Exporter vos enregistrements professionnels à partir du Gestionnaire de contacts professionnels

Important :  Cet article a été traduit automatiquement, voir l’avertissement. Vous pouvez consulter la version en anglais de cet article ici.

Vos données du Gestionnaire de contacts professionnels pour Outlook sont stockées dans SQL Server, dans le format de fichier .bcm, mais vous pouvez les exporter dans plusieurs formats. Par exemple, vous souhaiterez peut-être exporter des informations professionnelles pour les utiliser dans un programme de comptabilité intégré ou pour transférer facilement vos données vers un autre ordinateur. Vous pouvez exporter les personnalisations que vous avez apportées à votre base de données, avec ou sans les données professionnelles. Le format de fichier .bcmx est utilisé pour les personnalisations uniquement.

Cet article décrit les options dont vous disposez pour l’exportation de vos données professionnelles et décrit brièvement quelques-unes des raisons pouvant vous amener à les exporter.

Que voulez-vous faire ?

Comprendre l’exportation de données

Exporter vos données

Que se passe-t-il lorsque vous exportez des personnalisations ?

Exportation de produits et services

Exporter un rapport vers Excel en vue d’une analyse approfondie

Comprendre l’exportation de données

Le processus d’exportation du Gestionnaire de contacts professionnels pour Outlook crée une copie des données sélectionnées à partir de votre base de données Gestionnaire de contacts professionnels actuelle et l’enregistre dans un fichier, que vous pouvez importer ultérieurement dans une autre base de données. Aucune donnée n’est supprimée de votre base de données active par l’exportation. Restreignez les données que vous exportez en les filtrant ou en exportant tous les comptes, contacts professionnels et éléments de l’historique des communications, et vos listes de produits et services.

Vous pouvez exporter vos données professionnelles dans l’un des formats de fichier suivants :

  • Données du Gestionnaire de contacts professionnels (.bcm). Cela peut inclure toutes vos données professionnelles telles que les comptes, les contacts professionnels, les opportunités, les projets professionnels et leur historique des communications. Cela inclut également des produits et des services, et toutes les personnalisations que vous avez effectuées. Le format .bcm est la seule option d’exportation qui peut exporter à la fois des comptes et des contacts professionnels, ainsi que toutes vos personnalisations. Vous pouvez par exemple exporter des données dans le format de fichier .bcm si vous souhaitez utiliser les informations sur un autre ordinateur qui exécute le Gestionnaire de contacts professionnels pour Outlook.

  • Personnalisations du Gestionnaire de contacts professionnels (.bcmx). Ce type de fichier comprend les champs définis par l’utilisateur, les formulaires personnalisés (ou types d’enregistrements), les mises en page et les rapports. Utilisez ce format si vous souhaitez exporter uniquement les personnalisations que vous avez effectuées dans le Gestionnaire de contacts professionnels pour Outlook. Aucune de vos données professionnelles n’est exportée. Vous pouvez choisir ce format de fichier par exemple pour stocker une mise en page spécifique que les nouveaux employés peuvent utiliser pour configurer rapidement leur système.

  • Valeurs séparées par des virgules (.csv). Cette option d’exportation crée un type de données (fichier .csv) permettant de stocker les données exportées. De nombreux programmes peuvent lire les fichiers .csv, y compris Microsoft Excel. Vous pouvez choisir ce format de fichier par exemple si vous souhaitez exporter uniquement vos données du Gestionnaire de contacts professionnels pour Outlook sans personnalisations, ou si vous souhaitez afficher les données dans un autre programme capable de lire les fichiers .csv.

    Toutefois, le format .csv comporte des limitations. Par exemple, vous ne pouvez exporter qu’un seul type d’enregistrement, soit des comptes et des enregistrements basés sur des comptes, soit des contacts professionnels et des enregistrements basés sur des contacts professionnels si vous choisissez ce format de fichier. En outre, vous ne pouvez pas exporter des éléments d’historique des communications dans un fichier .csv.

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Exporter vos données

  1. Cliquez sur l’onglet Fichier.

  2. Cliquez sur l’onglet Gestionnaire de contacts professionnels, puis sur le bouton Importer et exporter.

  3. Cliquez sur Exporter vers un fichier.

  4. Cliquez sur le format de fichier dans lequel vous souhaitez exporter vos données, puis cliquez sur Suivant. Suivez les instructions ci-dessous pour le format de fichier que vous avez choisi.

    Remarque :  Dans Windows 7 et Windows Vista, l’emplacement par défaut pour le fichier d’exportation est le dossier Documents. Dans Microsoft Windows XP, l’emplacement par défaut est le dossier Mes documents. Si vous souhaitez modifier l’emplacement, cliquez sur Parcourir.

Données du Gestionnaire de contacts professionnels (.bcm)    

  1. Dans la zone Fichier à exporter, tapez l’emplacement et le nom du fichier que vous allez créer dans le processus d’exportation.

  2. Sélectionnez le type d’enregistrements que vous souhaitez exporter :

    • Comptes et types d’enregistrements basés sur des comptes. Inclut les comptes et tous les enregistrements basés sur le type d’enregistrement Compte, tels que les magasins.

    • Contacts professionnels et types d’enregistrements basés sur des contacts professionnels. Inclut les contacts professionnels et les enregistrements basés sur le type d’enregistrement Contact professionnel, tels que les prospects.

  3. Si vous voulez filtre la liste des enregistrements qui seront exportés, cliquez sur Filtrer. Pour plus d’informations sur le filtrage des enregistrements, voir Filtrer les enregistrements dans le Gestionnaire de contacts professionnels.

