les approbations, Recueillir les signatures, Recueillir les commentaires.

Presque, mais le premier n'est pas correct. Essayez encore.

Approbation, Recueillir les noms, Recueillir les signatures.

Non, désolé, votre réponse n’est pas juste. Deux des éléments cités sont justes, mais un est faux. Essayez encore.

Approbation, Recueillir les commentaires, Recueillir les signatures.

Oui, c’est exact. Ce sont bien les trois flux de travail abordés dans ce cursus. Le deuxième cours traitera du flux de travail Recueillir les commentaires et le troisième du flux de travail Recueillir les signatures.

Lorsqu'une tâche d'un flux de travail est affectée à quelqu'un, comment cela se présente-t-il ?

C'est un genre de petit post-it avec des instructions sur la tâche à effectuer.

Mauvaise réponse. Ce n'est pas ainsi que cela se présente. Essayez encore.

C'est comme un message électronique contenant les instructions.

Correct. C'est bien ainsi qu'ils le verront.

C'est comme un petit presse-papiers avec une case à cocher en regard de la tâche.

Non, ce n’est pas juste. Essayez encore.

Cela s'affiche dans le document dans une colonne spéciale.

Non, ce n’est pas juste. Même s'il est vrai que, souvent, une nouvelle colonne apparaît à côté d'un fichier pour indiquer l'état général du flux de travail. Essayez encore.

Où pouvez-vous trouver une archive indiquant qui a terminé ses tâches de flux de travail ?

Dans le document en tant que tel.

Mauvaise réponse. Les tâches accomplies n'apparaissent pas dans le fichier. Essayez encore.

Dans une colonne en regard du fichier dans la bibliothèque.

Non, ce n’est pas juste. Même s'il est vrai que, souvent, une nouvelle colonne apparaît à côté d'un fichier pour indiquer l'état général du flux de travail. Essayez encore.

Dans la page Rapport d'archive du flux de travail.

Mauvaise réponse. Cette page n'existe pas, nous l'avons créée. Mais vous n'êtes pas loin. Essayez encore.

Dans la page État du flux de travail.

Exact ! Cette page vous sert de rapport officiel sur les personnes impliquées dans le flux de travail. Et n'oubliez pas que l'initiateur du flux de travail reçoit un message électronique contenant un lien vers la page d'état.

Vrai ou faux : Si vous utilisez Office Standard 2007, le bouton Modifier cette tâche apparaît dans Word, Excel et PowerPoint 2007.

Vrai.

Mauvaise réponse. Vous ne verrez pas le bouton Modifier cette tâche si vous avez Office Standard 2007. Pour cela, il vous faut Office Professionnel Plus 2007, Office Entreprise 2007 ou Office intégrale 2007. Sinon, vous pouvez aussi acheter une version autonome de Word 2007, Excel 2007 ou PowerPoint 2007.

Faux.

Exact. Pour cela, il vous faut Office Professionnel Plus 2007, Office Entreprise 2007 ou Office intégrale 2007. Sinon, vous pouvez aussi acheter une version autonome de Word 2007, Excel 2007 ou PowerPoint 2007.

Vrai ou faux : Si quelqu'un refuse un fichier dans le flux de travail Approbation, sa tâche n'est pas considérée comme achevée.

Vrai.

Mauvaise réponse. Si quelqu'un refuse un fichier dans le flux de travail Approbation, sa tâche est bel et bien considérée comme terminée. Après tout, une action a bien eu lieu sur le fichier, même si cette action ne va pas dans le sens de l'initiateur du flux de travail.

Faux.

Exact. Si quelqu'un refuse un fichier dans le flux de travail Approbation, sa tâche est considérée comme terminée.

Commentaires

Aide-mémoire

Voir aussi

Comment démarrer le flux de travail Approbation

  1. Téléchargez ou enregistrez un classeur Microsoft® Office Excel® 2007, une présentation Microsoft® Office PowerPoint® 2007 ou un document Microsoft® Office Word 2007 dans une bibliothèque de documents sur un site Microsoft® Office SharePoint® Server 2007.

  2. Accédez à la bibliothèque de documents à l’aide de votre navigateur Web. Pointez sur le fichier, cliquez sur la flèche bas, puis cliquez sur Flux de travail.

  3. Cliquez sur le lien correspondant au flux de travail Approbation.

  4. Tapez les adresses de messagerie de chacun des réviseurs.

  5. Si vous voulez inclure un message ou des instructions spécifiques aux tâches, tapez-les sous Tapez le message à inclure dans votre demande.

  6. Sous Échéance, tapez un nombre, puis sélectionnez Jour(s) ou Semaine(s) pour la valeur d’incrément temporel.

  7. Cliquez sur Démarrer.

Achever une tâche

  1. Dans le message électronique de la tâche, cliquez sur le lien vers le fichier qui est affiché sous Pour effectuer cette tâche.

  2. Réviser le fichier.

  3. Pour marquer votre tâche comme terminée, cliquez sur le bouton Modifier cette tâche.

  4. Tapez un bref commentaire, puis cliquez sur Approuver ou sur Refuser.

Comment exécuter une tâche de flux de travail si le bouton Modifier cette tâche n’est pas disponible

  1. Dans le message électronique de la tâche, cliquez sur le lien ici dans le bas du message.

  2. Votre navigateur s’ouvre et la page de la tâche s’affiche.

  3. Tapez vos commentaires, puis cliquez sur Approuver ou sur Refuser.

S’applique à : Word 2007



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