Exporter des données vers un fichier texte

Exporter des données vers un fichier texte

Important :  Cet article a été traduit automatiquement, voir l’avertissement. Vous pouvez consulter la version en anglais de cet article ici.

Cette rubrique explique comment exporter des fichiers texte à l’aide de l’Assistant Exportation dans Microsoft Office Access 2007. Cette rubrique explique également comment enregistrer les détails d’exportation en tant que spécification pour une utilisation ultérieure.

Que voulez-vous faire ?

Comprendre l’exportation de fichiers texte

Exporter des données vers un fichier texte

Corriger les valeurs manquantes et incorrectes dans un fichier texte

Comprendre l’exportation de fichiers texte

Vous pouvez exporter des données à partir de Office Access 2007 dans différents formats, y compris les listes Microsoft Office Excel 2007, Microsoft Office Word 2007 et Windows SharePoint Services 3.0. Toutefois, vous devrez peut-être exporter des données dans un programme qui utilise un format de fichier Access ne prend pas en charge. Dans ce cas, si le programme de destination peut utiliser des fichiers texte (.txt), vous pouvez exporter vos données dans ce format et ouvrez le fichier qui en résulte par le programme.

Vous pouvez exporter des tables, requêtes, formulaires et états en tant que fichiers texte. Vous pouvez également exporter une partie d’une vue de feuille de données sélectionnée. Lorsque vous exportez des tables et requêtes, vous avez la possibilité d’exportation de l’objet dans son intégralité, ou uniquement les données sans mise en forme supplémentaires.

À la fin de l’opération, Access crée un fichier texte (*.txt). Si vous choisissez d’ignorer la mise en forme, vous avez la possibilité de créer un fichier texte délimité ou fichier texte de longueur fixe. Si vous choisissez d’exporter des données mises en forme, Access tente de rapprocher la mise en page de l’objet source.

L’Assistant Exportation crée les types de fichiers texte suivants :

  • Fichiers délimités par     Dans un fichier délimité, chaque enregistrement s’affiche sur une ligne distincte et les champs sont séparés par un caractère unique appelé délimiteur. Le délimiteur peut être tout caractère qui n’apparaît pas dans les valeurs de champ, tel qu’une virgule ou un point-virgule.

    1,Company A,Anna,Bedecs,Owner
    2,Company C,Thomas,Axen,Purchasing Rep
    3,Company D,Christina,Lee,Purchasing Mgr.
    4,Company E,Martin,O’Donnell,Owner
    5,Company F,Francisco,Pérez-Olaeta,Purchasing Mgr.
    6,Company G,Ming-Yang,Xie,Owner
    7,Company H,Elizabeth,Andersen,Purchasing Rep
    8,Company I,Sven,Mortensen,Purchasing Mgr.
    9,Company J,Roland,Wacker,Purchasing Mgr.
    10,Company K,Peter,Krschne,Purchasing Mgr.
    11,Company L,John,Edwards,Purchasing Mgr.
    12,Company M,Andre,Ludo,Purchasing Rep
    13,Company N,Carlos,Grilo,Purchasing Rep

    Vous avez uniquement la possibilité de créer un fichier délimité lorsque vous exportez le contenu d’une table ou requête sans mise en forme. Un fichier délimité contient tous les enregistrements et les champs dans l’objet sous-jacent. Colonnes masquées et les lignes filtrées sont exportés ainsi que toutes les autres données.

  • Fichiers de longueur fixe     Dans un fichier de longueur fixe, chaque enregistrement s’affiche sur une ligne distincte et la largeur de chaque champ reste cohérente tous les enregistrements. En d’autres termes, la longueur du premier champ de chaque enregistrement peut être toujours sept caractères, la longueur du deuxième champ de tous les enregistrements peut-être être toujours 12 caractères, et ainsi de suite. Si les valeurs réelles d’un champ varient d’un enregistrement à l’autre, les valeurs qui ne répondent pas la largeur requise seront remplis avec les espaces de fin.

