Exporter une table ou une requête vers un site SharePoint

Exporter une table ou une requête vers un site SharePoint

Si vous souhaitez déplacer temporairement ou définitivement certaines de vos données Access vers un site SharePoint, vous pouvez les exporter de votre base de données Access vers le site. Lorsque vous exportez des données, Access crée une copie de l’objet table ou requête sélectionné dans la base de données, et stocke la copie sous forme de liste. Rappel important : la liste exportée ne reflètera pas les modifications apportées à la table ou à la requête source après l’opération d’exportation.

Contenu de cet article

Scénarios courants d’exportation de données vers un site SharePoint

Exporter une table ou une requête vers un site SharePoint

Que faut-il savoir d’autre sur l’exportation ?

Correspondances entre les types de données Windows SharePoint Services et les types de données Access

Scénarios courants d’exportation de données vers un site SharePoint

Vous pouvez exporter une table ou une requête vers un site SharePoint pour différentes raisons, notamment :

  • Vous venez tout juste de commencer à utiliser Windows SharePoint Services lorsque vous vous rendez compte qu’il serait plus facile pour tout le monde que certaines de vos tables de base de données soient également disponibles sous forme de listes SharePoint. Pour partager des données avec votre équipe, il peut être plus facile d’utiliser des listes SharePoint que de travailler dans une base de données. Les listes sont aussi plus faciles à parcourir et à modifier pour les débutants. En outre, vous pouvez tirer parti des différentes fonctionnalités de SharePoint, telles que la réception d’une notification lorsqu’une liste a été modifiée, l’attribution et la coordination des tâches associées à une liste et l’utilisation du mode hors connexion.

  • Vous souhaitez partager régulièrement des données entre Access et un site SharePoint, mais ces données sont actuellement stockées dans Access. Pour afficher et modifier les données les plus récentes, à l’aide d’Access ou à partir du site SharePoint, vous devez commencer par exporter les données sous forme de liste, puis lier celles-ci à partir de la base de données Access.

  • Il vous suffit alors d’utiliser des requêtes dans une base de données Access pour générer des rapports d’état quotidiens ou hebdomadaires, puis de publier les résultats à intervalles réguliers sur l’un de vos sites.

Cette rubrique présente les étapes à suivre pour exporter des données vers SharePoint sous forme de liste. Pour obtenir de l’aide sur la liaison d’une liste SharePoint à partir d’Access, voir Importer des données à partir d’une liste SharePoint ou lier des données à une liste SharePoint.

Exporter une table ou une requête vers un site SharePoint

Pour exporter des données vers un site SharePoint, le plus simple consiste à exécuter l’Assistant Exportation - Site SharePoint. Après avoir exécuté l’Assistant, vous pouvez enregistrer vos paramètres (informations que vous avez fournies lors de l’exécution de l’Assistant) en tant que spécification d’exportation. Vous pourrez ensuite relancer l’opération d’exportation sans avoir à fournir à nouveau ces informations. Les étapes décrites dans cette section expliquent comment préparer l’exportation, exporter vos données et enregistrer vos paramètres en tant que spécification.

Préparer l’opération

  1. Recherchez la base de données contenant la table ou la requête que vous souhaitez exporter.

    Lorsque vous exportez une requête, les lignes et colonnes des résultats de la requête sont exportées sous forme de colonnes et d’éléments de liste. Vous ne pouvez pas exporter un formulaire ou un rapport vers SharePoint.

    Remarque : Vous ne pouvez exporter qu’un seul objet à la fois.

  2. Identifiez le site SharePoint dans lequel vous souhaitez créer la liste.

    Une adresse de site valide commence par http:// ou https:// suivi du nom du serveur, et se termine par le chemin d’accès du site sur le serveur. Par exemple, l’adresse suivante est valide :

    https://contoso/AnalysisTeam

  3. Vérifiez que vous disposez des autorisations nécessaires pour créer une liste sur le site SharePoint. En cas de doute, contactez l’administrateur du serveur.

    L’opération d’exportation crée une nouvelle liste qui porte le même nom que l’objet source d’Access. Si le site SharePoint comporte déjà une liste de ce nom, vous êtes invité à donner un autre nom à la nouvelle liste.

    Remarque : Vous ne pouvez ni remplacer ni ajouter des données à une liste existante.

  4. Passez en revue les champs de la table ou de la requête source.

    Le tableau suivant explique de quelle manière certains éléments sont exportés, et indique si une action supplémentaire est nécessaire dans des circonstances spécifiques.

    Élément

    Résolution

    Champs et enregistrements

    Tous les champs et enregistrements de la table ou de la requête sont exportés, y compris les champs masqués de la feuille de données. Les paramètres de filtrage sont ignorés lors de l’exportation.

