Exporter des données dans Word

Exporter des données dans Word

Important :  Cet article a été traduit automatiquement, voir l’avertissement. Vous pouvez consulter la version en anglais de cet article ici.

Vous pouvez exporter des données à partir de votre base de données Microsoft Office Access 2007 à un document Microsoft Office Word 2007 à l’aide de l’Assistant Exportation. Cet article explique comment utiliser l’Assistant Exportation et comment enregistrer vos paramètres d’exportation en tant que spécification pour une utilisation ultérieure.

Contenu de cet article

Exportation de données vers Word : concepts de base

Exporter des données dans Word

Comprendre comment Access exporte les objets dans Word

Haut de la Page

Exportation de données vers Word : concepts de base

Vous pouvez exporter une table, une requête, un formulaire ou un rapport vers Office Word 2007. Lorsque vous exportez un objet à l’aide de l’Assistant Exportation, Office Access 2007 crée une copie de données de l’objet dans un fichier Microsoft Word Rich Text Format (*.rtf). Pour les tables, requêtes et formulaires, les champs visibles et les enregistrements s’affichent sous forme de tableau dans le document Word. Lorsque vous exportez un rapport, l’Assistant exporte les données de rapport et la mise en page, il tente de rendre le document Word se présenter comme le rapport autant que possible.

  • Démarrer l’opération à partir d’Access    Pour exporter des données à partir d’Access vers Word, vous devez travailler dans Access. Il n’existe aucune fonctionnalité dans Word qui peut importer des données d’une base de données Access. Également Impossible d’enregistrer une base de données Access ou un tableau dans un document Word à l’aide de la commande Enregistrer sous dans Access.

  • Vous pouvez exporter les objets    Vous pouvez exporter une table, une requête, un formulaire ou un état. Vous pouvez également exporter uniquement les enregistrements sélectionnés dans une vue. Vous ne pouvez pas exporter des macros et les modules. Lorsque vous exportez un formulaire ou une feuille de données qui contient des sous-formulaires ou des sous-feuilles de données, seul le formulaire principal ou feuille de données est exporté. Vous devez répéter l’opération d’exportation pour chaque sous-formulaire et sous-feuille de données que vous souhaitez afficher dans Word. En revanche, lorsque vous exportez un rapport, sous-formulaires et sous-états qui sont inclus dans le rapport sont exportés, ainsi que l’état principal.

  • Résultat de l’opération    L’Assistant Exportation exporte toujours des données mises en forme. Cela signifie que seuls les champs et les enregistrements qui sont visibles dans un objet ou une vue sont exportés ainsi que les paramètres de format d’affichage. Colonnes et les enregistrements qui sont masqués, en raison des paramètres de filtre, ne sont pas exportés. Pour un rapport, la mise en page du rapport est conservée également lorsqu’il est exporté.

  • Fusion avec un document existant    Lorsque vous exportez à partir d’Access vers un document Word, les données sont toujours exportées dans un nouveau fichier Word. Si vous souhaitez que les données à insérer dans un document Word existant, vous devez tout d’abord exporter à partir d’Access dans un nouveau document Word, puis copiez les données dans le nouveau document Word et collez-le dans le document existant. Par ailleurs, vous pouvez copier des lignes directement à partir d’une table, requête, formulaire ou rapport Access et puis collez-les dans votre document existant.

Haut de la Page

Exporter des données dans Word

La procédure d’exportation de données à un document Word est composée des grandes étapes :

  • Préparer vos données sources pour l’exportation. Dans le cadre de cette étape, vous vous assurer que vos données ne contient pas d’erreurs et que vous décidez si vous souhaitez exporter tout ou partie des données dans votre table source.

  • Exécuter l’Assistant Exportation.

  • Vous pouvez également enregistrer vos paramètres en tant que spécification d’exportation pour une utilisation ultérieure.

Les procédures décrites dans les sections suivantes indiquent la marche à suivre pour effectuer chaque tâche.

Préparer l’exportation

  1. Ouvrez la base de données source.

  2. Dans le volet de Navigation, sélectionnez l’objet qui contient les données que vous voulez exporter.

    Vous pouvez exporter une table, une requête, un formulaire ou un état.

  3. Passez en revue les données sources pour vous assurer qu’elle ne contient pas les indicateurs d’erreur (triangles verts) ou des valeurs d’erreur, par exemple #Num.

    Vérifiez que vous avez résolu toutes les erreurs avant d’exporter les données vers Word. Dans le cas contraire, vous constaterez que les valeurs sont remplacées par une valeur null.

  4. Si le document Word de destination existe et est ouvert, fermez-le avant de poursuivre. L’Assistant vous invite avant d’écraser le document.

    Remarque : Vous ne pouvez pas ajouter des données à un document Word existant.

  5. Dans la base de données, si vous souhaitez exporter uniquement une partie d’une table, une requête ou un formulaire, ouvrez l’objet et sélectionnez uniquement les enregistrements souhaités.

Exporter les données

  1. Sous l’onglet Données externes, dans le groupe Exporter, cliquez sur Word. image du bouton

    Remarque : Les commandes Exporter sont disponibles uniquement lorsqu’une base de données est ouverte.

  2. Dans l’Assistant Exportation, spécifiez le nom du fichier de destination.

  3. L’Assistant exporte toujours des données mises en forme. Si vous voulez afficher le document Word une fois l’opération d’exportation terminée, activez la case à cocher Ouvrir le fichier de destination une fois l’opération d’exportation terminée.

