Exporter un objet de base de données dans une autre base de données Access

Exporter un objet de base de données dans une autre base de données Access

Access propose plusieurs méthodes pour copier un objet tel qu’une table ou un formulaire d’une base de données vers une autre. Copier et coller un objet est la méthode la plus simple, mais l’exportation d’un objet offre davantage d’options. Par exemple, vous pouvez exporter la définition et les données de la table ou uniquement la définition de celle-ci (copie vide de la table). Vous pouvez également enregistrer les détails de l’opération en tant que spécification d’exportation en vue d’une utilisation ultérieure.

Vue d’ensemble

Vous pouvez exporter une table, une requête, un formulaire, un état, une macro ou un module d’une base de données Access vers une autre. Lorsque vous exportez un objet, Access crée une copie de celui-ci dans la base de données de destination.

Vous exportez des objets de base de données dans les cas suivants :

  • Vous devez copier la structure d’une table vers une autre base de données sous la forme d’un raccourci pour la création d’une nouvelle table.

  • Vous devez copier la conception et la disposition d’un formulaire ou d’un état vers une autre base de données en tant que moyen rapide de créer un formulaire ou un état.

  • Vous devez copier la dernière version d’une table ou d’un formulaire vers une autre base de données à intervalles réguliers. Pour ce faire, vous pouvez créer une spécification d’exportation la première fois que vous exportez l’objet, puis vous servir de la spécification pour répéter l’opération ultérieurement.

Notez que l’exportation d’un objet vers une autre base de données diffère très peu de l’ouverture d’une deuxième base de données suivie de l’importation de l’objet à partir de la première. Les deux principales différences entre l’importation et l’exportation d’objets entre des bases de données Access sont les suivantes :

  • Vous pouvez importer plusieurs objets en une seule opération, mais vous ne pouvez pas exporter plusieurs objets en une seule opération. Si vous voulez exporter plusieurs objets vers une autre base de données, il est plus facile d’ouvrir la base de données de destination, puis d’effectuer une opération d’importation à partir de celle-ci.

  • En plus d’objets de base de données, vous pouvez importer des relations entre tables, ainsi qu’importer et exporter des spécifications, des barres de menus et des barres d’outils. Vous pouvez également importer une requête en tant que table. L’exportation n’offre pas ces options.

Vous recherchez des informations sur l’importation d’objets dans une base de données Access ? Voir Importer des objets de base de données dans la base de données Access active.

Préparer l’exportation

  1. Ouvrez la base de données source, si ce n’est déjà fait. Le format de fichier peut être MDB ou ACCDB. Si le fichier est du format MDE ou ACCDE, l’objet source doit être une table, une requête ou une macro. Vous ne pouvez pas exporter des de formulaires, états et modules à partir d’un fichier MDE ou ACCDE.

    Remarque : Si la base de données est en lecture seule, ou si vous n’êtes pas autorisé à y apporter des modifications, vous pouvez effectuer l’opération d’exportation, mais ne pouvez pas enregistrer la spécification d’exportation.

  2. Identifiez l’objet que vous voulez exporter. Si vous exportez des données vers une base de données Access pour la première fois, n’oubliez pas ce qui suit :

    Élément

    Description

    Objet unique par opération

    Vous ne pouvez exporter qu’un seul objet à la fois. Pour exporter plusieurs objets, répétez l’opération d’exportation pour chaque objet, ou effectuez une opération d’importation à partir de la base de données de destination.

    Nouvelle table

    Chaque opération d’exportation crée un objet dans la base de données de destination. Si un objet du même nom existe déjà, vous pouvez choisir de remplacer l’objet existant ou de spécifier un autre nom pour le nouvel objet.

    Remarque : Une opération d’exportation ne peut pas ajouter des enregistrements à une table existante. Pour ajouter des enregistrements, vous pouvez créer une requête Ajout. Pour plus d’informations, consultez l’article Ajouter des enregistrements à une table à l’aide d’une requête Ajout.

    Exportation d’une table liée

    Si la table que vous voulez exporter est une table liée, l’opération d’exportation crée une table liée dans la base de données de destination. La nouvelle table liée établit un lien vers la table source d’origine.

    Par exemple, si vous exportez une table liée nommée Employés1 vers la base de données Ventes qui est liée à la table Employés dans la base de données Paie, l’opération d’exportation crée une table liée dans la base de données de destination. La nouvelle table liée établit un lien directement vers la table Employés dans la base de données Paie.