    Pièces jointes

    Si l’objet source comporte plusieurs colonnes de pièces jointes, vous ne devez conserver qu’une seule colonne et supprimer les autres. En effet, une liste SharePoint ne peut prendre en charge qu’une seule colonne de pièces jointes. Si l’objet source comporte plusieurs colonnes de ce type, Access affiche un message vous invitant à ne conserver qu’une seule colonne et à supprimer les autres avant de lancer l’opération. Pour contourner ce problème, vous pouvez copier les colonnes de pièces jointes supplémentaires dans d’autres objets Access, puis les exporter vers d’autres listes SharePoint.

    Champs Liste de choix comportant des valeurs simples ou multiples

    Les valeurs affichées dans les champs Liste de choix à valeurs simples sont exportées sous forme de champs de choix à menu déroulant dans la liste SharePoint. Si le champ source prend en charge les valeurs multiples, un champ de choix acceptant les sélections multiples est créé dans la liste SharePoint.

    Remarque : Dans une liste SharePoint, un champ de choix peut ne comporter qu’une seule colonne. Si le champ Liste de choix source comporte plusieurs colonnes, les valeurs de toutes les colonnes sont regroupées en une seule colonne.

    Champs de requêtes calculées

    Les résultats des colonnes calculées sont copiés dans un champ dont le type de données varie en fonction de celui du résultat calculé. L’expression utilisée pour obtenir les résultats n’est cependant pas copiée.

    Champs Objet OLE

    Les champs Objet OLE sont ignorés lors de l’opération d’exportation.

  5. Si la base de données Access source n’est pas encore ouverte, ouvrez-la, puis accédez aux étapes suivantes.

Exporter les données

  1. L’emplacement de l’Assistant Exportation - Site SharePoint varie en fonction de la version d’Access que vous utilisez. Choisissez la procédure correspondant à votre version d’Access :

    • Si vous utilisez Access 2016, Access 2013 ou Access 2010, sous l’onglet Données externes, accédez au groupe Exporter, cliquez sur le bouton Autres pour afficher la liste déroulante des options disponibles, puis cliquez sur Liste SharePoint.

    • Si vous utilisez Access 2007, sous l’onglet Données externes, accédez au groupe Exporter, puis cliquez sur Liste SharePoint.

  2. L’Assistant Exportation - Site SharePoint s’ouvre.

    Spécifiez le site SharePoint vers lequel vous souhaitez exporter votre table ou votre requête Access.

  3. Dans la zone Spécifiez un site SharePoint, entrez l’adresse du site de destination.

  4. Dans la zone Spécifiez le nom de la nouvelle liste, entrez le nom de la nouvelle liste.

    Si l’objet source de votre base de données porte le même nom qu’une liste du site SharePoint, attribuez-lui un autre nom.

  5. Vous pouvez également entrer une description de la nouvelle liste dans la zone Description, puis cocher la case Ouvrir la liste une fois l'opération terminée.

  6. Cliquez sur OK pour démarrer le processus d’exportation.

  7. Access crée une liste sur le site SharePoint, puis affiche l’état de l’opération sur la dernière page de l’Assistant. Au terme de l’opération d’exportation, vous pouvez fermer l’Assistant ou enregistrer les étapes d’exportation en tant que spécification.

    En outre, lors de l’opération, SharePoint sélectionne le type de données approprié pour chacune des colonnes, en fonction du champ source correspondant. Pour afficher la liste des correspondances entre les types de données Access et Windows SharePoint Services lors de l’exportation de données ainsi que les paramètres des champs exportés pour chaque type de données, voir la section Correspondances entre les types de données Windows SharePoint Services et les types de données Access plus loin dans cet article.

Que faut-il savoir d’autre sur l’exportation ?

Correspondances entre les types de données Windows SharePoint Services et les types de données Access

Le tableau suivant indique comment Access identifie le type de données des colonnes de la liste exportée lorsque vous exportez une table ou une requête.

Type de données Access

Type de données Windows SharePoint Services

Paramètres de propriété des champs par défaut

Remarques

Texte

Une seule ligne de texte

Nom de la colonne     Correspond au paramètre Nom du champ d’Access.

Description     Correspond au paramètre Description d’Access.

Obligatoire     Correspond au paramètre Obligatoire d’Access.

Nombre maximal de caractères     Correspond au paramètre Taille du champ d’Access.

Valeur par défaut     Correspond au paramètre Valeur par défaut d’Access s’il ne s’agit pas d’une expression. Sinon, il est vide.

Ajouter à l’affichage par défaut     Oui

Mémo/Texte long

Plusieurs lignes de texte

Nom de la colonne     Correspond au paramètre Nom du champ d’Access.

Description     Correspond au paramètre Description d’Access.

