Faciliter l'affichage et l'impression d'une feuille de données

Important :  Cet article a été traduit automatiquement, voir l’avertissement. Vous pouvez consulter la version en anglais de cet article ici.

Lorsque vous ouvrez une table ou affichez les résultats d’une requête, Microsoft Office Access 2007 affiche le résultat de la table ou la requête en mode feuille de données. Résultats de données ou d’une requête table qui sont affichés en mode feuille de données sont appelés une feuille de données. Vous pouvez personnaliser l’apparence d’une feuille de données pour afficher des données spécifiques à utiliser comme un état simple.

Que voulez-vous faire ?

En savoir plus sur les feuilles de données

Organiser des données en modifiant et en déplaçant les colonnes ou lignes

Modifier la couleur de style et de l’arrière-plan du quadrillage

Modifier le format de texte

Synthétiser les données en ajoutant une ligne Total

Appliquer le tri et filtrage

Enregistrer vos modifications de mise en page

En savoir plus sur les feuilles de données

Une feuille de données est une représentation visuelle des données contenues dans un tableau ou des résultats renvoyés par une requête. Elle affiche les champs pour chaque enregistrement d’une table, un formulaire ou un résultat de la requête dans un format tabulaire (ligne et colonne), comme illustré ici.

Tableau des employés en mode Feuille de données

Par défaut, les tables et requêtes ouvrent en mode feuille de données. Dans le volet de Navigation, avec le bouton droit à une table ou requête, puis cliquez sur Ouvrir dans le menu contextuel pour ouvrir la table ou la requête sous la forme d’une feuille de données.

Ouverture d’une table en mode Feuille de données

Lorsque vous appliquez des formats spécifiques à des lignes et colonnes ou ajoutez une ligne Total, une feuille de données peut également être un état simple.

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Organiser des données en modifiant et en déplaçant les colonnes ou lignes

Vous pouvez organiser les données pour simplifier de la feuille de données pour afficher ou pour afficher uniquement les données nécessaires à un moment donné. Cette section présente plusieurs méthodes dans lequel vous pouvez le faire.

Redimensionner des colonnes ou des lignes

Parfois, toutes les colonnes dans une feuille de données tiendront sur votre écran ou l’impression, ou des colonnes individuelles peuvent occuper plus d’espace qu’ils ont besoin pour leur contenu. En outre, vous souhaiterez peut-être modifier la hauteur des lignes pour que le texte qui ne tient pas dans une colonne puisse continuer sur une nouvelle ligne.

Une fois que vous ouvrez une table, une requête ou un formulaire en mode feuille de données, vous pouvez redimensionner manuellement les colonnes individuelles ou redimensionner automatiquement une colonne pour l’ajuster à son contenu.

Redimensionner manuellement une colonne

  1. Placez le pointeur sur le bord de la colonne que vous souhaitez redimensionner.

  2. Lorsque le pointeur se transforme en flèche à deux pointes, faites glisser le bord de la colonne jusqu'à atteindre la taille souhaitée.

Redimensionner une colonne dans une feuille de données

Redimensionner automatiquement une colonne

  1. Pour redimensionner une colonne pour ajuster son contenu, placez le pointeur sur le bord de la colonne que vous souhaitez redimensionner.

  2. Lorsque le pointeur se transforme en flèche à deux pointes, double-cliquez sur la bordure de la colonne.

Redimensionnement d’une colonne pour l’ajuster au texte

Redimensionner les colonnes multiples

  • Pour redimensionner plusieurs colonnes en même temps, maintenez la touche MAJ enfoncée, sélectionner plusieurs colonnes adjacentes, puis redimensionnez les colonnes sélectionnées. Vous pouvez également sélectionner la feuille de données entière et redimensionner toutes les colonnes.

Redimensionner des lignes

  • Pour redimensionner des lignes, placez le pointeur entre deux sélecteurs d’enregistrements dans la feuille de données et faites glisser jusqu'à ce que les lignes sont la taille souhaitée.

Vous ne pouvez pas redimensionner chaque ligne individuellement — lorsque vous redimensionnez une ligne, toutes les lignes sont redimensionnés.

Redimensionnement de lignes dans une feuille de données

Redimensionner des lignes à la hauteur par défaut

  1. Pour redimensionner des lignes à la hauteur par défaut, avec le bouton droit un sélecteur d’enregistrement, puis cliquez sur Hauteur de ligne dans le menu contextuel.

