Extraire, archiver des fichiers ou annuler les modifications apportées à des fichiers dans une bibliothèque de site

Important :  Cet article a été traduit automatiquement, voir l’avertissement. Vous pouvez consulter la version en anglais de cet article ici.

Si vous souhaitez apporter des modifications à un fichier qui réside dans une bibliothèque de site, la méthode la plus sûre consiste à extraire le fichier. Ainsi, vous pouvez être sûr que personne d’autre ne peut modifier le fichier pendant que vous travaillez sur celui-ci. Lorsque le fichier est extrait, vous pouvez le modifier en mode connexion ou hors connexion et l’enregistrer, plusieurs fois, au besoin.

Lorsque vous avez terminé d’apporter des modifications au fichier et que vous l’archivez dans sa bibliothèque de site, les autres personnes peuvent voir les modifications que vous avez apportées au fichier et l’extraire à leur tour, sous réserve qu’elles disposent des autorisations appropriées. En outre, si vous décidez de ne pas apporter de modifications au fichier ou de ne pas conserver celles que vous y avez effectuées, il vous suffit d’annuler votre extraction afin de ne pas affecter l’historique des versions.

Que voulez-vous faire ?

Vue d’ensemble

Extraire un fichier

Archiver un fichier

Annuler une extraction

Extraire, archiver des fichiers ou annuler les extractions de plusieurs fichiers

Vue d’ensemble

Certaines bibliothèques sont configurées de manière à exiger l’extraction des fichiers. Si tel est le cas dans votre organisation, vous êtes invité à extraire tout fichier que vous souhaitez modifier. Une fois les modifications apportées au fichier, vous devez archiver le fichier ou annuler l’extraction.

Si l’extraction n’est pas requise, vous pouvez ouvrir un document dans sa bibliothèque, y apporter des modifications, l’enregistrer et le fermer. Toutefois, si vous procédez de la sorte, il est possible qu’une autre personne travaille sur le document au même moment et qu’elle écrase vos modifications. À moins d’être absolument certain d’être la seule personne ayant ouvert le fichier, il est recommandé d’extraire le fichier avant d’effectuer des modifications.

Important :  Si vous travaillez en tant que co-auteur d’un document (lorsque plusieurs personnes travaillent simultanément sur le même document), n’extrayez le document que si vous souhaitez y écrire de façon exclusive.

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Extraire un fichier

Pour extraire un fichier d’une bibliothèque :

  1. Accédez à la bibliothèque où réside votre fichier.

  2. Choisissez l’une des méthodes suivantes pour extraire le fichier :

    • Pointez sur le nom du fichier, cliquez sur la flèche déroulante en regard du nom du fichier, puis sélectionnez Extraire.

      Liste déroulante pour un fichier Word sélectionné dans une liste SharePoint. L’option « Extraire » est mise en surbrillance.

    • Activez la case à cocher en regard du nom du fichier, puis, dans le ruban, sélectionnez l’icône Extraire.

      Ruban SharePoint avec sélection de l’icône « Extraire »

      Une boîte de message s’ouvre, vous indiquant que vous êtes sur le point d’extraire un fichier. Si vous souhaitez l’enregistrer dans le dossier que vous avez désigné pour vos brouillons locaux, activez la case à cocher Utiliser mon dossier Brouillons local.

      Boîte de message permettant de maintenir l’extraction d’un fichier dans le dossiers Brouillons local

      Important :  Si vous sélectionnez au moins deux fichiers en vue de leur extraction, vous n’avez pas la possibilité de les enregistrer dans un dossier Brouillons local.

  3. Indiquez si vous souhaitez enregistrer le fichier dans votre dossier Brouillons local. La vitesse et la portabilité sont les avantages de l’enregistrement du fichier dans un dossier local. Le fait de travailler en mode connexion offre une plus grande protection des fichiers. Vous pouvez opter pour ce mode si vous n’avez pas besoin de travailler en mode hors connexion. Si vous souhaitez enregistrer le fichier dans votre dossier Brouillons local, activez la case à cocher Utiliser mon dossier Brouillons local. Sinon, n’activez pas la case à cocher.

  4. Cliquez sur OK.

Lorsque le fichier est extrait, l’icône en regard du nom de fichier est partiellement couverte par une flèche verte pointant vers le bas, Image de l'icône . Cela vous indique que vous ou quelqu'un d’autre, que le fichier a été extrait. Si vous pointez sur l’icône d’un fichier extrait, une info-bulle affiche le nom du document et le nom de la personne qui l’a extrait.

Info-bulle qui apparaît sous l’icône du fichier extrait. Elle indique à l’utilisateur le nom du fichier et le nom de la personne qui l’a extrait.