    Exportation partielle

    Vous ne pouvez pas exporter une portion d’un objet ou seulement quelques enregistrements sélectionnés.

    Relations

    Dans la mesure où vous ne pouvez exporter qu’une table à la fois, l’opération d’exportation ne copie pas les relations. Si vous voulez importer plusieurs tables et leurs relations, ouvrez la base de données de destination, puis importez les objets.

    Définition de table

    Vous pouvez choisir d’exporter une table entière ou simplement sa définition. L’exportation de la définition crée une copie vierge de la table dans la base de données de destination.

    Source d’enregistrement

    L’exportation d’une requête, d’un formulaire ou d’un état n’a pas pour effet d’exporter automatiquement les sources d’enregistrement sous-jacentes. Vous devez exporter les sources d’enregistrement sous-jacentes, sans quoi la requête, le formulaire ou l’état ne fonctionnent pas.

    Champs Liste de choix

    Si un champ dans la table source recherche des valeurs dans une autre table ou requête, vous devez exporter la table ou requête associée si vous souhaitez que le champ de destination affiche les valeurs de recherche. Si vous n’exportez pas la table ou requête associée, le champ de destination affiche uniquement les ID recherche.

    Sous-formulaires et sous-états

    Lorsque vous exportez un formulaire ou un état, les sous-formulaires et sous-états inclus dans le formulaire ou état ne sont pas automatiquement exportés. Vous devez exporter chaque sous-formulaire ou sous-état et sa source d’enregistrement sous-jacente séparément.

  3. Ouvrez la base de données de destination. Le format de fichier peut être MDB ou ACCDB. Il peut également s’agir d’un fichier MDE ou ACCDE. Assurez-vous qu’il ne s’agit pas d’un fichier en lecture seule et que vous disposez des autorisations nécessaires pour le modifier.

    Remarques : 

    • Si vous ne pouvez pas ouvrir la base de données, il se peut qu’un autre utilisateur l’ait ouverte en mode exclusif. En règle générale, vous devez trouver cet utilisateur et lui demander de fermer, puis rouvrir, la base de données en mode normal (multi-utilisateur).

    • Si la base de données est protégée par un mot de passe, vous êtes invité à entrer celui-ci chaque fois que vous exécutez l’Assistant Exportation ou la spécification enregistrée.

    • Si vous voulez exporter l’objet vers une nouvelle base de données, vous devez créer une base de données vide (ne contenant pas de tables, de formulaires ou d’états) avant de démarrer l’opération d’exportation.

  4. Si un objet du même nom que l’objet source existe déjà dans la base de données de destination, vous devez décider si vous souhaitez remplacer la version existante ou spécifier un autre nom pour le nouvel objet.

    Vous êtes désormais prêt à lancer l’opération d’exportation. Accédez à l’ensemble d’étapes suivant.

Exporter un objet de base de données dans une autre base de données Access

  1. Dans l’onglet Données externes, dans le groupe Exporter, cliquez sur Access. Si vous utilisez Access 2007, cliquez sur Plus dans le groupe Exporter, puis sur Base de données Access.

    Conseil : Vous pouvez également démarrer le processus d’exportation en cliquant avec le bouton droit sur l’objet dans le volet de navigation, puis sur Exporter > Access.

  2. Access ouvre la boîte de dialogue Exporter - Base de données Access.

  3. Dans la boîte de dialogue Exporter - Base de données Access, dans le champ Nom de fichier, spécifiez le nom de la base de données de destination, puis cliquez sur OK.

  4. Dans la boîte de dialogue Exporter, modifiez le nom du nouvel objet si vous ne voulez pas remplacer un objet existant du même nom dans la base de données de destination.

  5. Si l’objet sélectionné est une table, indiquez si vous souhaitez exporter la définition et les données de celle-ci, ou uniquement sa définition.

  6. Cliquez sur OK pour terminer l’opération.

    Si un objet du même nom existe dans la base de données de destination, vous êtes invité à le remplacer ou à spécifier un autre nom. Cliquez sur Oui pour le remplacer, ou sur Non pour revenir à la boîte de dialogue Exporter. Spécifiez un nom non utilisé dans la base de données de destination, puis cliquez sur OK.

    Access exporte les objets. Si une erreur s’est produite, Access affiche un message d’erreur. Dans le cas contraire, l’écran final de l’Assistant s’affiche, et vous utilisez cet écran si vous voulez créer une spécification qui enregistre les détails de l’opération d’exportation.

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