    1   Company A   Anna       Bedecs         Owner            
    2 Company C Thomas Axen Purchasing Rep
    3 Company D Christina Lee Purchasing Mgr.
    4 Company E Martin O’Donnell Owner
    5 Company F Francisco Pérez-Olaeta Purchasing Mgr.
    6 Company G Ming-Yang Xie Owner
    7 Company H Elizabeth Andersen Purchasing Rep
    8 Company I Sven Mortensen Purchasing Mgr.
    9 Company J Roland Wacker Purchasing Mgr.
    10 Company K Peter Krschne Purchasing Mgr.
    11 Company L John Edwards Purchasing Mgr.
    12 Company M Andre Ludo Purchasing Rep
    13 Company N Carlos Grilo Purchasing Rep

    Vous avez uniquement la possibilité de créer un fichier de longueur fixe lorsque vous exportez le contenu d’une table ou requête sans mise en forme. Un fichier de longueur fixe contient tous les enregistrements et les champs dans l’objet sous-jacent. Colonnes masquées et les lignes filtrées sont exportés ainsi que toutes les autres données.

  • Fichiers mis en forme     Dans un fichier mis en forme, des traits d’union (-) et les caractères de barre verticale (|) sont utilisées pour organiser le contenu dans une grille. Les enregistrements s’affichent sous forme de lignes et les champs apparaissent sous forme de colonnes. Les noms de champs s’affichent dans la première ligne.

    --------------------------------------------
    | ID | E-mail Address |
    --------------------------------------------
    | 1 | nancy@northwindtraders.com |
    --------------------------------------------
    | 2 | andrew@northwindtraders.com |
    --------------------------------------------
    | 3 | jan@northwindtraders.com |
    --------------------------------------------
    | 4 | mariya@northwindtraders.com |
    --------------------------------------------
    | 5 | steven@northwindtraders.com |
    --------------------------------------------
    | 6 | michael@northwindtraders.com |
    --------------------------------------------
    | 7 | robert@northwindtraders.com |
    --------------------------------------------
    | 8 | laura@northwindtraders.com |
    --------------------------------------------
    | 9 | anne@northwindtraders.com |
    --------------------------------------------

    Vous avez uniquement la possibilité de création d’un fichier mis en forme lorsque vous choisissez d’exporter les données dans une table, une requête, un formulaire ou un état en même temps que la mise en forme. Un fichier mis en forme inclut uniquement les enregistrements et les champs qui sont inclus dans l’objet source ou affichés dans l’affichage actuel. Colonnes masquées et les lignes filtrées ne sont pas exportés.

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Exporter des données vers un fichier texte

La procédure d’exportation de données sous forme de fichier texte est composée des grandes étapes :

  • Ouvrez et révisez la base de données source

  • Exécuter l’Assistant Exportation

  • Enregistrer vos paramètres d’exportation et passez en revue le fichier texte

Les étapes suivantes expliquent comment effectuer chaque tâche.

Ouvrez et révisez la base de données source

  1. Ouvrez la base de données source dans Access.

  2. Dans le volet de Navigation, sélectionnez l’objet qui contient les données que vous voulez exporter. Vous pouvez exporter une table, une requête, un formulaire ou un état.

    Remarque : Vous pouvez exporter qu’un seul objet de base de données dans une seule opération d’exportation. Lorsque vous exportez un formulaire ou une feuille de données qui contient des sous-formulaires ou des sous-feuilles de données, seul le formulaire principal ou feuille de données est exporté. Vous devez répéter l’opération d’exportation pour chaque sous-formulaire et sous-feuille de données que vous souhaitez afficher dans le fichier texte. En revanche, lorsque vous exportez un rapport, sous-formulaires et sous-états qui sont inclus dans le rapport sont exportés en même temps que l’état principal.

  3. Passez en revue les données sources pour vous assurer qu’il ne contient pas d’indicateurs d’erreur ou valeurs.

    Si les données contient des erreurs, vérifiez que résolvez-les avant d’exporter les données. Dans le cas contraire, les valeurs null seront affichent dans le fichier texte.