  4. Dans la section Inclure de la page Sélectionner l’emplacement du fichier et les options d’exportation, cliquez sur les options souhaitées :

    • Tous les éléments d’historique. Comprend tout l’historique des communications pour les enregistrements sélectionnés, tels que les opportunités, les journaux téléphoniques, les rendez-vous, les projets professionnels, les fichiers et les messages électroniques.

    • Sauf les messages électroniques. Exclut les messages électroniques dans les éléments de l’historique des communications pour les enregistrements sélectionnés.

    • Produits. Inclut tous les produits et services dans votre base de données.

      Conseil : Si un produit ou service a été ajouté à une opportunité, et si l’enregistrement Opportunité a été lié à un compte ou un contact professionnel, le produit ou le service est inclus dans les enregistrements exportés. Utilisez cette case à cocher si vous voulez être sûr d’exporter la liste entière de produits et services de votre entreprise.

  5. Cliquez sur Exporter, puis sur Oui lorsque vous y êtes invité.

  6. Si des erreurs se sont produites, vous pouvez cliquer sur Afficher le journal pour examiner les erreurs. Dans le cas contraire, cliquez sur Terminer.

    Conseil : Vous pouvez également exporter des enregistrements dans le format de fichier .bcm à partir d’un espace de travail. Cliquez sur l’onglet qui répertorie les enregistrements que vous souhaitez exporter, cliquez avec le bouton droit sur un ou plusieurs enregistrements, puis cliquez sur Exporter. Mettez fin à l’Assistant Exporter les données professionnelles.

Personnalisations du Gestionnaire de contacts professionnels (.bcmx)    

  1. Tapez l’emplacement et le nom du fichier que vous allez créer dans le processus d’exportation.

  2. Cliquez sur Exporter, puis sur Oui lorsque vous y êtes invité.

  3. Cliquez sur Terminer.

    Pour plus d’informations sur la manière dont les personnalisations dans un fichier .bcmx sont importées, voir Importer vos données dans le Gestionnaire de contacts professionnels.

Valeurs séparées par des virgules (.csv)    

  1. Tapez l’emplacement et le nom du fichier que vous allez créer dans le processus d’exportation.

  2. Sélectionnez l’une des options suivantes :

    • Contacts professionnels et sous-types. Inclut des contacts professionnels et tous les enregistrements basés sur le type d’enregistrement Contact professionnel, tels que les prospects.

    • Comptes et sous-types. Inclut les comptes et tous les enregistrements basés sur le type d’enregistrement Compte.

  3. Si vous souhaitez filtrer la liste d’enregistrements qui seront exportés, cliquez sur Filtrer. Pour plus d’informations sur le filtrage des enregistrements, voir Filtrer les enregistrements dans le Gestionnaire de contacts professionnels.

  4. Cliquez sur Suivant, puis sur Oui lorsque vous êtes invité à exporter le fichier .csv.

  5. Cliquez sur Terminer pour fermer l’Assistant.

Remarques : 

  • Cliquez sur Afficher le journal pour voir quelles sont les erreurs ou exceptions spécifiques. Si ces messages incluent des problèmes qui doivent être résolus, résolvez-les dans le fichier que vous essayez d’exporter et recommencez l’exportation de vos données.

  • L’exportation de données professionnelles vers et à partir de diverses régions du monde n’est pas recommandée, car certaines structures et certains types de données sont inconvertibles.

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Que se passe-t-il lorsque vous exportez des personnalisations ?

Tous les rapports personnalisés, présentations de formulaires, types d’enregistrements et type de contenu que vous avez créés dans le Gestionnaire de contacts professionnels pour Outlook seront enregistrés dans un fichier .bcmx si vous choisissez d’exporter les pare-feu.

La plupart des personnalisations remplaceront tout paramètre existant dans la base de données de destination, mais il existe quelques exceptions. Pour plus d’informations sur la manière dont l’importation des personnalisations affectera votre base de données, voir Importer vos données dans le Gestionnaire de contacts professionnels.

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Exportation de produits et services

Vous pouvez exporter des informations relatives aux tâche de pair avec d’autres enregistrements, mais vous ne pouvez pas exporter des listes de produits et services seules.

Si vous souhaitez exporter uniquement ces données, vous devez créer un fichier .csv de vos produits et services. Le fichier doit comporter au moins trois colonnes, dans l’ordre suivant :

  • Nom du produit ou du service

  • description

  • Prix unitaire

Vous pouvez également inclure des colonnes Quantité et Coût unitaire, mais celles-ci ne sont pas obligatoires.

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Exporter un rapport vers Excel en vue d’une analyse approfondie

Vous pouvez exporter des données directement à partir de n’importe quel rapport vers une feuille de calcul Excel en vue d’effectuer une analyse, pour conserver des enregistrements ou pour des raisons d’archivage. Avec le Gestionnaire de contacts professionnels pour Outlook, vous pouvez générer et personnaliser des rapports sur les ventes, les produits et services, les comptes, les contacts professionnels, les prospects, les opportunités, les projets professionnels, les tâches de projet et les activités de marketing.

  1. Dans le volet de navigation, cliquez sur Gestionnaire de contacts professionnels.

  2. Dans le ruban, cliquez sur l’onglet Rapports.

  3. Cliquez sur l’un des types de rapports suivants, puis sur le rapport que vous souhaitez ouvrir.

  4. Dans le groupe Actions, cliquez sur Exporter vers Excel. Le rapport s’ouvre dans Excel.

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Remarque : Avertissement traduction automatique : cet article a été traduit par un ordinateur, sans intervention humaine. Microsoft propose cette traduction automatique pour offrir aux personnes ne maîtrisant pas l’anglais l’accès au contenu relatif aux produits, services et technologies Microsoft. Comme cet article a été traduit automatiquement, il risque de contenir des erreurs de grammaire, de syntaxe ou de terminologie.

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