Extraire, archiver des fichiers ou annuler les modifications apportées à des fichiers dans une bibliothèque

Extraire, archiver des fichiers ou annuler les modifications apportées à des fichiers dans une bibliothèque

Important :  Cet article a été traduit automatiquement, voir l’avertissement. Vous pouvez consulter la version en anglais de cet article ici.

Si vous souhaitez apporter des modifications à un fichier sur un site et que vous voulez Vérifiez que personne d’autre pouvoir le modifier, consultez le fichier. Lorsque vous avez extrait le fichier, vous pouvez le modifier en ligne ou hors connexion et enregistrez-le — à plusieurs reprises, le cas échéant. Cette rubrique vous explique comment extraire, archiver et annuler les modifications que vous apportez aux fichiers dans les bibliothèques SharePoint. Pour obtenir des réponses aux questions courantes, voir questions fréquentes sur l’extraction, archivage et les versions .

Le groupe de boutons sous la section ouvrir et extraire du ruban de fichiers

Lorsque vous avez terminé d’apporter des modifications au fichier et que vous l’archivez dans la bibliothèque, les autres personnes peuvent voir les modifications que vous avez apportées au fichier et apporter elles-mêmes des modifications, si elles y sont autorisées. En outre, si vous décidez de ne pas apporter de modifications au fichier ou de ne pas conserver celles que vous y avez effectuées, il vous suffit d’annuler votre extraction afin de ne pas affecter l’historique des versions.

Conseil : Si vous souhaitez modifier un document Office en même temps que d’autres personnes (également appelé co-création), ne pas vérifier le document. Simplement ouvrir et le modifier. Nous vous recommandons activer le contrôle de version pour la bibliothèque tout d’abord, cependant, au cas où une personne fait plus tard une erreur et que vous voulez restaurer une version antérieure du document. Pour plus d’informations sur la co-création, voir co-création et collaboration sur des documents.

Lorsque vous souhaitez extraire et modifier un document, qu’il fonctionne en ligne ou le téléchargement, faites-le dans l’ordre suivant :

  • Extraction du document

  • Télécharger ou ouvrez le document dans une application en ligne

  • Modifier le document

  • Téléchargez le document ou enregistrez-le à partir de l’application en ligne

  • Archiver le document

Certaines bibliothèques sont configurées de manière à exiger l’extraction des fichiers. Si tel est le cas, vous êtes invité à extraire tout fichier que vous souhaitez modifier. Une fois les modifications apportées au fichier, vous devez archiver le fichier ou annuler l’extraction.

Si l’extraction n’est pas obligatoire dans la bibliothèque, il n’est pas nécessaire d’extraire le fichier, tant que cela ne vous dérange pas que d’autres personnes le modifient en même temps que vous.

Conseil : Si votre équipe envisage d’utiliser la co-création, nous vous recommandons activation du contrôle de version au moins principal dans la bibliothèque, au cas où une personne fait une erreur et des téléchargements d’un document du même nom dans une bibliothèque dans laquelle tout le monde a co-création. De cette façon, si vous perdez des modifications, vous pouvez restaurer une version précédente du document. Pour plus d’informations, voir Activer et configurer le contrôle de version pour une liste ou bibliothèque .

  1. Accédez à la bibliothèque où votre fichier est enregistré. Si vous cherchez à un affichage de la bibliothèque dans une autre page, vous devrez peut-être cliquez d’abord sur le titre de la bibliothèque. Par exemple, vous devrez peut-être cliquez sur Documents tout d’abord pour accéder à la bibliothèque de Documents.

  2. Sélectionnez le fichier ou les fichiers que vous souhaitez extraire et cliquez sur fichiers, puis cliquez sur Extraire.

    Consultez bouton avec info-bulle ouverte

    Remarques : 

    • Lorsque le fichier est extrait, l’icône en regard du nom de fichier est partiellement couverte par une flèche verte pointant vers le bas, Image de l'icône . Cela indique que vous ou quelqu'un d’autre, que le fichier a été extrait. Si vous pointez sur l’icône d’un fichier extrait, vous pouvez voir le nom du document et le nom de la personne qui a extrait.

