Filtrer les données dans une base de données de bureau

Important :  Cet article a été traduit automatiquement, voir l’avertissement. Vous pouvez consulter la version en anglais de cet article ici.

Pour appliquer un filtre, cliquez avec le bouton droit sur le champ ou le contrôle que vous voulez utiliser pour le filtrage, puis choisissez une commande de filtrage dans la moitié inférieure du menu qui s’affiche. Pour utiliser une valeur particulière comme base de votre filtre, sélectionnez la valeur, cliquez dessus avec le bouton droit, puis choisissez une commande de filtrage. Les options de filtrage dépendent du type de données du champ que vous utilisez. Voici à quoi ressemblent les options de filtrage pour un champ de texte dans lequel la valeur hello world est sélectionnée :

Menu contextuel affichant les options de filtrage textuel

Vous pouvez utiliser des filtres pour afficher des enregistrements spécifiques dans un formulaire, un état, une requête ou une feuille de données, ou pour imprimer uniquement certains enregistrements d’un état, d’une table ou d’une requête. Un filtre limite l’affichage des données à certains enregistrements, sans qu’il soit nécessaire de modifier la disposition de l’objet sous-jacent.

Cet article explique comment appliquer, enregistrer et supprimer des filtres dans une base de données Access. Pour plus d'informations à propos du filtrage dans une application Access, consultez le blog Filtrer vos données avec Access 2013. Pour plus d'informations sur l'accès aux applications en général, consultez l'article créer une application Access.

Contenu de cet article

À propos du filtrage

Différentes méthodes de filtrage

Basculer vers le mode filtré ou le mode non filtré de vos données

Effacer un filtre

Enregistrer un filtre et l’appliquer automatiquement

À propos du filtrage

La limitation des données affichées est une tâche de base de données élémentaire et le filtrage est une façon de procéder, mais parfois l’utilisation d’une requête est plus appropriée. Une fois que vous décidez d’utiliser un filtre, plusieurs méthodes s’offrent à vous : les filtres courants, le filtrage par sélection et le filtrage par formulaire.

Quand utiliser une requête ?

Parfois, lorsque vous voulez limiter les données affichées, une requête est une meilleure solution que le filtrage. La création d’une requête demande un peu de travail : vous devez ouvrir le concepteur de requêtes, ajouter des tables, etc. Mais, une fois que vous avez terminé, vous disposez d’une nouvelle source de données que vous pouvez utiliser pour fournir des données aux formulaires, états et autres requêtes, tout élément acceptant une source de données. Envisagez de recourir à une requête dans les cas suivants :

  • Vous avez l’intention d’utiliser le même jeu limité de données à plusieurs reprises, éventuellement avec plusieurs objets. Vous pouvez enregistrer un filtre, et vous supprimez et réappliquez un filtre, mais vous ne pouvez pas utiliser un filtre avec un objet quelconque en dehors de celui pour lequel vous l’avez créé.

  • Vous devez inclure plusieurs possibilités simultanément, plusieurs jeux différents de critères. Bien que ce soit possible avec le filtre par formulaire, dans une requête vous voyez tous les jeux de critères différents simultanément, et non dans des onglets différents comme dans le filtre par formulaire.

Les filtres prennent en charge différents types de données

Il existe différents types de filtres, dont certains ne s’appliquent qu’à un seul type de données et d’autres qui permettent d’utiliser plusieurs types de données. Les filtres que vous pouvez utiliser dépendent du type et des valeurs du champ à filtrer. Voici une illustration présentant les filtres courants pour les données Date/heure.

Filtrage sur un champ de date

1. Filtres courants de données Date/heure

2. Le filtre Toutes les dates dans la période est uniquement disponible pour les données de date/heure. Il permet d’ignorer la partie du jour et de l’année des valeurs de date.

Réutilisation d’un filtre

Si vous enregistrez un objet auquel un filtre a été appliqué, le filtre sera disponible à la prochaine ouverture de l’objet. Vous pouvez définir la propriété FiltrerSurchargement pour déterminer si le filtre doit être appliqué à l’ouverture de l’objet.

Si vous voulez réutiliser un filtre avec d’autres objets de base de données, vous pouvez l’enregistrer sous forme de requête.

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Différentes méthodes de filtrage

Il existe trois méthodes principales de filtrage :

  • Filtres courants    – Facilement accessibles, les filtres courants vous permettent de choisir des valeurs à partir des données à filtrer et fournissent également un jeu intégré de filtres de comparaison, tels que Contient.

  • Filtre par sélection    – Tout aussi accessible, cette méthode fonctionne bien si vous voyez une valeur à utiliser comme filtre.

  • Filtrer par formulaire – Si vous voulez appliquer un jeu de filtres au même moment, le filtrage par formulaire vous offre un peu plus de contrôle sur le processus.

Filtres courants

Les filtres courants sont disponibles par défaut pour la plupart des données et offrent des fonctionnalités de filtrage de base qui sont spécifiques aux données. Par exemple, lors du filtrage de données Date/heure, vous pouvez utiliser le filtre courant Avant pour exclure les dates antérieures ou postérieures à une date particulière.