  4. Si l’objet source est une table ou requête, décidez si vous souhaitez exporter les données avec ou sans mise en forme de l’objet.

    Votre choix influe sur trois aspects du fichier résultant : le type de fichier texte qui crée le processus, la quantité de données sont exportées et le format d’affichage des données. Le tableau suivant décrit le résultat de l’exportation mis en forme et les données sans mise en forme.

Exporter mis en forme

Objet source

Type de fichier résultant

Champs et enregistrements

Mise en forme

Non

Doit être une table ou une requête.

Fichier délimité ou un fichier de longueur fixe

Tous les champs et enregistrements de l’objet sous-jacent sont exportés.

Paramètres de la propriété format sont ignorés pendant l’opération d’exportation.

Dans le cas de champs Liste de choix, seuls les ID de liste de choix sont exportés.

Oui

Peut être une table, une requête, un formulaire ou un état.

Fichier mis en forme

Seuls les champs et enregistrements affichés dans l’objet en cours d’affichage ou source sont exportés.

Assistant respecte le paramètre de propriété Format de chaque colonne.

Mise en forme de texte enrichi est ignorée.

Dans le cas de champs Liste de choix, les valeurs de liste de choix sont exportées.

Liens hypertexte peuvent être tronqués dans le fichier texte.

  1. Pour exporter uniquement une partie d’une table, une requête ou un formulaire, ouvrez l’objet en mode feuille de données et sélectionnez uniquement les enregistrements que vous souhaitez.

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Exécuter l’Assistant Exportation

  1. Dans le volet de Navigation, cliquez sur l’objet source, pointez sur Exporter dans le menu contextuel, puis cliquez sur fichier texte image du bouton .

    -ou-

    Double-cliquez sur l’objet source pour l’ouvrir (en mode feuille de données ou en mode formulaire, par exemple), puis sous l’onglet Données externes, dans le groupe Exporter, cliquez sur Fichier texte.

    La boîte de dialogue Export - fichier texte s’affiche.

  2. Dans la boîte de dialogue Export - fichier texte, acceptez ou modifiez le nom qu’Access suggère pour le fichier texte.

  3. Si vous exportez une table ou une requête, et que vous voulez exporter des données avec mise en forme et de mise en page, activez la case à cocher exporter des données avec mise en forme et la disposition. Si vous exportez un formulaire ou un état, l’option est toujours sélectionnée mais apparaît en grisé.

    Remarque : Si vous ne sélectionnez pas la case à cocher première, vous ne pouvez pas sélectionner les cases à cocher deuxième ou troisième.

  4. Pour afficher le fichier texte de destination une fois l’opération d’exportation terminée, activez la case à cocher Ouvrir le fichier de destination une fois l’opération d’exportation terminée.

  5. Si la source est une feuille de données, et que vous avez sélectionné des enregistrements dans la feuille de données ouverte avant de commencer l’opération d’exportation, vous pouvez sélectionner la case à cocher Exporter uniquement les enregistrements sélectionnés. Toutefois, si vous souhaitez exporter tous les enregistrements qui se trouvent dans l’affichage feuille de données, laissez la case à cocher désactivée.

    Remarque : Cette case à cocher est indisponible (estompée) si aucune des enregistrements dans la feuille de données source n’est sélectionnée, ou si la source n’est pas une feuille de données.

  6. Cliquez sur OK.

  7. En cas d’un fichier texte que vous spécifiez à l’étape 2 déjà, Access vous invite à remplacer le fichier. Cliquez sur Oui pour remplacer ou sur non pour revenir à la boîte de dialogue Export - fichier texte pour spécifier un autre nom.

    Important : Vous ne pouvez pas ajouter des données à un fichier texte existant.

  8. Si vous exportez des données avec mise en forme et la disposition, vous êtes invité à choisir le codage à être utilisé pour enregistrer le fichier. Soit accepter la valeur par défaut, ou sélectionnez l’option souhaitée, puis sur OK.