    Cliquer avec le bouton droit sur un sélecteur d’enregistrement

    Cliquer sur Hauteur de ligne dans le menu contextuel

  2. Dans la boîte de dialogue Hauteur de ligne, activez la case à cocher Hauteur standard, puis cliquez sur OK.

Remarque : Vous ne pouvez pas annuler les modifications apportées à la largeur d’une colonne ou la hauteur des lignes en cliquant sur le bouton Annuler dans la barre d’outils Accès rapide. Pour annuler les modifications, fermez la feuille de données, puis cliquez sur non lorsque vous êtes invité à enregistrer vos modifications à la mise en page de la feuille de données. En cliquant sur non annule également toutes les autres modifications de mise en page que vous avez apportées.

Déplacer une colonne

Vous pouvez rapidement modifier l’ordre des colonnes dans une feuille de données en faisant glisser les colonnes à différents emplacements dans la feuille de données. Par exemple, vous pouvez procéder pour vous assurer qu’une colonne spécifique reste toujours visibles.

  • Cliquez sur l’en-tête de colonne pour sélectionner une colonne, ou maintenez la touche MAJ pour sélectionner plusieurs colonnes adjacentes et faites glisser l’ou les colonnes vers un nouvel emplacement.

Déplacement de la colonne Prénom vers la position la plus à gauche

Renommer une colonne

Il peut arriver que lorsque vous souhaitez renommer une colonne afin de mieux décrire les données qu’il contient. Par exemple, si une colonne contenant des adresses de messagerie est nommée EMAdd, vous souhaiterez peut-être rendre la colonne titre plus facile à comprendre en modifiant à l’adresse de messagerie. Pour ce faire, avec le bouton droit de l’en-tête de la colonne et cliquez sur Renommer la colonne dans le menu contextuel, puis tapez le nouveau nom. Par exemple, tapez Messagerie cadress.

Renommer une colonne

Affichage ou masquage de colonnes

Si vous souhaitez afficher ou imprimer uniquement certaines colonnes de votre rapport simple, vous pouvez masquer les colonnes que vous ne souhaitez afficher dans une feuille de données. Par exemple, si vous travaillez avec une base de données des informations de contact, vous souhaiterez peut-être afficher uniquement complètement nom et l’adresse électronique pour chaque contact. Vous pouvez créer cette vue en masquant toutes les autres colonnes.

Masquer des colonnes

  1. Cliquez sur l’en-tête de la colonne que vous souhaitez masquer.

    Pour sélectionner des colonnes adjacentes, maintenez la touche MAJ enfoncée et cliquez sur les en-têtes de colonnes supplémentaires.

    Remarque : Vous ne pouvez pas sélectionner des colonnes non adjacentes. Sélectionnez toutes les autres colonnes et masquer celles séparément.

  2. Cliquez sur l’en-tête de colonne, puis cliquez sur Masquer les colonnes dans le menu contextuel.

Masquage de colonnes de feuille de données

Afficher les colonnes

  1. Avec le bouton droit n’importe quel en-tête de colonne, puis cliquez sur Afficher les colonnes dans le menu contextuel.

  2. Dans la boîte de dialogue Afficher les colonnes, activez la case à cocher en regard de chaque colonne que vous souhaitez afficher, puis sur Fermer.

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Modifier la couleur de style et de l’arrière-plan du quadrillage

Lorsque vous utilisez une feuille de données sous forme d’un état simple, vous pouvez améliorer l’apparence des données en modifiant les formats, tels que le style de quadrillage ou la couleur d’arrière-plan, ou en créant des couleurs différentes pour les lignes en alternance.

Définir le style de quadrillage

  1. Sous l’onglet accueil, dans le groupe police, cliquez sur la flèche en regard du bouton quadrillage.

  2. Cliquez sur le style de quadrillage souhaité.

    Bouton Quadrillage du groupe Police

Définir la couleur d'arrière-plan

  1. Sous l’onglet accueil, dans le groupe police, cliquez sur la flèche en regard du bouton Couleur d’arrière-plan/remplissage.

  2. Cliquez sur la couleur d'arrière-plan souhaitée.

    Bouton Couleur d'arrière-plan/remplissage du groupe Police

Modifier la couleur d'arrière-plan des lignes paires et impaires

Vous pouvez définir la couleur d’arrière-plan des lignes en alternance dans une feuille de données indépendamment de la couleur d’arrière-plan par défaut. En définissant une couleur d’arrière-plan en alternance, vous pouvez facilement faire la distinction entre des lignes adjacentes.

  1. Sous l’onglet accueil, dans le groupe police, cliquez sur la flèche en regard du bouton Autre couleur d’arrière-plan/remplissage.