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Archiver un fichier

Vous devez archiver vos fichiers dans votre bibliothèque pour que vos collègues aient accès à ces fichiers, ainsi qu’à toutes les modifications que vous y avez apportées.

Pour archiver un fichier

  1. Accédez à la bibliothèque où réside votre fichier.

  2. Choisissez l’une des méthodes suivantes pour archiver votre fichier :

    • Pointez sur le fichier à archiver, cliquez sur la flèche déroulante en regard du nom du fichier, puis sélectionnez Archiver.

      Zone déroulante dans laquelle l’option « Archiver » est sélectionnée

    • Activez la case à cocher en regard de l’icône du fichier, puis, dans le ruban, cliquez sur Archiver.

      Ruban SharePoint avec pointage sur l’icône Archiver

  3. Lorsque la Archiver un message dans la s’ouvre, opérez le choix approprié dans la zone Conserver l’extraction.

    • Si vous souhaitez effectuer un archivage temporaire, puis continuer à travailler sur le fichier, sélectionnez Oui dans la zone Conserver l’extraction.

    • Si vous avez terminé de travailler sur le fichier et que vous n’avez pas besoin de le conserver extrait, sélectionnez Non dans la zone Conserver l’extraction.

      Boîte de message qui apparaît lorsqu’un fichier est archivé

  4. Dans la zone Commentaires, ajoutez un commentaire qui décrit les modifications que vous avez apportées. Bien que cette étape soit facultative, elle est recommandée en tant que meilleure pratique. Les commentaires d’archivage sont particulièrement utiles lorsque plusieurs personnes travaillent sur un même fichier. En outre, si les versions font l’objet d’un suivi dans votre organisation, le commentaire est intégré à leur historique, ce qui à l’avenir pourrait s’avérer important si vous devez revenir à une version antérieure du fichier pour une raison quelconque.

  5. Cliquez sur OK, pour terminer l’archivage du fichier, ou sur Annuler, si vous changez d’avis pour une raison quelconque. La flèche verte disparaît de l’icône du fichier une fois celui-ci archivé.

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Annuler une extraction

Si vous extrayez un fichier et que vous n’y apportez aucune modification, il vous suffit d’annuler l’extraction, au lieu d’enregistrer le fichier. Si votre organisation effectue le suivi des versions, une version est créée chaque fois que vous archivez un fichier dans la bibliothèque. En annulant l’extraction, vous pouvez éviter la création d’une version lorsque vous n’avez apporté aucune modification au fichier.

Dans certains cas, il est possible que vous ne souhaitiez pas conserver les modifications que vous avez apportées. Plutôt que d’enregistrer le fichier, vous pouvez annuler l’extraction et, ce faisant, perdre les modifications.

Pour annuler une extraction :

  1. Accédez à la bibliothèque où réside votre fichier.

  2. Choisissez l’une des méthodes suivantes pour archiver votre fichier :

    • Pointez sur le fichier à archiver, cliquez sur la flèche déroulante en regard du nom du fichier, puis sélectionnez Annuler l’extraction.

      Menu déroulant dans lequel l’option « Annuler l’extraction » est sélectionnée

    • Activez la case à cocher en regard de l’icône du fichier, puis, dans le ruban, cliquez sur Annuler l’extraction.

      Icône Annuler l’extraction dans le ruban SharePoint

  3. Lorsque la boîte de message d’Ouvrir un Document annonce que vous êtes sur le point de supprimer le fichier, cliquez sur OK pour terminer la vérification dans le fichier ou Annuler si vous changez d’avis. La flèche verte disparaît de l’icône de fichier lorsque le fichier est réintégré.

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Extraire, archiver plusieurs fichiers ou annuler les extractions de plusieurs fichiers

Pour extraire, archiver plusieurs fichiers ou annuler leur extraction en même temps :

  1. Activez la case à cocher en regard de l’icône de chaque fichier à archiver, à extraire ou dont vous souhaitez annuler l’extraction.

    Bibliothèque de documents SharePoint dans laquelle plusieurs fichiers sont marqués pour extraction

  2. Dans le ruban, sélectionnez Extraire, Archiver ou Annuler l’extraction, selon le cas.

  3. Cliquez sur OK lorsque la boîte de message s’affiche.

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Remarque : Avertissement traduction automatique : cet article a été traduit par un ordinateur, sans intervention humaine. Microsoft propose cette traduction automatique pour offrir aux personnes ne maîtrisant pas l’anglais l’accès au contenu relatif aux produits, services et technologies Microsoft. Comme cet article a été traduit automatiquement, il risque de contenir des erreurs de grammaire, de syntaxe ou de terminologie.

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