    Access exporte les données et affiche l’état sur la dernière page de l’Assistant. Passer à la section suivante, Enregistrer la spécification et passez en revue le fichier texte, pour continuer.

  9. Si vous choisissez d’exporter les données sans mise en forme ou mise en page, l’Assistant Exportation de texte démarre et vous invite à sélectionner le type de fichier texte que vous voulez créer. Cliquez sur délimité ou Longueur fixe, puis cliquez sur suivant.

    L’option que vous sélectionnez généralement dépend du système qui fonctionne avec les fichiers exportés. Certains programmes fonctionnent avec des fichiers délimités et certains fonctionnent avec délimité ou de longueur fixe. Si les utilisateurs doivent examiner les données, un fichier de longueur fixe peut être plus facile à lire qu’un fichier délimité par des tabulations.

  10. Effectuez l’une des sections suivantes, selon le choix que vous avez effectuées à l’étape précédente :

    • Séparateur :   

      • Sous Choisissez le délimiteur qui sépare vos champs, sélectionnez ou spécifiez le caractère qui délimite les champs.

      • Pour inclure les noms de champs dans le fichier texte, activez la case à cocher Inclure les noms de champs sur la première ligne.

      • Dans la liste Qualificatif de texte, sélectionnez l’identificateur de texte (le caractère utilisé pour encadrer les valeurs textuelles). Si votre source de données avec des champs à plusieurs valeurs, et si vous avez choisi le point-virgule comme le caractère de séparation, sélectionner un délimiteur de texte est très important, car l’encadrement de la liste de valeurs dans une paire de guillemets droits simples ou doubles permet d’éviter que les valeurs la liste valeur solidaires.

    • Longueur fixe   

      • Passez en revue et placez les lignes verticales qui séparent les champs. Si nécessaire, faire défiler vers la droite pour voir tous les champs.

  11. Sur la dernière page de l’Assistant, vous pouvez modifier le nom de fichier et le chemin du fichier texte, ou simplement laisser tel quel et cliquez sur suivant.

  12. Cliquez sur Terminer. Access exporte les données et affiche l’état de l’opération d’exportation sur la dernière page de l’Assistant.

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Enregistrer la spécification et passez en revue le fichier texte

  1. Sur la dernière page de l’Assistant Exportation, activez la case à cocher Enregistrer les étapes d’exportation.

    Un ensemble de contrôles supplémentaires s’affiche.

  2. Dans la zone Enregistrer sous, tapez un nom pour la spécification d’exportation.

  3. Si vous le souhaitez, tapez une description dans la zone Description.

  4. Cliquez sur Enregistrer l’exportation.

    -ou-

    Pour exécuter l’opération d’exportation à intervalles réguliers (par exemple, toutes les semaines ou tous les mois), activez la case à cocher Créer une tâche Outlook, puis sur Enregistrer l’exportation. Cela crée une tâche Microsoft Office Outlook 2007 qui vous permet d’exécuter la spécification à une date ultérieure.

Si vous ne créez pas la tâche Outlook, Access enregistre la spécification. Si vous choisissez de créer la tâche Outlook, Access affiche la boîte de dialogue Exporter-nom - tâche. Accédez aux étapes suivantes pour plus d’informations sur l’utilisation de cette boîte de dialogue.

Remarque : Si Outlook n’est pas installé, Access affiche un message d’erreur lorsque vous cliquez sur Enregistrer l’exportation. Si Outlook n’est pas configuré correctement, l’Assistant de Configuration Outlook démarre. Suivez les instructions de l’Assistant pour configurer Outlook.

Créer une tâche Outlook

  1. Dans la boîte de dialogue Exporter-nom - tâche dans Outlook, vérifiez et modifiez les paramètres de tâche, notamment échéance et rappel.

