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Extraire et modifier un fichier

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Lorsque vous extrayez un fichier d'une bibliothèque sur un site Microsoft Windows SharePoint Services, vous vous assurez que les autres utilisateurs ne puissent pas y apporter de modifications pendant que vous-même modifiez le fichier. Pendant son extraction, vous pouvez modifier et enregistrer le fichier, le fermer et le rouvrir. Les autres utilisateurs ne peuvent pas modifier le fichier ou voir vos modifications avant que vous archiviez le fichier.

Si vous travaillez dans un programme qui est compatible avec Windows SharePoint Services 3.0, vous pouvez utiliser le fichier sur votre disque dur et même travailler dessus lorsque vous n'êtes pas connecté. Par exemple, lorsque vous êtes au bureau, vous pouvez extraire un fichier sur votre ordinateur portable pour travailler dessus pendant un déplacement. Par ailleurs, il est souvent plus rapide de travailler sur des fichiers qui se trouvent sur votre disque dur que sur un serveur.

Présentation

L'extraction d'un fichier permet d'empêcher plusieurs personnes de le modifier en même temps et d'éviter ainsi les conflits et la confusion liées à l'existence de plusieurs versions. L'archivage et l'extraction des fichiers permettent de mieux contrôler les versions des fichiers car une version est créée uniquement lorsque vous archivez un fichier et non chaque fois que vous ouvrez et fermez le fichier pour y travailler.

Lorsque vous consultez un fichier à partir de certains programmes compatibles avec Windows SharePoint Services 3.0, vous pouvez travailler avec le fichier sur votre disque dur, même lorsque vous êtes déconnecté. La copie est stockée dans le dossier Brouillons de votre serveur, qui est, par défaut, le dossier Brouillons SharePoint dans votre dossier Mes Documents. Toutefois, vous pouvez modifier l’emplacement dans certains programmes clients. Travailler sur des fichiers sur le disque dur est souvent plus rapide que de travailler avec des fichiers sur le serveur et vous permet de facilement continuer à travailler lorsque vous n’êtes pas au bureau.

Lorsqu’un fichier est extrait, personne ne puisse modifier celle-ci à l’exception de la personne qui a été extrait. Son icône dans les modifications de la bibliothèque pour indiquer que le fichier a été extrait par icon image . Lorsque vous placez le pointeur de souris sur l’icône extrait, le nom de la personne avec laquelle le fichier a été extrait par apparaît dans une info-bulle. Modifications apportées par une personne à un fichier lorsqu’il est extrait ne sont pas visibles aux personnes jusqu'à ce que le fichier est réintégré. Ceci est vrai que si la personne travaille sur le fichier sur son disque dur ou sur le serveur.

Des bibliothèques peuvent être configurées de sorte que vous deviez extraire les fichiers avant de les modifier. Si votre bibliothèque exige l'extraction des fichiers, vous serez invité à extraire le fichier pour le modifier. Si l'extraction est requise dans votre bibliothèque, vous devez archiver un nouveau fichier que vous créez ou téléchargez vers une bibliothèque. Le fichier n'est pas disponible pour les autres tant qu'il n'est pas archivé.

Lorsque vous extrayez un fichier, c'est généralement pour le modifier avant de l'archiver à nouveau.

Si votre bibliothèque exige que les fichiers soient extraits, vous pouvez également extraire le fichier lorsque vous l'ouvrez pour le modifier. Si l'extraction est requise, vous serez averti que le fichier est extrait alors que vous le modifiez, s'il n'est pas déjà extrait.

  1. Si la bibliothèque n'est pas ouverte, cliquez sur son nom dans le menu de lancement rapide.

    S'il n'y figure pas, cliquez sur Afficher tout le contenu du site, puis sur le nom de votre bibliothèque.

  2. Pointez sur le nom de fichier, cliquez sur la flèche qui apparaît, puis sur Extraire.

    Dans une bibliothèque d'images, cliquez sur le fichier puis, dans les propriétés qui s'affichent, cliquez sur Extraire.

  3. Si le programme que vous utilisez pour modifier le fichier est compatible avec Windows SharePoint Services 3.0, il peut s'afficher un message vous demandant si vous souhaitez travailler sur un brouillon local de ce fichier. Si vous souhaitez travailler sur une copie du fichier sur votre disque dur, laissez la case à cocher Utiliser mon dossier Brouillons local activée. Désactivez cette case à cocher si vous voulez que le brouillon soit stocké sur le serveur lorsqu'il est extrait pour vous.

    Remarques : 

    • Si la commande Extraire n'est pas disponible, cela peut signifier que le fichier est déjà extrait pour vous ou quelqu'un d'autre.

    • Si par la suite vous décidez d'archiver le fichier sans enregistrer vos modifications, vous pouvez renoncer à vos modifications. Toutes les modifications apportées lors de l'extraction du fichier sont perdues. Le fichier revient à la dernière version archivée et aucun historique de version n'est conservé pour les modifications non enregistrées.

    • Vous pouvez archiver le fichier afin que d'autres puissent voir vos modifications, et conserver le fichier extrait pour continuer à travailler dessus. Pour ce faire, activez la case à cocher Laisser le document extrait après l'archivage de cette version lorsque vous réarchivez le fichier.

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