  4. Si vous avez sélectionné les enregistrements que vous souhaitez exporter avant de commencer l’opération d’exportation, vous pouvez sélectionner la case à cocher Exporter uniquement les enregistrements sélectionnés. Toutefois, si vous souhaitez exporter tous les enregistrements dans la vue, laissez la case à cocher.

    Remarque : Cette case à cocher apparaît indisponible (estompée) si aucun enregistrement n’est sélectionné.

  5. Cliquez sur OK.

  6. Si le document de destination existe, vous êtes invité à cliquer sur Oui pour remplacer le fichier. Cliquez sur non pour modifier le nom du fichier de destination et cliquez à nouveau sur OK.

Access exporte les données et ouvre le document de destination dans Word, selon les options d’exportation que vous avez spécifié dans l’Assistant. Access affiche également l’état de l’opération sur la dernière page de l’Assistant. Accédez aux étapes suivantes si vous souhaitez enregistrer vos paramètres d’importation pour une utilisation ultérieure.

Enregistrer les paramètres d’exportation

  1. Sur la dernière page de l’Assistant Exportation, activez la case à cocher Enregistrer les étapes d’exportation.

    Un ensemble de contrôles supplémentaires s’affiche.

  2. Dans la zone Enregistrer sous, tapez un nom pour la spécification d’exportation.

  3. Si vous le souhaitez, tapez une description dans la zone Description.

  4. Cliquez sur Enregistrer l’exportation.

    -ou-

    Pour exécuter l’opération d’exportation à intervalles réguliers (par exemple, toutes les semaines ou tous les mois), activez la case à cocher Créer une tâche Outlook, puis sur Enregistrer l’exportation. Cela crée une tâche Microsoft Office Outlook 2007 qui vous permet d’exécuter la spécification à une date ultérieure.

Si vous ne créez pas la tâche Outlook, Access enregistre la spécification. Si vous choisissez de créer la tâche Outlook, Access affiche la boîte de dialogue Exporter-nom - tâche. Accédez aux étapes suivantes pour plus d’informations sur l’utilisation de cette boîte de dialogue.

Remarque : Si Outlook n’est pas installé, Access affiche un message d’erreur lorsque vous cliquez sur Enregistrer l’exportation. Si Outlook n’est pas configuré correctement, l’Assistant de Configuration Outlook démarre. Suivez les instructions de l’Assistant pour configurer Outlook.

Créer une tâche Outlook

  1. Dans la boîte de dialogue Exporter-nom - tâche dans Outlook, vérifiez et modifiez les paramètres de tâche, notamment échéance et rappel.

    Pour rendre la tâche périodique, cliquez sur périodicité. La figure suivante illustre le Planificateur de tâches avec certains paramètres standard :

    Planificateur de tâches Outlook

    Pour plus d’informations sur la planification des tâches Outlook, voir l’article planifier une importation ou exportation.

  2. Lorsque vous en avez terminé avec les paramètres, cliquez sur Enregistrer et fermer.

Exécuter une tâche enregistrée

  1. Dans le volet de navigation Outlook, cliquez sur Tâches et double-cliquez sur la tâche que vous exécutez.

  2. Sous l’onglet tâche, dans le groupe Microsoft Office Access, cliquez sur Exécuter l’exportation Image du bouton .

  3. Ouvrez le fichier texte et vérifier le contenu du fichier.

    Consultez la section suivante pour vous aider à résoudre les valeurs manquantes et incorrectes.

Haut de la Page

Comprendre comment Access exporte les objets dans Word

Le tableau suivant décrit comment Access exporte des objets et des valeurs différentes vers Word. Cela peut vous aider à déterminer ce qui ne va pas si l’opération d’exportation ne fonctionne pas comme prévu.

Élément

Considérations sur l’exportation

Nom des champs

Lorsque vous exportez une table, une requête ou un formulaire, les noms de champs sont placées dans la première ligne de la table dans le document Word. Lorsque vous exportez un rapport, le positionnement des noms de champs dans le document Word varie en fonction de la disposition du rapport.

Champs à valeurs multiples

Un champ dans Access qui prend en charge plusieurs valeurs est exporté dans une seule colonne dans Word. Les valeurs sont séparées par des virgules (,).

Images, objets et pièces jointes

Tous les éléments graphiques : logos, les données dans des champs d’objets OLE et les pièces jointes qui font partie de la source de données — ne sont pas exportés.

Graphiques

Objets Microsoft Graph ne sont pas exportés.

Expressions

Expressions ne sont pas exportées vers le document Word. Seuls les résultats des expressions sont exportés.

Sous-formulaires et sous-feuilles de données

Lorsque vous exportez un formulaire ou une feuille de données, seul le formulaire principal ou feuille de données est exporté. Vous devez répéter l’opération d’exportation pour chaque sous-formulaire et sous-feuille de données.


Haut de la Page

Remarque : Avertissement traduction automatique : cet article a été traduit par un ordinateur, sans intervention humaine. Microsoft propose cette traduction automatique pour offrir aux personnes ne maîtrisant pas l’anglais l’accès au contenu relatif aux produits, services et technologies Microsoft. Comme cet article a été traduit automatiquement, il risque de contenir des erreurs de grammaire, de syntaxe ou de terminologie.

Développez vos compétences
Découvrez des formations
Accédez aux nouvelles fonctionnalités en avant-première
Rejoignez le programme Office Insider

Ces informations vous ont-elles été utiles ?

Nous vous remercions pour vos commentaires.

Merci pour vos commentaires. Il serait vraisemblablement utile pour vous de contacter l’un de nos agents du support Office.

×