    Pour rendre la tâche périodique, cliquez sur périodicité. La figure suivante illustre le Planificateur de tâches avec certains paramètres standard :

    Planificateur de tâches Outlook

    Pour plus d’informations sur la planification des tâches Outlook, voir l’article planifier une importation ou exportation.

  2. Lorsque vous en avez terminé avec les paramètres, cliquez sur Enregistrer et fermer.

Exécuter une tâche enregistrée

  1. Dans le volet de navigation Outlook, cliquez sur Tâches et double-cliquez sur la tâche que vous exécutez.

  2. Sous l’onglet tâche, dans le groupe Microsoft Office Access, cliquez sur Exécuter l’exportation image du bouton .

  3. Ouvrez le fichier texte et vérifier le contenu du fichier.

    Consultez la section suivante pour vous aider à résoudre les valeurs manquantes et incorrectes.

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Corriger les valeurs manquantes et incorrectes dans un fichier texte

Le tableau suivant décrit différentes méthodes pour résoudre des erreurs courantes.

Conseil : Si vous trouvez que quelques valeurs manquent, ajoutez-les dans le fichier Office Excel 2007. Dans le cas contraire, corrigez l’objet source dans la base de données Access et répétez l’opération d’exportation.

Problème

Description

Noms de champs manquants

Dans un fichier de longueur fixe, les noms de champs sont manquants. Les ajouter manuellement dans le fichier texte. Dans un fichier délimité, les noms de champs sont inclus si vous activez la case à cocher Inclure les noms de champs sur la première ligne dans l’Assistant.

Affichage des champs à plusieurs valeurs

Par défaut, les champs qui prennent en charge plusieurs valeurs sont exportés sous forme d’une liste de valeurs séparées par des points-virgules ( ;) et placée entre des guillemets doubles ( » »). Si vous définissez le séparateur de champ point-virgule comme, et si vous avez modifié l’identificateur de texte sur Aucun, chaque valeur dans la liste à plusieurs valeurs peut sembler appartenir à un champ individuel. Modifier les paramètres d’un délimiteur et exécutez à nouveau l’opération d’exportation ou placez manuellement les valeurs du champ à plusieurs valeurs dans le fichier texte par des guillemets doubles.

Manquantes des images, objets et pièces jointes

Éléments graphiques (par exemple, un logo, le contenu des champs d’objets OLE et les pièces jointes qui font partie de la source de données) ne sont pas exportés.

Graph manquant

Lorsque vous exportez un formulaire ou un état qui contient un objet Microsoft Graph, l’objet graphique n’est pas exporté.

Expressions manquantes

L’expression qui est utilisée pour calculer les valeurs n’est pas exportée vers le fichier texte. Seuls les résultats des expressions sont exportés. Ajouter manuellement la formule vers le fichier texte après avoir rempli l’opération d’exportation.

Sous-formulaires manquants et sous-feuilles de données

Lorsque vous exportez un formulaire ou une feuille de données, seul le formulaire principal ou feuille de données est exporté. Répétez l’opération d’exportation pour chaque sous-formulaire et sous-feuille de données que vous voulez.

valeurs 1 et 0 apparaissent dans Oui/non champs

Lorsque vous exportez des données dans un fichier délimité ou de longueur fixe, les valeurs Oui/non champs s’affichent sous forme de 1 (vrai ou Oui) et 0 (faux ou non). Dans le fichier texte, effectuer une opération de recherche et remplacement pour corriger les valeurs.

Valeurs Null

Vérifiez le fichier source pour voir si la valeur correspondante s’affiche correctement dans le champ source. Si vous voyez une valeur d’erreur ou une valeur non prises en charge, corrigez la source et réessayez de procéder à l’exportation.

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Remarque : Avertissement traduction automatique : cet article a été traduit par un ordinateur, sans intervention humaine. Microsoft propose cette traduction automatique pour offrir aux personnes ne maîtrisant pas l’anglais l’accès au contenu relatif aux produits, services et technologies Microsoft. Comme cet article a été traduit automatiquement, il risque de contenir des erreurs de grammaire, de syntaxe ou de terminologie.

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