Lorsque vous consultez un document, vous devez toujours ouvrir le fichier, téléchargez-le ou le modifier en ligne. Lorsque vous consultez un document, il seulement lui affecte afin que vous pouvez effectuer une opération avec le fichier. Si vous voulez simplement afficher, double-cliquez sur le nom du document pour l’ouvrir dans Office 365.

Bien que ne pas recommandé, vous a théoriquement extraire un fichier et le laisser qu'il extrait indéfiniment personne d’autre ne permet du modifier. Il existe cependant meilleures façons de le faire. Pour empêcher une personne de modification d’un fichier, mais toujours partagez-le, attribuez à cette personne, ou le groupe Afficher les droits uniquement, ce que vous faire lorsque vous partagez initiale. Pour plus d’informations, voir le contenu, sites et partager des idées .

Lorsque vous consultez un fichier, le fichier est uniquement marqué comme étant extrait. Jusqu'à ce que vous avez vraiment Téléchargez ou le modifier en ligne, rien d’autre ne se trouve ce fichier. Vous pouvez modifier dans une application en ligne, tels qu’Excel ou Word en ligne, ou téléchargez le fichier sur votre disque local pour travailler en mode hors connexion.

Pour ouvrir un document en ligne sans avoir à télécharger, procédez comme suit :

Ouvrez votre checked document en ligne dans Office 365

  1. Effectuez l’une des actions suivantes :

    • Cliquez avec le bouton droit sur le document, puis cliquez sur « Ouvrir dans Word Web App », ou une autre l’approprié programme en ligne Office 365 (Excel, PowerPoint, etc.).

    • Cliquez sur les points de suspension (...) en regard du document, cliquez à nouveau sur les points de suspension (...), puis cliquez sur Ouvrir dans Word Web App (ou le programme Office 365 approprié.)

  2. Lorsque vous avez terminé, enregistrez le fichier, ou fermez l’application (applications Office 365 automatiquement enregistrer).

  3. Archiver le fichier.

Pour télécharger des fichiers, procédez comme suit :

Télécharger vos fichier

  1. Effectuez l’une des actions suivantes :

    • Cliquez avec le bouton droit sur le document, puis sur Télécharger.

    • Sélectionnez le fichier, puis cliquez sur télécharger une copie à partir du ruban de fichiers.

    • Cliquez sur les points de suspension (...), cliquez à nouveau sur l’ellipse (... ), puis sur télécharger une copie.,

  2. Dans la partie inférieure du navigateur, cliquez sur Enregistrer. Cliquez sur Ouvrir ou Ouvrir le dossier pour afficher le fichier une fois qu’il est téléchargé. Par défaut, le fichier sera dans votre dossier téléchargements.

Vos fichiers et les modifications que vous apportez à ces sera pas disponible à vos collègues jusqu'à ce que vous vérifiez les fichiers dans votre bibliothèque.

Si vous avez téléchargé votre document pour travailler en local, vous souhaiterez télécharger avant de l’intégrer. dans. Voir télécharger des fichiers dans une bibliothèque pour voir comment effectuer cette opération.

  1. Accédez à la bibliothèque où votre fichier est enregistré. Si vous cherchez à un affichage de la bibliothèque dans une autre page, vous devrez peut-être cliquez d’abord sur le titre de la bibliothèque. Par exemple, vous devrez peut-être cliquez sur Documents tout d’abord pour accéder à la bibliothèque de Documents.

  2. Sélectionnez le fichier, ou les fichiers à archiver, cliquez sur fichiers, puis cliquez sur Archiver.

    Conseil outil et bouton Archiver un document
  3. Si vous souhaitez effectuer un temporaire à cocher afin que vous pouvez continuer à travailler sur le fichier, cliquez sur Oui dans la zone Conserver l’extraction. Dans le cas contraire, laissez non sélectionné.

    Boîte de dialogue Archiver

  4. Dans la zone Commentaires, ajoutez un commentaire qui décrit les modifications que vous avez apportées. Bien que cette étape soit facultative, elle est recommandée en tant que meilleure pratique. Les commentaires d’archivage sont particulièrement utiles lorsque plusieurs personnes travaillent sur un même fichier. En outre, si les versions font l’objet d’un suivi dans votre organisation, le commentaire est intégré à leur historique, ce qui à l’avenir pourrait s’avérer important si vous devez restaurer une version antérieure du fichier.