Remarque :  Les filtres courants opèrent sur un champ à la fois. Pour filtrer sur plusieurs champs ou contrôles, vous pouvez appliquer un filtre à chacun d’entre eux séparément, ou utiliser une option de filtrage avancé.

Pour utiliser un filtre courant    Cliquez sur l’en-tête du champ que vous voulez filtrer ; les filtres courants apparaissent dans la partie inférieure du menu qui s’affiche.

Filtres de dates courants
Filtre courants pour les données Date/heure

1. Pour filtrer et n’afficher que des valeurs spécifiques, utilisez la liste de case à cocher, qui affiche toutes les valeurs actuellement stockées dans le champ.

2. Pour filtrer et afficher une plage de valeurs, cliquez sur un filtre de comparaison et spécifiez les valeurs requises.

Astuces sur les filtres courants

  • Pour filtrer une liste de valeurs à l'aide d'une seule ou plusieurs des valeurs, désactivez la (Sélectionner tout) case à cocher puis sélectionnez les valeurs souhaitées.

  • Pour filtrer les valeurs null (afficher les enregistrements dans lesquelles il n'existe aucune donnée pour le champ filtré), désactivez la (Sélectionner tout) case à cocher, puis activez la case à cocher à côté (vides).

  • Vous pouvez utiliser les caractères génériques dans un filtre courant pour une concordance moins précise : par exemple, le caractère générique de l’astérisque (*) correspond à n’importe quelle chaîne de caractères. Ainsi, vous pouvez appliquer le filtre courant Égal dans un champ Prénom au moyen de la chaîne de filtre L*ti*ia de façon à prendre en compte les diverses graphies de Læticia.

  • Pour inclure un caractère générique dans votre filtre en tant que tel (et non en tant que caractère générique), insérez le caractère entre crochets.

Pourquoi les filtres courants n’apparaissent-ils pas ?

Les filtres courants ne sont pas disponibles dans les cas suivants :

  • Les filtres spécifiques aux données ne sont pas disponibles pour les champs Oui/Non, Objet OLE et Pièce jointe.

  • La liste de valeurs n’est pas disponible pour les champs Mémo.

  • Les filtres courants ne sont pas du tout disponibles dans tous les affichages autres que le mode Feuille de données, le mode Formulaire, le mode État ou le mode Page.

Filtre par sélection

Pour appliquer un filtre basé sur une valeur actuellement sélectionnée, dans le ruban, cliquez sur Accueil, puis dans le groupe Trier et filtrer, cliquez sur Sélection. Une liste déroulante affiche les options de filtrage disponibles. Comme pour les filtres courants, les options de filtre par sélection varient selon le type de données. Vous pouvez également cliquer avec le bouton droit sur une valeur sélectionnée pour filtrer par sélection.

Menu Filtrer par sélection

Filtrer par formulaire

Pour filtrer en remplissant un formulaire, sous l’onglet Accueil, dans le groupe Trier et filtrer, cliquez sur Avancé, puis cliquez sur Filtrer par formulaire. Lorsque vous utilisez Filtrer par formulaire, Access crée un formulaire vierge semblable à celui que vous filtrez, puis vous autorise à remplir autant de champs que vous voulez. Une fois que vous avez terminé, Access recherche les enregistrements qui correspondent. C’est pratique lorsque vous voulez filtrer en utilisant des valeurs pour plusieurs champs. L’illustration suivante représente un filtre par formulaire simple :

Filtrer par formulaire

Remarque : Lorsque vous utilisez Filtrer par formulaire, vous ne pouvez pas spécifier des valeurs de champ au moyen des types de champs suivants : valeurs multiples, Mémo, Lien hypertexte, Oui/Non ou Objet OLE.

Ajouter d’autres valeurs Filtrer par formulaire avec l’onglet Ou

Pour ajouter un jeu de valeurs à utiliser pour le filtrage différent, cliquez sur le onglet ou en bas de la filtrer par formulaire – cette action ouvre un nouveau formulaire vide à utiliser pour le filtrage. Chaque fois que vous utilisez un onglet ou, Access crée une nouvelle ; Il est toujours une inutilisées ou tab sur un filtre par formulaire. Lorsque vous fournissez plusieurs jeux de valeurs à l'aide de filtrer par formulaire, les enregistrements qui répondent à n'importe quel jeu sont incluses. En d'autres termes, plus vous onglets ou utiliser les données plus inclura votre filtre.

Filtre/tri avancé

Occasionnellement, vous souhaiterez appliquer un filtre qui va au-delà de ce que vous pouvez faire en utilisant d’autres méthodes de filtrage pour rédiger les critères de filtre vous-même. Dans ce cas, vous pouvez utiliser le filtre/tri avancé, qui correspond en quelque sorte à la création d’une requête.

  1. Ouvrez une table, une requête, un formulaire ou un état dans l’une des vues suivantes : Feuille de données, Formulaire, État ou Page.

