Faire une présentation PowerPoint

Quand vous avez préparé une présentation et que vous devez la présenter auprès d'un groupe, vous souhaitez en contrôler le contenu, le rythme et ainsi que les éléments affichés à tout moment. Présenter un PowerPoint est un moyen formel et professionnel de réaliser une présentation en ligne. Personne ne peut modifier le contenu que vous êtes en train de présenter, mais si vous le souhaitez, d'autres personnes peuvent l'annoter pour accentuer un point.

Que souhaitez-vous faire ?

Télécharger un fichier PowerPoint avant une réunion planifiée

Contrôler les personnes pouvant télécharger votre présentation

Faire une présentation PowerPoint

Présenter un fichier PowerPoint que vous avez téléchargé auparavant pour une réunion

Présenter un fichier PowerPoint qui n'a pas encore été téléchargé

Arrêter la présentation

Contrôler ce que les autres personnes peuvent afficher pendant votre présentation

Faire de tout le monde des présentateurs

Changer de présentateur pendant une présentation

Préparer plusieurs présentateurs

Changer de présentateur

Annoter une présentation

Permettre à d'autres personnes d'annoter

Insérer une image dans votre présentation PowerPoint

Enregistrer une copie du fichier annoté

Télécharger un fichier PowerPoint avant une réunion planifiée

Si vous avez planifié une réunion, vous voulez peut-être télécharger votre présentation au préalable.

  1. Ouvrez votre réunion depuis Microsoft Outlook en cliquant sur le lien Participer en ligne ou Participer à une réunion en ligne dans l'invitation.

  2. Dans la fenêtre de réunion, cliquez sur Partager puis sur Présentation PowerPoint.

  3. Double-cliquez sur le fichier PowerPoint file que vous souhaitez ajouter puis cliquez sur Ouvrir. Une fois le fichier téléchargé et converti pour la présentation, les diapositives sont affichées dans la zone de la fenêtre de partage de la réunion qui se trouve à droite de la fenêtre de la réunion.

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Contrôler les personnes pouvant télécharger votre présentation

Afin de garder l'attention sur vous, votre présentation et pour éviter les distractions, vous voudrez peut-être restreindre la liste des personnes pouvant télécharger votre présentation ou vos documents.

  • Après avoir téléchargé votre présentation, dans la fenêtre de réunion, cliquez sur Liste de contenu, cliquez sur la flèche en regard de votre fichier, pointez sur Mettre à disposition de, puis cliquez sur l’un des éléments suivants :

    • Organisateur    autorise uniquement à la personne qui planifie la réunion à télécharger le fichier. Cette option peut vous intéresser si vous faites une présentation et que vous ne voulez pas que les participants de la réunion voient le contenu avant que vous ne l'ayez présenté.

    • Présentateurs     autorise uniquement les présentateurs à télécharger le fichier sur leurs ordinateurs.

    • Tout le monde    autorise l'organisateur, les présentateurs et les participants à télécharger le fichier sur leurs ordinateurs.

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Faire une présentation PowerPoint

Vous pouvez donner faire une présentation PowerPoint téléchargée auparavant pour une réunion ou rechercher un fichier PowerPoint et commencer sa présentation.

Présenter un fichier PowerPoint que vous avez téléchargé auparavant pour une réunion

  1. Dans la fenêtre de réunion, cliquez sur Partager puis sur Contenu récent, puis cliquez sur le nom du fichier.

Présenter un fichier PowerPoint qui n'a pas encore été téléchargé

  1. Dans la fenêtre de réunion, cliquez sur Partager puis sur Présentation PowerPoint.

  2. Dans la boîte de dialogue Partager PowerPoint accédez au fichier PowerPoint à présenter et double-cliquez dessus. Vous devrez peut-être augmenter la durée de téléchargement et convertir le fichier pour la présentation.

Remarque :  Dès que vous commencez votre présentation, l’icône du périphérique audio à droite de votre nom est en surbrillance et ce texte s’affiche “(Votre nom) a pris la parole”.