  5. Cliquez sur OK. La flèche verte disparaît de l’icône du fichier une fois celui-ci archivé.

Si vous extrayez un fichier et que vous n’y apportez aucune modification, ou que vous ne souhaitez conserver aucune des modifications apportées, il vous suffit d’annuler l’extraction au lieu d’enregistrer le fichier. Si votre organisation effectue le suivi des versions, une version est créée chaque fois que vous archivez un fichier dans la bibliothèque. En annulant l’extraction, vous pouvez éviter la création d’une version lorsque vous n’avez apporté aucune modification au fichier.

  1. Accédez à la bibliothèque où votre fichier est enregistré. (Si vous observez une vue de la bibliothèque sur une autre page, vous devrez peut-être d’abord cliquer sur le titre de la bibliothèque. Par exemple, vous devrez peut-être cliquer d’abord sur Documents pour accéder à la bibliothèque Documents.)

  2. Sélectionnez le fichier, ou les fichiers que vous souhaitez annuler les modifications, cliquez sur fichiers, puis cliquez sur Ignorer l’extraction.
    Documents SPO ignorer extraction de le bouton

  3. Cliquez sur OK pour terminer annuler l’extraction. La flèche verte disparaît de l’icône de fichier lorsque le fichier est réintégré.

En règle générale, vos utilisateurs SharePoint doit vérifier les documents et arrière dans un mode responsable. Toutefois, si une personne extrait un document et quitte l’entreprise ou part en vacances, il peut bloquer d’autres utilisateurs qui ont besoin de travailler sur ces fichiers. Si vous disposez des autorisations Contrôle total, vous pouvez vérifier un fichier dans qui a été extrait par quelqu'un d’autre. Pour ce faire, procédez comme suit :

  1. Si vous disposez des autorisations Contrôle total, suivez les instructions pour archiver un fichier.

  2. Lorsque vous cliquez sur OK dans la boîte de dialogue Archiver, vous recevrez une boîte de dialogue Avertissement que le fichier a été extrait par un autre utilisateur. Si vous voulez remplacer et vérifier, cliquez sur OK.

    capture d’écran du message d’avertissement relatif à l’archivage dans un autre fichier utilisateurs

Si vous avez besoin accéder à un fichier, mais il est extrait, vous pouvez afficher l’utilisateur qui a il extrait afin de les contacter. Pour obtenir de l’utilisateur, pointez le curseur de la souris sur l’icône du document pour obtenir une info-bulle contextuel qui contient le nom de l’utilisateur qui l’a extrait.

Lorsque vous la souris sur l’icône de document affiche au niveau

Vous pouvez vérifier les fichiers dans une à la fois, ou dans un lot. Lorsque vous archivez plusieurs fichiers dans, ils auront le même paramètre pour conserver l’extraction, ou des commentaires. Suivez ces étapes.

  1. Dans la bibliothèque de documents, sélectionnez tous les fichiers que vous souhaitez archiver en cliquant sur la case à cocher à gauche de l’icône du document.

    trois extrait de fichiers sélectionnés
  2. Cliquez sur l’onglet fichiers, puis cliquez sur Archiver. Si vous avez sélectionné tous les fichiers qui ne sont pas extraits, vous recevrez un message d’avertissement.

    Conseil outil et bouton Archiver un document
  3. Si vous souhaitez effectuer un temporaire à cocher afin que vous pouvez continuer à travailler sur le fichier, cliquez sur Oui dans la zone Conserver l’extraction. Dans le cas contraire, laissez non sélectionné.

    Boîte de dialogue Archiver

  4. Dans la zone commentaires, ajouter un commentaire qui décrit les modifications apportées. Ce commentaire sera utilisé sur tous les fichiers que vous archivez.

  5. Cliquez sur OK. La flèche verte disparaît de l’icône du fichier une fois celui-ci archivé.

Remarque : Avertissement traduction automatique : cet article a été traduit par un ordinateur, sans intervention humaine. Microsoft propose cette traduction automatique pour offrir aux personnes ne maîtrisant pas l’anglais l’accès au contenu relatif aux produits, services et technologies Microsoft. Comme cet article a été traduit automatiquement, il risque de contenir des erreurs de grammaire, de syntaxe ou de terminologie.

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