  2. Assurez-vous que la vue n’est pas déjà filtrée. Dans la barre de navigation dans les enregistrements, vérifiez que Pas de filtre est estompé (pas disponible). Si cette barre de navigation n’est pas affichée, cliquez sur Options avancées dans le groupe Trier et filtrer de l’onglet Accueil, puis cliquez sur Effacer tous les filtres (si la commande Effacer tous les filtres est estompée, c’est qu’aucun filtre n’est actif).

  3. Dans le ruban, cliquez sur famille, puis dans la cliquez sur groupe Trier et filtrerAvancé, , puis cliquez sur Filtre/tri avancé.

  4. Ajoutez à la grille les champs sur lesquels vous voulez filtrer.

  5. Spécifiez un critère dans la ligne Critères de chaque champ. Les critères sont appliqués globalement et seuls sont affichés les enregistrements qui satisfont à tous les critères de la ligne Critères. Pour spécifier d’autres critères pour un champ, tapez le premier critère dans la ligne Critères et le second critère dans la ligne Ou, etc.

    Conseils : 

    • Le jeu complet de critères de la ligne Ou est appliqué comme alternative au jeu de critères de la ligne Critères. Tout critère que vous souhaitez appliquer pour ces deux jeux de critères doit être spécifié à la fois sur la ligne Critères et sur la ligne Ou. Cliquez sur Basculer le filtre pour afficher les lignes filtrées.

    • Une bonne façon de découvrir à écrire des critères consiste à appliquer un filtre courant ou un filtre basé sur une sélection qui donne un résultat qui est éloigné de ce que vous recherchez. Ensuite, avec le filtre appliqué à la vue, affichez le onglet d'objet de filtre

Commandes spéciales sous l’onglet Filtre du document

Deux commandes spéciales sont disponibles sur le onglet filtre du document. Lorsque vous cliquez n'importe où au-dessus de la grille de création, sous l'onglet, le chargement de requête et Enregistrer en tant que requête commandes sont disponibles dans le menu contextuel.

Options de filtrage spécial

La commande Charger à partir d’une requête charge la structure d’une requête sélectionnée dans la grille. Cela vous permet d’utiliser les critères de requête comme critères de filtre.

La commande Enregistrer en tant que requête vous permet d’enregistrer les paramètres du filtre en tant que nouvelle requête.

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Basculer vers le mode filtré ou le mode non filtré de vos données

Pour basculer vers le mode non filtré des données, cliquez sur Filtré dans la barre de navigation entre les enregistrements.

Activation/désactivation du filtre dans le navigateur d’enregistrements

Pour rebasculer vers l’affichage filtré, cliquez sur Non filtré dans la barre de navigation entre les enregistrements.

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Effacer un filtre

Effacez un filtre pour le supprimer complètement. Vous ne pouvez pas réappliquer un filtre effacé en cliquant sur Non filtré, il vous faut créer à nouveau le filtre. Vous pouvez effacer un filtre unique d’un champ unique ou effacer tous les filtres de tous les champs dans la vue.

  • Effacer un filtre spécifique    Cliquez avec le bouton droit sur l’élément filtré, puis cliquez sur Supprimer le filtre dans nom du champ.

  • Effacer tous les filtres    Sur le famille onglet, dans le groupe Trier et filtrer, cliquez sur Avancé, puis cliquez sur Effacer tous les filtres.

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Enregistrer un filtre et l’appliquer automatiquement

Lorsque vous fermez un tableau, une requête, un formulaire ou un état et un filtre est en place le filtre sont enregistré avec l'objet. La prochaine fois que l'objet est ouvert, les données non filtrées sont affiche, mais le filtre enregistré n'est pas disponible pour appliquer – simplement passer à l'affichage filtré en cliquant sur non filtré dans la barre de navigation entre les enregistrements. Si vous souhaitez que le filtre à appliquer lors de l'objet s'ouvre, définissez la propriété FiltrerSurchargementOui.

Remarque : La propriété FiltrerSurchargement s'applique uniquement lors du chargement de l'objet. Définition de cette propriété pour un objet en mode création avant de basculer vers un autre affichage n'entraîneront pas le paramètre à appliquer. Vous devez fermer et rouvrir l'objet de modifications apportées à la propriété FiltrerSurchargement prennent effet.

Enregistrer un filtre en tant que requête

Pour enregistrer un filtre en tant que requête, de façon à pouvoir le réutiliser avec d’autres objets, utilisez Filtre/tri avancé : dans le ruban, cliquez sur Accueil, puis dans le groupe Trier et filtrer, cliquez sur Avancé, puis cliquez sur Filtre/tri avancé. Configurez le filtre à votre convenance, cliquez avec le bouton droit sur un emplacement vide sous l’onglet Filtrer, puis cliquez sur Enregistrer en tant que requête.

Menu contextuel dans Filtre/tri avancé

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Remarque : Avertissement traduction automatique : cet article a été traduit par un ordinateur, sans intervention humaine. Microsoft propose cette traduction automatique pour offrir aux personnes ne maîtrisant pas l’anglais l’accès au contenu relatif aux produits, services et technologies Microsoft. Comme cet article a été traduit automatiquement, il risque de contenir des erreurs de grammaire, de syntaxe ou de terminologie.

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