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Arrêter la présentation

Pour arrêter une présentation, procédez comme suit :

  • Dans le coin supérieur de la fenêtre de réunion, cliquez sur Arrêter le partage.

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Contrôler ce que les autres personnes peuvent afficher pendant votre présentation

Si vous ne voulez pas que les invités voient la présentation à l'avance, vous pouvez les verrouiller sur votre affichage. Les autres présentateurs pourront cependant toujours regarder la présentation à l'avance.

1. Dans la fenêtre de la réunion, sous le nom de la réunion situé au sommet, cliquez sur le lien Informations de participation et options de réunion, puis sur Options de la réunion.

2. Dans la boîte de dialogue Options de réunion en ligne, sous Privilèges, dans la liste déroulante Afficher en privé, cliquez sur Présentateurs uniquement.

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Faire de tout le monde des présentateurs

Pour faire de tout le monde des présentateurs, procédez comme suit :

  1. Dans la fenêtre de la réunion, sous le nom de la réunion situé au sommet, cliquez sur le lien Informations de participation et options de réunion, puis sur Options de la réunion.

  2. Dans la boîte de dialogue Options de réunion en ligne, sous Présentateurs, cliquez sur Tout le monde, y compris les personnes externes à mon entreprise (aucune restriction) .

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Changer de présentateur pendant une présentation

Les présentateurs peuvent se relayer pendant la présentation d'un fichier PowerPoint lors d'une réunion. Pendant qu'une personne présente, une autre peut avancer vers une diapo spécifique de la présentation ou même ouvrir un autre document pour le présenter.

Préparer plusieurs présentateurs

1. Dans la fenêtre de la réunion, sous le nom de la réunion situé au sommet, cliquez sur le lien Informations de participation et options de réunion, puis sur Options de la réunion.

2. Dans la boîte de dialogue Options de réunion en ligne, sous Privilèges, dans la liste déroulante Afficher en privé , vérifiez que Présentateurs uniquementou Tout le monde est sélectionné.

Changer de présentateur

  • Dans la fenêtre de la réunion, cliquez sur Partager, cliquez sur Présentation PowerPoint, puis dans la boîte de dialogue Partager PowerPoint accédez au fichier PowerPoint à présenter et double-cliquez dessus.

  • Un présentateur différent prêt à présenter peut cliquer sur Remplacer en tant que présentateur dans la fenêtre de réunion au moment approprié de la présentation. Cette option est à la disposition de tous les présentateurs qui ne présentent pas encore. Toutefois seul le présentateur actuel dispose de l’option Arrêter le partage lui permettant de terminer la présentation.

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Annoter une présentation

Annoter une présentation ne fait qu'ajouter des remarques sur la couche supérieure ou partagée d'une présentation, sans altérer le véritable fichier.

  • Pour commencer à écrire ou à dessiner sur une présentation PowerPoint, utilisez les outils situés au bas de la fenêtre de partage de la réunion.

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Permettre à d'autres personnes d'annoter

Pour permettre aux participants à la réunion d'écrire ou de dessiner sur des diapositives PowerPoint, procédez comme suit :

1. Dans la fenêtre de la réunion, sous le nom de la réunion situé au sommet, cliquez sur le lien Informations de participation et options de réunion, puis sur Options de la réunion.

2. Dans la boîte de dialogue Options de réunion en ligne, sous Privilèges, dans la liste Présentations d’annotations, cliquez sur Tout le monde ou Présentateurs uniquement.

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Insérer une image dans votre présentation PowerPoint

Pendant votre présentation, vous pouvez insérer une image dans le fichier PowerPoint, en procédant comme suit :

  • Dans la fenêtre de la réunion, dans les outils d'annotation situés dans la partie inférieure de la fenêtre de partage de la réunion, cliquez sur l'icône Insérer une image puis accédez à l'image à insérer et double-cliquez dessus.

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Enregistrer une copie du fichier annoté

  • Dans la fenêtre de la réunion, dans les outils d'annotation situés dans la partie inférieure de la fenêtre de partage de la réunion, cliquez sur l'icône Enregistrer avec les annotations puis accédez à l’emplacement choisi et cliquez sur Enregistrer.

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