Obligatoire     Correspond au paramètre Obligatoire d’Access.

Nombre de lignes à afficher     5

Ajouter à l’affichage par défaut     Oui

Nombre

Nombre

Nom de la colonne     Correspond au paramètre Nom du champ d’Access.

Description     Correspond au paramètre Description d’Access.

Obligatoire     Correspond au paramètre Obligatoire d’Access.

Min.     Vide

Max.     Vide

Le tableau suivant illustre la façon dont la propriété Nombre de décimales est définie en fonction du paramètre Nombre de décimales d’Access.

Paramètre d’Access    

Paramètre de Windows SharePoint Services    

Automatique

Automatique

0-5

0-5

6-15

5

Valeur par défaut     Correspond au paramètre Valeur par défaut d’Access s’il ne s’agit pas d’une expression. Sinon, il est vide.

Ajouter à l’affichage par défaut     Oui

Afficher sous forme de pourcentage     Oui si la propriété Format est définie sur Pourcentage.

Date/Heure

Date ou heure

Nom de la colonne     Correspond au paramètre Nom du champ d’Access

Description     Correspond au paramètre Description d’Access

Obligatoire     Correspond au paramètre Obligatoire d’Access

Format Date et heure     Défini sur Date uniquement si la propriété Format est définie sur Date courte. Sinon, défini sur Date et heure.

Type de calendrier     Défini sur Islamique (Hijri) si l’option Utiliser le calendrier islamique (Hijri) est cochée. Sinon, défini sur Grégorien.

Le tableau suivant illustre la façon dont la propriété Valeur par défaut est définie en fonction du paramètre Valeur par défaut d’Access.

Paramètre d’Access    

Paramètre de Windows SharePoint Services    

=Date()

Date du jour

Champ défini sur une date spécifique

Champ défini sur une date spécifique

Ajouter à l’affichage par défaut     Oui

Devise

Devise

Nom de la colonne     Correspond au paramètre Nom du champ d’Access.

Description     Correspond au paramètre Description d’Access.

Obligatoire     Correspond au paramètre Obligatoire d’Access.

Min.     Vide

Max.     Vide

Le tableau suivant illustre la façon dont la propriété Nombre de décimales est définie en fonction du paramètre Nombre de décimales d’Access.

Paramètre d’Access    

Paramètre de Windows SharePoint Services    

Automatique

Automatique

0-5

0-5

6-15

5

Valeur par défaut     Correspond au paramètre Valeur par défaut d’Access s’il ne s’agit pas d’une expression. Sinon, il est vide.

Ajouter à l’affichage par défaut     Oui

Type de devise     Correspond au paramètre Format d’Access.

NuméroAuto

Nombre

Nom de la colonne     Correspond au paramètre Nom du champ d’Access.

Description     Correspond au paramètre Description d’Access.

Obligatoire     Correspond au paramètre Obligatoire d’Access.

Min.     Vide

Max.     Vide

Nombre de décimales     Automatique

Ajouter à l’affichage par défaut     Oui

NuméroAuto lorsque la propriété Taille du champ est définie sur N° de réplication

Une seule ligne de texte

Nom de la colonne     Correspond au paramètre Nom du champ d’Access.

Description     Correspond au paramètre Description d’Access.

Obligatoire     Correspond au paramètre Obligatoire d’Access.

Nombre maximal de caractères     38

Valeur par défaut     Vide

Ajouter à l’affichage par défaut     Oui

Oui/Non

Oui/Non

Nom de la colonne     Correspond au paramètre Nom du champ d’Access.

Description     Correspond au paramètre Description d’Access.

Valeur par défaut     Correspond au paramètre Valeur par défaut d’Access s’il ne s’agit pas d’une expression. Sinon, il est vide.

Ajouter à l’affichage par défaut     Oui

Objet OLE

Le champ n’est pas exporté.

Lien hypertexte

Lien hypertexte

Nom de la colonne     Correspond au paramètre Nom du champ d’Access.

Description     Correspond au paramètre Description d’Access.

Obligatoire     Correspond au paramètre Obligatoire d’Access.

Format de l’URL     Lien hypertexte

Ajouter à l’affichage par défaut     Oui

Pièce jointe

Pièce jointe

Nom de la colonne     Correspond au paramètre Nom du champ d’Access.

Description     Correspond au paramètre Description d’Access.

Obligatoire     Correspond au paramètre Obligatoire d’Access.

Ajouter à l’affichage par défaut     Oui

Champs à plusieurs valeurs

Choix

Nom de la colonne     Correspond au paramètre Nom du champ d’Access.

Description     Correspond au paramètre Description d’Access.

Obligatoire     Correspond au paramètre Obligatoire d’Access.

Ajouter à l’affichage par défaut     Oui

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