    Bouton Autre couleur d'arrière-plan/remplissage du groupe Police

  2. Cliquez sur la couleur d’arrière-plan que vous voulez appliquer.

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Modifier le format de texte

Une fois que vous ouvrez une table, une requête ou un formulaire en mode feuille de données, vous pouvez modifier l’apparence du texte, y compris la mise en forme. Notez que vos modifications s’appliquent à la feuille de données entière. Si vous voulez que vos modifications s’affichent automatiquement la prochaine fois que vous ouvrez la feuille de données, n’oubliez pas de cliquer sur Oui lorsque vous fermez la feuille de données et que vous êtes invité à enregistrer les modifications apportées à la mise en page.

L'illustration suivante montre le groupe Police sous l'onglet Accueil. Utilisez les commandes de ce groupe pour modifier des caractéristiques de police dans la feuille de données.

Groupe Police

  1. Cliquez sur n’importe quelle cellule dans la feuille de données.

  2. Sous l'onglet Accueil, dans le groupe Police, effectuez une ou plusieurs des actions suivantes :

    • Pour modifier la police, tapez ou cliquez sur une police dans la zone Police.

    • Pour modifier la taille de police, tapez ou cliquez sur une taille de police dans la zone Taille de police.

    • Pour modifier le style de police, cliquez sur le bouton gras, italique ou souligné (ou n’importe quelle combinaison des trois).

    • Pour modifier la couleur de police, cliquez sur la flèche à côté du bouton Couleur de police, puis sélectionnez une couleur dans la palette.

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Synthétiser les données en ajoutant une ligne Total

En ajoutant une ligne Total dans une feuille de données, vous pouvez voir rapidement le total d’une colonne calculé. En plus d’additionner une colonne de données, vous pouvez utiliser la ligne Total pour effectuer d’autres calculs, tels que recherche moyennes, pour compter le nombre d’éléments dans une colonne et recherche la valeur minimale ou maximale dans une colonne de données.

Pour afficher la ligne Total, procédez comme suit :

  1. Sous l'onglet Accueil, dans le groupe Enregistrements, cliquez sur Totaux.

    Une nouvelle ligne apparaît au bas de la feuille de données, avec le mot Total dans la première colonne.

  2. Cliquez sur n’importe quelle cellule qui se trouve sur la même ligne que la cellule qui contient le mot Total.

  3. Cliquez sur la flèche qui apparaît, puis cliquez sur le type de calcul que vous souhaitez afficher dans la cellule.

    La liste des fonctions ou types de calculs disponibles dépend de la type de données de la colonne. Par exemple, si la colonne contienne des valeurs monétaires, vous voyez une liste de fonctions qui s’appliquent aux calculs de devise, tels que les champs Minimum et Maximum.

Ligne Total dans une feuille de données avec un éventail de fonctions

Pour plus d’informations sur l’utilisation de la fonction ligne Total, consultez les liens dans la section Voir aussi.

Appliquer le tri et filtrage

Il existe certaines modifications rapides supplémentaires qui peuvent faciliter votre feuille de données afficher ou imprimer. Par exemple, dans l’illustration suivante, les noms d’entreprise sont triées par ordre alphabétique.

Feuille de données avec une colonne triée par ordre alphabétique

  • Pour appliquer le tri, avec le bouton droit de la colonne (ou cliquez sur la flèche dans l’en-tête de colonne), puis cliquez sur l’option de tri souhaitée.

  • Pour appliquer un filtre, cliquez sur la flèche dans l’en-tête de colonne et activez les cases à cocher pour les valeurs que vous voulez afficher. Par ailleurs, vous pouvez cliquer sur Filtres textuels ou Filtres numériques pour créer des filtres plus détaillées.

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Enregistrer vos modifications de mise en page

Après avoir modifié la disposition et l’apparence d’une feuille de données, vous devez enregistrer les modifications si vous souhaitez conserver les modifications de la prochaine fois que vous ouvrez la feuille de données. Lorsque vous fermez une feuille de données après avoir apporté des modifications à sa mise en page, vous êtes invité à enregistrer ces modifications. Si vous cliquez sur Oui, les modifications sont enregistrées et appliquées la prochaine fois que vous ouvrez la feuille de données. Si vous cliquez sur non, les modifications sont ignorées et la feuille de données s’ouvre avec les paramètres de mise en page par défaut (ou les derniers paramètres enregistrés) la prochaine fois que vous l’ouvrez.

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Remarque : Avertissement traduction automatique : cet article a été traduit par un ordinateur, sans intervention humaine. Microsoft propose cette traduction automatique pour offrir aux personnes ne maîtrisant pas l’anglais l’accès au contenu relatif aux produits, services et technologies Microsoft. Comme cet article a été traduit automatiquement, il risque de contenir des erreurs de grammaire, de syntaxe ou de terminologie.

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